"Финансовая газета. Региональный выпуск", N 46, 2004 ОФОРМЛЕНИЕ ПУТЕВОГО ЛИСТА ВОДИТЕЛЯ Любая организация, имеющая на балансе автомобили, приобретает бензин. Чтобы эти затраты отнести на расходы, учитываемые в целях обложения налогом на прибыль, организации обязаны оформлять первичные учетные документы: кассовый чек, авансовый отчет водителя и путевой лист (ст.252 НК РФ). Именно в путевом листе содержится информация о километраже и расходе топлива, а также маршруте следования. Унифицированные формы путевого листа утверждены Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 N 78. Для легковых и грузовых машин существуют разные формы путевого листа: для легковых предназначена форма N 3, для грузовых - формы N N 4-С и 4-П. Все формы выписывают в одном экземпляре и хранят пять лет. Информацию о выданных путевых листах отражают в специальном журнале по форме N 8, также утвержденной Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 N 78. На путевом листе обязательно ставят печать организации и дату его выдачи. Заполняет лист обычно диспетчер гаража или другой работник, назначенный руководителем транспортного цеха. Но в небольших организациях это может быть сам водитель или другой работник, которого назначает руководитель. Бывают случаи, когда форма путевого листа заполняется с нарушениями, например руководитель транспортного цеха (или сам водитель) указывает в путевом листе только марку автомобиля, фамилию водителя и объем израсходованного бензина. При этом забывают указать пройденный километраж, показания спидометра и прочую информацию. Это дает проверяющим органам основание исключить из состава расходов затраты на бензин. Первичные документы можно принять к учету, если они составлены по унифицированной форме (п.2 ст.9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете"). Это правило не распространяется на документы, для которых унифицированные бланки не предусмотрены. Бухгалтер должен проверить расчет бензина по нормам и подтвердить правильность списания его с карточки подотчетного лица (водителя или руководителя транспортного цеха (гаража) и др.). Путевой лист для грузовика Если организация перевозит грузы на условиях сдельной оплаты, используют форму N 4-С, если на условиях повременной оплаты - форму N 4-П. Путевой лист выдают водителю под расписку вместе с товарно-транспортной накладной только на один рабочий день (смену) и при условии, что водитель сдал предыдущий. На путевом листе следует обязательно указать фамилию, инициалы, номер удостоверения и класс водителя, его табельный номер, марку, государственные и гаражные номера автомобиля и прицепа, фамилии и инициалы сопровождающих автомобиль работников, например грузчиков, экспедиторов и т.п. Путевой лист по форме N 4-П имеет отрывной талон и специальный раздел "Выполнение задания". Их заполняет работник организации-грузополучателя. На основании талона определяется стоимость транспортной услуги и предъявляется заказчику счет на оплату. К счету прилагается сам отрывной талон, так как путевой лист должен остаться у организации-перевозчика. В разделе "Задание водителю" следует указать пункты загрузки и разгрузки автомобиля, расстояние между грузоотправителем и грузополучателем, а также вес перевозимого груза в тоннах. На основании данных графы "Показания спидометра" определяется нормативное количество израсходованного горючего исходя из пробега автомобиля и норм расхода топлива, утвержденных приказом руководителя организации. Чтобы определить нормативный расход горючего, нужно умножить пробег автомобиля за рабочий день в километрах на норму расхода бензина в литрах на 100 км пробега, а полученный результат разделить на 100. Для определения фактического расхода горючего за смену к его остатку в баке автомобиля на начало смены следует прибавить количество горючего, заправленного в бак автомобиля в течение смены, и из этой суммы вычесть остаток бензина в баке автомобиля на конец смены. В графе "Движение горючего" указывается количество литров горючего. Если организация имеет собственную автозаправочную станцию, то количество литров горючего, залитого в бак автомобиля, указывает заправщик. Если водители получают талоны на горючее, то в этой графе указывается количество топлива в литрах, на которое выданы талоны. Если водитель покупает бензин на автозаправочной станции, то эту графу он заполняет самостоятельно. Раздел путевого листа "Таксировка" заполняет бухгалтер по данным предыдущих разделов путевого листа. Информация этого раздела служит основанием для списания израсходованного бензина и начисления водителю заработной платы. Путевой лист для легкового автомобиля Путевой лист по форме N 3 также выписывает диспетчер гаража или ответственный работник, которого назначил руководитель. Если водитель едет в командировку или работает больше суток, путевой лист можно выписать на необходимое количество дней. Выдавая водителю путевой лист, следует сделать запись в журнале учета (форма N 8). Его форма точно такая же, как и при грузовых перевозках. Порядок заполнения этих листов также во многом совпадает. На путевом листе легкового автомобиля следует указать данные о водителе, марку и государственный номер автомобиля. Если автомобиль используют для лицензируемых видов перевозок (например, перевозки пассажиров на коммерческой основе), то по строке "Лицензионная карточка" надо сделать соответствующую отметку. Если автомобиль используется только для управленческих нужд, эту строку прочеркивают. Графы "Показания спидометра" и "Показания спидометра при возвращении в гараж" обычно заполняет механик (или ответственный работник). Если у организации нет механика, технический осмотр автомобиля может проводить другой работник, например заведующий хозяйством или инженер технической службы, назначенный приказом руководителя. Следует учесть, что показания спидометра на начало дня должны совпадать с показаниями спидометра на конец предыдущего дня работы автомобиля. На оборотной стороне листа указываются пункт назначения, время выезда и возвращения автомобиля, а также количество пройденных километров. Эти показатели самые важные, они служат основанием для включения стоимости израсходованного бензина в расходы. Показатель графы "Результат работы автомобиля за смену"/"Пройдено, ____ км" должен соответствовать разнице между показаниями спидометра автомобиля на начало и конец рабочего дня. Если автомобиль используют для обслуживания сторонних заказчиков, заполняется графа "Код заказчика". Если заработная плата водителю начисляется по повременной системе оплаты труда, в разделе "Результат работы автомобиля за смену" указывается количество отработанных часов по строке "Всего в наряде,____ ч". Сумма начисленной заработной платы отражается в строке "За ___ часы, ____ руб.___ коп.". Если же заработная плата начисляется водителю по сдельной системе оплаты труда, то указывается пройденный километраж (строка путевого листа "Пройдено, _____ км"). Сумма начисленной заработной платы приводится в строке "За ____километра, _____ руб. _____ коп.". При начислении водителю заработной платы бухгалтер обязан подписать оборотную сторону путевого листа. Пример. ООО "Вектор" имеет на балансе автомобиль ВАЗ-2108. Расход топлива этой марки машины равен 7 л бензина на 100 км. На начало смены 12 июля 2004 г. в баке автомобиля было 7 л бензина, а спидометр показывал цифру 150 200 км. В течение рабочего дня водитель С.С. Петров заправил автомобиль 20 л бензина АИ-92 по цене 15 руб. за литр. За смену машина прошла 350 км. Остаток бензина на конец рабочего дня составил 2 л. В бухгалтерии ООО "Вектор" рассчитали фактический расход горючего за смену: 7 л + 20 л - 2 л = 25 л. Нормативный расход топлива составил 24,5 л (7 л х 350 км : 100 км). Следовательно, водитель сэкономил 0,5 л горючего за смену. Рассмотрим, как заполняется путевой лист по данной операции. Типовая межотраслевая форма N 3 Место для штампа организации АА 100 ПУТЕВОЙ ЛИСТ ЛЕГКОВОГО АВТОМОБИЛЯ ------- N ------- ———— серия

21 июля 04

"--" --------- 20-- г.

     
                                                            —————————¬
                                                            |  Коды  |
                                                            +————————+
                                              Форма по ОКУД |0345001 |
               ООО "Вектор", Москва, ул. Южная, д. 1        +————————+
   Организация ————————————————————————————————————— по ОКПО|40062011|
                наименование, адрес, номер телефона         L—————————
   

ВАЗ-2108 ---------¬ Марка автомобиля --------------------------------------- ¦ ¦ Н678НА77 +--------+ Государственный номерной знак ----------- Гаражный номер ¦ ¦ Петров С.С. +--------+ Водитель ------------------------------- Табельный номер ¦ 25 ¦ фамилия, имя, отчество L------- ———— 0012345 В Удостоверение N ------------------- Класс ------------- ———— -стандартная, ограниченная- Лицензионная карточка ----------------------- ———— ненужное зачеркнуть - - - Регистрационный N --------------- Серия --------- N ------ ———— Задание водителю ¦ Автомобиль технически исправен ООО "Вектор" ¦ -------¬ В распоряжение -------------------¦ Показание спидометра, км ¦150200¦ наименование ¦ Выезд разрешаю L----- ———— ¦ Савин В.В. дирекция ----------¬¦ Механик _______ ------------ ———— ---------------------- L----------¦ подпись расшифровка организация ¦ подписи ул. Южная, д. 1 ¦ Автомобиль в технически Адрес подачи ---------------------¦ исправном состоянии принял ¦ Петров С.С. __________________________________¦ Водитель _______ ----------- ———— __________________________________¦ подпись расшифровка

¦ подписи

     
                       —————————————¬|
   Время выезда из     | 8 ч 00 мин.||           ———————————T———————¬
   гаража, ч, мин.     L—————————————| Горючее   |  марка   |  код  |
                                     |           +——————————+———————+
                                     |           |   АИ—92  |   —   |
   Диспетчер—         Сидорова А.И.  |           L——————————+————————
   

нарядчик _______ -----------------¦ Движение горючего

подпись расшифровка ¦ ------------¬

подписи ¦ ¦количество,¦

     
                       —————————————¬|                  |     л     |
   Время возвращения в |20 ч 00 мин.|+——————————————————+———————————+
   гараж, ч, мин.      L—————————————|     Выдано:      |           |
                                     | по заправочному  +———————————+
                                     |            11    |           |
   Диспетчер—         Сидорова А.И.  | листу N —————————|     20    |
   нарядчик _______ —————————————————+——————————————————+———————————+
            подпись    расшифровка   | Остаток:         |      7    |
                          подписи    |       при выезде +———————————+
                                     |                  |      2    |
   __________________________________|  при возвращении +———————————+
                                     |                  |     25    |
   Опоздания,  ожидания,   простои  в| Расход: по норме +———————————+
                                     |                  |    24,5   |
   пути, заезды  в  гараж  и   прочие|      фактический +———————————+
                                     |                  |     0,5   |
   отметки __________________________| Экономия         +———————————+
                                     |                  |     —     |
   __________________________________| Перерасход       L————————————
   

__________________________________¦ __________________________________¦ Автомобиль принял. Показа- __________________________________¦ ние спидометра при возвра- ¦ щении в гараж, км --------¬ ¦ ¦150 550¦ Автомобиль ¦ L------ ———— сдал Петров С.С. ¦ Савин В.В. водитель _______ -----------------¦ Механик _______ ------------ ———— подпись расшифровка ¦ подпись расшифровка

М.П. подписи ¦ подписи

Оборотная сторона формы N 3

     
   —————T——————T—————————————————————————T———————————————T—————————T———————————¬
   |Но— |Код   |          Место          |     Время     |Пройдено,|Подпись ли—|
   |мер |заказ—+————————————T————————————+———————T———————+    км   |ца, пользо—|
   |по  |чика  | отправления| назначения | выезда|возвра—|         |вавшегося  |
   |по— |      |            |            |       |щения  |         |автомобилем|
   |ряд—|      |            |            +——T————+——T————+         |           |
   |ку  |      |            |            | ч|мин.| ч|мин.|         |           |
   +————+——————+————————————+————————————+——+————+——+————+—————————+———————————+
   |  1 |   —  |ул. Южная,  |ул. Книжная,| 8| 00 |10| 20 |    40   |           |
   |    |      |д. 1        |д. 38       |  |    |  |    |         |           |
   +————+——————+————————————+————————————+——+————+——+————+—————————+———————————+
   |  2 |   —  |ул. Книжная,|ул. Шишкина,|10| 50 |11| 30 |    20   |           |
   |    |      |д. 38       |д. 18       |  |    |  |    |         |           |
   +————+——————+————————————+————————————+——+————+——+————+—————————+———————————+
   |  3 |   —  |ул. Шишкина,|пр. Садовый,|11| 50 |12| 30 |   120   |           |
   |    |      |д. 18       |д. 3        |  |    |  |    |         |           |
   +————+——————+————————————+————————————+——+————+——+————+—————————+———————————+
   |  4 |   —  |пр. Садовый,|ул. Медовая,|14| 20 |15| 40 |    30   |           |
   |    |      |д. 3        |д. 10       |  |    |  |    |         |           |
   +————+——————+————————————+————————————+——+————+——+————+—————————+———————————+
   |  5 |   —  |ул. Медовая,|пер. Синий, |16| 00 |16| 30 |   120   |           |
   |    |      |д. 10       |д. 7        |  |    |  |    |         |           |
   +————+——————+————————————+————————————+——+————+——+————+—————————+———————————+
   |  6 |   —  |пер. Синий, |ул. Южная,  |17| 40 |20| 00 |    20   |           |
   |    |      |д. 7        |д. 1        |  |    |  |    |         |           |
   L————+——————+————————————+————————————+——+————+——+————+—————————+————————————
   

Результат работы автомобиля Расчет заработной платы:

за смену:

     
                     ————————¬                            —————————¬
                     |   12  |                            |    —   |
   всего в наряде, ч L————————   за километраж, руб. коп. L—————————
   

---------¬

     
                     ————————¬                            |800 руб.|
                     |  350  |                            |00 коп. |
   пройдено, км      L————————   за часы, руб. коп.       L—————————
   

--------------------------------- ———— ---------¬ ¦800 руб.¦ ¦00 коп. ¦ Итого, руб. коп. L------- ———— бухгалтер Ларина Л.Ю. Расчет произвел ----------- _________ ------------------- ———— должность подпись расшифровка подписи

Ж.Морозова

ООО "ПРАДО Аудит"

Подписано в печать

10.11.2004

     
   ——————————————————————————————————————————————————————————————————
————————————————————
——