"Главбух", N 20, 2004

БУХУЧЕТ ВЕДЕТ СТОРОННЯЯ ОРГАНИЗАЦИЯ

Право передавать ведение учета специализированной организации предоставляет п.2 ст.6 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон о бухучете). Налоговый кодекс РФ этому не препятствует.

Этой возможностью пользуются многие предприятия. Те, которые расширили свой бизнес, из-за чего значительно увеличился объем документов. А также небольшие фирмы, имеющие скромный штат. Вознаграждение, которое приходится платить приглашенным со стороны специалистам, сравнимо с зарплатой штатного бухгалтера. Вместе с тем договором можно предусмотреть ответственность специализированной организации за неправильное формирование регистров учета и составление недостоверной отчетности.

Мы привели разные варианты передачи бухучета, так что, прочитав эту статью, вы сможете выбрать тот из них, который подходит именно вашему предприятию. Также вы узнаете, как составить договор, чтобы максимально обезопасить себя от неприятных налоговых последствий. И наконец, здесь рассказано, каким образом уменьшить налогооблагаемый доход на сумму, выплаченную сторонней фирме.

Что доверить сторонней фирме

Позволяя предприятию передавать ведение дел "специализированной организации", Закон о бухучете не уточняет, какую именно фирму можно облечь таким доверием. Первое, что приходит в голову, - это должна быть аудиторская компания. Однако оказание услуг по постановке, восстановлению и ведению бухгалтерского учета, оформлению деклараций и отчетности лицензированию не подлежит. Следовательно, под "специализированной организацией" можно понимать любую фирму, в уставе которой закреплен такой вид деятельности, как ведение бухучета и сдача отчетности. Выходит, данные услуги в принципе может оказывать любое юридическое лицо, а не только аудиторская компания. Так что предприятие, намеревающееся поручить свою бухгалтерию сторонней организации, прежде всего, должно ориентироваться на профессионализм ее работников.

Далее надо решить, что именно передать сторонней организации - всю бухгалтерию или только ее часть.

Крупные предприятия, расширившие сферу своей деятельности, как правило, поручают сторонним бухгалтерам лишь отдельные работы по ведению учета. Ведь на самом предприятии уже сформирован штат бухгалтерии, сотрудники которой хорошо знают специфику изначальной деятельности компании. Да и раскрывать сотрудникам чужой организации практически все свои коммерческие тайны невыгодно. Поэтому на практике крупные предприятия передают на сторону наиболее трудоемкие обязанности: учет основных средств, товарно-материальных ценностей, внесение в компьютерную программу реквизитов первичных документов и т.д.

Малый бизнес, напротив, часто весь свой учет доверяет посторонним организациям или предпринимателям. Это естественно: самостоятельное ведение бухгалтерии и расчет налогов весьма обременительны для бизнесменов. Но хотим напомнить: другой фирме можно поручить ведение учета, но должность главного бухгалтера передать нельзя. Тут поступают следующим образом: руководитель совмещает должности генерального директора и главного бухгалтера. Тогда не возникает проблем с правом второй подписи на банковских документах.

Холдинги - особый случай. Содержать в каждой из фирм, входящих в холдинг, отдельную бухгалтерию не всегда выгодно. Поэтому обычно учреждается новая организация, в функции которой входит ведение бухучета всех этих фирм. У такого варианта несколько плюсов. Во-первых, вся документация сосредоточена в одном месте, что позволяет руководству оперативно получать нужную информацию. Во-вторых, гораздо проще проводить сверки и расчеты между фирмами. В-третьих, учет во всех подразделениях ведут одни и те же бухгалтеры, поэтому они хорошо владеют ситуацией по холдингу в целом. Однако такой вариант не работает, когда фирмы разбросаны по стране. Основная проблема тут связана с получением первичных документов.

Оформляем сотрудничество и устанавливаем

ответственность

Передачу бухучета специализированной организации можно оформить одним из двух договоров. Первый - договор аутсорсинга, о его особенностях мы подробно рассказали в "Главбухе" N 9 за этот год, на странице 76. Второй - договор возмездного оказания услуг.

Что же нужно учесть при составлении договора?

Отметим, что непосредственное участие в составлении такого соглашения должен принимать главный бухгалтер предприятия, так как именно он лучше всех владеет ситуацией. В договоре и его приложениях необходимо максимально детально прописать обязанности сторон. Прежде всего, надо определить конкретный перечень процедур и операций, которые будет выполнять сторонняя организация. Далее нужно разработать график документооборота, который бы наглядно представлял взаимодействие сторон и устанавливал сроки выполнения обязательств. Также следует предусмотреть порядок, в котором предприятие станет привлекать чужих бухгалтеров и определять их квалификацию. Разумеется, необходимо предусмотреть и порядок оплаты оказанных услуг. Иногда расписывают особенности договорных отношений с контрагентами и прочую специфику хозяйственной деятельности предприятия. Мы советуем не забыть о соблюдении конфиденциальности и ответственности за ее нарушение.

Особое же внимание стоит уделить ответственности сторонней организации за ошибки, допущенные при ведении учета или составлении отчетности. Дело в том, что компания, доверившая свой учет другой фирме, продолжает нести ответственность в соответствии с Налоговым кодексом РФ. А значит, в случае нарушений именно ей придется платить недоимки, штрафы и пени. Поэтому в договоре лучше закрепить, что та организация, чьи бухгалтеры сработали непрофессионально, возместит суммы санкций.

Кроме того, надо отдавать себе отчет в том, что уголовная и административная ответственность за подобные нарушения все равно остается на руководителе и главном бухгалтере предприятия, нанявшего посторонних специалистов.

И еще один нюанс в оформлении сотрудничества со сторонней организацией. Пункт 2 ст.9 Закона о бухучете устанавливает обязательные реквизиты для первичных документов. Один из таких реквизитов - подписи должностных лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и ее оформление. Перечень лиц, имеющих право такой подписи, утверждает руководитель предприятия по согласованию с главным бухгалтером. Таким образом, в договоре, а также в приложении к учетной политике целесообразно указать, что подписывать "первичку" может такой-то сотрудник такой-то организации.

Кто подписывает отчетность?

Обратимся к п.17 Положения по бухгалтерскому учету "Бухгалтерская отчетность организации" (ПБУ 4/99), утвержденного Приказом Минфина России от 6 июля 1999 г. N 43н. Здесь четко определено, кто должен подписывать бухгалтерскую отчетность на предприятиях, где учет ведет специализированная организация. Это руководитель самого предприятия и руководитель организации, занимающейся учетом.

Помимо этого отчетность заверяют печатью предприятия, от чьего имени бумаги подаются в налоговую инспекцию. Тот факт, что отчетность была составлена специализированной организацией, подтверждает подпись ее руководителя.

Как списать вознаграждение сторонней фирмы

У предприятий, которые находятся на общем режиме налогообложения, никаких проблем с учетом платы за услуги сторонней фирмы не возникает. Их можно отнести к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, на основании пп.36 п.1 ст.264 Налогового кодекса РФ. Тут как раз говорится про затраты налогоплательщика на услуги по ведению бухгалтерского учета, оказываемые сторонними организациями или индивидуальными предпринимателями.

Сложнее дело с учетом таких сумм обстоит у "упрощенщиков". Закрытый перечень затрат, которые такие фирмы вправе исключить из налогооблагаемого дохода, приведен в п.1 ст.346.16 Налогового кодекса РФ. Больше остальных к данной ситуации подходит пп.15, в котором упомянуты "расходы на аудиторские услуги", к сожалению, без уточнений. Чтобы узнать, что именно считается такими услугами, обратимся к Федеральному закону от 7 августа 2001 г. N 119-ФЗ "Об аудиторской деятельности". В п.6 ст.1 этого документа говорится, что к аудиторской деятельности относится также оказание сопутствующих услуг. А это, помимо прочего, ведение бухучета и составление отчетности.

Получается, чтобы "упрощенщику" уменьшить свой доход на сумму, которая перечислена за ведение учета, ему надо приглашать специалистов из аудиторской компании, имеющей лицензию.

Отметим, что такого мнения придерживается Минфин России в Письме от 31 июля 2003 г. N 04-02-05/3/61.

Однако есть в гл.26.2 Налогового кодекса РФ и другая норма, которая позволит учесть при расчете единого налога названные расходы. Это п.2 ст.346.16, где есть ссылка на ст.254 Налогового кодекса РФ. Так вот, пп.6 п.1 ст.254 Кодекса позволяет учесть в расходах стоимость услуг сторонних организаций. И фирма, у которой бухучет ведет неаудиторская компания, может апеллировать именно к этой норме. Но предупредим: налоговики считают, что ст.254 могут применять только производственные фирмы.

Поэтому торговой организации, у которой бухучет ведут не аудиторы, право списывать на расходы их вознаграждение придется отстаивать в суде.

П.В.Незнамов

Эксперт журнала "Главбух"

Подписано в печать

13.10.2004

     
   ——————————————————————————————————————————————————————————————————
————————————————————
——