"Учет.Налоги.Право", N 38, 2004

УЧЕТ ТРУДОВЫХ КНИЖЕК

С начала текущего года трудовые книжки получили новую форму, которая утверждена Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 "О трудовых книжках". Приобретением бланков трудовых книжек новой формы при приеме на работу ранее нигде не работавших сотрудников должен заняться именно работодатель (п.п.46 и 47 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных Постановлением Правительства РФ N 225, далее - Правила). Но при этом трудовые книжки выдаются работнику не бесплатно. Пункт 47 Правил говорит, что при выдаче работнику трудовой книжки с него взимается плата в размере расходов на приобретение книжки.

Приобретение бланков трудовых книжек (вкладышей) в бухгалтерском учете необходимо отражать как приобретение МПЗ для управленческих нужд (п.2 ПБУ 5/01 "Учет материально-производственных запасов"). А их отпуск для оформления работника - как выбытие МПЗ.

Движение и остатки МПЗ отражаются по счету 10 "Материалы". Дополнительно к нему организуется аналитический учет бланков трудовых книжек.

Пример 1. Организация приобрела 30 шт. трудовых книжек по цене 50 руб. за штуку (в том числе НДС - 7,63 руб.) для дальнейшего оформления их своим работникам:

Дебет 10 Кредит 60

- 1271,10 руб. (30 шт. х (50 руб. - 7,63 руб.)) - оприходованы трудовые книжки;

Дебет 19 Кредит 60

- 228,90 руб. (30 шт. х 7,63 руб.) - учтен НДС, предъявленный продавцом;

Дебет 60 Кредит 51

- 1500 руб. - произведена оплата поставщику за трудовые книжки.

НДС принимается к вычету при наличии счета-фактуры поставщика после оплаты (ст.ст.171 и 172 НК РФ):

Дебет 68 Кредит 19

- 228,90 руб. - поставлен к вычету НДС.

Оформление трудовых книжек работнику и поступление платы за них следует отражать на счете 91 "Прочие доходы и расходы" как операционные доходы и расходы (п.7 ПБУ 9/99 "Доходы организации", п.11 ПБУ 10/99 "Расходы организации").

Пример 2. Организация оформила трудовую книжку новому работнику. Расходы на трудовую книжку составили 50 руб. (в том числе НДС - 7,63 руб.). С работника взыскана ее стоимость:

Дебет 73 Кредит 91-1

- 50 руб. - отражена задолженность работника за бланк трудовой книжки;

Дебет 91-2 Кредит 68

- 7,63 руб. - начислен к уплате НДС;

Дебет 91-2 Кредит 10

- 42,37 руб. - списана себестоимость трудовой книжки;

Дебет 50 (70) Кредит 73

- 50 руб. - получена или удержана из зарплаты работника плата за трудовую книжку.

В целях налогового учета (налог на прибыль) плату за бланки следует рассматривать как доходы от реализации (ст.249 НК РФ). А расходы в виде затрат на приобретение трудовых книжек будут учитываться в соответствии со ст.253 НК РФ как расходы на приобретение и реализацию товаров.

Теперь немного о ЕСН и НДФЛ. Здесь возможны два варианта. Первый, когда работодатель взимает с работника плату. В этом случае объекта по ЕСН и НДФЛ не возникает, как в примере 2.

Второй вариант, когда работодатель принимает решение не брать с работника плату за выданную трудовую книжку.

Пример 3. Организация оформила трудовую книжку новому работнику. Расходы на трудовую книжку составили 50 руб. (в том числе НДС - 7,63 руб.), организация не взыскала их с работника.

В этом случае расходы нельзя будет принять в уменьшение налоговой базы по налогу на прибыль (п.16 ст.270 НК РФ):

Дебет 91 Кредит 10

- 42,37 руб. - списаны с бухгалтерского учета оформленные трудовые книжки.

Кроме того, в соответствии с п.1 ст.146 НК РФ возникает объект обложения НДС:

Дебет 91 Кредит 68

- 7,63 руб. - начислен НДС;

Дебет 68 Кредит 51

- 7,63 руб. - перечислен НДС.

Также в соответствии с п.1 ст.211 НК РФ возникает объект обложения по НДФЛ:

Дебет 70 Кредит 68

- 5,51 руб. - начислен НДФЛ;

Дебет 68 Кредит 51

- 5,51 руб. - перечислен НДФЛ в бюджет.

Однако такие операции не признаются объектом обложения ЕСН, так как расходы на приобретение трудовых книжек не включаются в расходы по налогу на прибыль (п.3 ст.236 НК РФ).

Д.Д.Погосбеков

Налоговый консультант

КГ "Что делать Консалт"

Подписано в печать

08.10.2004

     
   ——————————————————————————————————————————————————————————————————
————————————————————
——