"Бизнес-адвокат", N 19, 2004

КАДРОВЫЕ СЕКРЕТЫ ОРГАНИЗАЦИИ

Работа отдела кадров любой организации связана с накоплением, формированием, хранением и обработкой значительных объемов персональных сведений, отражающих профессиональные, деловые и личностные качества ее сотрудников. Такие сведения являются конфиденциальными.

Конфиденциальность определяется тем, что персональные данные составляют личную или семейную тайну граждан и подлежат защите в соответствии с законом. Функционирование отдела кадров должно быть подчинено решению задач обеспечения безопасности таких сведений, их защиты от угроз со стороны потенциальных злоумышленников, которые могут использовать их в противоправных целях.

Конфиденциальность, сохранность и защита персональных данных обеспечиваются отнесением их к сфере негосударственной тайны - служебной или профессиональной тайне. Последняя включает в себя врачебную, адвокатскую, банковскую, нотариальную тайну, тайну органов ЗАГС, предприятий связи, тайну исповеди.

Под персональными сведениями в трудовом законодательстве понимается любая документированная информация, относящаяся к конкретному человеку в связи с его трудовыми отношениями (ст.85 ТК РФ). Держатели и пользователи этой информации - органы государственной власти и местного самоуправления, юридические и физические лица.

Режим конфиденциальности персональных данных снимается в случаях их обезличивания или по истечении 75 лет срока их хранения, если иное не определено законом.

Персональные данные не могут быть использованы в целях причинения имущественного и (или) морального вреда гражданам, затруднения реализации их прав и свобод. Ограничение прав граждан на основе использования информации об их социальном происхождении, расовой, национальной, языковой, религиозной и партийной принадлежности запрещено и карается в соответствии с законодательством.

Субъект персональных сведений самостоятельно решает вопрос о передаче кому-либо информации о себе за исключением случаев, предусмотренных законодательством. В свою очередь, субъект имеет право на доступ к информации, относящейся к его личности, и получение сведений о ее наличии.

Персональные данные накапливаются и используются, например, в налоговых инспекциях, правоохранительных органах, страховых агентствах, туристических и гостиничных фирмах, в некоторых подразделениях муниципальных органов самоуправления и т.д. Но наиболее концентрированное и обширное отражение эти сведения находят в кадровой документации (документации по личному составу), образующей соответствующую систему. Эта система имеет не только текущее оперативное назначение в осуществлении кадровых функций, но и является ценным социологическим, биографическим и археографическим источником для исследования и обобщения социальных процессов, протекающих в стране.

По составу конфиденциальных сведений и основных направлений защиты персональных данных в отделе кадров выделяются две большие группы документации: документация но организации работы отдела и документация, содержащая персональные данные в единичном или сводном виде.

Первая группа включает в себя положение об отделе, должностные инструкции работников, приказы, распоряжения, указания руководства предприятия, регламентирующие структуру отдела и распределение сфер ответственности между его работниками, рабочие инструкции но выполнению основных функций отдела. Сюда относятся также дела с документацией по планированию, учету, анализу и отчетности в части основной деятельности отдела.

Посторонние лица не должны знать распределение функций, рабочие процессы, технологию составления, оформления, ведения и хранения документов, дел и рабочих материалов в отделе кадров. Под "посторонними лицами" понимаются не только злоумышленники, но и сотрудники предприятия, функциональные обязанности которых не связаны с работой отдела.

Вторая группа - это:

- комплексы документов, сопровождающие процесс оформления трудовых правоотношений гражданина (при приеме на работу, переводе, увольнении);

- комплекс материалов по анкетированию, тестированию, проведению собеседований с кандидатами на должность;

- подлинники и копии приказов по личному составу;

- личные дела и трудовые книжки сотрудников;

- дела, содержащие основания к приказам по личному составу;

- дела, содержащие материалы аттестации сотрудников, служебных расследований и т.п.;

- справочно-информационный банк данных по персоналу (картотеки, журналы);

- подлинники и копии отчетных, аналитических и справочных материалов, передаваемых руководству предприятия, руководителям структурных подразделений и служб;

- копии отчетов, направляемых в государственные органы статистики, налоговые инспекции, вышестоящие органы управления и другие учреждения.

При работе с документами должны соблюдаться следующие принципы защиты персональных данных:

- личная ответственность работников за сохранность и конфиденциальность сведений о работе отдела;

- разбиение (дробление) знания персональных данных между разными работниками отдела;

- наличие четкой разрешительной системы доступа работников отдела к документам, делам и базам данных;

- проведение регулярных проверок наличия традиционных и электронных документов, дел и баз данных у работников отдела и кадровых документов в подразделениях предприятия.

Главным условием защиты персональных данных является четкая регламентация функций работников отдела кадров и, в соответствии с этим, регламентация принадлежности работникам документов, дел, картотек, журналов персонального учета и баз данных.

По каждой функции, выполняемой работником отдела кадров, должен быть регламентирован состав документов, дел и баз данных, с которыми этот сотрудник имеет право работать. Не допускается, чтобы работник мог знакомиться с любыми документами и материалами отдела. Целесообразно закрепить за разными исполнителями: а) документированное оформление трудовых правоотношении (прием, перевод, увольнение и др.); б) ведение личных дел и трудовых книжек; в) составление и хранение приказов по личному составу и контрактов; г) ведение справочно-информационного банка данных.

В работе с отдельными группами кадровой документации есть специфические особенности.

Операции по оформлению, формированию, ведению и хранению личных дел выполняются работником, который несет личную ответственность за сохранность документов в делах и доступ к делам других сотрудников. Документы для формирования и ведения личных дел сдаются ему под роспись в передаточном журнале работником, отвечающим за процесс документирования трудовых правоотношений граждан с предприятием. Материалы, связанные с анкетированием, тестированием, проведением собеседований с кандидатами на должность, помешаются не в личное дело принятого сотрудника, а в специальное дело, имеющее гриф "строго конфиденциально". Объясняется это тем, что подобные материалы раскрывают личностные и моральные качества сотрудника и могут представлять интерес для злоумышленника в процессе поиска им канала несанкционированного доступа к ценной информации предприятия, для шантажа и склонения работника к сотрудничеству. Материалы с результатами тестирования, материалы аттестаций формируются в другое дело, также имеющее гриф строгой конфиденциальности.

Личное дело должно иметь опись документов. Листы дела нумеруются. На оборотной стороне обложки личного дела может указываться список руководителей, которым дело может быть выдано для ознакомления. Здесь же подклеивается конверт для карточки учета (контрольной карточки) выдачи дела.

Приказом руководителя предприятия должен быть установлен порядок выдачи или ознакомления руководящего состава с личными делами сотрудников. Личные дела могут выдаваться на рабочие места только первого руководителя, его заместителя по кадрам (персоналу) и начальника отдела (управления) кадров. Ознакомление с делами осуществляется в помещении отдела кадров под наблюдением работника, ответственного за сохранность и ведение личных дел. Сотрудник предприятия имеет право знакомиться только со своим личным делом и трудовой книжкой, учетными карточками, отражающими его персональные данные. Факт ознакомления с личным делом фиксируется в контрольной карточке.

В сферу ответственности работника, осуществляющего ведение личных дел, входит работа с трудовыми книжками сотрудников предприятия. Трудовые книжки всегда хранятся отдельно от личных дел.

Строгого контроля требует работа со справочно-информационным банком данных по персоналу предприятия (картотеками, журналами и книгами персонального учета сотрудников). Этот банк содержит основную, концентрированную массу ценных сведении. Множество применяемых традиционных учетных форм осложняет обеспечение их конфиденциальности. Однако переход на автоматизированный тип этого банка создает другие сложности, связанные с необходимостью ведения комплекса страховых и резервных машиночитаемых и бумажных копий, включенных в банк учетных форм. Конфиденциальными при любом типе банка являются накопительные ведомости, записи в промежуточных рабочих формах, которые ведутся работником отдела кадров для последующего одноразового внесения в учетные формы.

Отчетная и справочная работа отдела формирует каналы объективного санкционированного распространения персональных данных и может служить для несанкционированного получения и незаконного их использования. В связи с этим требуется повышенное внимание к обеспечению сохранности и конфиденциальности отчетных и справочных массивов информации.

В структурных подразделениях предприятия могут быть следующие документы, содержащие персональные данные: журнал табельного учета с указанием должностей, фамилий и инициалов сотрудников (находится у табельщика); штатное расписание (штатный формуляр) подразделения, и котором может дополнительно указываться, кто из сотрудников занимает ту или иную должность, вакантные должности (находится у руководителя подразделения), дело с выписками из приказов по личному составу, касающимися персонала подразделения (находится у табельщика).

Руководитель подразделения может иметь список сотрудников с указанием основных биографических данных каждого из них (год рождения, образование, местожительство, домашний телефон и др.). Все перечисленные документы следует хранить в соответствующих делах, включенных в номенклатуру и имеющих гриф ограничения доступа. Не реже одного раза в год работники отдела кадров должны проверять наличие этих дел в подразделениях и правильность их ведения.

В отделе кадров дела, картотеки, учетные журналы и книги учета хранятся (в рабочее и нерабочее время) в металлических запирающихся на ключ шкафах. Работникам не разрешается, покидая помещение, оставлять какие-либо документы на столе или оставлять шкафы незапертыми. У каждого сотрудника должен быть свой шкаф для хранения закрепленных за ним дел и картотек. Трудовые книжки хранятся в сейфе.

На рабочем столе исполнителя должен всегда находиться только тот массив документов и учетных карточек, с которым в настоящий момент он работает. Документы не разрешается хранить "в россыпи". Их следует помешать и папки, на которых указывается вид производимых с ними действий, например: "для подшивки в личные дела", "для отправки" и т.п., или фамилии граждан, к работе с которыми относятся данные документы. Документы, с которыми закончена работа, немедленно подшиваются в соответствующее дело. Карточки в процессе работы с ними хранятся в промежуточной рабочей картотеке, а после окончания работы помешаются в основные картотеки.

В конце рабочего дня все документы, дела, листы бумаги и блокноты с рабочими записями, инструктивные и справочные материалы должны быть убраны в металлические шкафы, сейфы, которые запираются и опечатываются печатью данного работника. Ключи от шкафов сдаются начальнику отдела кадров под роспись в соответствующем журнале. Следует также проверить урну для бумаг и убедиться в отсутствии там листов бумаги, которые могут представлять интерес для постороннего лица. Печати, штампы, бланки документов, ключи от рабочих шкафов хранятся только в сейфе начальника отела кадров. Черновики и редакции документов, испорченные бланки, листы со служебными записями в конце рабочего дня уничтожаются в специальной бумагорезальной машине. Уничтожение производится двумя работниками отдела.

Помимо операций с документами работники отдела кадров значительную часть времени тратят на прием посетителей. Этот вид работы также должен быть строго регламентирован, так как посетители могут представлять определенную угрозу информационной безопасности предприятия и даже физической безопасности работников отдела кадров.

О.Кондратьева

Юрист

Подписано в печать

04.10.2004

     
   ——————————————————————————————————————————————————————————————————
————————————————————
——