"Главбух", N 19, 2004

ЧТО НУЖНО УЧЕСТЬ В ДОГОВОРЕ

О МАТЕРИАЛЬНОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТИ БУХГАЛТЕРА-КАССИРА

Устраиваясь на работу в организации малого и среднего бизнеса, бухгалтеры зачастую сталкиваются с настоятельным требованием руководства оформить помимо трудового контракта еще и договор о полной материальной ответственности. Дело в том, что в небольших фирмах вместо двух самостоятельных должностей бухгалтера и кассира в штатное расписание введена одна - бухгалтер-кассир. И если для бухгалтера заключение договора о материальной ответственности не требуется, то для кассира такое соглашение обязательно. Это следует из Перечня должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной материальной ответственности, утвержденного Постановлением Минтруда России от 31 декабря 2002 г. N 85 (далее - Постановление N 85).

Подписав подобный договор, работник соглашается нести ответственность за недостачу в кассе и выплатить фирме всю пропавшую сумму. Мы расскажем, как и в каких случаях должно быть оформлено это соглашение, чтобы сотруднику не пришлось брать на себя чужую вину. А также что необходимо помнить руководству, оформляя сотрудника на должность бухгалтера-кассира.

Заключаем договоры

Принимая человека на работу, связанную с денежными средствами, руководитель прежде всего обязан убедиться, что претендент достиг 18 лет. Только с этого возраста граждане имеют право подписывать договоры о полной материальной ответственности. Данное правило прописано в ст.244 Трудового кодекса РФ.

Далее следует заключение трудового договора. В нем работодателю надо предельно четко прописать, что входит в обязанности нового сотрудника, причем отдельно оговорить функции бухгалтера и кассира. Кроме того, в данном соглашении должно быть указано, за что конкретно сотрудник может быть наказан рублем.

Но самый главный этап - оформление индивидуального договора о полной материальной ответственности. Учтите: без этого документа взыскать с бухгалтера-кассира всю недостачу предприятие не может. Поэтому, если фирма отложит подписание такого договора, скажем, до окончания испытательного срока, работнику это может быть только на руку.

Пример 1. Николаева Н.А. была принята в ООО "Заря" на должность бухгалтера-кассира с испытательным сроком два месяца. Договор о полной материальной ответственности с сотрудницей руководство решило заключить лишь по истечении испытательного срока. Поэтому обязанность возместить недостачу была прописана только в тексте трудового договора.

Спустя месяц при ревизии кассы была обнаружена крупная недостача. Однако руководство ООО "Заря" не смогло получить с Николаевой всю сумму. Так как договор о полной материальной ответственности с этой сотрудницей не заключали, она несет ответственность лишь в размере среднемесячного заработка (ст.241 Трудового кодекса РФ).

Договор о материальной ответственности оформляется на основании типовой формы, утвержденной Постановлением N 85. Составляют его, как и трудовой договор, в письменном виде, в двух экземплярах. Один экземпляр остается в организации, другой передают работнику.

     
   —————————————————————————————————————————————————————————————————¬
   |                             Договор                            |
   |      о полной индивидуальной материальной ответственности      |
   |                                                                |
   |                          ООО "Вымпел",                         |
   | —————————————————————————————————————————————————————————————— |
   |                   (наименование организации)                   |
   |                                                                |
   | далее именуемое "Работодатель", в лице директора               |
   |                   Колосова Игоря Евгеньевича,                  |
   | —————————————————————————————————————————————————————————————— |
   |                    (фамилия, имя, отчество)                    |
   |                                                                |
   | действующего на основании                                      |
   |       устава                                бухгалтер—кассир   |
   | —————————————————————, с одной стороны и ————————————————————— |
   | (устава, положения,                          (наименование     |
   |     доверенности)                               должности)     |
   |                                                                |
   |                   Львова Ольга Владимировна,                   |
   | —————————————————————————————————————————————————————————————— |
   |                    (фамилия, имя, отчество)                    |
   |                                                                |
   |    именуемая в   дальнейшем   "Работник",   с   другой  стороны|
   |заключили настоящий Договор о нижеследующем.                    |
   |    1. Работник    принимает   на   себя   полную   материальную|
   |ответственность   за   недостачу  вверенных  ему   Работодателем|
   |денежных ценностей, а также за ущерб, возникший у Работодателя в|
   |результате  возмещения  им  ущерба  иным  лицам,  и  в  связи  с|
   |изложенным обязуется:                                           |
   |    а) бережно относиться к  переданным  ему  для  осуществления|
   |возложенных  на  него  функций (обязанностей) денежным средствам|
   |Работодателя и принимать меры к предотвращению ущерба;          |
   |    б) своевременно сообщать Работодателю либо непосредственному|
   |руководителю  о  всех  обстоятельствах,  угрожающих  обеспечению|
   |сохранности вверенных ему денежных средств;                     |
   |    в) вести учет,  составлять и  представлять  в  установленном|
   |порядке  отчеты  о  движении  и  остатках вверенных ему денежных|
   |средств;                                                        |
   |    г) участвовать  в проведении ревизии,  иной проверке наличия|
   |вверенных ему денежных средств.                                 |
   |    2. Работодатель обязуется:                                  |
   |    а) создавать Работнику условия,  необходимые для  нормальной|
   |работы  и  обеспечения полной сохранности вверенных ему денежных|
   |средств;                                                        |
   |    б) знакомить  Работника  с  действующим  законодательством и|
   |иными  нормативными  правовыми  актами,  устанавливающими  нормы|
   |материальной  ответственности  работников за ущерб,  причиненный|
   |работодателю;                                                   |
   |    в) проводить   в  установленном  порядке  ревизии  и  другие|
   |проверки наличия вверенных работнику денежных средств.          |
   |    3. Определение   размера   ущерба,  причиненного  Работником|
   |Работодателю,  а  также  ущерба,  возникшего  у  Работодателя  в|
   |результате  возмещения  им  ущерба  иным  лицам,  и  порядок  их|
   |возмещения   производятся   в   соответствии    с    действующим|
   |законодательством.                                              |
   |    4. Работник  не  несет  материальной  ответственности,  если|
   |ущерб причинен не по его вине.                                  |
   |    5. Настоящий  Договор  вступает  в  силу   с   момента   его|
   |подписания. Действие настоящего Договора распространяется на все|
   |время работы с вверенным Работнику имуществом Работодателя.     |
   |    6. Настоящий  Договор  составлен  в  двух имеющих одинаковую|
   |юридическую  силу  экземплярах,  из  которых  один  находится  у|
   |Работодателя, а второй — у Работника.                           |
   |    7. Изменение  условий   настоящего   Договора,   дополнение,|
   |расторжение  или  прекращение  его  действия  осуществляются  по|
   |письменному соглашению сторон,  являющемуся неотъемлемой  частью|
   |настоящего Договора.                                            |
   |                                                                |
   |Адреса сторон Договора:                 Подписи сторон Договора:|
   |             125373, г. Москва,                                 |
   |             бул. Яна Райниса, д. 32      Колосов               |
   |Работодатель ———————————————————————    ——————————  И.Е. Колосов|
   |         125480, г. Москва,                                     |
   |         ул. Героев Панфиловцев,                                |
   |         д. 37, корп. 2, кв. 98           Львова                |
   |Работник ———————————————————————————    ——————————   О.В. Львова|
   |                                                                |
   |Дата заключения Договора 22.10.2004              М.П.           |
   L—————————————————————————————————————————————————————————————————
   

Кстати, перед тем как заключить договор о полной материальной ответственности, руководство фирмы обязано ознакомить бухгалтера-кассира с Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации. Этот Порядок утвержден Решением Совета директоров ЦБ РФ от 22 сентября 1993 г. N 40. Ознакомившись с данным документом, бухгалтер-кассир делает отметку об этом на оборотной стороне приказа о назначении на работу.

Хотим обратить внимание еще на один момент, который необходимо учесть, заключая трудовой договор с кассиром. Бывают ситуации, когда сам трудовой договор с сотрудником уже заключен. А вот договор о полной материальной ответственности работник подписывать отказывается. Если никаких уважительных причин к тому нет, то такой отказ можно рассматривать как неисполнение трудовых обязанностей. В этом случае работодатель вправе объявить сотруднику дисциплинарное взыскание. А если и это не помогает - то тогда уже уволить, что позволяет сделать п.5 ст.81 Трудового кодекса РФ. Подробно о том, как уволить работника по статье, мы писали в журнале "Главбух" N 16, 2004 на с. 72.

Однако, чтобы застраховать себя от такой проблемной ситуации, можно договор о полной материальной ответственности оформить как отдельное приложение к трудовому договору. Таким образом, если сотрудник откажется подписывать соглашение о материальной ответственности, это автоматически означает его отказ и от заключения трудового договора.

Договор с временным сотрудником

Если кассир организации заболел или ушел в отпуск, то на его место приказом руководителя временно переводят другого сотрудника. Допустим, бухгалтер-кассир ушел в учебный отпуск, и на этот период его обязанности переходят к секретарю общего отдела. Следует ли оформлять временное соглашение о материальной ответственности?

Разумеется, следует, пусть даже всего на несколько дней. А перед тем как заключить такой договор, нужно провести ревизию имеющейся наличности. Ведь не исключено, что когда бухгалтер-кассир после сессии выйдет на работу, то обнаружит в кассе недостачу.

И если дополнительное соглашение с секретарем не было подписано, то у руководства возникнет проблема - с кого взыскать убыток? С самого бухгалтера-кассира взыскать деньги нельзя, так как он по уважительной причине отсутствовал на работе в то время, когда произошла недостача. Также нельзя обвинить и секретаря - ведь договора о полной материальной ответственности нет.

Если же соглашение о материальной ответственности было подписано, то бухгалтер-кассир стопроцентно себя застрахует от претензий руководства на время своего отсутствия. Да и руководству это выгодно.

В равной степени такое дополнительное соглашение нужно и замещающему кассира сотруднику. Секретарь также не должен отвечать за материальный ущерб, который был нанесен предприятию еще до того, как ему передали деньги под отчет.

Когда привлечь к материальной ответственности нельзя

Возмещать все убытки, как того требует договор о материальной ответственности, сотрудник должен, только когда ущерб причинен недостачей в кассе. Если же убытки - следствие бухгалтерской ошибки, привлечь бухгалтера-кассира к полной материальной ответственности нельзя.

Пример 2. Зиновьева М.П., бухгалтер-кассир ОАО "Триумф", была привлечена к полной материальной ответственности за ошибки, допущенные при расчете оплаты по договорам подряда. Женщина обратилась в суд с просьбой отменить решение руководства ОАО "Триумф". Суд отменил приказ организации и указал на то, что по договору о полной материальной ответственности работница может быть наказана только как кассир - за недостачу вверенных ей денег.

Также кассир освобождается от какой-либо ответственности, если недостача произошла не по его вине. Нападение грабителей, пожар, стихийные бедствия, в результате которых организация лишилась своих денег, не могут быть вменены в вину работнику.

И еще один момент: скорее всего судьи не признают претензии работодателя, если он сам не создал должных условий для сохранности денежных ценностей (ст.239 Трудового кодекса РФ). Выявить же такой промах можно проведя соответствующую экспертизу - с ходатайством о таком расследовании в суд обращается работник, не согласный с обвинением в недостаче. И если выяснится, например, что к ключу от кассы имели доступ многие сотрудники или что на окнах не было металлических решеток, ответственность с кассира снимут.

Т.И.Федорова

Юрист,

эксперт журнала "Кадровое дело"

Подписано в печать

29.09.2004

     
   ——————————————————————————————————————————————————————————————————
————————————————————
——