"Финансовая газета", N 40, 2004

ОФОРМЛЕНИЕ КОМАНДИРОВОЧНОГО УДОСТОВЕРЕНИЯ

Основные правила оформления направления работника в командировку по территории Российской Федерации изложены в Инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.1988 N 62 "О служебных командировках в пределах СССР" (согласно ст.423 Трудового кодекса Российской Федерации документ действует в части, не противоречащей этому Кодексу). В п.2 данной Инструкции указано, что направление работников в командировку оформляется выдачей командировочного удостоверения. По усмотрению руководителя объединения, предприятия, учреждения, организации направление работника в командировку наряду с командировочным удостоверением может оформляться приказом. Формы этих документов, в частности форма Т-10 "Командировочное удостоверение", утверждены Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1. При однодневных командировках допускается командировочное удостоверение не выписывать, если работник должен возвратиться из командировки в место постоянной работы в тот же день, в который он был командирован.

Трудовым кодексом Российской Федерации (далее - ТК РФ), вступившим в силу с 1 февраля 2002 г., определено, что порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, устанавливаются коллективным договором или локальным нормативным актом организации. В связи с этим Минфин России Письмом от 06.12.2002 N 16-00-16/158 "О порядке документального оформления служебных командировок" сообщил, что организация может издать приказ (распоряжение или иной распорядительный документ), в котором будет установлен перечень документов, являющихся основанием для направления работника в служебную командировку (Приложение N 1). По мнению Минфина России, параллельное составление приказа и оформление командировочного удостоверения по одному факту хозяйственной деятельности нецелесообразны. Поэтому организация сама определяет, при каких командировках какие документы оформлять для подтверждения факта командирования работника. Это также относится к однодневным и зарубежным командировкам.

На основании Постановления N 1 при оформлении командировки по территории Российской Федерации можно издать приказ руководителя о командировании (форма N Т-9 "Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку" или N Т-9а "Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку") и (или) выписать командировочное удостоверение (форма N Т-10 "Командировочное удостоверение"), а также служебное задание на командировку (форма N Т-10а "Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении"). В приказе указываются следующие реквизиты: фамилия, имя и отчество командируемого работника, предполагаемая дата выезда в служебную командировку, дата возвращения из служебной командировки или планируемый срок командирования.

При направлении работника в командировку за пределы Российской Федерации оформляются приказ руководителя о командировании (форма N Т-9 или N Т-9а) и служебное задание на командировку (форма N Т-10а). При командировке за границу командировочное удостоверение необязательно, так как подтвердить пересечение границы работником при командировке в страну с визовым режимом въезда возможно иными документами. Даты въезда в страну и выезда из нее указываются в заграничном паспорте командированного работника. Ксерокопию его страниц с отметками о пересечении границы работник прикладывает по возвращении из командировки к своему авансовому отчету. Время пребывания работника в зарубежной командировке определяется на основании дат, указанных в проездных документах, и по соответствующим отметкам в заграничном паспорте.

При поездке в страны ближнего и дальнего зарубежья с безвизовым режимом (в страны - участницы Таможенного союза, на границе с которым таможенный контроль отменен) организациям также можно не оформлять командировочные удостоверения, опираясь на указанные разъяснения Минфина России. Поскольку визы в паспорте и отметки пограничников при этом отсутствуют, срок командировки подтверждается приказом и проездными документами.

Если в организации решено не оформлять командировочное удостоверение, то основанием для выплаты суточных служат проездные документы и приказ о командировании работника. В противном случае на основании служебного задания (форма N Т-10а) или приказа (распоряжения) о направлении в командировку (форма N Т-9) кадровая служба выписывает работнику командировочное удостоверение (форма N Т-10). Командировочное удостоверение выписывается в одном экземпляре при направлении работника в командировку по территории Российской Федерации и в зарубежные страны. Оно является документом, удостоверяющим фактическое время пребывания в месте командировки (время прибытия в пункт назначения и время убытия из него). Если работник в ходе выполнения служебного задания должен посетить несколько пунктов назначения, то в каждом из них следует сделать в командировочном удостоверении отметку о прибытии и убытии. Отметки заверяются подписью ответственного должностного лица и печатью, которая обычно используется в хозяйственной деятельности организацией для засвидетельствования подписи соответствующего должностного лица (п.6 Инструкции N 62).

Командировочное удостоверение является важным документом для последующего подтверждения обоснованности произведенных организацией расходов, а для работника - подтверждением права на получение возмещения произведенных расходов. Во избежание тяжб с контролирующими органами следует оформлять данный документ очень тщательно. Личные данные работника и пункт назначения, указанные в удостоверении, должны совпадать с данными проездных документов. Наименование организации, указанное на лицевой стороне удостоверения, должно совпадать с наименованием в графе отметок принимающей стороны на обороте удостоверения. Если обязательные реквизиты не заполнены, а также отсутствуют печати и подписи уполномоченных лиц, то удостоверение может быть признано недействительным и приведет к спору с налоговым инспектором при выплате суточных работнику.

Таким образом, организация может издать приказ, в котором будет установлен перечень документов, являющихся основанием для направления работника в служебную командировку. Этот перечень можно закрепить также в локальном нормативном акте, например в положении о командировках. Причем на основании Письма N 16-00-16/158 организация сама определяет, какие документы оформлять для подтверждения факта командирования работника.

Л.Колесниченко

Аудитор

Подписано в печать

29.09.2004

     
   ——————————————————————————————————————————————————————————————————
————————————————————
——