"Современный бухучет", N 10, 2004

НЕКОТОРЫЕ ВОПРОСЫ УЧЕТА МОБИЛЬНЫХ ТЕЛЕФОНОВ

Развитие средств связи в последнее время привело к повсеместному использованию сотовых телефонов. Сравнительно недавнее формирование рынка сотовой связи вызвало большое количество вопросов по поводу учета мобильных телефонов.

Варианты использования телефонов в организации

Существует четыре варианта использования сотовых телефонов в организации, в зависимости от которых производятся расчеты и уплата налогов.

Вариант 1. Организация использует телефон сотрудника посредством договора аренды. При аренде личного телефона сотрудника организация платит ему арендную плату, установленную в договоре. В соответствии с пп.10 п.1 ст.264 НК РФ арендные платежи за арендуемое имущество уменьшают налогооблагаемую базу по налогу на прибыль.

Согласно пп.4 п.1 ст.208 и ст.209 НК РФ арендная плата является доходом сотрудника, подлежащим налогообложению налогом на доходы физических лиц по ставке 13%.

Арендная плата - это не вознаграждение за труд, а плата по гражданско-правовому договору, связанная с передачей в пользование имущества, и поэтому согласно ст.236 НК РФ она не является объектом налогообложения по единому социальному налогу.

Отметим, что при аренде телефона его стоимость учитывается на забалансовом счете 001 "Арендованные основные средства".

Вариант 2. Сотрудник на время передает свой телефон в безвозмездное пользование организации по договору ссуды. Вознаграждение по договору сотруднику не полагается. Поэтому заплатить сотруднику за использование его личного телефона можно, выдав премию или материальную помощь. Второй вариант выгоднее и предприятию, и сотруднику. Хотя материальная помощь не уменьшает налогооблагаемую базу по налогу на прибыль, но зато по этой же причине с нее не надо платить единый социальный налог (п.3 ст.236 НК РФ). Кроме того, материальная помощь в сумме до 2000 руб. в год не облагается налогом на доходы физических лиц (п.28 ст.217 НК РФ).

Вариант 3. Организация выплачивает работнику компенсацию за использование личного телефона. Выплата сотруднику компенсации за использование личного имущества в производственных целях предусмотрена ст.188 Трудового кодекса РФ. Сумма компенсации согласовывается с работником и утверждается приказом руководителя. Отметим, что она может быть прописана и в трудовом договоре с работником. В этом случае расходы на выплачу компенсации уменьшают налоговую базу по налогу на прибыль на основании ст.255 НК РФ. Если же такие выплаты трудовым договором не предусмотрены, учесть их при расчете налога на прибыль нельзя.

В соответствии с п.3 ст.217 и пп.2 п.1 ст.238 НК РФ компенсация в пределах норм не облагается налогом на доходы физических лиц и единым социальным налогом. Однако нормы компенсации за использование предприятием личных мобильных телефонов сотрудников не установлены. Поэтому, по мнению авторов, такая компенсация подлежит налогообложению указанными налогами. С суммы компенсации придется заплатить и взносы на страхование от несчастных случаев. В то же время отметим, что начислять единый социальный налог нужно только в том случае, если расходы на выплату компенсаций уменьшают налоговую базу по налогу на прибыль.

Вариант 4. Организация покупает телефон для своего сотрудника. Купить телефон организация может по безналичному расчету или через подотчетное лицо. Первый способ выгоднее, так как в этом случае предприятие получит счет-фактуру, который позволит принять к вычету уплаченный налог на добавленную стоимость.

При приобретении телефона через подотчетное лицо получить счет-фактуру гораздо труднее. Дело в том, что при реализации товаров за наличный расчет населению организации и индивидуальные предприниматели вправе не выдавать счет-фактуру. В таких случаях требования по выставлению счетов-фактур, установленные ст.168 НК РФ, считаются выполненными, если продавец выдал покупателю кассовый чек или иной документ установленной формы (п.7 ст.168 НК РФ).

Поскольку срок полезного использования телефона больше одного года, он относится к основным средствам. Поэтому при покупке телефона организация должна оформить акт о приеме-передаче основных средств по форме N ОС-1. Если же приобретаются сразу несколько телефонов, их можно оформить одним актом по форме N ОС-1б. Напомним, что формы первичной учетной документации по учету основных средств утверждены Постановлением Госкомстата России от 21.01.2003 N 7.

Учет потерь или порчи мобильных телефонов

Из четырех вышеописанных ситуаций учет в случае потери или порчи телефона работником необходим только в последнем случае и будет заключаться в возмещении нанесенного ущерба. Убыток оценивается при инвентаризации, проведение которой обязательно после любого факта выявления хищения или порчи имущества. Недостача может возникнуть по вине материально-ответственного лица, по неизвестным причинам при отсутствии виновных лиц, а также в результате чрезвычайных ситуаций. По результатам инвентаризации составляются инвентаризационная опись основных средств (форма N ИНВ-1, утвержденная Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 N 88) и ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией (форма N ИНВ-26, утвержденная Постановлением Госкомстата России от 27.03.2000 N 26).

Как правило, стоимость мобильного телефона не превышает 10 тыс. руб. Поэтому в бухгалтерском и налоговом учете его стоимость можно сразу списать на затраты (п.18 Положения по бухгалтерскому учету "Учет основных средств" ПБУ 6/01, утвержденного Приказом Минфина России от 30.03.2001 N 26н, и п.1 ст.256 НК РФ). Если телефон стоит дороже 10 тыс. руб., его включают в состав амортизируемого имущества и начисляют по нему амортизацию.

В соответствии с Классификацией основных средств, включаемых в амортизационные группы, утвержденной Постановлением Правительства РФ от 01.01.2002 N 1, мобильные телефоны относятся к третьей амортизационной группе со сроком полезного использования от 37 до 60 месяцев. Конкретный срок амортизации устанавливается приказом руководителя организации.

Порядок учета недостач и потерь от порчи ценностей установлен п.3 ст.12 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете".

На основании указанной нормы Закона недостача имущества (в нашем случае мобильного телефона) относится на счет виновных лиц. Если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании убытков с них, убытки от недостачи имущества и его порчи списываются на финансовые результаты организации.

Учет недостач и потерь от порчи ценностей осуществляется на счете 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей".

Если недостающий или полностью испорченный мобильный телефон числится в составе основных средств организации, по дебету счета 94 отражается его остаточная стоимость.

В случае частичной порчи телефона по дебету счета 94 отражается сумма определившихся потерь.

Списание утраченного или испорченного мобильного телефона, числящегося в составе основных средств на счете О1 "Основные средства", отражается в учете следующим образом:

Дебет 01, субсчет "Выбытие основных средств" Кредит 01 - списана первоначальная стоимость телефона;

Дебет 02 "Амортизация основных средств" Кредит 01, субсчет "Выбытие основных средств" - списана сумма начисленной амортизации;

Дебет 94 Кредит 01, субсчет "Выбытие основных средств" - списана остаточная стоимость телефона.

Если недостача возникла по вине работника, то в соответствии со ст.238 ТК РФ он обязан возместить работодателю причиненный ему прямой действительный ущерб, под которым понимается реальное уменьшение наличного имущества работодателя или ухудшение его состояния, а также необходимость для работодателя произвести затраты либо излишние выплаты на приобретение или восстановление имущества. Работник несет материальную ответственность как за прямой действительный ущерб, непосредственно причиненный им работодателю, так и за ущерб, который возникает у работодателя в результате возмещения им ущерба иным лицам.

Учет расчетов по возмещению работником материального ущерба, причиненного работодателю, ведется на счете 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям", субсчет 2 "Расчеты по возмещению материального ущерба".

Пример 1. По вине работника поврежден мобильный телефон, принадлежащий предприятию. Стоимость ремонта, проведенного сторонней организацией - мастерской, составила 1200 руб. (в том числе НДС). Стоимость ремонта взыскивалась из заработной платы работника в течение трех месяцев. Операции отражены в бухгалтерском учете записями:

Дебет 94 Кредит 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" - отражена сумма, уплаченная мастерской за ремонт, - 1200 руб.;

Дебет 73, субсчет 2 "Расчеты по возмещению материального ущерба" Кредит 94 - ущерб отнесен на счет виновного работника - 1200 руб.;

Дебет 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" Кредит 73, субсчет 2 "Расчеты по возмещению материального ущерба" - отражено удержание из заработной платы работники - 400 руб. (проводка оформляется ежемесячно в течение трех месяцев).

Если недостача имущества образовалась по вине работника, то организация теряет право на вычет суммы уплаченного при приобретении имущества налога на добавленную стоимость. Сумма НДС, ранее принятая к вычету, подлежит восстановлению и отнесению за счет виновного лица. Иными словами, эта восстановленная сумма НДС рассматривается как фактические потери организации, выявленные при инвентаризации имущества. В бухгалтерском учете сумма НДС, подлежащая восстановлению со стоимости недостающих активов, отражается записью:

Дебет 94 Кредит 68 "Расчеты по налогам и сборам", субсчет "Расчеты по НДС".

Пример 2. В ходе инвентаризации основных средств была выявлена недостача мобильного телефона.

Первоначальная стоимость телефона - 12 000 руб., сумма начисленной амортизации - 2000 руб. Сумма НДС, уплаченная по этому объекту основных средств (2160 руб.), была принята к вычету.

За сохранность пропавшего телефона отвечал финансовый директор организации. В своих объяснениях по поводу недостачи он заявил, что мобильный телефон был утерян по его вине. Поэтому он добровольно согласился возместить рыночную стоимость телефона, которая составила 12 500 руб.

В бухгалтерском учете оформляются следующие записи:

Дебет 01, субсчет "Выбытие основных средств" Кредит 01 - списана первоначальная стоимость мобильного телефона - 12 000 руб.;

Дебет 02 Кредит 01, субсчет "Выбытие основных средств" - списана сумма начисленной амортизации - 2000 руб.;

Дебет 94 Кредит 01, субсчет "Выбытие основных средств" - списана остаточная стоимость мобильного телефона - 10 000 руб.;

Дебет 94 Кредит 68, субсчет "Расчеты по НДС" - восстановлена предъявленная ранее к вычету сумма НДС, соответствующая остаточной стоимости телефона, - 1800 руб. (10 000 руб. х 2160 руб. /12 000 руб.);

Дебет 73, субсчет 2 "Расчеты по возмещению материального ущерба" Кредит 94 - отнесена на виновное лицо сумма недостачи - 11 800 руб.;

Дебет 73, субсчет 2 "Расчеты по возмещению материального ущерба" Кредит 98 "Доходы будущих периодов" - отражена разница между рыночной стоимостью основного средства и суммой недостачи - 700 руб. (12 500 руб. - 11 800 руб.);

Дебет 50 "Касса" Кредит 73, субсчет 2 "Расчеты по возмещению материального ущерба" - возмещен виновником причиненный ущерб - 12 700 руб.

Как уже было отмечено ранее, в случаях, когда виновные не установлены или во взыскании отказано судом, убытки от недостач и порчи списываются на финансовые результаты организации. Для оформления списания недостач ценностей и их порчи необходимо получить:

- решение следственных или судебных органов, подтверждающее отсутствие виновных лиц либо отказывающее во взыскании ущерба;

- заключение о факте порчи ценностей от отдела технического контроля или соответствующих специализированных организаций (инспекций по качеству и т.п.).

В бухгалтерском учете оформляются следующие записи:

Дебет 91 "Прочие доходы и расходы", субсчет 2 "Прочие расходы" Кредит 73, субсчет 2 "Расчеты по возмещению материального ущерба" - включена в состав внереализационных расходов сумма недостачи, выявленная при проведении инвентаризации, во взыскании которой с виновных лиц отказано судом;

Дебет 91, субсчет 2 "Прочие расходы" Кредит 94 - включена в состав внереализационных расходов недостача, выявленная при инвентаризации, в случае отсутствия виновных лиц.

При отнесении сумм недостач на финансовые результаты подлежит восстановлению сумма НДС, относящаяся к недостающему имуществу, которая тоже будет списываться на счет 91, субсчет 2 "Прочие расходы".

В целях обложения налогом на прибыль расходы в виде недостачи материальных ценностей приравниваются к внереализационным расходам, но только в том случае, если отсутствуют виновные в недостаче лица или виновники убытков от хищений не установлены. При этом факт отсутствия виновных лиц должен быть документально подтвержден уполномоченным органом государственной власти (пп.5 п.2 ст.265 НК РФ).

Если в ходе инвентаризации выявлены обстоятельства, события, приведшие к утрате или повреждению мобильного телефона, организация может полностью или частично отказаться от финансовых претензий к виновному работнику (ст.240 ТК РФ).

Если мобильный телефон был сломан или утрачен из-за обстоятельств непреодолимой силы, то работник освобождается от материальной ответственности (ст.239 ТК РФ).

В этом случае в бухгалтерском учете делаются следующие записи:

Дебет 94 Кредит 01 - списана фактическая стоимость утраченного в результате чрезвычайной ситуации имущества;

Дебет 99 "Прибыли и убытки" Кредит 94 - стоимость утраченного имущества включена в состав чрезвычайных расходов.

Пример 3. В результате аварийного состояния электропроводки в организации возник пожар и все имущество сгорело (пришло в негодность). По результатам инвентаризации было установлено, что стоимость пришедшего в негодность имущества составляет 400 000 руб., начисленная амортизация - 100 000 руб. Сумма НДС, уплаченная при покупке имущества (72 000 руб.), была возмещена из бюджета. Так как имущество был застраховано, организация получила страховое возмещение в размере 370 000 руб.

В бухгалтерском учете оформляются следующие проводки:

Дебет 01, субсчет "Выбытие основных средств" Кредит 01 - списана первоначальная (восстановительная) стоимость имущества, недостача которого была установлена в ходе инвентаризации, - 400 000 руб.;

Дебет 02 Кредит 01, субсчет "Выбытие основных средств" - списана сумма начисленной амортизации - 100 000 руб.;

Дебет 94 Кредит 01, субсчет "Выбытие основных средств" - списана остаточная стоимость имущества - 300 000 руб.;

Дебет 94 Кредит 68, субсчет "Расчеты по НДС" - восстановлена сумма НДС по испорченному имуществу - 54 000 руб. (72 000 руб. х 300 000 руб. / 400 000 руб.);

Дебет 99 Кредит 94 - сумма недостачи включена в состав чрезвычайных расходов - 354 000 руб.;

Дебет 51 Кредит 16 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами" - поступила на расчетный счет сумма страхового возмещения - 370 000 руб.;

Дебет 76 Кредит 99 - сумма страхового возмещения отражена в составе чрезвычайных доходов - 370 000 руб.

Ш.М.Халилов

К. э. н.

Е.Е.Листопад

Аудитор

Подписано в печать

24.09.2004

     
   ——————————————————————————————————————————————————————————————————
————————————————————
——