"Бухгалтерское приложение к газете "Экономика и жизнь", N 38, 2004

СЕКРЕТНЫЕ МАТЕРИАЛЫ

С принятием Закона от 29 июля 2004 г. N 98-ФЗ "О коммерческой тайне" у предприятий наконец-то появилась правовая основа для защиты внутренней информации. Правда, это сопряжено с некоторыми расходами и трудозатратами, и соответственно чем больше тайн, тем больше придется потратиться. Осталось только разобраться, как это сделать максимально эффективно.

Начнем с того, что теперь при желании можно засекретить любую информацию, не поименованную в ст.5 Закона N 98-ФЗ. Ранее при отнесении информации к коммерческой тайне предприятия учитывали перечень сведений, приведенный в Постановлении Правительства РСФСР от 05.12.1991 N 35 - их ни в коем случае нельзя было утаивать.

Различия между "ограничительными списками" более чем существенны, и часть из них напрямую затрагивает интересы бухгалтерии. Например, из обновленного перечня доступной в обязательном порядке информации бесследно исчезли документы предприятий о платежеспособности, уплате налогов, обязательных платежах, а также сведения, содержащиеся в отчетности о финансово-хозяйственной деятельности.

Таким образом, первичные и сводные учетные документы, платежные поручения, выписки банка и проч. могут быть отнесены к информации, составляющей коммерческую тайну. То же касается регистров налогового учета и налоговых деклараций. А вот в отношении бухгалтерской отчетности этого утверждать нельзя, поскольку в соответствии с пп.11 ст.5 Закона сведения, обязательность раскрытия которых установлена иными федеральными законами, не могут составлять коммерческую тайну. Поэтому кредитные и страховые организации, паевые и инвестиционные фонды, а также ОАО, за которыми ст.16 Закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ закреплена обязанность публиковать свою годовую отчетность, по сравнению с прочими хозяйствующими субъектами находятся в менее выгодном положении. Ну а все остальные могут смело ставить гриф "коммерческая тайна" и на бухгалтерских балансах.

Главное при этом четко представлять, какую информацию и от кого защищает предприятие. Оградить фирму от внимания налоговиков подобным образом, конечно, не удастся. По Закону они, как и представители других госорганов, могут получать "тайную" информацию и не вправе разглашать ее или передавать кому-либо.

А вот если попадание к конкурентам сведений о финансово-экономическом положении компании действительно может нанести серьезный урон, то имеет смысл ограничить доступ как к данным бухгалтерского, налогового и управленческого учета, так и к сведениям о рентабельности производства, кредитах и займах предприятия (в т.ч. и об условиях, на которых они получены), объемах и направлениях финансовых вложений, инвестиций, участии в уставных капиталах других компаний (тем более что теперь сведения об участии должностных лиц предприятия в АО, объединениях и других организациях, занимающихся предпринимательской деятельностью, могут быть признаны коммерческой тайной). Конкретный перечень подлежащей засекречиванию информации зависит от сферы деятельности фирмы.

Что касается последовательности действий, то в отношении такой информации необходимо установить режим коммерческой тайны. Только после этого обладатель информации получает права на нее и может предъявлять претензии в связи с ее незаконным использованием. А режим считается установленным после принятия мер по охране ее конфиденциальности, указанных в п.1 ст.10 Закона N 98-ФЗ (подробно об этом см. "ВПК" N 36).

Безусловно, больше всего сил и времени уйдет на работу с персоналом. Если ранее Постановление N 35 не только оговаривало перечень сведений, которые не могли быть засекречены предприятием, но и позволяло трудовому коллективу предприятия их получить, то теперь сотрудникам можно предоставить ровно столько информации, сколько им необходимо и достаточно для выполнения своих обязанностей. Для этого необходимо организовать систему хранения и разграничения доступа к документации (электронной и на бумажных носителях).

В соответствии с пп.3 п.3 ст.11 Закона даже уволившийся сотрудник будет обязан соблюдать коммерческую тайну в течение срока, оговоренного в соглашении между ним и работодателем, заключенном в период действия трудового договора. Или в течение 3 лет по окончании трудового договора, если такое соглашение не заключалось.

При этом "посвященный" работник должен:

- знать, какая информация, находящаяся в его распоряжении, составляет коммерческую тайну;

- быть ознакомлен с установленным работодателем режимом коммерческой тайны и мерами ответственности за его нарушение;

- иметь необходимые условия для соблюдения этого режима.

Лишь при выполнении этих требований работнику можно будет предъявить претензии, связанные с разглашением или несанкционированным использованием коммерческой тайны. Причем в суде еще придется доказать, что закрытую информацию он получил при выполнении своих трудовых обязанностей. Если же, к примеру, выяснится, что при всем стремлении к защите информации работодатель для хранения секретных документов выделил один старый железный шкаф, ключи от которого всем желающим сделал дворник дядя Вася, то вряд ли удастся переложить ответственность на работника.

Так что принимая решение об отнесении той или иной информации к коммерческой тайне, помните - дело это трудоемкое. Но если утечка информации действительно грозит компании убытками, то рано или поздно вы придете и к особому порядку учета, хранения и доступа к секретным документам, и к соглашениям с работниками, и к тому, чтобы определять условия охраны конфиденциальности информации в гражданско-правовых договорах с контрагентами. А если главную тайну фирмы составляет зарплата работников, то слова "коммерческая тайна" для вас, пожалуй, означают "пустые хлопоты".

Е.Аккерман

Эксперт "БП"

Подписано в печать

16.09.2004

     
   ——————————————————————————————————————————————————————————————————
————————————————————
——