"Главбух", N 18, 2004

СОСТАВЛЯЕМ ДОВЕРЕННОСТЬ НА ПОЛУЧЕНИЕ

ТОВАРНО-МАТЕРИАЛЬНЫХ ЦЕННОСТЕЙ

Доверенность на получение товарно-материальных ценностей подтверждает, что сотрудник фирмы уполномочен принять у продавца продукцию по договору поставки или купли-продажи. Важна ли для фирмы-покупателя эта бумага? Какое значение имеет доверенность для фирмы-продавца? Давайте разберемся.

Согласно ст.9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете", все сделки между фирмами должны быть оформлены первичными учетными документами, на основании которых ведется бухучет. Эти же бумаги необходимы и для учета налогового (ст.313 Налогового кодекса РФ). Однако доверенность первичным учетным документом не является. А потому его отсутствие никак не скажется на праве покупателя учесть при налогообложении прибыли затраты на приобретение товаров.

И все же организации постоянно используют доверенности. Ведь таким образом легче избежать неприятностей, которые могут возникнуть и с контрагентом, и с самим доверенным лицом, особенно если дело дошло до суда. Но для этого документ должен быть грамотно оформлен. Между тем порядок оформления и выдачи доверенностей прописан сразу в двух документах. Это, во-первых, Инструкция Минфина СССР от 14 января 1967 г. N 17 "О порядке выдачи доверенностей на получение товарно-материальных ценностей и отпуска их по доверенности" (далее - Инструкция), которая действует и поныне. А во-вторых, Гражданский кодекс РФ. Каким же документом следует руководствоваться и что именно необходимо указать в доверенности? Вероятнее всего, решение этой проблемы ляжет на плечи бухгалтера. Ну а поможет ему наш материал.

Кому можно выдать доверенность?

Вообще, п.1 Инструкции говорит, что доверенность должна быть оформлена именно на сотрудника фирмы, а не на любое физическое лицо. Но это правило прямо противоречит п.1 ст.185 Гражданского кодекса РФ. Указанная норма такого запрета не содержит. Поэтому вполне правомерно выдавать доверенность на получение ТМЦ и лицу, которое не состоит в штате фирмы. Однако тут надо иметь в виду, что в случае потери или порчи ценностей предъявлять требования к постороннему человеку придется уже только через суд. А вот со своего сотрудника сумму ущерба, не превышающую его среднемесячный заработок, можно взыскать из зарплаты (ст.248 Трудового кодекса РФ).

Отдельно стоит сказать о случае, когда товары получает руководитель фирмы. Ему можно доверенность и не оформлять. Ведь он представляет фирму на основании учредительных документов. Но тогда, чтобы подтвердить свои полномочия, он должен показать контрагенту устав или приказ (протокол) о своем назначении. И конечно, предъявить документ, удостоверяющий личность. Впрочем, как и все другие лица, которым выдана доверенность.

Требования к оформлению доверенности

Постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997 г. N 71а утверждены две формы доверенности на получение товарно-материальных ценностей. Первая - форма N М-2, с отрывным корешком. Вторая - форма N М-2а, без корешка, предназначенная для фирм, которые часто приобретают товары по доверенности. Оформлением доверенностей занимается бухгалтерия фирмы.

Рассмотрим, как оформляется доверенность в соответствии с требованиями Инструкции.

Заполнение доверенности

Лицевую сторону доверенности бухгалтер заполняет непосредственно перед выдачей доверенности доверенному лицу. Одновременно с этим заполняется и корешок доверенности, за исключением колонки 8 "Номер, дата документа, подтверждающего выполнение поручения". Эту колонку корешка доверенности бухгалтер сможет заполнить только после того, как товар получен. То есть в колонке 8 записывается документ, который подтверждает, что товар получен. Как правило, этот документ доверенное лицо приносит вместе с полученным товаром.

На оборотной стороне доверенности предусмотрены колонки 1, 2, 3 и 4 для указания перечня товаров, которые следует получить у поставщика. Эти колонки надо заполнять, только если в документах продавца на отпуск продукции (договоре, нарядах, счетах и т.д.) наименование и количество товара отсутствует. Если же в этих бумагах такие сведения есть, в указанных колонках ставится прочерк.

Когда сотрудник фирмы получает товар с одного склада поставщика, но по нескольким соглашениям, то на лицевой стороне доверенности надо указать номера и даты всех договоров. А вот в случае, если товар отгружается с разных складов, понадобится несколько доверенностей.

Подписать доверенность обязан руководитель предприятия. А в государственном или муниципальном предприятии или учреждении доверенность должен подписать еще и главный бухгалтер.

Также должен быть образец подписи человека, которому она выдана. Дело в том, что, когда этот сотрудник будет получать продукцию, ему придется расписаться на накладной продавца. А тот в свою очередь обязательно проследит, чтобы подписи на накладной и доверенности были одинаковыми.

Доверенность выдается сотруднику под расписку.

Регистрация доверенности

Выданные доверенности необходимо зарегистрировать. Когда фирма использует форму N М-2, отрывная часть доверенности выдается работнику, получающему продукцию, а корешок с его подписью остается в бухгалтерии. Доверенности по форме N М-2 регистрируют на корешках. До начала выдачи доверенности бухгалтерия должна предварительно сброшюровать и пронумеровать книжку из чистых бланков доверенностей (можно по 50 или 100 штук). На последнем листе книжки делается запись "В настоящей книжке пронумеровано ___________ листов". Количество листов указывается прописью. Эти сведения должен заверить главный бухгалтер своей подписью.

Если же фирма выдает доверенности по форме N М-2а, то их надо регистрировать в специальном журнале, заранее пронумерованном и прошнурованном. Его форма приведена в п.6 Инструкции. После регистрации доверенности в таком журнале работник, получающий ценности, расписывается в графе 7 "Расписка лица, получившего доверенность".

Срок действия и возврат доверенности

На какой же срок может быть выдана доверенность? Если обратиться к ст.186 Гражданского кодекса РФ, то здесь порядок прописан такой. Максимальный срок, на который выдается доверенность, не может превышать трех лет. Если в доверенности срок ее действия не указан, то она сохраняет силу в течение года.

А вот в п.4 Инструкции сказано, что, устанавливая срок действия доверенности, надо исходить из возможностей фирмы получить и вывезти товары. Поэтому Инструкция предлагает выписывать доверенность максимум на 15 дней, а при систематическом использовании доверенности - на месяц. Тем не менее, если фирма выпишет доверенность на больший срок, нарушением это не будет, так как такие действия не запрещает Гражданский кодекс. Срок, на который выдана доверенность, указывается как на лицевой стороне доверенности, так и на ее корешке в строке 3. Причем в строке 3 корешка можно указать либо количество дней, на которое выдана доверенность, либо определенный период действия доверенности, например:

"15 дней" или "01.09.2004 - 15.09.2004".

Мы советуем фирме-покупателю предварительно согласовать срок действия документа с продавцом. Кстати говоря, на доверенности должна обязательно стоять дата ее выдачи. Она указывается на лицевой стороне доверенности. В противном случае доверенность считается ничтожной (п.1 ст.186 Гражданского кодекса РФ).

Если фирма решила лишить сотрудника права на получение ценностей по выданной ему доверенности, срок действия которой еще не истек, то доверенность надо у человека забрать и сообщить об этом поставщику.

Когда возвращается доверенность по форме N М-2, делается отметка на корешке бланка доверенности.

Если же человек, так и не получив материальные ценности, вернул доверенность по форме N М-2а, то запись "Не использована" делают в журнале в графе 8 "Отметки о выполнении поручения по выданной доверенности".

Возвращенные неиспользованные доверенности хранятся в бухгалтерии до конца отчетного года, а затем уничтожаются, о чем составляется соответствующий акт.

Пример оформления доверенности

Рассмотрим на конкретном примере, как правильно заполнить доверенность по форме N М-2.

Пример. ООО "Строитель" 17 августа 2004 г. заключило договор N 22-П, в соответствии с которым ООО "Карьер" должно поставить фирме 30 000 шт. силикатного и 10 000 шт. керамического кирпича.

ООО "Карьер" 23 августа 2004 г. выставило счет N 152 на общую сумму 234 700 руб., не указав там наименования и количества товара.

Стороны договорились, что покупатель сам вывезет кирпич со склада продавца.

Поэтому ООО "Строитель" поручило своему менеджеру Смирнову Александру Михайловичу получить материалы у ООО "Карьер" и сопроводить их до собственного склада фирмы.

Так как по доверенности фирма приобретает товар редко, этот документ был выписан по форме N М-2. Доверенность была оформлена 26 августа 2004 г. сроком действия 15 дней (то есть действительна по 9 сентября 2004 г.). Адрес ООО "Строитель": г. Москва, ул. Красных зорь, д. 11. А ООО "Карьер" расположено по адресу: г. Москва, ул. Космонавтов, д. 7. Кирпич был отгружен по накладной N 71 от 30 августа 2004 г.

Как бухгалтер оформил доверенность, показано на с. 67.

     
   ——————T——————————T———————T—————————T————————¬ |                                           —————————¬
   |Номер|   Дата   |Срок   |Должность|Расписка| |                                           | Коды   |
   |дове—|  выдачи  |дейст— |и фамилия|в полу— | |                                           +————————+
   |рен— |          |вия    |лица, ко—|чении   | | л                         Форма по ОКУД   | 0315001|
   |ности|          |       |торому   |доверен—| | и              ООО "Строитель",           +————————+
   |     |          |       |выдана   |ности   | | н              Москва,          по ОКПО   |        |
   |     |          |       |доверен— |        | | и              ул. Красных зорь,          L—————————
   

¦ ¦ ¦ ¦ность ¦ ¦ ¦ я д. 11 +-----+----------+-------+---------+--------+ ¦ Организация ------------- ———— ¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ ¦ о 9 +-----+----------+-------+---------+--------+ ¦ т ДОВЕРЕННОСТЬ N ------- ———— ¦ 9 ¦26.08.2004¦15 дней¦Менеджер ¦Смирнов ¦ ¦ р ¦ ¦ ¦ ¦Смирнов ¦ ¦ ¦ е 26 августа 04 ¦ ¦ ¦ ¦А.М. ¦ ¦ ¦ з Дата выдачи "--" ----------- 20-- г. +-----+----------+-------+-----T---+--------+ ¦ а 9 сентября 04 ¦ Поставщик ¦Номер и дата ¦Номер, дата ¦ ¦ Доверенность действительна по "--" ------ 20-- г. ¦ ¦наряда (заме-¦документа, ¦ ¦ ¦ ¦няющего наряд¦подтверждаю-¦ ¦ ООО "Строитель", Москва, ул. Красных зорь, д. 11 ¦ ¦документа) ¦щего выпол- ¦ ¦ ----------------------------------------------- ———— ¦ ¦или извещения¦нение пору- ¦ ¦ наименование потребителя и его адрес ¦ ¦ ¦чения ¦ ¦ +----------------+-------------+------------+ ¦ ООО "Строитель", Москва, ул. Красных зорь, д. 11 ¦ 6 ¦ 7 ¦ 8 ¦ ¦ ----------------------------------------------- ———— +----------------+-------------+------------+ ¦ наименование плательщика и его адрес ¦ООО "Карьер" ¦Счет N 152 от¦Накладная ¦ ¦ ¦ ¦23.08.2004 ¦N 71 от ¦ ¦ 40702810100000000754 ОАО Меткомбанк ¦ ¦ ¦30.08.2004 ¦ ¦ Счет N -------------------- в ---------------- ———— L----------------+-------------+------------- ¦ наименование банка ¦ ¦ Смирнову Александру ¦ менеджеру Михайловичу ¦ Доверенность выдана --------- ----------------- ———— ¦ должность фамилия, имя, ¦ отчество ¦ 4501 759013 ¦ Паспорт: серия --------- N -------------------- ———— ¦ ¦ паспортным столом N 3 ОВД Кунцево ¦ Кем выдан ------------------------------------- ———— ¦ 21 сентября 02 ¦ Дата выдачи "--" ----------- 20-- г. ¦ ¦ ООО "Карьер", г. Москва, ¦ ул. Космонавтов, д. 7 ¦ На получение от ------------------------------- ———— ¦ наименование поставщика ¦ ¦ договору N 22-П от ¦ материальных ценностей по --------------------- ———— ¦ наименование, ¦ 17.08.2004 ¦ ----------------------------------------------- ———— ¦ номер и дата документа

Оборотная сторона формы N М-2

Перечень

материальных ценностей, подлежащих получению

     
   ————————T——————————————————————————T—————————————————T———————————¬
   | Номер |   Материальные ценности  |Единица измерения| Количество|
   |   по  |                          |                 | (прописью)|
   |порядку|                          |                 |           |
   +———————+——————————————————————————+—————————————————+———————————+
   |   1   |            2             |        3        |     4     |
   +———————+——————————————————————————+—————————————————+———————————+
   |   1   |Кирпич силикатный (М 150) |штука            |Тридцать   |
   |       |                          |                 |тысяч      |
   +———————+——————————————————————————+—————————————————+———————————+
   |   2   |Кирпич керамический       |штука            |Десять     |
   |       |(М 200)                   |                 |тысяч      |
   L———————+——————————————————————————+—————————————————+————————————
   

Смирнов Подпись лица, получившего доверенность --------------------- ———— удостоверяем. Чибизов Чибизов В.Н. Руководитель ------------ -------------------- ———— подпись расшифровка подписи

М.П.

Отметим, что в доверенности не запрещено указывать дополнительные сведения: например, ИНН, точный адрес организации-покупателя, грузополучателя. Иногда удобно указать эти данные, чтобы продавец мог сразу заполнить счет-фактуру и отдать ее представителю фирмы.

Последствия неправильного заполнения доверенности

Какие же негативные последствия ожидают и покупателя, и продавца в случае неправильного заполнения доверенности? Например, если доверенность не имеет обязательных реквизитов, в ней есть поправки и помарки (не заверенные печатью фирмы и подписью руководителя), она просрочена и т.п. Или же доверенное лицо предъявляет паспорт с иными данными, чем те, которые указаны в доверенности.

Как правило, для покупателя это чревато тем, что продавец откажется отгружать и передавать продукцию. Отметим, что некоторые продавцы могут не отгружать продукцию в связи с тем, что доверенность заполнена не так, как устанавливает Инструкция. Поэтому советуем фирмам-покупателям заранее обговорить этот вопрос с фирмой-продавцом.

А вот для фирм-продавцов последствия могут быть более серьезные. Ведь покупатель может заявить, что он вообще не получал товар. Поэтому продавцам нужно с особой бдительностью относиться к доверенностям своих контрагентов и проверять, насколько правильно оформлен этот документ.

Заметим, что на практике бывают и такие случаи, когда получатель приходит за товаром без доверенности. Но с собой приносит печать фирмы с той целью, чтобы на экземпляре продавца (на накладной, счете и т.п.) поставить оттиск печати в подтверждение того, что товар получен покупателем. Однако еще раз обращаем внимание, что полномочия на получение товара должны быть оформлены так, как это предписывает гражданское законодательство. То есть обязательна не только печать, но и подпись уполномоченного лица. И само по себе наличие печати не заменяет подпись руководителя фирмы-покупателя. Поэтому суды отказывают продавцу во взыскании стоимости товара с покупателя именно потому, что на доверенности отсутствовала подпись директора. Причем даже в тех случаях, когда было доказано, что печать фирмы-покупателя подлинная (Постановление Федерального арбитражного суда Волго-Вятского округа от 16 июля 2003 г. по делу N А43-4692/02-26-180).

Е.Б.Чернышева

Эксперт журнала

"Документы и комментарии"

Подписано в печать

15.09.2004

     
   ——————————————————————————————————————————————————————————————————
————————————————————
——