"Главбух", N 18, 2004

ЗАГРАНКОМАНДИРОВКИ: ПОСЛЕДНИЕ НОВОВВЕДЕНИЯ

С 1 января 2005 г. изменятся нормы суточных и компенсаций за наем жилья в загранкомандировках. Недавно новые размеры этих выплат утвердил Минфин России в Приказе от 2 августа 2004 г. N 64н. И сотрудники инспекций настаивают на том, чтобы организация учитывала обновленные нормы при расчете НДФЛ и единого социального налога.

Минфиновские нормы - не единственное нововведение, на которое следует обратить внимание фирме, командирующей своих сотрудников за границу. Дело в том, что с 18 июня 2004 г. стал иным порядок, в котором такие организации должны покупать иностранную валюту.

В общем, изменений много, и все они вызывают вопросы. Так, требования налоговиков в случае с нормами командировочных расходов далеко не бесспорны. Займемся этими проблемами, а заодно решим и давнишнюю задачу - какими документами оформляется загранкомандировка.

Какие составить документы?

Визит сотрудника за рубеж оформляют теми же документами, что и командировку по России. Различия есть только в отношении командировочного удостоверения: при загранкомандировках оно заполняется, только если предстоит поездка в страны СНГ и в паспорте не делают никаких отметок о пересечении границы. Напомним, что документы, которые оформляются при командировках, утверждены Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1.

Для удобства перечень документов, необходимых для оформления загранкомандировки, и особенности их заполнения мы привели в таблице.

Документы, оформляемые при загранкомандировках

     
   ————————————————————————————T————————————————————————————————————¬
   |          Документ         |            Как заполнять           |
   +———————————————————————————+————————————————————————————————————+
   |Приказ (распоряжение) о    |В документах указывают фамилии и    |
   |направлении работника в    |инициалы командированных работников,|
   |командировку (форма N Т—9) |их должности или специальности, а   |
   |или приказ (распоряжение)  |также цель, время и место поездки.  |
   |о направлении работников в |Приказ заполняется на основании     |
   |командировку (форма N Т—9а)|служебного задания                  |
   +———————————————————————————+————————————————————————————————————+
   |Командировочное            |Документ предназначен для того,     |
   |удостоверение для поездок в|чтобы удостоверить время пребывания |
   |страны СНГ (форма N Т—10)  |в командировке                      |
   +———————————————————————————+————————————————————————————————————+
   |Служебное задание для      |В документе указываются цель, время |
   |направления в командировку |и место поездки. Вернувшись из      |
   |и отчет о его выполнении   |командировки, работник составляет   |
   |(форма N Т—10а)            |отчет о выполнении задания и        |
   |                           |представляет его в бухгалтерию      |
   |                           |вместе с командировочным            |
   |                           |удостоверением (если оно            |
   |                           |составляется) и авансовым отчетом   |
   +———————————————————————————+————————————————————————————————————+
   |Авансовый отчет            |В течение трех дней после возращения|
   |(форма N АО—1)             |из командировки работник должен     |
   |                           |представить в бухгалтерию авансовый |
   |                           |отчет. К документу прилагаются      |
   |                           |оправдательные документы — билеты,  |
   |                           |счета за проживание, ксерокопия     |
   |                           |загранпаспорта с отметкой о         |
   |                           |пересечении границы или             |
   |                           |командировочное удостоверение. Также|
   |                           |лучше, если работник приложит       |
   |                           |различные проекты договоров, планы  |
   |                           |мероприятий, распорядок семинаров и |
   |                           |т.д.                                |
   L———————————————————————————+—————————————————————————————————————
   

Все документы, подтверждающие командировочные расходы сотрудника и составленные на иностранном языке, должны быть дословно переведены на русский. Иначе организация просто не сможет списать эти затраты - этому воспротивятся налоговики. Аргументируют они подобный запрет следующим образом. Инспектору из документов должно быть понятно, что расходы экономически оправданны. А значит, у проверяющих должна быть возможность прочесть бумаги на родном языке.

Кроме того, согласно ст.252 Налогового кодекса РФ расходы должны быть подтверждены документами, составленными в соответствии с российским законодательством. А в ст.16 Закона РСФСР от 25 октября 1991 г. N 1807-1 прямо говорится: на территории России официальное делопроизводство ведется только на русском языке.

Отметим, что переводить иностранные документы требует и п.9 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ.

В общем, перевод документов на русский язык - процедура обязательная. Впрочем, средства, потраченные на перевод, можно исключить из налогооблагаемого дохода фирмы. Ведь они являются экономически оправданными затратами, так как непосредственно связаны с требованием законодательства.

Так, если организация заключила договор на оказание переводческих услуг с индивидуальным предпринимателем, затраты уменьшают налогооблагаемый доход на основании пп.41 п.1 ст.264 Налогового кодекса РФ.

Если же документы перевела сторонняя организация, то израсходованные суммы включают в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией (пп.49 п.1 ст.264 Налогового кодекса РФ).

Перевести документы на русский язык может и специалист, состоящий в штате организации. Тогда при расчете налога на прибыль его заработная плата учитывается на основании ст.255 Налогового кодекса РФ. Однако переводчик есть далеко не во всех фирмах. Между тем многие работники, которых направляют за границу, знают иностранные языки и могут сами перевести текст счета или билета. Можно ли учесть расходы, подтвержденные такими бумагами? С этим вопросом мы обратились в налоговую службу. Сотрудники этого ведомства ответили, что у проверяющих вполне могут возникнуть сомнения по поводу затрат, если над оправдательными документами работал сотрудник, не являющийся профессиональным переводчиком.

Поэтому на практике многие фирмы, чтобы избежать лишних вопросов проверяющих, все же обращаются за переводом на сторону.

Выдача валюты на загранкомандировку

С 18 июня 2004 г. порядок возмещения расходов работника при загранкомандировках упростился. Дело в том, что в этот день вступил в силу Федеральный закон от 10 декабря 2003 г. N 173-ФЗ "О валютном регулировании и валютном контроле". В связи с этим было отменено Положение Банка России от 25 июня 1997 г. N 62 "О порядке покупки и выдачи иностранной валюты для оплаты командировочных расходов".

Напомним: раньше покупать наличную валюту фирмам запрещал п.2.1 Положения N 62. И предприятие не могло отправить в обменник работника, так как тот лишь выступает как представитель фирмы. Но в связи с отменой Положения N 62 законодательство больше не запрещает организациям покупать наличную иностранную валюту в обменных пунктах.

Таким образом, теперь валюту для загранкомандировки можно приобретать не только с помощью валютного счета, но и через обменный пункт. Рассмотрим, какие проводки надо сделать бухгалтеру в каждом из этих способов.

Покупка валюты через обменный пункт

Итак, с 18 июня 2004 г. организации необязательно выдавать при загранкомандировках аванс в иностранной валюте. Она может выплатить сотруднику рубли. А работник купит иностранную валюту в обменном пункте.

В бухгалтерском и налоговом учете все расчеты по загранкомандировке фирма переводит в рубли. При этом командировочные расходы отражаются по курсу Центробанка России на дату утверждения авансового отчета.

Пример 1. Иванов С.Ю., работник ООО "Виктория", направлен в загранкомандировку. 28 августа 2004 г. для оплаты командировочных расходов организация выплатила ему из кассы 30 000 руб. А Иванов купил иностранную валюту в обменном пункте.

6 сентября 2004 г. утвержден авансовый отчет Иванова, сумма расходов по которому составила 1000 долл. США. Курс Банка России в этот день составил 29,2307 руб/USD.

В бухгалтерском учете ООО "Виктория" были сделаны следующие проводки.

28 августа 2004 г.:

Дебет 71 Кредит 50

- 30 000 руб. - выдана валюта командированному работнику под отчет.

6 сентября 2004 г.:

Дебет 26 Кредит 71

- 29 230,7 руб. (1000 USD х 29,2307 руб/USD) - учтены командировочные расходы;

Дебет 50 Кредит 71

- 769,3 руб. (30 000 - 29 230,7) - остаток средств Иванов вернул в кассу организации.

Покупка валюты через валютный счет

Если у организации есть валютный счет, то она может купить иностранную валюту для загранкомандировки в безналичном порядке через обслуживающий банк. При этом купленная валюта пересчитывается в рубли по курсу Банка России на дату покупки и выдачи денег.

А командировочные расходы отражаются по курсу Банка России на дату утверждения авансового отчета. Кроме того, и в бухгалтерском, и в налоговом учете иностранная валюта пересчитывается на конец месяца.

Пример 2. Воспользуемся условиями примера 1. Предположим, что ООО "Виктория" решило выдать Иванову для оплаты командировочных расходов иностранную валюту - 1000 долл. США. Для этого организация подала в обслуживающий банк заявку на приобретение иностранной валюты. Банку перечислено 35 000 руб.

28 августа 2004 г. банк купил валюту по курсу 29,85 руб/USD и зачислил ее на валютный счет организации за минусом комиссионного вознаграждения в сумме 500 руб. В этот же день валюта была оприходована в кассу и выдана работнику.

6 сентября 2004 г. утвержден авансовый отчет Иванова, сумма расходов по которому составила 1000 долл. США.

Курс Банка России составил на:

- 28 августа - 29,2289 руб/USD;

- 31 августа - 29,2447 руб/USD;

- 6 сентября - 29,2307 руб/USD.

В бухгалтерском учете ООО "Виктория" были сделаны следующие проводки.

28 августа 2004 г.:

Дебет 57 Кредит 51

- 35 000 руб. - перечислены деньги на покупку валюты;

Дебет 52 Кредит 57

- 29 228,9 руб. (1000 USD х 29,2289 руб/USD) - зачислена валюта на счет организации;

Дебет 91 субсчет "Прочие расходы" Кредит 57

- 500 руб. - удержано банком комиссионное вознаграждение;

Дебет 91 субсчет "Прочие расходы" Кредит 57

- 621,1 руб. (1000 USD х (29,85 руб/USD - 29,2289 руб/USD)) - отражена разница между курсом покупки валюты и курсом Банка России;

Дебет 50 субсчет "Валютная касса" Кредит 52

- 29 228,9 руб. - оприходована наличная валюта в кассе;

Дебет 71 Кредит 50 субсчет "Валютная касса"

- 29 228,9 руб. - выдана валюта командированному работнику под отчет.

31 августа 2004 г.:

Дебет 71 Кредит 91 субсчет "Прочие доходы"

- 15,8 руб. (1000 USD х (29,2447 руб/USD - 29,2289 руб/USD)) - учтена положительная курсовая разница.

6 сентября 2004 г.:

Дебет 26 Кредит 71

- 29 230,7 руб. (1000 USD х 29,2307 руб/USD) - учтены командировочные расходы;

Дебет 91 субсчет "Прочие расходы" Кредит 71

- 14 руб. (1000 USD х (29,2447 руб/USD - 29,2307 руб/USD)) - учтена отрицательная курсовая разница.

Отрицательная курсовая разница - 14 руб. - уменьшает налогооблагаемый доход ООО "Виктория" за 9 месяцев 2004 г. А положительная курсовая разница (15,8 руб.) увеличивает прибыль организации.

Какие налоги платить с командировочных расходов?

Как мы уже сказали, совсем недавно Минфин России выпустил новые нормы суточных и расходов на проживание для зарубежных командировок (Приказ от 2 августа 2004 г. N 64н). Они начнут действовать с 1 января 2005 г.

Для чего же нужны новые нормы суточных и расходов на проживание? Прежде всего, организация не может компенсировать работнику командировочные расходы в размерах, которые ниже указанных норм. Это следует из ст.168 Трудового кодекса РФ, где говорится, что фирма не вправе выплатить работнику меньше, чем предусмотрено Правительством РФ. А Правительство РФ Постановлением от 1 декабря 1993 г. N 1261 уполномочило разрабатывать и вносить изменения в нормы суточных и расходов по найму помещения Минфин России. Таким образом, при выплате командировочных расходов организация должна руководствоваться со следующего года новыми нормами, разработанными финансовым ведомством.

Кроме того, в налоговой службе считают, что новые нормы нужно применять при расчете НДФЛ и единого социального налога.

А вот при расчете налога на прибыль они не учитываются. Дело в том, что нормы для этого налога утверждены Постановлением Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. N 93. И данный документ по-прежнему действует.

Теперь рассмотрим подробнее, как платить налог на прибыль, НДФЛ и единый социальный налог с суточных и расходов на проживание при загранкомандировках.

Суточные

Рассмотрим по порядку, как платить налоги с суточных.

Налог на прибыль. Суточные, превышающие установленные нормы, не уменьшают налогооблагаемый доход фирмы. Такое правило прописано в п.38 ст.270 Налогового кодекса РФ. Как мы уже отметили, данные нормы утверждены Постановлением Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. N 93 (далее - Постановление N 93).

И, как нам удалось узнать в налоговой службе, появление новых норм по налогу на прибыль в 2005 г. не планируется. Поэтому фирмам нужно будет руководствоваться при расчете налога на прибыль именно этим документом.

В отличие от налогового учета, суточные в бухучете включаются в состав расходов полностью. Поэтому если предприятие выплатило сотруднику суточные, которые превышают нормы, указанные в Постановлении N 93, то возникнет постоянное налоговое обязательство (п.7 ПБУ 18/02 "Учет расчетов по налогу на прибыль"). Оно будет отражено в учете следующей записью:

Дебет 99 субсчет "Постоянное налоговое обязательство" Кредит 68 субсчет "Расчеты по налогу на прибыль"

- отражена сумма постоянного налогового обязательства по сверхнормативным суточным.

Налог на доходы физических лиц. Суточные не облагаются налогом на доходы физических лиц только в пределах норм, установленных законодательством (п.3 ст.217 Налогового кодекса РФ). При этом ссылка на конкретные нормы законодательства в Кодексе отсутствует.

Налоговики считают, что нормы суточных для указанных налогов с 1 января 2005 г. нужно брать из Приказа Минфина России от 2 августа 2004 г. N 64н. Впрочем, чиновники и раньше настаивали, чтобы организации руководствовались именно нормами финансового ведомства. Об этом свидетельствует Письмо МНС России от 17 февраля 2004 г. N 04-2-06/127.

Однако с такой позицией можно поспорить. Ведь на данный момент из "законодательства", которое устанавливает нормы суточных, есть только Трудовой кодекс. И в ст.168 этого документа сказано, что размер суточных не может быть меньше того, что установлен Правительством РФ для бюджетных организаций. А максимальный размер возмещения не ограничен. Поэтому организация сама устанавливает нормы суточных в трудовом или коллективном договоре.

Получается, что трудовое законодательство позволяет возместить работнику любую сумму. Главное - прописать это в трудовом или коллективном договоре. И платить НДФЛ или единый социальный налог не нужно. Однако с такой точкой зрения вряд ли согласятся налоговики, и ее придется отстаивать в суде.

Единый социальный налог. Согласно ст.238 Налогового кодекса РФ не облагаются налогом суточные в пределах норм. При этом налоговики считают, что следует руководствоваться минфиновскими нормами. Конечно, с чиновниками можно не согласиться, так как Трудовой кодекс РФ позволяет организациям устанавливать суточные в любом размере. И поэтому фирма вправе не платить ЕСН с суточных, превышающих нормы финансового ведомства.

Но заметим, что в этом году у организаций есть еще одно основание не платить ЕСН со сверхнормативных суточных.

Дело в том, что сейчас нормы суточных, установленные Правительством РФ для налога на прибыль, и нормы, утвержденные Минфином России, практически не отличаются друг от друга. Не совпадают только нормы для Афганистана.

Таким образом, суточные в пределах норм не облагаются ЕСН на основании ст.238 Налогового кодекса РФ. А с сумм, превышающих нормы, не надо платить налог, так как они не уменьшают налогооблагаемый доход фирмы (п.3 ст.236 Налогового кодекса РФ).

Однако со следующего года нормы Минфина и Правительства РФ совпадать не будут. Поэтому тем фирмам, которые не захотят спорить с чиновниками, придется с суточных платить ЕСН в том случае, если минфиновские нормы будут меньше норм, утвержденных для налога на прибыль (например, по командировкам в Японию и Китай). При этом налогом облагается сумма превышения норм Правительства РФ над нормами суточных, утвержденными Минфином России.

Расходы на проживание

Налог на прибыль. Расходы на проживание полностью уменьшают налогооблагаемый доход организации. Об этом сказано в пп.12 п.1 ст.264 Налогового кодекса РФ. При условии, правда, что работник представил счет из гостиницы. Если же расходы на проживание не подтверждены документами, то уменьшить на их сумму налогооблагаемый доход фирма не сможет. Это следует из ст.252 Налогового кодекса РФ.

Единый социальный налог. ЕСН с расходов на проживание платить не нужно. Налоговый кодекс РФ позволяет их не включать в налоговую базу в полном размере (пп.2 п.1 ст.238). И даже если у организации нет оправдательных документов, платить ЕСН не нужно, так как в этом случае расходы не учитываются при расчете налога на прибыль.

Налог на доходы физических лиц. Расходы по найму жилого помещения исключаются из налогооблагаемой базы по НДФЛ. Об этом говорится в п.3 ст.217 Налогового кодекса РФ. Но аналогично ЕСН это правило действует в том случае, если работник представил счет из гостиницы. Если же оправдательные документы отсутствуют, то расходы, превышающие установленные законодательством нормы, включаются в налогооблагаемый доход работника.

Здесь возникает та же проблема, что и с суточными: налоговики считают, что расходы на проживание не облагаются НДФЛ лишь в пределах норм, предусмотренных минфиновским Приказом. Однако организация может с этим не согласиться. Аргументы тут также аналогичны: ст.168 Трудового кодекса РФ позволяет фирмам самостоятельно устанавливать нормы командировочных расходов. Поэтому с расходов на проживание по нормам, предусмотренным трудовым или коллективным договором, платить НДФЛ не нужно. Но, конечно, такую позицию фирме придется отстаивать в суде.

Е.А.Огиренко

Эксперт журнала "Главбух"

Подписано в печать

15.09.2004

     
   ——————————————————————————————————————————————————————————————————
————————————————————
——