"Новая бухгалтерия", N 10, 2004

ХРАНИМ ТОВАРЫ У ПРОФЕССИОНАЛОВ

Если собственных складских помещений не хватает или в них нет необходимых условий для хранения товаров, организация может обратиться к профессиональному хранителю. О том, как оформляются такие операции, читайте в этой статье.

Предприятие может не только иметь собственное складское хозяйство, но и хранить продукцию или товарно-материальные ценности (ТМЦ) у другой организации, в том числе у профессионального хранителя (например, на товарном складе).

Процесс хранения ТМЦ обычно включает:

- приемку (обработку, в том числе сортировку) грузов;

- организацию надлежащего хранения (создание условий для исключения повреждений, порчи, для поддержания необходимой температуры, влажности);

- постоянный контроль и учет движения материальных ценностей;

- создание условий, предотвращающих хищение материальных ценностей;

- возврат ТМЦ владельцу.

Для производственных предприятий такие склады должны, кроме того, еще своевременно обеспечивать производственный процесс материалами, комплектующими изделиями, осуществлять комплектацию готовой продукции, ее консервацию, упаковку, подготовку отгрузочной документации и отгрузку.

В данной статье мы расскажем, какими документами необходимо оформлять операции хранения продукции и ТМЦ.

Договор хранения

Если организация передает ТМЦ (продукцию) на хранение профессиональному хранителю, например товарному складу, то она должна заключить с хранителем договор хранения в простой письменной форме. По такому договору организация, передающая имущество на хранение, выступает в роли поклажедателя, а организация, принимающая ТМЦ на хранение, - в роли хранителя. При этом собственником переданных на хранение ТМЦ остается поклажедатель.

Хранителями могут быть юридические (коммерческие или некоммерческие организации) или физические лица, причем хранение может быть как основной так и неосновной целью их деятельности. Хранение ТМЦ профессиональными хранителями осуществляется, как правило, на платной основе.

В договоре можно предусмотреть следующие варианты оплаты услуг хранителя: единовременная оплата по окончании договора хранения; оплата по периодам, выплачиваемая по истечении каждого периода (подекадно, помесячно, поквартально и т.д.).

Договор хранения в соответствии с гл.47 ГК РФ может быть заключен с указанием срока хранения или без указания, т.е. "до востребования". В договоре хранения, как правило, оговариваются условия хранения (место хранения, способ, температурный режим и др.).

В некоторых случаях договором хранения может быть предусмотрено, что ТМЦ одного поклажедателя могут смешиваться с ТМЦ того же рода и качества другого поклажедателя. Такой вид хранения называется хранением с обезличением.

При таком договоре поклажедателю возвращаются ТМЦ того же рода и качества, причем это могут быть не те же самые ТМЦ, что были переданы им на хранение, например в случае хранения зерна на элеваторах или хранения топлива в нефтехранилищах.

Хранитель обязан возвратить хранимые ТМЦ по окончании срока договора, а также по первому требованию поклажедателя, даже если срок договора не истек. Но если поклажедатель выплатил хранителю всю сумму вознаграждения и забирает ТМЦ ранее обусловленного договором срока, плата за оставшийся срок хранения поклажедателю не возвращается.

Обязательство по хранению товара может возникнуть не только по договору хранения, но и в качестве дополнения к другому обязательству. Например, если покупатель отказывается от переданного ему поставщиком товара, он обязан обеспечить сохранность этого товара (ответственное хранение) до момента возврата его поставщику.

Хранение на товарном складе

Товарным складом признается организация (предприниматель), осуществляющая в качестве предпринимательской деятельности хранение товаров и оказывающая услуги, связанные с хранением.

На товарных складах могут храниться самые разнообразные товары. Как правило, каждый товарный склад оснащается оборудованием, предназначенным для хранения определенного вида товаров. Одним из видов товарных складов является товарный склад общего пользования.

Особенностью хранения на товарном складе является проверка товаров товарным складом при их приеме и во время хранения. Проверка товаров, определение их количества и внешнего состояния согласно ст.909 ГК РФ являются обязанностью товарного склада, если договором не предусмотрено иное, причем производится такая проверка за счет хранителя. Проверка хранителем товаров при их передаче на хранение имеет важное значение для определения степени виновности хранителя в случае утраты или повреждения товаров в процессе хранения.

Обязанностью товарного склада является также предоставление товаровладельцу возможности во время хранения осматривать товары или образцы товаров, если имеет место хранение с обезличением, брать пробы и принимать необходимые для сохранности товаров меры.

В соответствии с общими положениями о хранении при необходимости изменить условия хранения товаров хранитель обязан незамедлительно уведомить поклажедателя. При хранении на товарном складе согласно ст.909 ГК РФ для обеспечения сохранности товаров хранитель имеет право самостоятельно принять решение об изменении условий хранения. Обязанность уведомить товаровладельца наступает в том случае, если требуется существенное изменение условий хранения.

При хранении товаров может случиться повреждение товара не только в пределах обычных норм порчи, но и выходящее за эти пределы и пределы, согласованные в договоре. В этом случае товарный склад обязан незамедлительно составить акт о повреждениях и в этот же день уведомить товаровладельца.

Если при приеме товара на склад его осмотр и проверка количества являются обязанностью товарного склада, то при возвращении товара товаровладельцу и товарный склад, и товаровладелец имеют право требовать осмотра товара и проверки его количества. В этом случае расходы несет сторона, потребовавшая осмотра или проверки качества товара.

Если ни одна из сторон не заявила о своем желании произвести осмотр товара и проверить его качество и данные действия не были произведены, заявление о недостаче или повреждении товара из-за его ненадлежащего хранения делается товарному складу письменно либо при получении товара, либо в течение трех дней, если недостача или повреждения не могли быть обнаружены при обычном способе принятия товара. Если товаровладелец в течение указанного срока не сделал заявления хранителю, считается, что товар возвращен в соответствии с условиями договора.

Бухгалтерский учет при хранении на складах

Операции хранения оформляются актами приема-передачи и у поклажедателя, и у хранителя переданных на хранение ценностей. Формы первичных учетных документов, применяемые для отражения операции хранения ТМЦ, утверждены Постановлением Госкомстата России от 09.08.1999 N 66 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету продукции, товарно-материальных ценностей в местах хранения".

Унифицированные формы этих документов следует применять как организациям, оказывающим услуги по договорам хранения, так и организациям, хранящим свою собственную продукцию (товары) на собственных складах.

О необходимости оформления первичных документов особенно важно помнить организациям-хранителям при заключении договора хранения. Хранитель обязан оформлять первичные документы, подтверждающие приемку товара на склад и его возврат, согласно унифицированным формам.

Так, например, хранитель и поклажедатель по каждой проведенной операции хранения должны оформлять акты о приеме-передаче (форма N МХ-1) и о возврате ТМЦ (форма N МХ-3).

Организация, оказывающая услуги по ответственному хранению, должна также вести журнал учета ТМЦ, сданных на хранение (форма N МХ-2), и ряд других журналов, предусмотренных Постановлением Госкомстата N 66. Ниже мы расскажем об этих формах подробнее.

Учет принятых на хранение материальных ценностей хранитель должен вести на забалансовом счете 002 "Товарно-материальные ценности, принятые на ответственное хранение". Аналитический учет к этому счету необходимо организовать по поклажедателям, видам имущества, переданного на хранение, местам хранения.

Учет имущества, переданного на хранение, поклажедатель должен вести на счетах, предназначенных для учета этого имущества (10, 40, 41, 43 и т.д.), на соответствующих субсчетах, причем аналитический учет необходимо организовать таким образом, чтобы обеспечить учет имущества по местам хранения на собственных складах, а также на складах сторонних организаций.

Организации - переработчики давальческого сырья отражают ТМЦ, принятые на хранение, на счете 003 "Материалы, принятые в переработку".

Передача ТМЦ на хранение и их возврат

При сдаче на хранение и при возврате ТМЦ обязательно проверяются по количеству и по качеству. Передача имущества от поклажедателей хранителю оформляется Актом о приеме-передаче товарно-материальных ценностей на хранение (форма N МХ-1).

Акт составляется представителями организаций хранителя и поклажедателя на основании договора хранения. Количество экземпляров акта и комплектность составленных документов определяются договором или конкретной ситуацией. Фрагмент такого акта показан на с. 34.

Унифицированная форма N МХ-1

     
                                                          ———————————¬
                                                          |    Код   |
                                                          +——————————+
                                            Форма по ОКУД |  0335001 |
                Товарный склад N 376,                     +——————————+
   109366, Тихорецкий б—р, д. 23, тел.—факс. 368—22—11    |          |  
   —————————————————————————————————————————————— по ОКПО |437348912 |
   организация — хранитель, адрес, телефон, факс          +——————————+
                      Хранилище N 6                       |          |  
   ———————————————————————————————————————————————————————|          |
             структурное подразделение                    +——————————+
                                 Вид деятельности по ОКДП |          |
            ООО "Фолд", 103215, Москва,                   +——————————+
   ул. Автозаводская, д. 45, тел.—факс 268—44—35,         |          |  
   —————————————————————————————————————————————— по ОКПО |412492026 |
   поклажедатель (наименование, адрес, телефон,           |          |
              Иванов Петр Сергеевич                       |          |  
   ———————————————————————————————————————————————————————+——————————+
          факс, фамилия, имя, отчество)     Договор |номер|01—02—04  |
                                                    +—————+——————————+
                                                    | дата|01.02.2004|
                                                    L—————+——————————+
                                             Вид операции |Хранение  |
                                                          L———————————
   

     
                                              ——————————T———————————¬
                                              |  Номер  |   Дата    |
                                              |документа|составления|
                                              +—————————+———————————+
                                          АКТ |   1237  |04.10.2004 |
                                              L—————————+————————————
   

О ПРИЕМЕ - ПЕРЕДАЧЕ ТОВАРНО - МАТЕРИАЛЬНЫХ ЦЕННОСТЕЙ

НА ХРАНЕНИЕ

Акт составлен о том, что приняты на хранение

Кондитерские изделия, 356 шестьдесят

     
   ——————————————————————————————————————— ————————————————————— дней
       наименование, номер места хранения      срок хранения
   следующие товарно—материальные ценности:
     
   ———————T————————————T——————T———————————T——————T———————————————————¬
   |Номер |  Товарно—  |Харак—|  Единица  |Коли— |      Оценка       |
   |по по—|материальные|терис—| измерения |чество+————————T——————————+
   |рядку |  ценности  |тика  +——————T————+(мас— |  цена, |стоимость,|
   |      +————————T———+      |наиме—|код |са)   |  руб.  |руб. коп. |
   |      |наимено—|код|      |нова— | по |      |  коп.  |          |
   |      |вание,  |   |      |ние   |ОКЕИ|      |        |          |
   |      |вид     |   |      |      |    |      |        |          |
   |      |упаковки|   |      |      |    |      |        |          |
   +——————+————————+———+——————+——————+————+——————+————————+——————————+
   |   1  |    2   | 3 |   4  |   5  |  6 |   7  |    8   |     9    |
   +——————+————————+———+——————+——————+————+——————+————————+——————————+
   |   1  |Конфеты,| — |Шоко— |  кг  | 166| 1 120| 185,00 |207 200,00|
   |      |коробка |   |ладные|      |    |      |        |          |
   +——————+————————+———+——————+——————+————+——————+————————+——————————+
   |   2  |Печенье,| — |Крекер|  кг  | 166|   560|  68,00 | 38 080,00|
   |      |коробка |   |      |      |    |      |        |          |
   +——————+————————+———+——————+——————+————+——————+————————+——————————+
   |   3  |Кофе,   | — |Раст— |  шт. | 796|   250|  96,00 | 24 000,00|
   |      |коробка |   |вори— |      |    |      |        |          |
   |      |        |   |мый   |      |    |      |        |          |
   L——————+————————+———+——————+——————+————+——————+————————+——————————+
                                     Итого| 1 930|    Х   |269 280,00|
                                          +——————+————————+——————————+
                             Всего по акту| 1 930|    Х   |269 280,00|
                                          L——————+————————+———————————
   

Температура от 5 до 25 град. С, влажность Условия хранения ----------------------------------------------- ———— воздуха до 90%.

     
   ——————————————————————————————————————————————————————————————————
   

-

     
   ——————————————————————————————————————————————————————————————————
   

- Особые отметки ------------------------------------------------- ———— -

     
   ——————————————————————————————————————————————————————————————————
   

-

     
   ——————————————————————————————————————————————————————————————————
   

Товарно - материальные ценности на хранение Экспедитор Иванов Иванов П.С. Сдал ------------- ----------- -------------------- ———— должность подпись расшифровка подписи М.П. Кладовщик Петров Петров Н.Е. Принял ------------- ----------- -------------------- ———— должность подпись расшифровка подписи

М.П.

Если ТМЦ поступают в места хранения автотранспортом, по железной дороге, водным или воздушным транспортом, то для регистрации этих грузов за отчетный период (ежемесячно) используется "Журнал учета поступающих грузов" (форма N МХ-4). Записи в журнале производятся уполномоченными работниками хранителя по мере поступления ТМЦ на основании сопроводительных товарно-транспортных документов, приходных ордеров, актов о приеме.

При оформлении возврата ТМЦ поклажедателю от организации-хранителя используют Акт о возврате товарно-материальных ценностей, сданных на хранение (форма N МХ-3). Составляется он в двух экземплярах материально-ответственным лицом организации-хранителя при возврате ТМЦ поклажедателю. В акте указываются количество и цена возвращаемых товаров, а также рассчитывается стоимость услуг по хранению.

Акт о возврате (форма N МХ-3) сходен с актом о приемке (форма N МХ-1), только в основной части акта о возврате присутствует дополнительная графа "Примечание".

Кроме того, форма N MХ-3, по существу, является актом сдачи-приемки. В отдельной ее таблице содержатся данные о работах и услугах, выполненных организацией-хранителем. Надлежащим образом оформленный акт по форме N МХ-3 служит основанием для включения в затраты стоимости оказанных услуг по хранению у организации-поклажедателя.

Акт о возврате завершается распиской материально-ответственных лиц хранителя и поклажедателя в получении ТМЦ. Один экземпляр остается у организации-хранителя, второй - передается поклажедателю. Фрагмент такого акта показан на с. 36.

Унифицированная форма N МХ-3

     
                                                          ———————————¬
                                                          |    Код   |
                                                          +——————————+
                                            Форма по ОКУД |  0335001 |
                Товарный склад N 376,                     +——————————+
   109366, Тихорецкий б—р, д. 23, тел.—факс. 368—22—11    |          |  
   —————————————————————————————————————————————— по ОКПО |437348912 |
   организация — хранитель, адрес, телефон, факс          +——————————+
                      Хранилище N 6                       |          |  
   ———————————————————————————————————————————————————————|          |
             структурное подразделение                    +——————————+
                                 Вид деятельности по ОКДП |          |
            ООО "Фолд", 103215, Москва,                   +——————————+
   ул. Автозаводская, д. 45, тел.—факс 268—44—35,         |          |  
   —————————————————————————————————————————————— по ОКПО |412492026 |
   поклажедатель (наименование, адрес, телефон,           |          |
              Иванов Петр Сергеевич                       |          |  
   ———————————————————————————————————————————————————————+——————————+
          факс, фамилия, имя, отчество)     Договор |номер|01—02—04  |
                                                    +—————+——————————+
                                                    | дата|01.02.2004|
                                                    L—————+——————————+
                                             Вид операции |Хранение  |
                                                          L———————————
   

     
                                              ——————————T———————————¬
                                              |  Номер  |   Дата    |
                                              |документа|составления|
                                              +—————————+———————————+
                                          АКТ |   3123  |04.11.2004 |
                                              L—————————+————————————
   

О ВОЗВРАТЕ ТОВАРНО - МАТЕРИАЛЬНЫХ ЦЕННОСТЕЙ,

СДАННЫХ НА ХРАНЕНИЕ

Акт составлен о том, что поклажедатель принял от хранителя

следующие товарно - материальные ценности:

     
   ———————T————————————T——————T———————————T——————T————————T——————————T——————¬
   |Номер | Товарно —  |Харак—|  Единица  |Коли— |  Цена, |Стоимость,|Приме—|
   |по по—|материальные|терис—| измерения |чество|  руб.  |руб. коп. |чание |
   |рядку |  ценности  |тика  +——————T————+(мас— |  коп.  |          |      |
   |      +————————T———+      |наиме—|код |са)   |        |          |      |
   |      |наимено—|код|      |нова— | по |      |        |          |      |
   |      |вание,  |   |      |ние   |ОКЕИ|      |        |          |      |
   |      |вид     |   |      |      |    |      |        |          |      |
   |      |упаковки|   |      |      |    |      |        |          |      |
   +——————+————————+———+——————+——————+————+——————+————————+——————————+——————+
   |   1  |    2   | 3 |   4  |   5  |  6 |   7  |    8   |     9    |  10  |
   +——————+————————+———+——————+——————+————+——————+————————+——————————+——————|
   |   1  |Конфеты,| — |Шоко— |  кг  | 166| 1 120| 185,00 |207 200,00|      |
   |      |коробка |   |ладные|      |    |      |        |          |      |
   +——————+————————+———+——————+——————+————+——————+————————+——————————+——————+
   |   2  |Печенье,| — |Крекер|  кг  | 166|   560|  68,00 | 38 080,00|      |
   |      |коробка |   |      |      |    |      |        |          |      |
   +——————+————————+———+——————+——————+————+——————+————————+——————————+——————+
   |   3  |Кофе,   | — |Раст— |  шт. | 796|   250|  96,00 | 24 000,00|      |
   |      |коробка |   |вори— |      |    |      |        |          |      |
   |      |        |   |мый   |      |    |      |        |          |      |
   L——————+————————+———+——————+——————+————+——————+————————+——————————+——————+
                                     Итого| 1 930|    Х   |269 280,00|      |
                                          +——————+————————+——————————+——————+
                             Всего по акту| 1 930|    Х   |269 280,00|      |
                                          L——————+————————+——————————+———————
   

В соответствии с договором о хранении за время хранения

тридцать два

     
   ———————————————————— дня вышеперечисленных товарно—материальных
     (срок хранения)
   ценностей организацией—хранителем  выполнены,  а  поклажедателем
   приняты следующие работы и услуги:
     
   ———————T————————————T———————————T——————T————————T—————————T——————¬
   |Номер |   Работы   |  Единица  |Коли— |  Цена, |Стои—    |Приме—|
   |по по—|     и      | измерения |чество|  руб.  |мость,   |чание |
   |рядку |   услуги   +——————T————+      |  коп.  |руб. коп.|      |
   |      +————————T———|наиме—|код |      |        |         |      |
   |      |  вид   |код|нова— | по |      |        |         |      |
   |      |        |   |ние   |ОКЕИ|      |        |         |      |
   |      |        |   |      |    |      |        |         |      |
   |      |        |   |      |    |      |        |         |      |
   +——————+————————+———+——————+————+——————+————————+—————————+——————+
   |   1  |    2   | 3 |   4  |  5 |   6  |    7   |    8    |   9  |
   +——————+————————+———+——————+————+——————+————————+—————————+——————+
   |   1  |Разгруз—| 01|ящик  | 812|  60  |   30,00| 1 800,00|      |
   |      |ка      |   |      |    |      |        |         |      |
   +——————+————————+———+——————+————+——————+————————+—————————+——————+
   |   2  |Хранение| 02|куб. м| 113|   7  |5 400,00|37 800,00|      |
   +——————+————————+———+——————+————+——————+————————+—————————+——————+
   |   3  |Погрузка| 03|ящик  | 812|  60  |   30,00| 1 800,00|      |
   L——————+————————+———+——————+————+——————+————————+—————————+———————
   

Итого¦41 400,00¦ +---------+ НДС¦ 7 452,00¦ +---------+ Итого с учетом НДС¦48 852,00¦ L-------- ———— Сорок восемь тысяч восемьсот пятьдесят Стоимость работ и услуг ---------------------------------------- ———— прописью

два 00

     
   ———————————————————————————————————————————— руб. ——————————— коп.
                         Семь тысяч четыреста
                         пятьдесят два                   00
   В том числе сумма НДС —————————————————————— руб. ——————————— коп.
                               прописью
             Директор товарного
             склада                Крылов           Крылов А.П.
   Подтверждаю ————————————————  ———————————  ———————————————————————
   

должность подпись расшифровка подписи Директор ООО "Фолд" Васильев Васильев Б.Ф. Поклажедатель ----------------------- -------- ----------------- ———— должность, место работы подпись расшифровка подписи Особые отметки ___________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ Расписка в получении товарно-материальных ценностей Иванов Иванов П.С. Получил ------------- --------------------------------- ———— подпись расшифровка подписи М.П. Кладовщик Петров Петров Н.Е. Сдал ------------- ----------- -------------------- ———— должность подпись расшифровка подписи

М.П.

Для контроля за вывозом ТМЦ из мест хранения (баз, складов и т.д.) применяется также Весовая ведомость (форма N МХ-9), которая ведется весовщиком.

В каждой строке табличной части этого документа указываются получатель ТМЦ, реквизиты транспортного средства, наименование ТМЦ, единица измерения веса, масса порожнего транспорта, масса груженого транспорта, масса ТМЦ нетто, подразделение организации-отправителя груза, номер пропуска, номер и дата накладной, по которой отгружаются ТМЦ. Причем графы "Масса порожнего транспорта" и "Масса груженого транспорта" ведомости заполняются на основании данных взвешивания ТМЦ на автомобильных весах. По окончании рабочего дня (смены) ведомость сдается в бухгалтерию хранителя.

Акты проверки

Если при вывозе ценностей из мест хранения дежурный охраны обнаружил расхождения с сопроводительными документами по ассортименту, количеству мест или массе продукции или ТМЦ, то он должен составить Акт о контрольной проверке продукции, товарно-материальных ценностей, вывозимых из мест хранения (форма N МХ-13). Акт составляется на основании данных проверки вывоза грузов с обязательным участием кладовщика, отпустившего товар, получателя товара, представителя администрации и охраны и передается в бухгалтерию.

Кроме того, администрация организации-хранителя обязана вести постоянный контроль и учет движения материальных ценностей. Для этого руководитель своим приказом утверждает количество и периодичность выборочных проверок.

При выборочной проверке ТМЦ в местах хранения составляется акт по форме N МХ-14. В актах проверки сопоставляется количество ТМЦ по документам и по факту и делается расчет излишков или недостач. Составляется и подписывается акт ответственными лицами комиссии по результатам пересчета, взвешивания, измерения иных параметров ТМЦ отдельно по каждому месту хранения и материально-ответственному лицу или группе лиц, на ответственном хранении которых находятся ценности. Количество экземпляров акта и комплектность составленных документов определяются индивидуально в каждом случае.

На негодные или испорченные ТМЦ, выявленные при выборочной (контрольной) проверке фактического наличия, составляются соответствующие акты. При выявлении ценностей, не отраженных в учете, комиссия включает их в опись ТМЦ для оприходования.

Описанные выше документы могут использоваться также и при передаче организацией ТМЦ на свои удаленные склады или обособленные подразделения.

Е.Капкова

АКДИ "Экономика и жизнь"

Подписано в печать

14.09.2004

     
   ——————————————————————————————————————————————————————————————————
————————————————————
——