"Главбух". Приложение "Учет в сфере образования", N 3, 2004

УЧЕТНАЯ КАРТОЧКА ДЛЯ ПЕДАГОГОВ

И для работника, и для образовательного учреждения важно, чтобы трудовые отношения были правильно и полностью документально зафиксированы. Это позволит избежать возможных споров по многим трудовым вопросам, а также проблем, связанных с оформлением пенсий. При этом документы по учету труда и заработной платы должны быть составлены и заполнены в соответствии с действующими нормативными актами.

Формы первичных документов по учету труда и его оплаты

С начала года Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1 введены в действие новые унифицированные формы первичных документов по учету труда и заработной платы. Ранее действовавшие формы отменены.

Новые унифицированные формы "первички" по труду включают в себя две категории документов:

- по учету кадров;

- по учету рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда.

Согласно порядку применения первичных учетных документов, который отражен в Постановлении Госкомстата России от 24 марта 1999 г. N 20, при использовании унифицированных форм организации можно при необходимости дополнять их другими полями и строками. Однако все реквизиты, существующие в разработанных Госкомстатом формах, обязательны и не подлежат изменению или удалению. Дополнения, внесенные в "первички", оформляют распорядительным документом организации (приказом).

Учетная карточка научного,

научно-педагогического работника (N Т-4)

Для учреждений и организаций сферы образования наибольший интерес представляет учетная карточка научного, научно-педагогического работника (форма N Т-4). Информация, отражаемая в ней, учитывает специфику научных и педагогических кадров, в том числе степени и звания, научные труды, стаж научной и педагогической работы. Это для того, чтобы отразить все сведения, необходимые для исчисления стажа педагогической работы, надбавок, льгот и пр.

Учетную карточку по форме N Т-4 заполняют одновременно с личной карточкой (форма N Т-2) при приеме на работу научных и педагогических работников. Оформляют ее в кадровой службе на основании сообщенных работником сведений и предоставленных им документов (диплома кандидата или доктора наук, аттестата доцента или профессора и пр.).

Порядок заполнения карточки

В правом верхнем углу унифицированной формы N Т-4 ставят код формы документа по ОКУД, а также код организации по ОКПО. Этот уникальный код Общероссийского классификатора предприятий и организаций присваивают организации при ее регистрации органы статистики. Графу "Наименование организации" заполняют в соответствии с учредительными документами.

Каждой учетной карточке научного, научно-педагогического работника присваивают индивидуальный номер и фиксируют дату ее составления. Пример заполнения карточки приведен в приложении на с. 53.

После заголовка по ширине всей формы располагается таблица из нескольких граф. Такие из них, как "Структурное подразделение", "Должность" (специальность, профессия), "Вид работы" (характер предстоящей работы (по совместительству, в порядке перевода из другой организации, для замещения временно отсутствующего работника, для выполнения определенной работы и др.)) заполняют на основании приказа о приеме на работу. В графу "Табельный номер" записывают табельный номер сотрудника, присвоенный этому человеку при приеме на работу. Графа "Алфавит" введена для указания первой буквы фамилии работника. Такой подход позволяет упорядочить картотеку и упростить поиск данных о конкретном человеке среди множества других карточек.

Паспортные данные работника заносят в п.п.1 "Фамилия, имя, отчество" и 2 "Дата рождения" формы N Т-4. Дату рождения записывают цифрами и прописью. Например, будет ошибкой, если в этой строке указать 04.08.1950, правильно - 4 августа 1950 г. Дата рождения в цифровом выражении указывается справа, в специальном поле.

В п.3 "Высшее профессиональное образование" на основании диплома заносят наименование образовательного учреждения и дату, когда человек его окончил.

Послевузовское профессиональное образование отражают в п.4 унифицированной формы. Сначала указывают вид полученного образования (аспирантура, адъюнктура или докторантура).

Далее в этом пункте предусмотрена таблица, в которой необходимо указать наименование образовательного учреждения, дату его окончания, номер, серию и дату выдачи документа об образовании, а также полученную специальность.

Коды в зонах кодирования ставят в соответствии с Общероссийскими классификаторами: информации о населении (ОКИН) ОК 018-95 (утв. Постановлением Госстандарта России от 31 июля 1995 г. N 412), специальностей по образованию (ОКСО).

В п.5 формы N 4 на основании представленных документов об образовании указывают ученую степень (кандидат наук, доктор наук), дату ее присуждения, реквизиты диплома (номер, серия, дата, наименование организации, выдавшей диплом). Сюда же записывают отрасль науки.

Пункт 6, касающийся ученого звания (профессора, старшего научного сотрудника по специальности, доцента, профессора по кафедре) заполняют на основании сведений соответствующего аттестата. Проставляют номер аттестата, дату присвоения ученого звания, наименование организации, присвоившей ученое звание. Коды в зонах кодирования также указывают в соответствии с Общероссийскими классификаторами ОКИН и ОКСО.

Общий научно-педагогический стаж работы, в том числе педагогический, рассчитывают на основании записей в трудовой книжке и (или) иных подтверждающих стаж документов.

В учетной карточке N Т-4 указывают также научные труды/изобретения работника. К карточке прилагают список его научных трудов.

Форму подписывают сам работник и сотрудник кадровой службы.

Если после заполнения учетной карточки работнику присуждены новые степени или звания, то их фиксируют в заключительной таблице "Присуждение ученой степени, присвоение ученого звания и изменение научной специальности после заполнения учетной карточки".

Унифицированная форма N Т-4

     
                                                            ————————¬
                                                            |  Код  |
                                                            +———————+
                                              Форма по ОКУД |0301003|
    Санкт—Петербургский государственный университет         +———————+  
   ———————————————————————————————————————————————— по ОКПО |2068516|
               наименование организации                     L————————
   

     
                                              ——————————T———————————¬
                                              |  Номер  |   Дата    |
                                              |документа|составления|
              УЧЕТНАЯ КАРТОЧКА НАУЧНОГО,      +—————————+———————————+
           НАУЧНО—ПЕДАГОГИЧЕСКОГО РАБОТНИКА   |   0001  | 30.05.2004|
                                              L—————————+————————————
   

     
   ——————————————T——————————T—————————T———————T———————————T—————————————¬
   | Структурное | Должность|Табельный|Алфавит|Вид работы |Пол (мужской,|
   |подразделение|          |  номер  |       |(основная, |   женский)  |
   |             |          |         |       |по совмес— |             |
   |             |          |         |       |тительству)|             |
   +—————————————+——————————+—————————+———————+———————————+—————————————+
   |Кафедра      |Заведующий|  002325 |   И   |  Основная |     Муж.    |
   |гражданского |кафедрой  |         |       |           |             |
   |процесса     |          |         |       |           |             |
   L—————————————+——————————+—————————+———————+———————————+——————————————
   

Иванов Дмитрий Петрович 1. Фамилия ---------------- Имя ------------ Отчество ---------- ————

     
                                                        ————————————¬
   2. Дата рождения         4 августа 1950 г.           | 04.08.1950|  
                    ————————————————————————————————————+————————————
   

день, месяц, год 3. Высшее профессиональное Высшее юридическое, Ленинградский государственный университет, 1972 г. образование ------------------------------------------------- ———— наименование образовательного учреждения, год окончания 4. Послевузовское профессиональное аспирантура ------------¬ образование ------------------------- Код по ОКИН ¦ 34 02 ¦ аспирантура, адъюнктура, L---------- ———— докторантура

     
   —————————————————————T———————————————————T———————————¬
   |    Наименование    |Документ об обра—  |Дата окон— |
   | образовательного,  |зовании, о квали—  |чания      |
   |      научного      |фикации или нали—  |           |
   |     учреждения     |чии специальных    |           |
   |                    |знаний             |           |
   |                    +——————T—————T——————+           |
   |                    |наиме—|серия| номер|           |
   |                    |нова— |     |      |           |
   |                    |ние   |     |      |           |
   +————————————————————+——————+—————+——————+———————————+
   |Ленинградский       |Диплом| БВС |586128|    1975   |
   +————————————————————+——————+—————+——————+———————————+
   |государственный     |         Специальность         |
   +————————————————————+———————————————————————————————+
   |университет         |         юриспруденция         |
   +————————————————————+———————————————————————————————+———————————¬
   |                    |                   Код по ОКСО |   030501  |
   L————————————————————+———————————————————————————————+————————————
   

кандидат юридических наук ------------¬ 5. Ученая степень ---------------------- Код по ОКИН ¦ 352 ¦ кандидат наук, доктор L---------- ———— наук юридические науки Отрасль науки ------------------------------------- ———— 19 июня 1978 Дата присуждения ученой степени "--" -------- ---- г. Диссертационный совет при Диссертационный совет ----------------------------- ———— наименование организации,

при которой создан

диссертационный совет

Ленинградском государственном университете

     
   —————————————————————————————————————————————————————
   

N 485659, серия АР, 19.07.1978 Диплом: ------------------------------------------- ———— номер, серия, дата

Ленинградский государственный университет

     
   —————————————————————————————————————————————————————
   

наименование организации, выдавшей диплом доцент ------------¬ 6. Ученое звание ----------------------- Код по ОКИН ¦ 36 08 ¦ старший научный L---------- ———— сотрудник, доцент,

профессор и др.

АК 526368

Аттестат ----------- N ------ Дата присвоения ученого

20 июня 1982

звания "--" ------------- ---- г.

Ленинградский государственный университет

     
   —————————————————————————————————————————————————————
   

наименование организации, присвоившей ученое звание гражданский Научная специальность процесс ------------¬ (направление, кафедра) ----------------- Код по ОКСО ¦ 030500 ¦ L---------- ———— Оборотная сторона формы N Т-4 32 года 9 месяцев 15 дней 7. Общий научно-педагогический стаж работы: -------------------- ———— 30 лет 5 месяцев 10 дней в том числе педагогический стаж работы ---------------------- ———— имеет, -не имеет- Научные труды --------------------- ———— ненужное зачеркнуть -имеет-, не имеет Изобретения ----------------------- ———— ненужное зачеркнуть Список научных трудов прилагается Иванов 204-56-82 Научный работник ------------- Номер телефона ------------------ ———— личная подпись начальник отдела кадров Смирнова В.Л.Смирнова Работник кадровой службы ----------- -------- ------------------ ———— должность личная расшифровка подписи

подпись

     
   —————————————————————————————————————————————————————————————————¬
   |     Присуждение ученой степени, присвоение ученого звания      |
   |   и изменение научной специальности после заполнения учетной   |
   |                           карточки                             |
   +————T———————————————————T———————————————————————————————————————+
   |дата|     документ      |ученая степень, ученое звание, научная |
   |    +——————T————————————+             специальность             |
   |    |серия,|наименование|                                       |
   |    |номер |организации,|                                       |
   |    |      |выдавшей до—|                                       |
   |    |      |кумент      |                                       |
   +————+——————+————————————+———————————————————————————————————————+
   |  1 |   2  |      3     |                   4                   |
   +————+——————+————————————+———————————————————————————————————————+
   |    |      |            |                                       |
   +————+——————+————————————+———————————————————————————————————————+
   |    |      |            |                                       |
   +————+——————+————————————+———————————————————————————————————————+
   |    |      |            |                                       |
   L————+——————+————————————+————————————————————————————————————————
   

С.М.Липатова

Налоговый консультант

Н.П.Минская

Налоговый консультант

Подписано в печать

09.09.2004

     
   ——————————————————————————————————————————————————————————————————
————————————————————
——