"Главбух", N 17, 2004

ВЫДАЧА ТРУДОВЫХ КНИЖЕК:

РЕШАЕМ ЗАДАЧИ БУХГАЛТЕРА

Сейчас инспекторы по труду, приходя на предприятие, с удвоенным вниманием проверяют оформление трудовых книжек. Ведь с этого года введены новые бланки, и соответственно изменились правила их заполнения.

Кроме того, теперь обязанность по покупке трудовой книжки полностью возложена на работодателя. Однако он не может, как раньше, свободно приобрести бланки, скажем, в киоске "Союзпечать". Отныне книжки нужно специально заказывать, и только определенным организациям. Кому именно? Об этом вы узнаете из нашей статьи. Также мы расскажем о том, как бухгалтеру предприятия отразить затраты на приобретение бланков, что делать с "входным" НДС и каким образом оформить покупку и выдачу трудовой книжки.

Где купить новые трудовые книжки?

Купить трудовые книжки можно либо у их производителя - Объединения "Гознак", которое подконтрольно Минфину России, либо у его законных распространителей. Это организации и индивидуальные предприниматели, которые заключили договоры с изготовителем трудовых книжек. Причем подписать соглашение с Гознаком может не всякое предприятие. Вопрос о том, кто будет официально продавать трудовые книжки, решают региональные власти. Так, в Москве роль дистрибьютора доверили ГУП "Главснаб Правительства Москвы", ЗАО "Разносбыт", ООО "СпецБланк", в Иркутской области - ОАО "Иркутск-книга", во Владимирской области - Торгово-промышленной палате, в Краснодарском крае - ОАО "Кубаньснаб". Впрочем, московские фирмы торгуют книжками не только в столице, они высылают бланки и в регионы - по почте.

В розницу книжки продает только ГУП "Главснаб Правительства Москвы", один бланк у него можно приобрести за 100 руб. Минимальный заказ, который принимают филиалы ЗАО "Разносбыт", составляет 5 шт. - по 120 руб. за бланк. А ООО "Спец-Бланк" может продать самое меньшее 25 бланков по 75 руб. за штуку. Правда, в случаях почтовых пересылок розница и мелкий опт практикуются нечасто: например, ЗАО "Разносбыт" соглашается отправлять за раз не менее 250 бланков. Зато при крупных оптовых покупках все дистрибьюторы значительно снижают цены: стоимость книжки тогда колеблется от 35 до 65 руб.

Кстати, чтобы купить трудовые книжки оптом, зачастую необходимо оформить заявку. В ней требуется указать ИНН и КПП фирмы, код по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО), регистрационный номер в Едином государственном реестре юридических лиц (ЕГРЮЛ), дату регистрации и другую информацию, необходимую для того, чтобы выставить счет.

Как учесть покупку и выдачу трудовых книжек

Выдавая работнику трудовую книжку, фирма-работодатель взимает с него стоимость бланка. На этом настаивает п.47 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (далее - Правила). Данный документ утвержден Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. N 225.

Происходит ли в таком случае реализация книжек? Мнения специалистов на этот счет расходятся, поэтому бухгалтеру придется принимать решение самому или же попросить совета у своего налогового инспектора. Но определиться, несомненно, придется. Дело в том, что от принятого решения зависит то, как учитывать выданные книжки. Рассмотрим оба варианта.

Первый вариант: выдача трудовых книжек не является реализацией. В этом случае покупку и выдачу трудовой книжки можно отразить на субсчете "Расчеты по трудовым книжкам" счета 76 и субсчете "Расчеты по возмещению расходов на трудовые книжки" счета 73. НДС на стоимость выданной книжки начислять не нужно. Соответственно нельзя "входной" НДС по трудовым книжкам принимать к вычету.

Кроме того, при таком способе не будет ни выручки, ни расходов при расчете налога на прибыль.

Тем не менее рекомендуем процитировать в учетной политике положение п.47 Правил: "Расходы фирмы на приобретение новой трудовой книжки работник возмещает при ее получении".

Пример 1. ООО "Восход" 19 августа 2004 г. приобрело 25 трудовых книжек по 75 руб. (в том числе НДС - 11,44 руб.) за штуку. Общую стоимость бланков - 1875 руб. (в том числе НДС - 286 руб.) - фирма оплатила в тот же день. А 23 августа 2004 г. ООО "Восход" приняло на работу двух молодых специалистов - Лепилину Л.М. и Никишову О.А. Трудового стажа у новичков нет. Поэтому отдел кадров завел для них трудовые книжки. Стоимость бланков работницы внесли в кассу 24 августа 2004 г. Бухгалтер ООО "Восход" сделал в учете следующие записи.

19 августа 2004 г.:

Дебет 76 субсчет "Расчеты по трудовым книжкам" Кредит 51

- 1875 руб. - оплачены трудовые книжки;

Дебет 006

- 1875 руб. - учтены за балансом трудовые книжки как бланки строгой отчетности.

23 августа 2004 г.:

Дебет 73 субсчет "Расчеты по возмещению расходов на трудовые книжки" Кредит 76 субсчет "Расчеты по трудовым книжкам"

- 150 руб. (75 руб. х 2 шт.) - выданы трудовые книжки Лепилиной и Никишовой;

Кредит 006

- 150 руб. - выданы два бланка строгой отчетности.

24 августа 2004 г.:

Дебет 50 Кредит 73 субсчет "Расчеты по возмещению расходов на трудовые книжки"

- 150 руб. - внесена работниками плата за трудовые книжки.

В налоговом учете ни поступление, ни выдача книжек не отражаются.

Второй вариант: выдача трудовых книжек считается реализацией. Тогда трудовые книжки приходуют на счете 10 "Материалы", выделяют "входной" НДС. Как только организация оплатит бланки, налог со всей партии можно принять к вычету.

Затем, когда книжку выдают работнику, в бухгалтерском учете показывают реализацию бланка как операционный доход (п.7 ПБУ 9/99 "Доходы организации"). Одновременно с этой суммы начисляется НДС.

Соответственно и в налоговом учете при выдаче трудовых книжек отражают доход, и одновременно стоимость выданных бланков включается в расходы.

Отметим, что такой вариант учета купленных и выданных трудовых книжек поддерживают в отделе косвенных налогов Минфина России.

Также эту позицию поддерживают в налоговой службе. В частности, Всеволод Семенович Леви, заместитель руководителя департамента косвенных налогов МНС России, сообщил нашему корреспонденту следующее. Так как есть переход права собственности, то выдача трудовых книжек - это реализация. Поэтому на стоимость выданных бланков обязательно надо начислять НДС. Зато всю сумму "входного" налога фирма вправе принять к вычету, как только оприходует и оплатит бланки. Ведь согласно п.2 ст.171 Налогового кодекса РФ, зачесть можно суммы, уплаченные при покупке товаров, которые приобретены для операций, облагаемых НДС.

Пример 2. Изменим условия примера 1. Допустим, бухгалтер ООО "Восход" решил отразить в учете выдачу трудовых книжек как реализацию.

Напомним, что ООО "Восход" купило трудовые книжки по цене 75 руб. за штуку (в том числе НДС - 11,44 руб.). По этой же цене организация и продала трудовые книжки двум новым сотрудникам.

ООО "Восход" рассчитывает налог на прибыль методом начисления.

В бухгалтерском учете организации были сделаны следующие проводки.

19 августа 2004 г.:

Дебет 60 Кредит 51

- 1875 руб. - оплачен счет поставщика трудовых книжек;

Дебет 10 Кредит 60

- 1589 руб. (1875 - 286) - оприходованы бланки трудовых книжек;

Дебет 19 Кредит 60

- 286 руб. - учтен НДС по приобретенным бланкам;

Дебет 68 субсчет "Расчеты по НДС" Кредит 19

- 286 руб. - принят к вычету "входной" НДС;

Дебет 006

- 1875 руб. - учтены за балансом трудовые книжки как бланки строгой отчетности.

23 августа 2004 г.:

Дебет 73 субсчет "Расчеты по возмещению расходов на трудовые книжки" Кредит 91 субсчет "Прочие доходы"

- 150 руб. (75 руб. х 2 шт.) - отражена стоимость выданных трудовых книжек работникам;

Дебет 91 субсчет "Прочие расходы" Кредит 68 субсчет "Расчеты по НДС"

- 22,88 руб. (11,44 руб. х 2 шт.) - начислен НДС со стоимости выданных бланков;

Дебет 91 субсчет "Прочие расходы" Кредит 10

- 127,12 руб. ((75 руб. - 11,44 руб.) х 2 шт.) - списана стоимость выданных бланков на прочие расходы;

Кредит 006

- 150 руб. - выданы две трудовые книжки.

24 августа 2004 г.:

Дебет 50 Кредит 73 субсчет "Расчеты по возмещению расходов на трудовые книжки"

- 150 руб. - внесена работниками в кассу плата за трудовые книжки.

В налоговом учете ООО "Восход" стоимость двух выданных бланков, равную 127,12 руб., бухгалтер списал на расходы в августе 2004 г. И эту же сумму он включил в состав доходов при расчете налога на прибыль за август.

Какими документами оформить покупку

и выдачу трудовой книжки

Минтруд России разработал две книги по учету трудовых книжек. Это приходно-расходная книга, а также так называемая книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Формы этих книг приведены в Приложениях 2 и 3 к Постановлению Минтруда России от 10 октября 2003 г. N 69.

Приходно-расходную книгу надо вести бухгалтеру. Там он записывает, когда, у кого, в каком количестве, каких серий и номеров, на какую сумму были куплены трудовые книжки и вкладыши. А также когда, кому (Ф.И.О., должность и подразделение работника), в каком количестве, каких серий и номеров, на какую сумму были выданы бланки.

Книгой учета движения трудовых книжек и вкладышей занимаются специалисты отдела кадров. Правда, на малых предприятиях обычно такого отдела просто нет, поэтому и вторую книгу приходится вести бухгалтеру. В этой книге указывают когда, кому, какой серии и номера был выдан бланк, номер и дату приказа о приеме на работу, подпись лица, заполнившего трудовую книжку, ее стоимость.

Пример 3. ООО "Закат" 25 августа 2004 г. приобрело у ООО "СпецБланк" 25 трудовых книжек по цене 75 руб. за бланк. Общая стоимость книжек составила 1875 руб. Продажа была оформлена накладной N 1775 от 25 августа 2004 г. Бланки имеют серию АХ и номера с 0057440 по 0057464.

На следующий день, 26 августа 2004 г., ООО "Закат" приняло на должность кассира Александрову Ю.А. (приказ от 26 августа 2004 г. N 15К). На основании заявки N 1 от 26 августа 2004 г. сотруднице отдела кадров Поповой Н.А. была выдана трудовая книжка серии АХ с номером 0057440. В отделе кадров трудовую книжку Александровой завели в тот же день.

Приходно-расходную книгу бухгалтер ООО "Закат" заполнил следующим образом:

     
   ———T————————————————T———————————T———————————T—————————————————————————————T—————————————————————————————¬
   | N|     Дата       |От кого по—|Основание  |           Приход            |           Расход            |
   |  +—————T—————T————+лучено или |(наименова—+——————————————————————T——————+——————————————————————T——————+
   |  |число|месяц|год |кому отпу— |ние доку—  |      Количество      |Сумма |     Количество       |Сумма |
   |  |     |     |    |щено       |мента, N и +————————————T—————————+(руб.)+————————————T—————————+(руб.)|
   |  |     |     |    |           |дата)      |трудовых    |вкладышей|      |трудовых    |вкладышей|      |
   |  |     |     |    |           |           |книжек (се— |(серия и |      |книжек (се— |(серия и |      |
   |  |     |     |    |           |           |рия и номер)| номер)  |      |рия и номер)| номер)  |      |
   +——+—————+—————+————+———————————+———————————+————————————+—————————+——————+————————————+—————————+——————+
   | 1|  2  |  3  | 4  |     5     |     6     |     7      |    8    |  9   |     10     |    11   |  12  |
   +——+—————+—————+————+———————————+———————————+————————————+—————————+——————+————————————+—————————+——————+
   | 1|  25 |  08 |2004|ООО        |Накладная  |25 шт.      |    —    | 1875 |    —       |    —    |   —  |
   |  |     |     |    |"СпецБланк"|N 1775 от  |(серия АХ,  |         |      |            |         |      |
   |  |     |     |    |           |25 августа |номера с    |         |      |            |         |      |
   |  |     |     |    |           |2004 г.    |0057440 по  |         |      |            |         |      |
   |  |     |     |    |           |           |0057464     |         |      |            |         |      |
   +——+—————+—————+————+———————————+———————————+————————————+—————————+——————+————————————+—————————+——————+
   | 2|  26 |  08 |2004|Специалист |Заявка N 1 |    —       |    —    |   —  | 1 шт.      |    —    |  75  |
   |  |     |     |    |отдела     |от         |            |         |      |(серия АХ,  |         |      |
   |  |     |     |    |кадров     |26 августа |            |         |      |номер       |         |      |
   |  |     |     |    |Попова Н.А.|2004 г.    |            |         |      |0057440     |         |      |
   L——+—————+—————+————+———————————+———————————+————————————+—————————+——————+————————————+—————————+———————
   

В книге учета движения трудовых книжек и вкладышей были сделаны такие записи:

     
   ————T————————————————T————————————T————————T—————————T—————————T——————————T————————T——————T————————T————————¬
   | N |Дата приема на  |Фамилия, имя|Серия и |Долж—    |Наиме—   |Дата и N  |Расписка|Полу— |Дата вы—|Расписка|
   |п/п|работу, заполне—| и отчество | номер  |ность,   |нование  |приказа   |ответ—  |чено  |дачи на |работни—|
   |   |ния трудовой    |  владельца |трудовой|профес—  |места    |(распо—   |ственно—|за за—|руки    |ка в по—|
   |   |книжки или      |  трудовой  | книжки |сия, спе—|работы   |ряжения)  |го лица,|полне—|трудовой|лучении |
   |   |вкладыша в нее  |   книжки   |  или   |циаль—   |(с указа—|или иного |приняв— |нные  |книжки  |трудовой|
   |   +—————T————T—————+            |вкладыша|ность ра—|нием     |решения   |шего или|тру—  |при     |книжки  |
   |   |число|ме— | год |            | в нее  |ботника, |струк—   |работода— |запол—  |довые |увольне—|        |
   |   |     |сяц |     |            |        |который  |турного  |теля, на  |нившего |книжки|нии     |        |
   |   |     |    |     |            |        |сдал тру—|подраз—  |основании |трудовую|или   |(пре—   |        |
   |   |     |    |     |            |        |довую    |деления),|которого  |книжку  |вкла— |краще—  |        |
   |   |     |    |     |            |        |книжку   |куда     |произведен|        |дыши  |нии тру—|        |
   |   |     |    |     |            |        |или на   |принят   |прием ра— |        |в них |дового  |        |
   |   |     |    |     |            |        |которого |работник |ботника   |        |(руб.)|догово— |        |
   |   |     |    |     |            |        |заполнена|         |          |        |      |ра)     |        |
   |   |     |    |     |            |        |трудовая |         |          |        |      |        |        |
   |   |     |    |     |            |        |книжка   |         |          |        |      |        |        |
   |   |     |    |     |            |        |или вкла—|         |          |        |      |        |        |
   |   |     |    |     |            |        |дыш в нее|         |          |        |      |        |        |
   +———+—————+————+—————+————————————+————————+—————————+—————————+——————————+————————+——————+————————+————————+
   | 1 |  2  |  3 |  4  |      5     |    6   |    7    |    8    |     9    |   10   |  11  |   12   |   13   |
   +———+—————+————+—————+————————————+————————+—————————+—————————+——————————+————————+——————+————————+————————+
   | 1 |  26 | 08 | 2004|Александрова|   АХ   |  Кассир |ООО      |Приказ    |Попова  |  75  |        |        |
   |   |     |    |     |Юлия        | 0057440|         |"Закат"  |N 15К от  |Н.А.    |      |        |        |
   |   |     |    |     |Алексеевна  |        |         |         |26 августа|        |      |        |        |
   |   |     |    |     |            |        |         |         |2004 г.   |        |      |        |        |
   L———+—————+————+—————+————————————+————————+—————————+—————————+——————————+————————+——————+————————+—————————
   

В каких случаях трудовые книжки выдают бесплатно

Бесплатно работникам выдают бланки лишь в двух случаях.

Во-первых, так поступают, если произошло чрезвычайное происшествие (пожар, наводнение, авария и т.п.), в результате которого трудовые книжки работников были повреждены. В такой ситуации новые трудовые книжки сотрудникам фирма обязана выдать за свой счет.

И во-вторых, новую книжку или вкладыш выдают бесплатно, если старый бланк испортил сотрудник кадровой службы. Тогда стоимость бланка возмещает этот кадровый работник.

Пример 4. В июле 2004 г. ООО "Весна" приобрело у ЗАО "Разносбыт" пять трудовых книжек по 120 руб. (в том числе НДС - 18,3 руб.) за штуку. Также в июле на работу был принят Ермаков Ю.А., которому была выдана трудовая книжка. Ее стоимость была удержана из заработной платы Ермакова.

Однако в августе, делая записи в трудовой книжке Ермакова, кадровый работник Новикова В.В. испортила бланк. Ермакову завели другую книжку, стоимость которой возместила Новикова из своей заработной платы. Выдачу трудовых книжек ООО "Весна" отражает в учете как реализацию.

Выдача в июле 2004 г. трудовой книжки Ермакову была отражена следующими проводками:

Дебет 73 субсчет "Расчеты по возмещению расходов на трудовые книжки" Кредит 91 субсчет "Прочие доходы"

- 120 руб. - отражена стоимость выданной трудовой книжки Ермакову Ю.А.;

Дебет 91 субсчет "Прочие расходы" Кредит 68 субсчет "Расчеты по НДС"

- 18,3 руб. - начислен НДС со стоимости выданного бланка;

Дебет 91 субсчет "Прочие расходы" Кредит 10

- 101,7 руб. (120 - 18,3) - списана стоимость выданного бланка на прочие расходы;

Кредит 006

- 120 руб. - выдана одна трудовая книжка;

Дебет 70 Кредит 73 субсчет "Расчеты по возмещению расходов на трудовые книжки"

- 120 руб. - удержана из зарплаты Ермакова стоимость трудовой книжки.

А выдача Ермакову дополнительного бланка в августе 2004 г. отражена такими записями:

Дебет 73 субсчет "Расчеты по возмещению расходов на трудовые книжки" Кредит 91 субсчет "Прочие доходы"

- 120 руб. - отражена стоимость выданной трудовой книжки Ермакову Ю.А.;

Дебет 91 субсчет "Прочие расходы" Кредит 68 субсчет "Расчеты по НДС"

- 18,3 руб. - начислен НДС со стоимости выданного бланка;

Дебет 91 субсчет "Прочие расходы" Кредит 10

- 101,7 руб. (120 - 18,3) - списана стоимость выданного бланка на прочие расходы;

Кредит 006

- 120 руб. - выдана трудовая книжка.

Начисленную Новиковой зарплату за август бухгалтер уменьшил на стоимость выданного бланка. В учете была сделана запись:

Дебет 70 Кредит 73 субсчет "Расчеты по возмещению расходов на трудовые книжки"

- 120 руб. - удержана из зарплаты Новиковой стоимость трудовой книжки.

Примечание. Мнение специалиста

Насколько обязательно для организации вести книгу учета движения трудовых книжек и приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки?

Отвечает Ширимова Елена Викторовна, юрист, ведущий эксперт журнала "Кадровое дело":

- Форма книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, а также форма приходно-расходной книги по учету бланков трудовой книжки и вкладышей в нее официально утверждены Постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. N 69 и обязательны для всех организаций. Отсутствие этих книг или неправильное их оформление является серьезным нарушением, за которое государственный инспектор труда может наложить на бухгалтера, кадровика или иное лицо, ответственное за учет трудовых книжек, штраф от 500 до 5000 руб. (ст.5.27 КоАП РФ).

По данным Рострудинспекции, отсутствие книг и неправильное их ведение - частое нарушение в сфере оформления кадровых документов. Поэтому если на предприятии эти книги не ведутся, нужно как можно скорее заняться их оформлением. Все листы в них должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации (подпись кадровика или бухгалтера здесь не подойдет), скреплены сургучной печатью или опломбированы. Такое требование установлено п.41 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. N 225.

В.А.Кузнецова

Аудитор

компании ЗАО "Вече-Инвест"

Н.И.Беленькая

Эксперт журнала "Главбух"

Подписано в печать

01.09.2004

     
   ——————————————————————————————————————————————————————————————————
————————————————————
——