"Аудит и налогообложение", N 9, 2004

Вопрос: Какие документы должны быть оформлены при направлении работника организации в командировку за пределы РФ для участия в международной выставке?

Ответ: При направлении сотрудника в служебную загранкомандировку ему должен быть выдан аванс в иностранной валюте на текущие расходы, рассчитанный исходя из реальных потребностей в стране пребывания (суточных, оплаты жилья, возможных непредвиденных расходов и др.).

Порядок покупки и выдачи иностранной валюты, дорожных чеков уполномоченными банками и их филиалами юридическим лицам и индивидуальным предпринимателям без образования юридического лица (резидентам и нерезидентам), коммерческим банкам, не имеющим лицензии Банка России на проведение валютных операций (резидентам и нерезидентам), для оплаты командировочных расходов за пределами Российской Федерации регулировался Положением о порядке покупки и выдачи иностранной валюты для оплаты командировочных расходов, утвержденным ЦБ РФ от 25.06.1991 N 62 (далее - Положение N 62). Данное Положение действовало до 18 июня 2004 г.

Приобретенная валюта зачисляется на текущий валютный счет организации и выдается командируемому лицу не позднее 10 рабочих дней до начала командировки. Вместе с наличной валютой банк выдает клиенту справку по форме N 0406007, которая является бланком строгой отчетности и служит основанием для вывоза валюты за границу, а также подтверждением законного приобретения валютных ценностей.

На основании п.2.1 названного Положения сама организация не имеет права приобретать валюту в обменном пункте на командировочные расходы.

Кроме того, согласно п.1.33 Инструкции Банка России от 27.02.1995 N 27 "О порядке организации работы обменных пунктов на территории Российской Федерации, совершения и учета валютно-обменных операций уполномоченными банками" (действовавшей до 18 июня 2004 г.) в обменных пунктах запрещена покупка или продажа наличной иностранной валюты от имени либо по поручению организаций (резидентов и нерезидентов).

В том случае если предприятие не имеет своего валютного счета, выходом в сложившейся ситуации является направление работника в командировку без предварительной выдачи ему аванса на командировочные расходы. В соответствии с п.4.1 Положения N 62 фактические затраты на служебную командировку будут возмещаться сотруднику в качестве перерасхода. Погашение возможно путем выдачи эквивалента суммы задолженности в рублях, исчисленной по курсу к иностранной валюте, установленному Банком России на дату погашения задолженности.

Чтобы направить работника в командировку за пределы России, нужно оформить следующий пакет документов:

- приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (форма Т-9 или Т-9а);

- служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (форма Т-10а);

- командировочное удостоверение (форма Т-10) - только при поездках в страны СНГ.

В приказе следует указать фамилию, имя и отчество сотрудника, страну командирования, планируемый срок командировки, ее цель. По возвращении из командировки работник должен представить в бухгалтерию организации авансовый отчет по форме АО-1, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55. К нему нужно приложить оправдательные документы, подтверждающие произведенные расходы.

Как правило, при командировках в страны дальнего зарубежья (включая прибалтийские государства - бывшие республики СССР) командировочное удостоверение не оформляется. Время пребывания работника в загранкомандировке определяется по отметкам, сделанным в загранпаспорте на контрольно-пропускных пунктах при пересечении границы. Поэтому для подтверждения времени пребывания в командировке работник должен представить в бухгалтерию ксерокопию загранпаспорта с отметками о дате пересечения границы для расчета суточных.

Порядок выплаты суточных определен Письмом Минтруда и Минфина России от 17.05.1996 N 1037-ИХ. С даты пересечения границы при выезде из РФ они выплачиваются по норме, установленной для загранкомандировки за каждый день пребывания в командировке. День пересечения государственной границы при въезде в Российскую Федерацию оплачивается по норме в рублях, установленной для командировки в пределах РФ.

Для целей налогообложения прибыли в расходы включаются суточные в пределах норм, установленных Постановлением N 93. Об этом говорится в пп.12 п.1 ст.264 НК. Расходы на оплату суточных сверх установленных норм не учитываются в целях налогообложения прибыли (п.38 ст.270 НК РФ).

Расходы в иностранной валюте пересчитываются в рубли по курсу Банка России на дату утверждения авансового отчета.

Консультационный отдел МКПЦН

Подписано в печать

30.08.2004

     
   ——————————————————————————————————————————————————————————————————
————————————————————
——