"Расчет", N 9, 2004

РАБОТНИК В ДОЛГУ

Желая поощрить сотрудников или дать им дополнительный стимул для работы в фирме, руководство от ее имени может предоставить им деньги взаймы. Этот "жест доброй воли" отражается в учете не так, как все прочие займы. Особенные у него и налоговые последствия.

Прежде всего заключите договор с сотрудником в письменной форме (п.1 ст.808 ГК). В нем обязательно укажите сумму займа и срок его возврата. Если срок возврата в договоре не прописать, работник должен вернуть заем в течение 30 дней с того дня, как вы потребуете это сделать. Кроме того, укажите в договоре, должен ли работник платить проценты и если должен, то сколько.

Если вы этого не сделаете, то все равно будете иметь на проценты право, но только по ставке рефинансирования - той, которая действует на день уплаты работником суммы долга или его части (п.1 ст.809 ГК). Сейчас ставка рефинансирования составляет 13 процентов (Указание Центробанка от 11 июня 2004 г. N 1443-У).

Внимание! На сумму материальной выгоды взносы на страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, ЕСН и взносы на пенсионное страхование не начисляют. Все эти взносы и налоги надо платить только с тех выплат работникам, которые связаны с выполнением трудовых обязанностей.

Если в договоре не предусмотрели иное, то работник должен погашать проценты ежемесячно, пока не вернет заем (п.2 ст.809 ГК).

Договор займа считают заключенным с момента передачи денег сотруднику (п.1 ст.807 ГК). С этого дня у него возникает долг и обязанность его вернуть. Причем работник может вернуть деньги досрочно. В первую очередь это касается беспроцентных займов. Если же договор предполагает проценты, погасить долг досрочно можно только с согласия фирмы (п.2 ст.810 ГК).

Совет. Если вы начисляете проценты ежемесячно или ежеквартально, их сумму можно удерживать из заработной платы работника. В этом случае делайте в учете следующую запись:

Дебет 70 Кредит 73-1

- удержаны из зарплаты работника начисленные проценты.

Аналогичную запись можно делать и в том случае, если сотрудник погашает заем частями. Если проценты и сумму займа работник должен вернуть единовременно, удержать эти суммы из зарплаты скорее всего не получится: общая сумма всех удержаний при выплате зарплаты не может превышать 20 процентов (ст.138 ТК).

Вы вправе доначислить проценты, если сотрудник не возвращает заем в срок (ст.811 ГК). То есть начиная со дня, когда он должен был погасить долг, до дня фактического его возврата вы можете начислять на просроченную сумму дополнительные проценты. Их определяют исходя из ставки рефинансирования, действующей на момент погашения обязательства. Одновременно продолжают "капать" проценты, которые предусмотрены в договоре займа.

В договоре можно предусмотреть, что работник возвращает заем по частям. Если он нарушит срок, установленный для возврата очередной части, можно потребовать досрочного возврата всей оставшейся суммы вместе с причитающимися процентами (п.2 ст.811 ГК).

Отражаем в бухучете

На практике выданные работникам займы, бывает, отражают на счете 58 "Финансовые вложения". Это ошибка: счет 58 можно использовать лишь в том случае, если вы выдали заем фирме или человеку, который не работает в вашей компании.

Суммы выданных работникам займов отражают на счете 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям". Аналитику по этому счету ведут по каждому заемщику. После того как вы выдали работнику деньги или перечислили их на его счет, сделайте в учете запись:

Дебет 73-1 Кредит 50 (51)

- выдан работнику заем.

Если заем предоставлен под проценты, отразите их суммы в составе операционных доходов (п.7 ПБУ 9/99). В какой момент? А это зависит от условий договора.

Если там сказано, что проценты работник должен платить ежемесячно или ежеквартально, отражайте их в учете в конце каждого квартала или месяца (п.16 ПБУ 9/99). В противном случае проценты начисляют один раз - когда истечет срок действия договора займа между фирмой и сотрудником.

Пример. ООО "Пассив" в июле 2004 г. предоставило заем своему работнику в сумме 60 000 руб. Согласно заключенному с ним договору, заем выдали на 1 год под 6 процентов годовых.

В договоре сказано, что сотрудник должен погашать проценты ежемесячно.

Ежемесячная сумма процентов составляет:

60 000 руб. х 6% : 12 мес. = 300 руб.

Бухгалтер "Пассива" в июле 2004 г. сделал в учете следующую запись:

Дебет 73-1 Кредит 50

- 60 000 руб. - выдана сумма займа.

Ежемесячно начиная с августа 2004 г. до июля 2005 г. он будет делать проводки:

Дебет 73-1 Кредит 91-1

- 300 руб. - начислены проценты за пользование заемными средствами;

Дебет 50 Кредит 73-1

- 300 руб. - погашены работником проценты за пользование займом.

В июле 2005 г. бухгалтер "Пассива" запишет в учете:

Дебет 50 Кредит 73-1

- 60 000 руб. - погашена сумма займа, выданного работнику.

Если предположить, что в договоре сказано, что сотрудник погашает проценты одновременно с основной суммой долга, бухгалтер сделает в учете несколько иные записи:

в июле 2004 г.

Дебет 73-1 Кредит 50

- 60 000 руб. - выдан заем работнику;

в июле 2005 г.

Дебет 73-1 Кредит 91-1

- 3600 руб. (60 000 руб. х 6%) - начислены проценты за пользование заемными средствами;

Дебет 50 Кредит 73-1

- 63 600 руб. (60 000 + 3600) - погашены заем и проценты по нему.

Совет. Суммы материальной выгоды и, следовательно, налога на доходы физических лиц напрямую зависят от ставки рефинансирования. Чем она ниже, тем меньше налог, который вы должны удержать у работника.

Поэтому, если Банк России уменьшает ставку рефинансирования, что в последние два года происходит довольно часто, стоит позаботиться о своем сотруднике и перезаключить с ним договор займа. При этом вам надо оформить возврат в кассу выданного ранее займа. Затем отразите в учете его выдачу заново (по новому договору), но уже тем числом, когда ставка рефинансирования была снижена. Именно исходя из новой пониженной ставки и нужно будет рассчитывать материальную выгоду, а значит, налог с нее будет меньше.

Налог на доходы

Если вы выдали беспроцентный заем или заем, процентная ставка по которому ниже 3/4 ставки рефинансирования, у сотрудника возникает материальная выгода в виде экономии на процентах. Она считается доходом работника (ст.212 НК) и облагается налогом на доходы физических лиц по ставке 35 процентов. Причем при расчете суммы НДФЛ с материальной выгоды налоговые вычеты не применяют.

Бухгалтер фирмы, которая выдала заем, не обязан рассчитывать, удерживать и перечислять в бюджет НДФЛ с материальной выгоды. То есть сумму выгоды и налога определяет сам работник (п.2 ст.212 НК). По итогам года он подает в налоговую инспекцию по месту своего жительства декларацию и перечисляет НДФЛ в бюджет.

Правда, работник может поручить фирме рассчитывать, удерживать и платить налог с суммы его материальной выгоды (ст.ст.26 и 29 НК). Для этого он должен передать ей доверенность, заверенную нотариально. В таком случае фирма станет уполномоченным представителем сотрудника, приобретая права и обязанности налогового агента. Это не означает, что фирма в полной мере является налоговым агентом. То есть вы не обязаны сообщать в налоговую инспекцию о том, что у работника возникла материальная выгода. Хотя налоговики зачастую считают иначе. Чтобы избежать конфликтов с ними, все же лучше посылать уведомление в соответствии с требованиями п.5 ст.226 Налогового кодекса.

Размер материальной выгоды можно рассчитать по формуле:

Материальная выгода = Сумма процентов, рассчитанная исходя из 3/4 ставки рефинансирования - Сумма процентов по договору займа.

При расчете процентов надо использовать ставку рефинансирования, которая действовала на момент выдачи займа работнику.

Материальную выгоду рассчитывают на дату, когда работник заплатил проценты по займу (пп.3 п.1 ст.223 НК), но не реже одного раза в календарный год (п.2 ст.212 НК). В бюджет налог надо перечислить на следующий день после того, как он был удержан из дохода сотрудника.

Пример. ЗАО "Актив" в августе 2004 г. выдал двум своим работникам займы по 20 000 руб. сроком на 3 месяца. По желанию работников фирма выступает их уполномоченным представителем, то есть бухгалтер будет рассчитывать, удерживать и перечислять в бюджет НДФЛ с суммы материальной выгоды.

Первому сотруднику ЗАО "Актив" выдало заем с условием уплаты 6 процентов годовых. Работник должен погасить его и заплатить проценты по окончании действия договора.

Сумма процентов по договору составит:

20 000 руб. х 6% : 12 мес. х 3 мес. = 300 руб.

Сумма процентов исходя из ставки рефинансирования составляет:

20 000 руб. х 3/4 х 13% : 12 мес. х 3 мес. = 488 руб.

Материальная выгода составит:

488 руб. - 300 руб. = 188 руб.

Сумма НДФЛ, которую должен удержать и перечислить в бюджет бухгалтер, равна:

188 руб. х 35% = 66 руб.

Второму сотруднику выдали заем под 16 процентов годовых. Работник должен погасить его и заплатить проценты по окончании действия договора.

Сумма процентов по договору составит:

20 000 руб. х 16% : 12 мес. х 3 мес. = 800 руб.

Сумма процентов исходя из ставки рефинансирования составляет:

20 000 руб. х 3/4 х 13% : 12 мес. х 3 мес. = 488 руб.

В данном случае материальная выгода не возникает, и бухгалтер удерживать НДФЛ не должен.

Налог на прибыль

В налоговом учете проценты, которые фирма получает по договору займа, отражают в составе внереализационных доходов (п.6 ст.250 НК).

При этом бухгалтер должен соблюдать определенные правила учета процентов по выданным займам, а именно - вести аналитический учет внереализационных доходов по каждому из них (ст.328 НК). Это требование полностью соответствует требованиям бухучета, поэтому не добавит бухгалтеру дополнительной работы.

Если вы определяете налог на прибыль методом начисления, сумму процентов по займам, выданным более чем на один отчетный период (месяц или квартал), отражайте на конец каждого отчетного периода (п.6 ст.271 НК). Если договор истекает до окончания отчетного периода, учтите проценты на дату прекращения действия договора.

Фирмы, которые используют кассовый метод, учитывают проценты в составе доходов на момент поступления денег в кассу или на расчетный счет фирмы (п.2 ст.273 НК).

И.Недельская

Аудитор

Подписано в печать

24.08.2004

     
   ——————————————————————————————————————————————————————————————————
————————————————————
——