"Главбух". Приложение "Учет в торговле", N 3, 2004

ДОКУМЕНТЫ ОПЕРАЦИОННОЙ КАССЫ

В розничной торговле без ККТ не обойтись. Но применение кассовой техники связано с заполнением обязательных документов. Какие данные переносятся из Z-отчета в журнал кассира-операциониста? А какие суммы будут отражены впоследствии в бухгалтерском учете? Бывают ли ситуации, когда они не совпадают? На эти вопросы мы ответим в статье.

В соответствии с Федеральным законом от 22 мая 2003 г. N 54-ФЗ (далее - Закон о ККТ) при продаже товаров наличные денежные расчеты и (или) расчеты с использованием платежных карт осуществляются с применением контрольно-кассовой техники. Типовые правила эксплуатации контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением (утв. Письмом Минфина России от 30 августа 1993 г. N 104) действуют лишь в части, не противоречащей Закону о ККТ.

Прием и выдачу наличных денег, оформление кассовых документов, ведение кассовой книги, ревизию кассы и контроль за соблюдением расчетно-кассовой дисциплины производят в соответствии с Положением о правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации (утв. Банком России 5 января 1998 г. N 14-П) и Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации (далее - Порядок).

Постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. N 132 утверждены формы <*> первичной учетной документации (КМ) - они обязательны, в том числе для организаций, торгующих в розницу.

     
   ————————————————————————————————
   

<*> Перечень форм первичной документации для учета кассовых операций в торговле опубликован в рубрике "Справочник" приложения N 1, 2003, с. 86.

В общем случае магазину розничной торговли при наличных и приравненных к ним расчетах надо действовать по схеме:

Документооборот кассы

     
   ———————————————————————————————————T—————————————————————————————¬
   |В момент оплаты товара покупателем|Пробить кассовый чек и выдать|
   |                                  |      его покупателю         |
   L——————————————————————————————————+—T————————————————————————————
   

\¦/

     
   —————————————————————————————————————+———————————————————————————¬
   |                   В конце рабочего дня (смены)                 |
   +———————————————————————————T————————T———————————————————————————+
   |   Пробить итоговый чек    |        |  Составить форму N КМ—6   |
   |        (Z—отчет)          +———————>|      (справка—отчет       |
   |                           |        |  кассира—операциониста)   |
   L——T—————————————————————T———        L———————————————————T—————T——
   

¦ \¦/ ¦ ¦

¦ ---------+----------------------------¬ ¦ ¦

¦ ¦ Отразить показания денежных ¦ ¦ ¦

¦ ¦ суммирующих счетчиков в форме ¦ ¦ ¦

¦ ¦N КМ-4 (журнал кассира-операциониста)¦ ¦ ¦

\¦/ L-------------------------------------- \¦/ ¦

     
   ———+—————————————————————————————————————————————————————+—¬   |
   |             Составить приходный кассовый ордер           |   |
   L———————————————————————————————T———————————————————————————   |
                                  \|/                            \|/  
   ————————————————————————————————+——————————————————————————————+—¬
   | Сделать запись в кассовой книге организации на основании формы |
   |              N КМ—6 и приходного ордера                        |
   L—————————————————————————————————————————————————————————————————
   

Журнал кассира-операциониста

Основной документ, отражающий движение наличных денежных средств в операционной кассе магазина, - журнал кассира-операциониста (форма N КМ-4). Его заводят для каждого кассового аппарата отдельно.

Журнал шнуруют, нумеруют и скрепляют подписями налогового инспектора, руководителя и главного (старшего) бухгалтера организации и печатью. Все записи в журнале ведет кассир-операционист в хронологическом порядке чернилами или шариковой ручкой. Записи подтверждают подписями кассир, администратор организации, старший кассир. Если в журнал вносят исправления, то они должны быть оговорены и заверены подписями кассира-операциониста, руководителя и главного (старшего) бухгалтера организации.

При оформлении трудности обычно возникают в ситуациях, когда приходится оформлять операции оплаты пластиковыми картами и возврат товара. Рассмотрим на примерах заполнение формы N КМ-4 для различных случаев.

Расчеты денежными средствами и кредитными картами

Если покупатели расплачиваются с помощью кредитных карт, то чек пробивать нужно, хотя наличные деньги и не поступают в кассу. Как отразить такую операцию в документах кассы?

Пример 1. ООО "Лотос" торгует в розницу хозяйственными товарами и имеет один кассовый аппарат. На нем работает кассир-операционист Максимова Н.А., с которой заключен договор о полной материальной ответственности. В ее обязанности входит, в частности, ведение журнала кассира-операциониста, составление справки-отчета кассира-операциониста (форма N КМ-6) и составление акта о возврате денежных сумм покупателям. Показания денежного счетчика фирмы ООО "Лотос" за 1 июля 2004 г. равны: на начало дня - 80 525 руб.; на конец дня - 95 266 руб.; сумма выручки за день составила:

95 266 руб. - 80 525 руб. = 14 741 руб.

Два покупателя расплатились за товар с кредитных карт, а не наличными. В этом случае все равно необходимо пробить чек. Деньги, списанные с карт, поступают на расчетный счет организации, а не в кассу, но фигурируют в Z-отчете. Поэтому итоговая сумма по Z-отчету не совпадает с фактической наличностью. Выручка от продажи хозтоваров, которые были оплачены пластиковыми картами, составила 6385 руб. Следовательно, денежная сумма, которая фактически находится в кассе, равна:

14 741 руб. - 6385 руб. = 8356 руб.

В конце рабочего дня (смены), после того как Максимова Н.А. пробила итоговый чек (Z-отчет), ей необходимо заполнить журнал кассира-операциониста. В нем отражают показания счетчиков и сумму дневной выручки. Прежде всего заполняют графу 1, где указывают дату снятия отчета. В графу 2 вписывают номер отдела (секции), по которому пробита выручка. В графе 4 кассир указывает порядковый номер контрольного счетчика на конец рабочего дня (Z-отчета). Показатели в столбце 5 заполняют только при проверке, перерегистрации ККТ, снятии ККТ с учета или при передаче машины в ремонт.

В графу 6 переносят показания денежного счетчика на начало дня. В нашем примере эта сумма составила 80 525 руб. Показания счетчика заверяют подписями кассира (столбец 7) и администратора организации (столбец 8). На конец рабочего дня показания денежного счетчика составили 95 266 руб. Эту сумму следует занести в графу 9 журнала. Разница между показаниями счетчика на начало и конец рабочего дня (смены) 14 741 руб. - это сумма выручки за рабочий день, которую необходимо вписать в графу 10. В графе 11 журнала отражают выручку за рабочий день (смену), сданную наличными в кассу предприятия (8356 руб.). Сумму, оплаченную по кредитным картам, следует занести в графу 13 журнала кассира-операциониста, а в графе 12 отмечают, каким количеством чеков оплачены такие покупки. Все данные в конце рабочего дня (смены) заверяют подписями ответственные лица (графы 16, 17, 18).

Образец заполнения журнала см. в приложении 1 на с. 56.

Оформление возврата денежных сумм

Покупатели могут вернуть товар как в день его покупки, так и позже. Оформление возврата денежных средств из кассы в этих случаях будет разным.

Приложение 1

ЖУРНАЛ

КАССИРА - ОПЕРАЦИОНИСТА

     
   ————————T————————T————————T———————————T—————————————————————————————————————————————————T—————————¬
   | Дата  | Номер  |Фамилия,|Порядковый |                    Показания                    |  Сумма  |
   |(смена)| отдела |  имя,  |номер конт—+————————————T————————————————————————————————————+ выручки |
   |       |(секции)|отчество|рольного   |контрольного|   суммирующих денежных счетчиков   |    за   |
   |       |        |кассира |счетчика   |счетчика    +——————————————————————————T—————————+ рабочий |
   |       |        |        |(отчета    |(отчета фис—|  на начало рабочего дня  | на конец|   день  |
   |       |        |        |фискальной |кальной па— |          (смены)         | рабочего| (смену),|
   |       |        |        |памяти) на |мяти), ре—  |                          |   дня   |   руб.  |
   |       |        |        |конец      |гистрирующе—|                          | (смены) |   коп.  |
   |       |        |        |рабочего   |го количест—+—————————T————————————————+—————————+         |
   |       |        |        |дня (смены)|во переводов|  сумма, |    подпись     | сумма,  |         |
   |       |        |        |           |показаний   |   руб.  +———————T————————+  руб.   |         |
   |       |        |        |           |суммирующего|   коп.  |кассира|админи— |  коп.   |         |
   |       |        |        |           |денежного   |         |       |стратора|         |         |
   |       |        |        |           |счетчика    |         |       |        |         |         |
   +———————+————————+————————+———————————+————————————+—————————+———————+————————+—————————+—————————+
   |   1   |    2   |   3    |     4     |     5      |    6    |   7   |    8   |    9    |    10   |
   +———————+————————+————————+———————————+————————————+—————————+———————+————————+—————————+—————————+
   |01.07. |    1   |Максимо—|Z—0111     |    0—00    |80 525,00|Макси— |Федотов |95 266,00|14 741,00|
   |2004   |        |ва Н.А. |           |            |         |мова   |В.Д.    |         |         |
   |       |        |        |           |            |         |Н.А.   |        |         |         |
   +———————+————————+————————+———————————+————————————+—————————+———————+————————+—————————+—————————+
   |       |        |        |           |            |         |       |        |         |         |
   L———————+————————+————————+———————————+————————————+—————————+———————+————————+—————————+—————————+
                                Итого за день (смену) |80 525,00|   х   |    х   |95 266,00|14 741,00|
                                                      L—————————+———————+————————+—————————+——————————
   

     
   ————————————————————————————————————T————————————T——————————————————————————————————————¬
   |               Сдано               |Сумма денег,|Подпись на конец рабочего дня (смены) |
   +——————————T——————————————T—————————+возвращенная+——————————T——————————————T————————————+
   |наличными,|  оплачено по | всего,  |покупателям | кассира. |администратора|руководителя|
   |руб. коп. |  документам  |руб. коп.|(клиентам)  | Деньги и |  (старшего   | (старшего  |
   |          +—————T————————+         |по неисполь—|оплаченные|  кассира).   |  кассира)  |
   |          |коли—| сумма, |         |зованным    |счета сдал|  Показания   |            |
   |          |чест—|  руб.  |         |кассовым    |          |  счетчиков   |            |
   |          |во   |  коп.  |         |чекам,      |          |сняли. Деньги |            |
   |          |     |        |         |руб. коп.   |          |    принял    |            |
   +——————————+—————+————————+—————————+————————————+——————————+——————————————+————————————+
   |    11    | 12  |   13   |   14    |     15     |    16    |      17      |     18     |
   +——————————+—————+————————+—————————+————————————+——————————+——————————————+————————————+
   | 8 356,00 |  2  |6 385,00|14 741,00|      —     |Максимова |Федотов В.Д.  |Гусев В.П.  |
   |          |     |        |         |            |Н.А.      |              |            |
   +——————————+—————+————————+—————————+————————————+——————————+——————————————+————————————+
   |          |     |        |         |            |          |              |            |
   +——————————+—————+————————+—————————+————————————+——————————+——————————————+—————————————
   

¦ 8 356,00 ¦ 2 ¦6 385,00¦14 741,00¦ - ¦ L----------+-----+--------+---------+----------- ————

Бухгалтер магазина составил приходный ордер только на ту сумму, которая фактически находится в кассе (Письмо Управления МНС России по г. Москве от 25 октября 2002 г. N 29-12/51251), и отразил операцию следующими проводками:

Дебет 50 Кредит 90 субсчет "Выручка"

- 8356 руб. - внесены наличными денежные средства от покупателей;

Дебет 57 субсчет "Оплата платежными картами" Кредит 90 субсчет "Выручка"

- 6385 руб. - принята оплата по пластиковым картам.

А после получения выписки банка:

Дебет 51 Кредит 57 субсчет "Оплата платежными картами"

- 6385 руб. - зачислены денежные средства, оплаченные с карт, на расчетный счет.

Возврат в день продажи

Если возврат товара производится в день его продажи, то никаких проводок делать не нужно, так как в учете изначально не отражается факт реализации возвращенного товара.

Сумму возврата кассир отражает в графе 15 журнала. Возврат денег из кассы кассир может осуществить только по чеку, выданному в данной кассе и на соответствующую покупке сумму. Руководитель организации должен подписать чек-это разрешение кассиру сделать возврат денег из кассы. В конце рабочего дня (смены) составляют акт по форме N КМ-3 <**> в одном экземпляре.

     
   ————————————————————————————————
   

<**> Подробнее об оформлении акта возврата денежных сумм покупателям читайте в приложении N 2, 2003, с. 75.

Если при возврате товара надлежащего качества у покупателя не сохранился чек или какие-либо другие документы, подтверждающие факт покупки в этом магазине, то возврат денег непосредственно из кассы невозможен. Но отсутствие у потребителя кассового или товарного чека либо иного документа, удостоверяющих факт и условия покупки товара, вовсе не основание для отказа в удовлетворении его требований о возврате денег за некачественный товар. Как же поступить в такой ситуации? Лучшим решением будет возврат денег не из операционной, а из главной кассы предприятия на основании заявления покупателя, заверенного подписью руководителя магазина. Возврат в этом случае оформляют не актом по форме N КМ-3, а расходным кассовым ордером, на котором покупатель расписывается.

Пример 2. Магазин ООО "Малыш" торгует детскими товарами. Кассовый аппарат обслуживает кассир Семенова А.Н.

Показания денежного счетчика фирмы за 1 июля 2004 г. равны: на начало дня - 388 562 руб.; на конец дня - 405 203 руб.

Таким образом, сумма выручки за день:

405 203 руб. - 388 562 руб. = 16 641 руб.

Один из покупателей вернул товар надлежащего качества на сумму 2500 руб., предъявив кассовый чек. Деньги были возвращены ему из операционной кассы. На эту сумму был составлен акт о возврате денежных сумм покупателям (форма N КМ-3). После этого сумма денежной наличности в ККМ получилась такой:

16 641 руб. - 2500 руб. = 14 141 руб.

Образец заполнения журнала см. в приложении 2 на с. 58.

Приложение 2

ЖУРНАЛ

КАССИРА - ОПЕРАЦИОНИСТА

     
   ————————T————————T————————T———————————T———————————————————————————————————————————————————T—————————¬
   | Дата  | Номер  |Фамилия,|Порядковый |                     Показания                     |  Сумма  |
   |(смена)| отдела |  имя,  |номер конт—+————————————T——————————————————————————————————————+ выручки |
   |       |(секции)|отчество|рольного   |контрольного|    суммирующих денежных счетчиков    |    за   |
   |       |        |кассира |счетчика   |счетчика    +———————————————————————————T——————————+ рабочий |
   |       |        |        |(отчета    |(отчета фис—|   на начало рабочего дня  | на конец |   день  |
   |       |        |        |фискальной |кальной па— |           (смены)         | рабочего | (смену),|
   |       |        |        |памяти) на |мяти), ре—  |                           |   дня    |   руб.  |
   |       |        |        |конец      |гистрирующе—|                           | (смены)  |   коп.  |
   |       |        |        |рабочего   |го количест—+——————————T————————————————+——————————+         |
   |       |        |        |дня (смены)|во переводов|   сумма, |    подпись     |  сумма,  |         |
   |       |        |        |           |показаний   |    руб.  +———————T————————+   руб.   |         |
   |       |        |        |           |суммирующего|    коп.  |кассира|админи— |   коп.   |         |
   |       |        |        |           |денежного   |          |       |стратора|          |         |
   |       |        |        |           |счетчика    |          |       |        |          |         |
   +———————+————————+————————+———————————+————————————+——————————+———————+————————+——————————+—————————+
   |   1   |    2   |   3    |     4     |     5      |     6    |   7   |    8   |     9    |    10   |
   +———————+————————+————————+———————————+————————————+——————————+———————+————————+——————————+—————————+
   |01.07. |    1   |Семенова|Z—0111     |    0—00    |388 562,00|Семено—|Федорова|405 203,00|16 641,00|
   |2004   |        |А.Н.    |           |            |          |ва А.Н.|Г.М.    |          |         |
   +———————+————————+————————+———————————+————————————+——————————+———————+————————+——————————+—————————+
   |       |        |        |           |            |          |       |        |          |         |
   L———————+————————+————————+———————————+————————————+——————————+———————+————————+——————————+—————————+
                                Итого за день (смену) |388 562,00|   х   |    х   |405 203,00|16 641,00|
                                                      L——————————+———————+————————+——————————+——————————
   

     
   ————————————————————————————————————T————————————T——————————————————————————————————————¬
   |               Сдано               |Сумма денег,|Подпись на конец рабочего дня (смены) |
   +——————————T——————————————T—————————+возвращенная+——————————T——————————————T————————————+
   |наличными,|  оплачено по | всего,  |покупателям | кассира. |администратора|руководителя|
   |руб. коп. |  документам  |руб. коп.|(клиентам)  | Деньги и |  (старшего   | (старшего  |
   |          +—————T————————+         |по неисполь—|оплаченные|  кассира).   |  кассира)  |
   |          |коли—| сумма, |         |зованным    |счета сдал|  Показания   |            |
   |          |чест—|  руб.  |         |кассовым    |          |  счетчиков   |            |
   |          |во   |  коп.  |         |чекам,      |          |сняли. Деньги |            |
   |          |     |        |         |руб. коп.   |          |    принял    |            |
   +——————————+—————+————————+—————————+————————————+——————————+——————————————+————————————+
   |    11    | 12  |   13   |   14    |     15     |    16    |      17      |     18     |
   +——————————+—————+————————+—————————+————————————+——————————+——————————————+————————————+
   |14 141,00 |  —  |    —   |14 141,00|  2 500,00  |Семенова  |Федорова Г.М. |Шамшев Н.Н. |
   |          |     |        |         |            |А.Н.      |              |            |
   +——————————+—————+————————+—————————+————————————+——————————+——————————————+————————————+
   |          |     |        |         |            |          |              |            |
   +——————————+—————+————————+—————————+————————————+——————————+——————————————+—————————————
   

¦14 141,00 ¦ - ¦ - ¦14 141,00¦ 2 500,00 ¦ L----------+-----+--------+---------+----------- ————

Обратите внимание, что в этом случае сумма на Z-отчете не будет совпадать с суммой выручки, сданной в главную кассу.

Это и не нужно. Сумма, оприходованная в главную кассу по приходному кассовому ордеру, должна совпадать лишь с той, что указана в графе 11 журнала кассира-операциониста.

Возврат в последующие дни

Если возврат товара произошел не в день его продажи, то предусмотрен иной порядок действий. Прежде всего, покупатель должен оформить заявление на возврат денег в произвольной форме. После этого составляют накладную на возврат товара и выдают покупателю деньги из основной кассы организации. Сумма, возвращенная покупателям, не фигурирует в журнале кассира-операциониста. Акт по форме N КМ-3 не составляют.

При возврате денежных сумм необходимо составить расходный кассовый ордер, отразить операцию в кассовой книге и в бухгалтерском учете сделать сторнирующие проводки.

Заполнение справки-отчета кассира-операциониста

Еще одним документом, который нужно заполнять, является справка-отчет кассира-операциониста (форма N КМ-6).

В конце рабочего дня кассир заполняет этот документ в одном экземпляре. В нем отражаются показания счетчиков ККТ на начало и конец рабочего дня (смены), сумма выручки, а также сумма денег, возвращенная покупателям. Отчет подписывает кассир-операционист и сдает в бухгалтерию организации вместе с выручкой за день и распечатанным Z-отчетом.

Пример 3. По данным примера 2 справка-отчет будет иметь следующий вид:

СПРАВКА-ОТЧЕТ КАССИРА-ОПЕРАЦИОНИСТА

     
   ————————T—————————T————————————————————————————————T——————————————————T——————————————————¬
   |Поряд— |  Номер  |          Показания             | Сумма, руб. коп. |Заведующий отделом|
   |ковый  +————T————+——————————T—————————————————————+—————————T————————+     (секцией)    |
   |номер  |от— |сек—|контроль— |     суммирующего    |выруч—   |денег,  +————————T—————————+
   |конт—  |дела|ции |ного счет—|       денежного     |ки за    |возвра— |фамилия,| подпись |
   |роль—  |    |    |чика (от— |       счетчика      |рабочий  |щенная  | и., о. |         |
   |ного   |    |    |чета фис— +——————————T——————————+день     |покупа— |        |         |
   |счет—  |    |    |кальной   | на начало| на конец |(смену)  |телям   |        |         |
   |чика   |    |    |памяти),  | рабочего | рабочего |по счет— |(клиен— |        |         |
   |(отчета|    |    |регистри— |    дня   |    дня   |чику     |там) по |        |         |
   |фис—   |    |    |рующего   |  (смены) |  (смены) |         |неис—   |        |         |
   |кальной|    |    |количество|          |          |         |пользо— |        |         |
   |памяти)|    |    |переводов |          |          |         |ванным  |        |         |
   |на     |    |    |суммирую— |          |          |         |кассо—  |        |         |
   |конец  |    |    |щих счет— |          |          |         |вым     |        |         |
   |рабо—  |    |    |чиков на  |          |          |         |чекам   |        |         |
   |чего   |    |    |нули      |          |          |         |        |        |         |
   |дня    |    |    |          |          |          |         |        |        |         |
   |(смены)|    |    |          |          |          |         |        |        |         |
   +———————+————+————+——————————+——————————+——————————+—————————+————————+————————+—————————+
   |   1   |  2 |  3 |     4    |     5    |     6    |    7    |    8   |    9   |    10   |
   +———————+————+————+——————————+——————————+——————————+—————————+————————+————————+—————————+
   |Z—0111 |  1 |  1 |   0—00   |388 562,00|405 203,00|16 641,00|2 500,00|Семенова|Семенова |
   |       |    |    |          |          |          |         |        |А.Н.    |А.Н.     |
   L———————+————+————+——————————+——————————+——————————+—————————+————————+————————+——————————
   

Итого ¦16 641,00¦2 500,00¦ L---------+------- ————

В первую графу справки вписывают порядковый номер контрольного счетчика (Z-отчета).

Во второй и третьей графах указывают номер отдела, секции.

Четвертую графу заполняют только при проверке, перерегистрации ККТ, снятии ККТ с учета или при передаче машины в ремонт.

В графах 5 и 6 отражают показания контрольного счетчика на начало и конец рабочего дня (смены).

В графе 7 указывают сумму выручки за день, а в графе 8 - сумму, возвращенную покупателям по неиспользованным кассовым чекам.

Бухгалтер на основании справки-отчета составляет приходный кассовый ордер на полученную сумму и делает записи в кассовой книге.

В заключение хотелось бы обратить внимание на сроки хранения документов.

Журнал кассира-операциониста, контрольные ленты, Z-отчеты и другие документы, которые касаются денежных расчетов с покупателями, должны храниться в течение сроков, установленных для первичных документов, но при этом не менее пяти лет.

Руководитель предприятия несет прямую ответственность за их сохранность.

Е.Н.Кузьмина

Эксперт компании

"Юриспруденция финансы кадры"

Ю.В.Азарова

Специалист

отдела бухгалтерского сопровождения

компании "Юриспруденция финансы кадры"

Подписано в печать

23.08.2004

     
   ——————————————————————————————————————————————————————————————————
————————————————————
——