"Бухгалтерский учет и налоги в торговле и общественном питании", N 9, 2004

ПРИМЕНЕНИЕ ДОВЕРЕННОСТЕЙ В ОРГАНИЗАЦИЯХ ТОРГОВЛИ

Общие требования к оформлению

и использованию доверенностей

Доверенность является элементом реализации института представительства - системы хозяйственных отношений, при которых сделка совершается не непосредственно с хозяйствующим субъектом, а с его представителем, уполномоченным на совершение тех или иных юридически значимых действий. При осуществлении операций по продаже товаров это означает, что организация торговли (или общественного питания) действует через конкретных работников, которые несут полную материальную ответственность за сохранность переданных под отчет товаров и правомерность осуществления сделок купли-продажи.

Статья 182 ГК РФ в качестве действий, осуществляемых в порядке представительства, также указывает на сделки, которые изменяют или прекращают гражданские права и обязанности представляемого. Кроме того, упомянутая статья ГК РФ устанавливает возможность возникновения полномочия представителя в силу обстановки, в которой он действует. В качестве примера таких представителей приводятся продавец в розничной торговле и кассир.

Пунктом 2 ст.182 ГК РФ установлено, что не являются представителями лица, действующие хотя и в чужих интересах, но от собственного имени (коммерческие посредники, конкурсные управляющие при банкротстве и т.п.), а также лица, уполномоченные на вступление в переговоры относительно возможных в будущем сделок. Из этого следует, что указанные лица действуют без доверенности.

В то же время п.2 ст.802 ГК РФ прямо обязывает клиента по договору транспортной экспедиции выдать экспедитору доверенность, если она необходима для выполнения его обязанностей. Договор транспортной экспедиции нередко является сопутствующим к договору купли-продажи. Выполнение операций по данному виду договора может быть заключен как сторонней организацией, так и работниками торговой организации. В последнем случае с экспедитором должен быть заключен договор о полной материальной ответственности.

Также обязательна выдача доверенности доверителем поверенному по договору поручения (ст.975 ГК РФ). Поверенный обязан по исполнении поручения или при прекращении договора поручения до его исполнения без промедления возвратить доверителю доверенность, срок действия которой не истек, и представить отчет с приложением оправдательных документов, если это требуется по условиям договора или характеру поручения.

Обращаем внимание на то, что ст.975 ГК РФ делает исключение (в части обязанности по выдаче доверенности) для случаев, предусмотренных абз.2 п.1 ст.182 ГК РФ. Таким образом, продавец в розничной торговле, кассир и иные работники, выполняющие функции в рамках представительства в силу обстоятельств, должны действовать без доверенности.

Также следует иметь в виду, что гражданское законодательство запрещает представителю совершать сделки от имени представляемого в отношении себя лично, а также быть представителем одновременно двух хозяйствующих субъектов по сделке (или группе сделок). В последнем случае сделано исключение для случаев коммерческого представительства.

Для организаций торговли и общественного питания доверенность является одним из основных документов, обеспечивающих сохранность товаров, а также возможность применения мер полной материальной ответственности к кладовщикам, продавцам и иным материально ответственным лицам.

Статья 185 ГК РФ определяет доверенность как письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому лицу для представительства перед третьими лицами.

Письменное уполномочие на совершение сделки представителем может быть представлено представляемым непосредственно соответствующему третьему лицу. Из этого следует, что доверенность, в принципе, может быть выписана не только на имя работника организации, который должен совершить какие-то действия, связанные с выполнением условий хозяйственных договоров, но и на имя контрагента - организации, с которой заключен хозяйственный договор. Разумеется, по такой доверенности выдача материально-производственных запасов не производится. Выдача доверенности непосредственно третьему лицу (контрагенту), как правило, предполагает совершение каких-либо дополнительных юридически значимых действий - например, нотариальное оформление сделки в случаях, предусмотренных законодательством, сбор и подготовка дополнительной документации и т.п.

Пунктом 2 ст.185 ГК РФ специально оговорено, что доверенность на совершение сделок, требующих нотариальной формы, должна быть нотариально удостоверена, за исключением случаев, предусмотренных законом. Непосредственно в ГК РФ имеется указание на обязательность нотариального удостоверения доверенности только в одном случае - при оформлении доверенности при передоверии.

По нашему мнению, целесообразно нотариальное оформление доверенности при осуществлении операций в рамках договора поручения. Однако следует подчеркнуть, что ГК РФ это специально не оговорено.

Пунктом 5 ст.185 ГК РФ в качестве обязательных реквизитов доверенности указаны:

- подпись руководителя организации или иного лица, уполномоченного на это его учредительными документами;

- печати организации.

Если доверенность выдается от имени юридического лица, основанного на государственной или муниципальной собственности (учреждения, казенного предприятия, государственного или муниципального унитарного предприятия), на получение или выдачу денег и других имущественных ценностей на ней должен быть еще один обязательный реквизит подпись главного или старшего бухгалтером организации.

В зависимости от существа хозяйственных операций и специфики их осуществления на практике принято различать три вида доверенностей:

разовая - на совершение какого-то конкретного действия. Чаще всего такие доверенности выдаются работникам организации (включая экспедиторов) для получения материально-производственных запасов от поставщика;

специальная - на совершение каких-либо однородных действий. Весьма распространена выдача специальных доверенностей по операциям, связанным с получением грузов от транспортных организаций. Практика выдачи подобных доверенностей широко распространена в организациях оптовой торговли, а также в тех организациях, которые приобретают товар (для дальнейшей перепродажи) крупными партиями, сопоставимыми с монтажной нормой при перевозках железнодорожным транспортом;

общая или генеральная - на управление имуществом, заключение договоров и т.д. Частным случаем выдачи общей доверенности является оформление доверенности руководителю организуемого филиала или представительства, а также руководителю государственного или муниципального унитарного предприятия собственником предприятия при его создании или заключении трудового договора с руководителем.

Общие требования к оформлению и применению доверенностей (в том числе и в хозяйственном обороте) установлены ст.ст.186 - 189 ГК РФ.

Одним из основных реквизитов доверенности является срок ее действия.

В соответствии со ст.186 ГК РФ срок действия доверенности не может превышать трех лет. Если срок в доверенности не указан, она сохраняет силу в течение года со дня ее совершения. Таким образом, отсутствие в доверенности срока ее действия не является основанием для признания данного документа недействительным, также как не может и служить основанием для отказа ее к приему.

Доверенности, выдаваемые на получение товаров от поставщика, де-факто ограничены в сроке действия сроком действия соответствующего договора (купли-продажи). Кроме того, в таких доверенностях должно указываться количество имущества, подлежащего получению, что, как правило, делает такие доверенности разовыми.

Вместе с тем, следует иметь в виду, что, в соответствии с ч.2 п.1 ст.186 ГК РФ доверенность, в которой не указана дата ее совершения, ничтожна. Данное обстоятельство имеет существенное значение, прежде всего, для поставщика товаров. В случае выдачи товаров по доверенности, на которой не указана дата выдачи, впоследствии никакие претензии по количеству, качеству или иным существенным условиям договора другой стороной могут не приниматься. Более того, на этом основании поставщику может быть выставлена претензия за передачу товаров неуполномоченному лицу.

Из общего правила, ограничивающего срок доверенностью тремя годами, п.2 ст.186 ГК РФ сделано одно исключение - доверенность, предназначенная для совершения действий за границей и не содержащая указание о сроке ее действия, имеет неограниченный срок действия - сохраняет силу до ее отмены лицом, выдавшим доверенность, при условии, что доверенность удостоверена нотариусом. Отметим, что для организаций торговли отношения с заграничными партнерами, осуществляемые с использованием подобных доверенностей, являются крайне редкими.

Гражданское законодательство допускает возможность передачи доверителем права совершать действия, предоставленные ему доверенностью, другому лицу. Такая передача называется передоверием и регулируется нормами ст.187 ГК РФ. Основанием для передоверия является либо сама доверенность, либо особые обстоятельства, которые могут нарушить или ущемить интересы лица, выдавшего доверенность.

Если передавший полномочия другому лицу не известит об этом выдавшего доверенность и не сообщит ему необходимые сведения о лице, которому переданы полномочия, он несет полную ответственность за действия лица, которому он передал полномочия, как за свои собственные.

Как уже отмечалось, доверенность, выдаваемая в порядке передоверия, обязательно должна быть нотариально удостоверена. При выдаче доверенности в порядке передоверия срок ранее выданной доверенности (на основании которой выписывается новая) не может быть увеличен, но может быть сокращен.

Для организаций торговли ситуация, когда возникает необходимость работы с доверенностями, выданными в порядке передоверия, является нехарактерной - единственным примером, который имеет какое-то распространение, можно назвать невозможность экспедитора или иного работника, уполномоченного на получение товаров от поставщика, выполнять действия по получению товаров (по причине болезни или иных аналогичных обстоятельств).

Для организации взаимоотношений между хозяйствующими субъектами с использованием доверенностей существенное значение имеет момент ее прекращения - дата, после которой доверенность становится недействительной. Статья 188 ГК РФ устанавливает семь оснований прекращения доверенности, из которых пять - относятся к доверенностям, выдаваемым для опосредствования отношений в рамках хозяйственных договоров (прочие основания относятся к доверенностям, выдаваемым физическим лицам).

Самым распространенным случаем прекращения доверенности является ее прекращение вследствие истечения срока. Как уже отмечалось, максимальный срок, на который может быть выдана доверенность на осуществление юридически значимых действий на территории РФ, равен трем годам. Без указания срока (но с обязательным указанием даты выдачи) доверенность действительна в течение года. На практике доверенность на получение товаров выдается на срок не выше 15 дней, для осуществления расчетов с организациями железнодорожного транспорта и иными транспортными организациями - на срок шесть месяцев или один год.

Лицо, выдавшее доверенность, может во всякое время отменить доверенность или передоверие, а лицо, которому доверенность выдана, - отказаться от нее. Соглашение об отказе от этих прав ничтожно. То есть в случае если между лицом, выдавшим доверенность (организацией) и лицом, ее получившим, достигнута и письменно оформлена договоренность о невозможности отмены доверенности или отказа от нее, юридической силы такое соглашение не имеет. В случае прекращения доверенности по одному из указанных оснований следует учитывать особенности, установленные ст.189 ГК РФ: лицо, выдавшее доверенность и впоследствии отменившее ее, обязано известить об отмене лицо, которому доверенность выдана, а также известных ему третьих лиц, для представительства перед которыми дана доверенность.

При этом права и обязанности того лица, которому выдана доверенность, сохраняются в полном объеме до того момента, когда это лицо узнало или должно было узнать о ее прекращении. Весьма вероятна ситуация, когда третье лицо (организация-поставщик, организация выполняющая работы или оказывающая услуги) узнает о прекращении доверенности раньше, чем лицо, на чье имя доверенность оформлена. В этом случае эта организация доверенность принимать не имеет права и, соответственно, не может выполнять условия хозяйственного договора, под выполнение которых доверенность оформлялась.

Доверенность также прекращается в случае прекращения деятельности (ликвидации или реорганизации, влекущей прекращение) юридического лица, выдавшего доверенность, а также прекращения деятельности юридического лица, которому выдана доверенность. При этом в первом случае ранее выданная доверенность действительна, а лицо, ее получившее, должно выполнять обязанности, удостоверенные доверенностью до того момента, когда ему станет известно о прекращении деятельности юридического лица. При выполнении операций в рамках хозяйственных договоров такая ситуация представляется маловероятна - хотя бы в силу весьма ограниченного срока действия выдаваемых доверенностей. Тем не менее, если впоследствии выяснится, что организация, которая выполнила какие-либо действия по доверенности, выданной организацией, которая к моменту выполнения действий ликвидирована, оснований для обжалования правомерности произведенных операций нет (разумеется, если не будет доказано, что лицо, предъявившее доверенность заведомо знало о прекращении своей организации).

С прекращением доверенности теряет силу передоверие, а, значит, и доверенность, выданная в порядке передоверия, в том числе и нотариально заверенная.

Пункт 3 ст.189 ГК РФ обязывает лиц, получивших доверенность немедленно вернуть ее юридическому лицу, выдавшему доверенность.

В данном требовании противоречия нет, так как обязанность по возврату доверенности возникает с момента начала процедуры прекращения (ликвидации или реорганизации), а этот процесс весьма длителен, не может быть менее двух месяцев (с учетом обязательного извещения кредиторов, проведения расчетов, составления ликвидационных балансов или передаточных актов, и т.п.)

Применение доверенностей при приобретении товаров

Нормативного документа, который бы детально регулировал порядок получения и отпуска товаров в организациях торговли и общественного питания в настоящее время нет. Методические указания по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов, утвержденные Приказом Минфина России от 28 декабря 2001 г. N 119н, содержат раздел, регулирующий организацию и ведение учета движения товаров.

В торговой сфере допускается использование положений Методических рекомендаций по учету и оформлению операций приема, хранения и отпуска товаров в организациях торговли, утвержденные Письмом Комитета РФ по торговле от 10 мая 1996 г. N 1-794/32-5 (далее - Методические рекомендации). Документ не носит нормативного характера, так как не прошел процедуры регистрации в Минюсте России. Тем не менее, в части, не противоречащей более поздним законодательным и нормативным актам, применение Методических рекомендаций представляется правомерным и целесообразным, так как они достаточно детально регулируют вопросы организации и ведения аналитического учета, последовательности выполнения отдельных функций и операций.

В части, регулирующей правила применения доверенностей, положения Методических рекомендаций, по нашему мнению, можно применять в полном объеме, так как гражданскому законодательству они не противоречат и содержат ссылки на действующие нормативные (и приравненные к нормативным) документы, в частности - на Инструкцию о порядке выдачи доверенностей на получение товарно-материальных ценностей и отпуска их по доверенности", утвержденную Минфином СССР от 14 января 1967 N 17 (далее - Инструкция N 17), а также на требования, установленные Распоряжением СНК СССР от 19 мая 1944 г. N 10894-Р "О порядке выдачи доверенностей на получение товарно-материальных ценностей".

Заметим, что Постановлением Президиума Высшего Арбитражного Суда РФ от 13 августа 1996 г. N 1792/96 разъяснено, что с момента введения в действие части первой Гражданского кодекса Российской Федерации (с 1 января 1995 г.) доверенности от имени юридического лица должны оформляться в порядке, установленном п.5 ст.185 ГК РФ. Практическое значение этого разъяснения состоит в том, что доверенности, оформленные с отклонениями от требований Инструкции N 17, но не противоречащие нормам ст.185 ГК РФ, не могут считаться недействительными, и любое обращение в арбитражные органы на этом основании является бесперспективным. Тем не менее придерживаться требований Инструкции N 17 следует, так как они выработаны с учетом принципов целесообразности и применительно к конкретным целям - получению материально-производственных запасов.

В соответствии с п.2.1.4 Методических рекомендаций если товары получает материально ответственное лицо вне склада покупателя, то необходимым документом является доверенность, которая подтверждает право материально ответственного лица на получение товара. Из этого следует, что при получении товаров на складе организации торговли (франко-склад покупателя) наличие доверенности необязательно. Для поставщика в данном случае оправдательным документом является товарно-транспортная накладная или иной аналогичный документ, подтверждающий приемку товаров представителем покупателя.

Формы доверенности на получение материальных ценностей (N М-2 и N М-2а) и Порядок их заполнения утверждены Постановлением Госкомстата РФ от 30 октября 1997 г. N 71а. Указанным Постановлением определено, что доверенности применяются для оформления права лица выступать в качестве доверенного лица организации при получении материальных ценностей, отпускаемых поставщиком по наряду, счету, договору, заказу, соглашению.

Доверенность в одном экземпляре оформляет бухгалтерия организации и выдает под расписку получателю.

Форма N М-2а отличается от формы N М-2 отсутствием корешка доверенности, в котором последовательно указываются следующие реквизиты:

- номер доверенности;

- дата ее выдачи;

- срок действия доверенности;

- должность и фамилия лица, которому выдана доверенность;

- расписка в получении доверенности;

- наименование поставщика;

- номер и дата наряда (или заменяющего наряд документа) или извещения;

- номер и дата документа, подтверждающего выполнение поручения.

Корешки подшиваются в хронологическом порядке и хранятся в организации не менее пяти лет (при условии проведения ревизии или аудиторской проверки за соответствующий период) - в соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Руководителем Федеральной архивной службы России 6 октября 2000 г. (в ред. Решения Росархива от 27 октября 2003 г.).

В этом случае журнал учета выданных доверенностей может не вестись.

При этом Инструкция N 17 рекомендует использовать бланки доверенностей, предварительно сброшюрованные в книжку (50 или 100 листов). В книжке доверенностей, до начала выдачи из нее доверенностей, должны быть пронумерованы все листы. На последнем листе книжки за подписью главного (старшего бухгалтера дается надпись "В настоящей книжке пронумеровано ... листов". Количество листов указывается прописью.

Форму N М-2а применяют организации, у которых получение материальных ценностей по доверенности носит массовый характер. Доверенность на получение товарно-материальных ценностей в порядке плановых платежей может быть выдана на календарный месяц (рекомендуемый срок выдачи (действия) доверенности формы N М-2 равняется 15 дням). Выдачу этих доверенностей регистрируют в заранее пронумерованном и прошнурованном журнале учета выданных доверенностей. Форма журнала унифицированной не является и соответствующим постановлением Госкомстата России не утверждалась. Поэтому при ее применении следует руководствоваться требованиями п.6 Инструкции N 17. В Журнале учета доверенностей должно быть предусмотрено заполнение всех тех реквизитов, которые указываются в корешке формы N М-2.

В соответствии с п.9 Инструкции N 17 отпуск товарно-материальных ценностей предприятиями или организациями (торгующими, снабженческими, сбытовыми и др.) не производится в случае предъявления доверенности, выданной с нарушением установленного порядка ее заполнения или с незаполненными реквизитами. Из этого следует, что отсутствие любого реквизита (установленного унифицированной формой доверенности, а не Законом о бухгалтерском учете), может послужить основанием для приема доверенности поставщиком и, следовательно, для отказа в отпуске товара. При этом вина должна быть возложена на лицо, выписавшее доверенность (работника бухгалтерии), а также на должностное лицо, ответственное за организацию работы с доверенностями (главного бухгалтера).

Пунктом 3 Инструкции N 17 установлено, что при выписке доверенностей следует иметь в виду, что перечень подлежащих получению товарно-материальных ценностей, предусмотренных на оборотной стороне доверенности, заполняется в случаях, когда в документе на отпуск (соглашении и т.п.), указанном на лицевой стороне, не приведены наименования и количества ценностей, подлежащих получению. Если же в указанных документах приводятся наименования и количества товарно-материальных ценностей, подлежащих получению, перечень ценностей на оборотной стороне доверенности прочеркивается. То есть данная часть оборотной стороны доверенности может вообще не заполняться, но в любом случае незаполненные строки должны быть прочеркнуты. ГК РФ подобной детализации требований к заполнению доверенностей не содержит, но их правомерность и целесообразность не вызывают сомнений.

Количество товаров, подлежащих получению должно указываться прописью (это прямо следует из состава показателей унифицированных форм доверенностей). ГК РФ также не содержит указаний на этот счет, но унифицированные формы доверенностей прямо указывают на необходимость указания количества именно в таком формате.

Уже упоминавшимся п.3 Инструкции N 17 прямо запрещается выдача доверенностей без образцов подписи лиц, на имя которых они выписаны. Заметим, что при нарушении этого требования подписи руководителя и главного бухгалтера, удостоверяющие ее, становятся бессмысленными. Подчеркнем, что гражданское законодательство обязывает главного бухгалтера подписывать выданные доверенности только тогда, когда организация, выдавшая доверенность, образована на основе государственного или муниципального имущества. По нашему мнению, подпись главного бухгалтера на доверенности является обязательным реквизитом в силу требований ст.7 Закона о бухгалтерском учете, в соответствии с которой без подписи главного бухгалтера денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению. Доверенность не является ни расчетным, ни денежным документом, но является документом, движение которого непосредственно приводит к движению материальных и денежных средств. Кроме того, то обстоятельство, что доверенность выдается работниками бухгалтерии, обуславливает целесообразность и правомерность подписи главного бухгалтера, в том числе и как непосредственного указания работнику на оформление данного документа.

Что касается печати, то обязательность наличия оттиска печати организации, выдавшей доверенность, установлена непосредственно ГК РФ, и следовательно, не может быть подвержена сомнению или трактоваться иным образом. В то же время, следует отметить, что индивидуальные предприниматели имеют право не применять в своей хозяйственной деятельности печати, а заверять все документы только личной подписью. Из сказанного очевидно, что индивидуальные предприниматели, не использующие печать, фактически лишены права на применение доверенностей в хозяйственном обороте.

По нашему мнению, целесообразно привести некоторые основные положения Инструкции N 17, регулирующие порядок обращения доверенностей. Эти положения действующему законодательству не противоречат и позволяют максимально рационализовать и зарегулировать вопросы оформления, выдачи и возврата доверенностей в организации.

Пункт 1 Инструкции N 17 запрещает выдачу доверенностей лицам, не работающим в данном предприятии (организации, учреждении). Это прямо вытекает из нормы ст.121 ТК РФ, в соответствии с которой работники в соответствии с законодательством несут материальную ответственность в полном размере ущерба, причиненного по их вине предприятию, учреждению, организации, в случае, когда имущество и другие ценности были получены работником под отчет по разовой доверенности или по другим разовым документам. Возникновение оснований для привлечения работника к материальной ответственности в полном размере в случае, когда между работником и предприятием, учреждением, организацией в соответствии со ст.121.1 ТК РФ заключен письменный договор о принятии на себя работником полной материальной ответственности за необеспечение сохранности имущества и других ценностей, переданных ему для хранения или для других целей, выделены в ст.121 ТК РФ в отдельный подпункт. Из этого следует, что для того, чтобы работник, получивший доверенность, мог быть привлечен к материальной ответственности в полном размере, наличие договора о полной материальной ответственности не обязательно.

Таким образом, даже в том случае, когда обязанности по получению и доставке приобретенных материально-производственных запасов от поставщика возлагаются на относительно случайных людей (например, представителей управления цехом или структурным подразделением), заключать с ними договор о полной материальной ответственности нет необходимости. С работниками, работающими с материальными ценностями постоянно, подобный договор, как правило, заключается при приеме на работу (или при переводе на соответствующую должность). Другим следствием этого правила, как мы уже отметили, является запрет на выдачу доверенности лицам, не являющимися работниками данной организации.

В общем случае доверенности подписываются руководителем (заместителем руководителя) и главным бухгалтером организации или лицами, ими на то уполномоченными. Инструкция N 17 делает исключение для тех случаев, когда бухгалтерский учет осуществляется централизованной бухгалтерией. При этом доверенности на получение товарно-материальных ценностей подписываются руководителем (заместителем руководителя) организации, обслуживаемой этой бухгалтерией, и главным бухгалтером централизованной бухгалтерии или лицами, ими на то уполномоченными.

Право подписи доверенности лицами, уполномоченными на то руководством и главным (старшим) бухгалтером организации оформляется приказом (внутренним локальным нормативным актом).

Пунктом 3 Инструкции N 17 уточнено, что доверенности выдаются на получение товарно-материальных ценностей, отпускаемых поставщиком по наряду, счету, договору, заказу, соглашению или другому заменяющему их документу.

В случаях, когда доверенное лицо должно получать требуемые товары, материалы или продукты в одном месте (с одного склада), но по нескольким нарядам, счетам и другим заменяющим их документам, ему может быть выдана одна доверенность с указанием в ней номеров и дат выдачи всех нарядов, счетов и других аналогичных документов или несколько доверенностей, если товарно-материальные ценности следует получать на нескольких складах.

Весьма важным элементом оборота доверенностей является их регистрация. Пункт 3 Инструкции N 17 обязывает вести регистрацию в бухгалтерии организации. В тех случаях, когда главным бухгалтером централизованной бухгалтерии право подписи доверенности предоставляется руководителю учетно-контрольной группы организации обслуживаемой этой бухгалтерией, регистрация доверенностей осуществляется учетно-контрольной группой.

Пункт 5 Инструкции N 17 достаточно четко регулирует последовательность действий работников бухгалтерских служб в случае, когда доверенное лицо лишается права на получение ценностей по выданным ему доверенностям, срок действия которых еще не истек. Причинами такого лишения могут быть, например, подача заявления об увольнении, выявившееся несоответствие занимаемой должности, возникновение претензий по расчетам с поставщиком и т.п. В этом случае доверенности у такого лица отбираются, при этом организация - получатель материально-производственных запасов немедленно ставит в известность поставщика об аннулировании соответствующих доверенностей. С момента получения такого извещения отпуск ценностей по аннулированной доверенности прекращается. В этих случаях за отпуск ценностей по аннулированным доверенностям ответственность несет поставщик. Из процитированного правила можно сделать вывод, что в том случае, когда перечисленные действия своевременно не проведены, ответственность за сохранность отпущенных поставщиком материально-производственных запасов лежит на покупателе (получателе), а если конкретизировать, то меры материальной ответственности могут быть применены к тем работникам, которые своевременно не отозвали доверенность и не сообщили поставщику о факте лишения конкретного лица права на получение имущества. При этом непосредственно к исполнителю может быть применена только ограниченная материальная ответственность (в размерах, не превышающих размер должностного оклада или среднего заработка). Однако новый ТК РФ допускает за подобные нарушения (нарушения, которые повлекли нанесение материального ущерба) привлекать к полной материальной ответственности главного бухгалтера. Так как за организацию правильного оформления, движения и хранения доверенностей отвечает именно главный бухгалтер, то формально повод для возложения ответственности именно на него у администрации организации имеется.

В случае применения формы N М-2 при выдаче доверенности бухгалтерия предприятия, организации и учреждения или централизованная бухгалтерия регистрирует ее в корешке книжки доверенностей. В книжке доверенностей до начала выдачи из нее доверенностей, должны быть пронумерованы все листы. На последнем листе книжки за подписью главного (старшего) бухгалтера делается надпись "В настоящей книжке пронумеровано...листов". Количество листов указывается прописью. В этом случае требование о подшивке доверенностей в хронологическом порядке теряет смысл, но корешки доверенностей (вместе с испорченными бланками, а также возвращенными доверенностями) должны храниться порядком и в сроки, установленные законодательством о бухгалтерском учете (не менее пяти лет) и соответствующими документами Росархива.

Организации, у которых получение товаров по доверенностям носит массовый характер (доставка товаров осуществляется, как правило, самовывозом) и применяется форма N М-2, регистрацию доверенностей производят в заранее пронумерованном и прошнурованном Журнале учета выданных доверенностей. Соответствующие графы журнала, как и ячейки корешка доверенности заполняются по мере совершения соответствующих действий. Последней заполняется графа "Отметки о выполнении поручения по выданной доверенности" - после отчета лица, получившего доверенность, в выполнении поручения (получении и доставке материально-производственных запасов) или при возврате ранее выписанной доверенности.

Книжки доверенностей и Журналы учета выданных доверенностей должны храниться у лица, ответственного за регистрацию доверенностей. Из этого следует, что такое лицо (работник бухгалтерии) должен быть назначен соответствующим распорядительным документом, а в его функциональных обязанностях (должностной инструкции) соответствующая обязанность должна быть прописана.

В соответствии с п.7 Инструкции N 17, лицо, которому выдана доверенность обязано не позднее следующего дня (разумеется, речь идет о рабочих днях) после каждого получения ценностей, независимо от того, получены ли материально-производственные запасы по доверенности полностью или частями, представить в бухгалтерию предприятия, организации, учреждения или централизованную бухгалтерию документы о выполнении поручений и о сдаче на склад (кладовую) или соответствующему материально ответственному лицу полученных им товарно-материальных ценностей.

Неиспользованные доверенности должны быть возвращены выдавшему их предприятию (организации, учреждению) на следующий день после истечения срока действия доверенности.

О возвращении неиспользованной доверенности делается отметка в корешке книжки доверенностей или в журнале учета выданных доверенностей (в графе "Отметки о выполнении поручений").

Возвращенные неиспользованные доверенности погашаются надписью "неиспользована" и хранятся до конца отчетного года у лица, ответственного за их регистрацию.

Инструкция N 17 рекомендует по окончанию года такие неиспользованные доверенности уничтожать с составлением об этом соответствующего акта. По нашему мнению, это необязательно, и неиспользованные доверенности могут храниться вместе с корешками. Целесообразность подобного подхода обусловлена тем, что общий срок исковой давности составляет три года, в течение которых могут возникнуть проблемы с поставщиком, разрешение которых может потребовать и изучения неиспользованных доверенностей. Кроме того, в течение минимального срока хранения всех бухгалтерских документов (пять лет) проверки могут проводиться не только налоговыми, но и иными контролирующими органами. А так как, нового нормативного документа, который бы сокращал срок хранения неиспользованных доверенностей по сравнению с другими бухгалтерскими документами, пока нет, весьма вероятно возникновение разногласий по данному поводу (преждевременное уничтожение документов, в частности, может быть расценено как грубое нарушение правил ведения бухгалтерского учета).

Общий принцип выдачи новых доверенностей материально-ответственным лицам (или лицам, выполняющим поручения по разовым доверенностям) тот, что и принцип выдачи подотчетных сумм, - лицам, которые не отчитались в использовании доверенностей, по которым истек срок действия, новые доверенности не выдаются.

Разумеется, это не относится к случаям, когда получение товаров производится у одного поставщика с нескольких складов или у нескольких поставщиков в течение одного (одного-двух) рейсов.

В п.8 Инструкции N 17 перечислен исчерпывающий перечень обязанностей главного бухгалтера, которые возникают в связи с обращением доверенностей.

Непосредственно из Закона о бухгалтерском учете эти обязанности не вытекают, но могут быть учтены при разработке должностной инструкции (функциональных обязанностей) главного бухгалтера организации.

Такими обязанностями являются:

- контроль за соблюдением правил оформления, выдачи и регистрации доверенностей;

- инструктаж лиц, получающих доверенности, о порядке представления бухгалтерии документов о выполнении поручений по доверенности;

- своевременный контроль за использованием доверенностей, осуществляемый на основе приходных документов (приходных ордеров, приемных актов и т.п.);

- контроль за своевременным представлением соответствующих приходных документов, в пределах срока действия доверенности, или возвратом доверенности при ее неиспользовании.

Нетрудно убедиться, что соблюдение обязанностей практически исключит вероятность любых злоупотреблений при обращении доверенностей. В то же время, любое нарушение может быть истолковано, как некачественное выполнение (или просто невыполнение) главным бухгалтером части своих обязанностей со всеми вытекающими последствиями.

Особое внимание следует обратить на п.9 Инструкции N 17, который устанавливает перечень оснований для отказа поставщиком в принятии доверенности и в отпуске материально-производственных запасов.

Требования данного пункта существенны как для поставщика, так и для покупателя. В первом случае нарушение требований (прием к исполнению доверенностей и выполнение соответствующих действий) исключает ведение дальнейшей претензионной работы с покупателем по любым разногласиям, возникшим в связи с данной поставкой. Для покупателя существенность требований заключается в том, что отказ в принятии доверенности автоматически означает отказ в отгрузке товара, что неизбежно ведет к определенным материальным потерям, возмещение которых за счет виновных лиц может оказаться весьма проблематичным.

Случаями, когда поставщик должен отказать в принятии доверенности, кроме названного выше предъявления доверенности, выданной с нарушением установленного порядка ее заполнения или с незаполненными реквизитами, являются:

- предъявление доверенности, имеющей поправки и помарки. Из этого требования, в частности, следует, что требования, предъявляемые к оформлению доверенностей аналогичны требованиям по заполнению денежных документов (например, чеков на получение наличных денежных средств в кредитной организации);

- непредъявление паспорта, указанного в доверенности;

- окончание срока, на который выдана доверенность;

- получение сообщения получателя об аннулировании доверенности.

Если при наличии хотя бы одного из перечисленных нарушений доверенность все-таки будет принята поставщиком, вся ответственность за операцию возлагается уже на него. В частности, к материальной ответственности могут быть привлечены как работник, принявший доверенность, так и главный бухгалтер организации-поставщика (хотя бы за то, что вовремя этого работника должным образом не проинструктировал).

В соответствии с п.10 Инструкции N 17 доверенности, независимо от срока их действия, отбираются поставщиком при первом отпуске товарно-материальных ценностей.

В случае отпуска товаров частями, на каждый частичный отпуск составляется накладная (приемо-сдаточный акт или другой аналогичный документ) с указанием на ней номера доверенности и даты ее выдачи. В этих случаях один экземпляр накладной (или заменяющего ее документа) передается получателю товаров, а другой - подкладывается к оставшейся у поставщика доверенности и используется для наблюдения и контроля за исполнением отпуска ценностей согласно доверенности, а также для предъявления счета потребителю.

По окончании отпуска товаров доверенность сдается в бухгалтерию торговой организации вместе с документами на отпуск последней партии ценностей по сдаваемой доверенности.

Нетрудно убедиться, что приведенная схема снимает весьма вероятный вопрос о правомерности истребования от покупателя (получателя имущества) доверенности в случае, когда выдача товаров или готовой продукции в полном объеме не может быть произведена. Заметим, что причина неполной выдачи может быть обусловлена не только особенностями организации работы поставщика. Например, транспортное средство, предоставленное покупателем, не может вместить всей поставки. В подобных случаях у поставщика остается доверенность, подтверждающая правомерность частичной выдачи. В то же время полнота выполнения обязательств перед получателем оценивается по данным, указанным в накладных и иных аналогичных документах.

Пунктом 11 Инструкции N 17 сделано одно исключение: при централизованном завозе и доставке товаров и материалов предприятиям, торговым и другим организациям отпуск товаров и материалов поставщиками (предприятиями, оптовыми организациями и т.п.) может осуществляться без доверенности. В этих случаях получатель товаров (материалов) обязан сообщить поставщикам образец печати (штампа), который материально ответственное лицо, получившее завезенный товар (материал), скрепляет на экземпляре сопроводительного документа (накладной, счете и т.п.), остающегося у поставщика, свою подпись о получении названных ценностей.

В соответствии с п.12 Инструкции N 17 контроль за соблюдением поставщиком установленного порядка отпуска по доверенности товарно-материальных ценностей также возлагается на главного (старшего) бухгалтера предприятия, организации, учреждения-поставщика, или главного бухгалтера централизованной бухгалтерии.

Контроль за своевременным и полным оприходованием товаров, поступивших в торговую сеть должен производиться систематически на основании соответствующих документов поставщиков и осуществляться бухгалтерией предприятия, организации-получателя.

Необходимо отметить, что положения Инструкции N 17 распространяются только на порядок получения грузов от поставщиков товаров. Транспортные организации такими поставщиками не являются. Вопросы применения доверенностей при организации взаимоотношений с транспортными организациями регулируются нормативными документами, принятыми соответствующими органами федерального управления.

В.Р.Захарьин

Подписано в печать

16.08.2004

     
   ——————————————————————————————————————————————————————————————————
————————————————————
——