"Бухгалтерское приложение к газете "Экономика и жизнь", N 33, 2004

ИНКАССАЦИЯ ВЫРУЧКИ

Наличные деньги, принятые в кассу организации, подлежат сдаче в банк для последующего зачисления на счет организации. Сумма наличных денег, которую организация может оставить в кассе на конец рабочего дня, не должна превышать лимита остатка наличных денег в кассе. Как правило, доставку наличных денег из кассы организации в банк выполняет служба инкассации. О порядке передачи наличных денежных средств службе инкассации и об особенностях отражения расходов на инкассацию в бухгалтерском учете организации вам расскажет ведущий эксперт "АКДИ ЭЖ" И. Чвыков.

Порядок работы с наличными деньгами в настоящее время регулируется Положением о правилах организации наличного денежного обращения на территории РФ от 05.01.1998 N 14-П (далее - Правила) и Порядком ведения кассовых операций в РФ, утвержденным Решением Совета директоров Банка России от 22.09.1993 N 40 (далее - Порядок).

Порядок ведения кассовых операций разрешает хранение в кассе организации наличных денег только в пределах лимита кассы, устанавливаемого ежегодно банком, в котором у организации открыт счет.

Сверх установленного лимита организация может хранить в кассе наличные деньги, предназначенные только для выплаты зарплаты и пособий работникам. Однако и в этом случае срок нахождения в кассе таких сумм не может превышать трех рабочих дней (включая день получения денег в банке), а для организаций, расположенных в районах Крайнего Севера, - пяти дней. По истечении этих сроков не выданные работникам наличные деньги организация обязана сдать в банк для зачисления на счет.

Обратите внимание! Несоблюдение лимита остатка кассы является административным правонарушением, за которое на организацию и (или) ее должностных лиц может быть наложен штраф.

Доставлять в банк наличные могут как инкассаторы обслуживающего организацию банка, так и сотрудники Российского объединения инкассации (Росинкас).

В соответствии с Федеральным законом от 10.07.2002 N 86-ФЗ "О Центральном банке РФ (Банке России)" Росинкас включено в систему Банка России. В состав данного объединения входят республиканские, краевые, областные, Московское и Санкт-Петербургское управления инкассации.

Чтобы воспользоваться услугами службы инкассации, Росинкаса и в случае инкассации наличных денег обслуживающим организацию банком необходимо заключить специальный договор.

В договоре указываются адреса магазинов, принадлежащих организации, время приезда инкассаторов и стоимость услуг, которая обычно определяется в процентах от суммы инкассированной наличности.

Порядок оформления и передачи наличных денег инкассаторам предусмотрен Положением ЦБ РФ от 09.10.2002 N 199-П "О порядке ведения кассовых операций в кредитных организациях на территории РФ".

Заключив договор, организации необходимо заказать изготовление специального пломбира и приобрести свинцовые пломбы. На пломбире должен быть выгравирован номер и сокращенное наименование организации или ее фирменный знак.

Если организация сдает инкассаторам наличную выручку в нескольких магазинах, то для каждого из них требуется изготовить свой отдельный пломбир.

После этого организация представляет в подразделение инкассации два экземпляра образцов оттиска каждого пломбира, которым будут опломбировываться сумки с денежной наличностью в каждом магазине.

Руководитель подразделения инкассации банка заверяет все представленные экземпляры образцов оттисков. Для этого на шпагат ниже пломбы организации накладывается пломба банка.

Один экземпляр каждого заверенного образца пломбы передается организации. Этот экземпляр кассир организации будет предъявлять инкассаторам при передаче им сумок с наличностью.

От количества мест инкассации (магазинов) зависит количество сумок для денежной наличности, которые выдаются организации. Обычно на каждую точку инкассации первоначально выдаются две сумки. Далее происходит их "кругооборот". Забрав одну сумку с наличностью, при следующем заезде инкассаторы привозят пустую сумку и забирают заполненную.

На каждой сумке служба инкассации проставляет порядковый номер.

Подготовив денежную наличность, кассир организации должен заполнить в трех экземплярах препроводительную ведомость, первый экземпляр которой вкладывается в сумку, а второй - передается инкассатору вместе с сумкой.

При передаче сумки на третьем экземпляре ведомости инкассатор ставит свою подпись и печать подразделения инкассации. Этот экземпляр остается у кассира организации (магазина).

После того как в сумку сложена наличность и первый экземпляр препроводительной ведомости, ее необходимо опломбировать.

Приехавший за выручкой инкассатор должен предъявить кассиру свое служебное удостоверение, доверенность на получение ценностей, явочную карточку и пустую сумку.

Кассир записывает в явочную карточку сумму наличных денег (цифрами и прописью), уложенную в сумку и записанную в препроводительной ведомости, дату и номер сумки, показывает инкассатору заверенный образец оттиска пломбы и передает два экземпляра препроводительной ведомости.

Инкассатор проверяет правильность записей в явочной карточке, ставит дату, свою подпись и печать на третьем экземпляре ведомости и возвращает этот экземпляр кассиру.

Обратите внимание! Записи в явочной карточке должен делать только кассир организации. Допустив ошибку, он должен зачеркнуть неправильную запись, сделать правильную и заверить своей подписью.

Третий экземпляр препроводительной ведомости с подписью и печатью инкассатора служит основанием для составления бухгалтером расходного кассового ордера (форма N КО-2) и для отражения в кассовой книге расхода наличных денег по кассе организации.

Порядком ведения кассовых операций предусмотрено, что в организации ведется только одна кассовая книга. Поэтому если выручка инкассируется, например, из магазинов, а кассовая книга ведется в центральном офисе организации, то третьи экземпляры препроводительных ведомостей передаются в центральный офис, где и составляются расходные кассовые ордера.

В соответствии с Планом счетов бухгалтерского учета наличные денежные средства, переданные инкассатору для зачисления на счет организации, но еще не зачисленные по назначению, отражаются на счете 57 "Переводы в пути".

Пример 1. ООО "Фолд" заключило договор с банком на инкассирование наличной выручки.

На начало дня 23 июня 2004 г. в кассе магазина N 1, принадлежащего ООО "Фолд", имелся остаток наличных денег в сумме 3200 руб. Лимит кассы для этого магазина на 2004 г. приказом директора от 28 декабря 2003 г. N 36 установлен 9000 руб.

В течение рабочего дня в магазине была принята наличная выручка на общую сумму 64 000 руб. В конце рабочего дня кассир-операционист передал инкассаторам сумму 65 000 руб., а копия препроводительной ведомости на следующий день была передана в центральную кассу ООО "Фолд".

24 июня 2004 г. эта сумма была зачислена на счет ООО "Фолд" в банке.

В бухгалтерском учете организации должны быть сделаны следующие проводки:

23 июня 2004 г.

Д-т сч. 50 К-т сч. 90 - 64 000 руб. - оприходовано поступление наличной выручки в кассу организации

Д-т сч. 57 К-т сч. 50 - 65 000 руб. - отражена сумма выручки, переданная инкассаторам.

24 июня 2004 г.

Д-т сч. 51 К-т сч. 57 - 65 000 руб. - зачислены наличные деньги на расчетный счет организации.

Сумму платы за услуги по инкассации обычно списывают со счета организации в безакцептном порядке в начале месяца, следующего за расчетным.

Услуги по инкассации относятся к банковским операциям (п.5 ч.1 ст.5 Закона РФ от 02.12.1990 N 395-1 "О банках и банковской деятельности").

По общему правилу банковские операции освобождены от обложения НДС, но инкассация в данном случае является исключением по пп.3 п.3 ст.149 НК РФ и облагается НДС в общеустановленном порядке

Все услуги банка, включая инкассаторские, в бухгалтерском учете относятся к операционным расходам (п.11 ПБУ 10/99 "Расходы организации"). Согласно п.18 ПБУ 10/99 они отражаются в том периоде, к которому относятся, независимо от времени их оплаты.

Стоимость оказанных услуг по инкассации учитывается по дебету счета 91 "Прочие доходы и расходы" в корреспонденции со счетами учета расчетов, например со счетом 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами". Стоимость услуг, списанная со счета организации, отражается по дебету счета 76 в корреспонденции с кредитом счета 51 "Расчетный счет".

Пример 2. Используем условия примера 1. По договору с банком на инкассирование наличной выручки стоимость услуг определена в размере 0,5% от суммы инкассированной наличности, включая НДС 18%.

Инкассаторам была передана сумма 65 000 руб., поэтому стоимость услуги по инкассации составит 325 руб. (65 000 руб. х 0,5%), в том числе НДС - 49,58 руб.

В бухгалтерском учете нужно сделать следующие проводки:

Д-т сч. 91 К-т сч. 76 - 275,42 руб. - отражены расходы по инкассации

Д-т сч. 19 К-т сч. 76 - 49,58 руб. - отражен НДС со стоимости расходов по инкассации.

На практике обычно стоимость оказанных услуг по инкассации выручки определяется ежемесячно (исходя из суммы инкассированной за этот месяц выручки). Соответственно и проводки по отражению затрат на оплату этих услуг делаются в учете ежемесячно (в том месяце, в котором услуги были фактически оказаны).

По мере оплаты услуг по инкассации и получения счетов-фактур организация в общеустановленном порядке может предъявлять уплаченные суммы НДС к вычету в соответствии со ст.ст.170 - 172 НК РФ.

При исчислении налога на прибыль затраты на оплату услуг по инкассации учитываются в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией (пп.25 п.1 ст.264 НК РФ).

И.Чвыков

Ведущий эксперт "АКДИ ЭЖ"

Подписано в печать

12.08.2004

     
   ——————————————————————————————————————————————————————————————————
————————————————————
——