"Консультант", N 15, 2004

САМОЛЕТОМ, ПОЕЗДОМ, МАШИНОЙ

Фирма отправляет сотрудника в командировку. Ситуация на первый взгляд простая. Сложности, как правило, возникают, когда вернувшийся сотрудник представляет авансовый отчет.

Неотъемлемая часть командировочных расходов - это стоимость проезда до места командировки и обратно. И, как правило, эта их часть вызывает немало вопросов и споров. В бухгалтерском учете вы можете отразить все расходы на дорогу. А для налогового учета затраты должны быть обоснованы и подтверждены первичными документами (п.1 ст.252 НК РФ). И, казалось бы, даже использование велосипеда, чтобы доехать до поезда, выглядит совершенно обоснованным. Однако налоговики не устают придираться к транспорту, которым пользуется командированный сотрудник.

Транспорт транспорту рознь...

Расходы на проезд неоспоримы только в части стоимости авиа- или железнодорожных билетов. Этот транспорт налоговики уважают и благосклонно разрешают принимать стоимость проезда на нем в расходы. И этого было бы достаточно, но только вот поезда не останавливаются на каждой улице города, да и самолеты не делают коротких перелетов по городу, собирая пассажиров. До вокзала или аэропорта нужно еще доехать. То есть воспользоваться услугами общественного транспорта, такси или доехать на служебной машине самой фирмы. Вот здесь и начинается самое интересное.

Чиновники Минфина считают, что учесть при расчете налога на прибыль можно только расходы сотрудника на общественный транспорт, причем при условии, что вокзал или аэропорт находятся за чертой населенного пункта (Письмо Минфина России от 26 мая 2004 г. N 04-02-05/4/14). Так как такси к общественному транспорту не относится, то расходы на него не уменьшают облагаемую налогом прибыль, по их мнению.

МНС проявляет в этом вопросе полное согласие с Минфином. Если налоговики находят в налоговом учете фирмы расходы на такси, они обязательно начисляют налог, пени и штраф.

Свое мнение чиновники основывают на положениях старой Инструкции Минфина СССР от 7 апреля 1988 г. N 62 "О служебных командировках в пределах СССР", которые тем не менее продолжают действовать до сих пор. Именно в ней сказано, что к командировочным расходам относятся затраты на проезд работника только общественным транспортом.

...а вот Налоговый кодекс един

Инструкция Минфина, безусловно, уважаемый и серьезный документ. Однако слепо следовать ей не стоит. Дело в том, что налог на прибыль рассчитывается по правилам, установленным в Налоговом кодексе, а не в различных инструкциях. И только в Кодексе перечислены все ограничения, которые должны учитывать фирмы, отражая расходы в налоговом учете. И вот по поводу общественного транспорта или услуг такси оговорок в Кодексе нет. Следовательно, любые затраты на проезд до места командировки и обратно можно учесть при расчете налога на прибыль. Единственное условие - их нужно подтвердить первичными документами и обосновать производственную необходимость.

Так что главной заботой фирмы должны стать подтверждающие документы, а не вид транспорта, которым пользуется сотрудник. Чтобы получить все необходимые документы наверняка, можно предварительно заключить договор с транспортно-экспедиторской компанией. Почти любая организация, оказывающая услуги по перевозке граждан, практикует такие договоры. Но можно и просто попросить чек или квитанцию у водителя такси. Заключенный договор может выглядеть так, как показано на с. 28.

     
   —————————————————————————————————————————————————————————————————¬
   |                Договор об организации перевозок                |
   |         автомобильным транспортом пассажиров и грузов          |
   |                                                                |
   |г. Москва                                        13 июля 2004 г.|
   |                                                                |
   |    ООО "Такси",  именуемое  в  дальнейшем  Перевозчик,  в  лице|
   |директора Петрова  П.П.,  действующего  на  основании  Устава, с|
   |одной стороны, и ЗАО "Актив", именуемое в дальнейшем Заказчик, в|
   |лице директора  Смирнова С.С., действующего на основании Устава,|
   |с другой стороны, заключили настоящий договор о нижеследующем.  |
   |                                                                |
   |                      1. Предмет договора                       |
   |                                                                |
   |    1.1. Перевозчик обязуется доставить вверенный ему Заказчиком|
   |груз либо пассажиров,  указанных Заказчиком, в пункт назначения,|
   |указанный Заказчиком.                                           |
   |    1.2. Перевозчик   предоставляет   Заказчику   автомобиль для|
   |перевозки грузов  либо  пассажиров   по   заявкам   Заказчика  в|
   |указанное последним время и по указанному адресу.               |
   |                                                                |
   |                 2. Права и обязанности сторон                  |
   |                                                                |
   |    2.1. Перевозчик обязан:                                     |
   |    2.1.1. Определить  и  согласовать  с  Заказчиком  количество|
   |транспортных  средств  и  их  типы  для осуществления перевозки.|
   |Подать  исправные  автомашины,  отвечающие санитарным   и   иным|
   |требованиям в соответствии с характером перевозки.              |
   |    2.1.2. Доставить груз или пассажиров  в  пункт  назначения в|
   |согласованные с Заказчиком сроки.                               |
   |    2.2. Заказчик обязан:                                       |
   |    2.2.1. Предоставить  Перевозчику  список лиц, уполномоченных|
   |Заказчиком подавать заявки по данному договору.  Список подается|
   |на  день  вступления договора в силу в письменном виде. Заказчик|
   |вправе  изменять  список  по  своему  усмотрению.  Все изменения|
   |передаются Перевозчику в письменном виде.                       |
   |    2.2.2. Отправить  заявку  на  оказание   транспортных  услуг|
   |автомобилем  по  телефону  или  по факсу не позднее чем за 1 час|
   |30 минут до времени подачи машины.                              |
   |    2.2.3. Сообщить   Перевозчику   об  аннулировании  заявки на|
   |автомобиль не позднее чем за 1 час до времени подачи машины.    |
   |                                                                |
   |             3. Стоимость услуги, порядок расчетов              |
   |                                                                |
   |    3.1. Стоимость услуг Перевозчика указана в  приложении  N 1,|
   |являющемся неотъемлемой частью настоящего договора.             |
   |    3.2. Оплата   услуг   Перевозчика   производится  Заказчиком|
   |перечислением денежных  средств на расчетный счет Перевозчика не|
   |позднее  трех банковских  дней  с  момента  получения  счета  от|
   |Перевозчика.                                                    |
   |                                                                |
   |                   4. Ответственность сторон                    |
   |                                                                |
   |    4.1. Стороны несут  ответственность по настоящему договору в|
   |соответствии с действующим законодательством.                   |
   |    4.2. В случае  неподачи  информации  об аннулировании заявки|
   |либо  подачи ее  в  срок  меньший,  чем  предусмотрено   п.2.2.3|
   |настоящего договора,  Заказчик  оплачивает Перевозчику стоимость|
   |минимального заказа.                                            |
   |    4.3. Перевозчик  несет  ответственность  в  случае порчи или|
   |утери  груза,  произошедшей  по  вине  Перевозчика,  в   размере|
   |понесенного ущерба.                                             |
   |                                                                |
   |                  5. Порядок разрешения споров                  |
   |                                                                |
   |    5.1. В   случае   невозможности   разрешения   споров  путем|
   |переговоров    стороны    после    реализации    предусмотренной|
   |законодательством     процедуры     досудебного   урегулирования|
   |разногласий передают их на рассмотрение арбитражного суда.      |
   |                                                                |
   |                  6. Заключительные положения                   |
   |                                                                |
   |    6.1. Настоящий договор может быть  расторгнут  по соглашению|
   |сторон или  одной  из  них  в  случае  нарушения другой стороной|
   |условий договора.                                               |
   |    6.3. Настоящий  договор  составлен  в  двух экземплярах. Оба|
   |экземпляра имеют одинаковую юридическую силу.                   |
   |                                                                |
   |                  7. Адреса и реквизиты сторон                  |
   |                                                                |
   |    Перевозчик:                   Заказчик:                     |
   |    ООО "Такси"                   ЗАО "Актив"                   |
   |    ИНН/КПП 7710123456/771001001  ИНН/КПП 7722654321/772201001  |
   |    г. Москва, ул. Неглинная,     г. Москва, ул. Смольная, д. 43|
   |    д. 5, стр. 4                                                |
   |                                                                |
   |    Директор ООО "Такси"          Директор ЗАО "Актив"          |
   |    Петров    (П.П. Петров)       Смирнов    (С.С. Смирнов)     |
   L—————————————————————————————————————————————————————————————————
   

Обосновать производственную необходимость расходов на такси на самом деле совсем несложно. Прежде всего, необходимость такси не обсуждается, когда самолет улетает или поезд отправляется в ночное время, когда общественный транспорт просто-напросто не работает. В этом случае в качестве доказательства достаточно иметь копию билета, в котором указано время отправления или вылета.

Если время отправления поезда или вылета самолета назначено на дневные часы, то можно привести другие доводы. Например, у сотрудника очень много работы или важная встреча, и по этой причине он не успевает добраться до аэропорта или вокзала общественным транспортом. Это в полной мере обосновано производственной необходимостью.

Впрочем, можно даже и не мудрить. Расходы на такси обоснованы уже только тем, что связаны с командировкой. Это дело самой фирмы, сколько потратить на проезд сотрудника. Например, вы же не должны объяснять налоговикам, почему поселили человека в дорогом отеле, если можно было выбрать гостиницу в несколько раз дешевле, или почему купили для деловых поездок руководителя иностранный, а не российский автомобиль.

Пример. Сотрудник ЗАО "Актив" Алексеев А.А. был направлен в командировку в другой российский город.

Вылет самолета, на который ему приобрели билеты, был назначен на 4 часа 30 минут. Чтобы сотрудник добрался до аэропорта, фирма заказала такси у перевозчика, с которым у нее заключен договор.

После возвращения из командировки Алексеев отчитался за 25 000 руб. К авансовому отчету он приложил:

- билеты на самолет к месту командировки и обратно на сумму 7080 руб., в том числе НДС - 1080 руб.;

- чек, квитанцию и счет-фактуру за поездку на такси на сумму 826 руб., в том числе НДС - 126 руб.;

- счет за проживание в гостинице по форме N 3-Г на сумму 11 800 руб., в том числе НДС - 1800 руб.

Кроме того, фирма оплатила сотруднику суточные в сумме 500 руб. из расчета 100 руб. в день.

Бухгалтер "Актива" сделал в учете следующие проводки:

Дебет 71 Кредит 50

- 25 000 руб. - выданы работнику деньги под отчет;

Дебет 44 Кредит 71

- 17 200 руб. (7080 - 1080 + 826 - 126 + 11 800 - 1800 + 500) - списаны расходы на командировку;

Дебет 19 Кредит 71

- 3006 руб. (1080 + 126 + 1800) - учтен НДС по командировочным расходам;

Дебет 50 Кредит 71

- 4794 руб. (25 000 - 17 200 - 3006) - возвращены в кассу неиспользованные наличные деньги, выданные под отчет;

Дебет 68 субсчет "Расчеты по НДС" Кредит 19

- 3006 руб. - принят к вычету НДС.

Бухгалтер "Актива" может учесть при расчете налога на прибыль все затраты Алексеева во время командировки на общую сумму 17 200 руб.

Обратите внимание: расходы на такси не надо включать в доход работника при расчете налога на доходы физлиц. Возмещение командировочных расходов - компенсационная выплата и этим налогом не облагается. Это следует из п.3 ст.217 Налогового кодекса. Даже если ваш сотрудник воспользовался услугами такси, расходы на проезд не увеличивают его доход. Именно так считает Минфин России (см. Письмо от 14 ноября 2001 г. N 04-04-06/472).

Т.Амитова

Эксперт АГ "Рада"

Подписано в печать

05.08.2004

     
   ——————————————————————————————————————————————————————————————————
————————————————————
——