"Учет.Налоги.Право", N 28, 2004

ОТДАМ БУХУЧЕТ В ЧУЖИЕ РУКИ

Ситуация. Бухгалтерский учет организации ведет специализированная компания по гражданско-правовому договору. Кто в этом случае должен подписывать бухгалтерскую отчетность и первичные документы? Может ли генеральный директор числиться по штатному расписанию по совместительству главным бухгалтером? И можно ли в этом случае суммы, оплаченные за услуги по ведению учета, относить на затраты организации-заказчика?

В соответствии с Федеральным законом от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" организация вправе самостоятельно определить способ ведения учета. Эти функции могут быть возложены на самого руководителя, на отдельного бухгалтера, бухгалтерскую службу или же переданы на договорных началах стороннему лицу. Рассмотрим более подробно несколько проблем, возникающих в случае привлечения для ведения учета специализированной организации.

Раз директор, два директор

Одно из условий принятия первичных документов к учету - наличие обязательных реквизитов, установленных п.2 ст.9 Закона о бухгалтерском учете. К таким реквизитам относятся в том числе наименование и подпись должностных лиц, ответственных за ведение хозяйственных операций. Перечень лиц, имеющих право такой подписи, утверждает руководитель по согласованию с главным бухгалтером.

Документы, оформляющие операции с наличными деньгами, подписывают главбух, руководитель или уполномоченные им лица (п.п.13 и 14 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации).

А вот документы бухгалтерской отчетности руководитель и главный бухгалтер должны подписывать только сами (ст.13 Закона).

В то же время в зависимости от объема учетной работы ведение бухгалтерского учета может быть передано на договорных началах специализированной организации. В этом случае с исполнителем заключается договор на оказание соответствующих услуг, а бухгалтерская отчетность организации-заказчика должна удостоверяться еще и подписью руководителя компании, ведущей учет. Такое требование также установлено законом о бухгалтерском учете.

Цитируем закон. "...Бухгалтерская отчетность организаций, в которых бухгалтерский учет ведется специализированной бухгалтерией, специализированной организацией или бухгалтером-специалистом, подписывается руководителем организации, централизованной бухгалтерией или специализированной организацией либо бухгалтером-специалистом, ведущим бухгалтерский учет..." (абз.2 п.5 ст.13 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете").

Аналогичное правило содержит и п.17 ПБУ 4/99 "Бухгалтерская отчетность организации". Таким образом, руководитель организации обязан ставить подпись на бухгалтерских документах независимо от того, что они подписаны руководителем компании, ведущей учет. При условии, конечно, что полномочия руководителя организации не переданы по договору управляющей компании. Такую ситуацию, например, допускает Федеральный закон от 26.12.1995 N 208-ФЗ "Об акционерных обществах". Тогда за руководителя общества подпись будет ставить руководитель управляющей компании. А вот подпись бухгалтера организации-заказчика на документах при ведении учета специализированной организацией уже не нужна.

Несколько иная ситуация с печатями. В законодательстве не сказано, что при ведении бухгалтерского учета сторонним лицом документы заверяются печатями обеих организаций. Нет такого требования и в отношении первичной бухгалтерской документации. Следовательно, отчетность и первичные документы можно заверять только печатью организации-заказчика.

Поделись работою своей...

Вместе с тем возможна и ситуация, когда организация передает функции по ведению бухгалтерского учета не полностью, а лишь в части. В этом случае услуги такого исполнителя не всегда можно рассматривать как избранный способ ведения учета.

Это относится к случаям, когда функции исполнителя сводятся лишь к ведению бухгалтерского делопроизводства, то есть представляют собой консультационно-информационные услуги. Отличительной особенностью таких услуг будут условия заключаемого между сторонами договора. В нем, как правило, перечислены лишь отдельные виды работ (услуг), выполняемых специализированной организацией. При этом отсутствует ссылка на пп."в" п.2 ст.6 Закона о бухгалтерском учете, в соответствии с которым исполнитель принимает на себя обязанности по ведению бухгалтерского учета в полном объеме.

Кроме того, подтверждением именно таких отношений может служить приказ руководителя о возложении на себя полномочий главного бухгалтера. Тогда специализированная организация будет выступать в роли своего рода "субподрядчика" на выполнение части работы бухгалтерии, не исполняя обязанности главного бухгалтера. Отметим, что действующее законодательство не ограничивает право руководителей организации сочетать способы ведения учета (см., например, Постановление Федерального арбитражного суда Уральского округа от 02.07.2003 по делу N Ф09-1883/03АК). Ведь у организации может возникнуть необходимость задействовать не только имеющегося в штате специалиста. Поэтому специализированной организации вполне может быть передана только часть функций бухгалтерии, не связанная с выполнением обязанности главбуха.

Ну а поскольку такие договорные отношения не изменяют способ ведения учета, отчетность должна подписываться руководителем и главным бухгалтером организации-заказчика. Или только руководителем, если он совмещает эти должности.

Без помощника никуда!

А можно ли учесть при налогообложении прибыли расходы на оплату услуг специализированной компании, если по договору она выполняет только часть функций бухгалтерии?

Подпункт 36 п.1 ст.264 НК РФ позволяет относить к прочим расходам суммы оплаты услуг по ведению бухгалтерского учета, оказываемые сторонними организациями или индивидуальными предпринимателями. Однако любые расходы признаются при соблюдении условий, изложенных в ст.252 НК РФ. Одно из ее требований - экономическая оправданность расходов. Отсюда можно сделать вывод, что ст.252 НК РФ имеет в виду такие расходы, без осуществления которых налогоплательщик не может полноценно осуществлять свою хозяйственную деятельность. Поэтому если часть обязанностей выполняет бухгалтерия самого предприятия, налоговые органы могут усомниться в целесообразности привлечения по договору еще и сторонней организации. Определенные налоговые риски, заключающиеся в возможности возникновения споров по поводу правомерности включения в расходы таких затрат, тут существуют.

Однако это не значит, что организации во что бы то ни стало нужно отказаться от возможности учета этих расходов. Прежде всего, вопрос об экономической обоснованности должен решаться применительно к ситуации каждого конкретного налогоплательщика. Например, такие расходы оправданны, если деятельность организации связана с большим объемом разнотипных хозяйственных операций, требующих больших трудозатрат на их корректное отражение в бухучете. При этом налогоплательщик должен уделить внимание четкому разграничению функций собственной бухгалтерии и привлеченной компании.

Если же ведение бухучета передано только в части бухгалтерского делопроизводства, организация может включить расходы на оплату услуг исполнителя на основании пп.15 п.1 ст.264 НК РФ. Он разрешает учитывать при определении налоговой базы по налогу на прибыль расходы на консультационные или иные аналогичные услуги.

Если же налогоплательщик желает полностью исключить налоговые риски, лучше все же закрепить в учетной политике единый способ ведения учета, полностью передав эти функции специализированной организации.

А.С.Филимонов

Руководитель отдела налогов

и права аудиторско-консультационной

компании "АПН-Аудит"

Подписано в печать

02.08.2004

     
   ——————————————————————————————————————————————————————————————————
————————————————————
——