"Главбух". Приложение "Учет в производстве", N 3, 2004

НУЖНО ЛИ СОСТАВЛЯТЬ ПУТЕВОЙ ЛИСТ

Отныне для того, чтобы получить компенсацию за использование личного автомобиля в служебных целях, работник должен кроме прочих документов предоставить еще и путевые листы. Об этом говорится в Письме МНС России от 2 июля 2004 г. N 04-2-06/419@ <*>.

     
   ————————————————————————————————
   

<*> Документ опубликован в рубрике "Нормативная база/новые документы" на с. 96.

Означает ли это, что, если нет путевых листов, организация не может уменьшить базу по налогу на прибыль на суммы компенсации и должна удержать НДФЛ со всей суммы компенсации? Об этом пойдет речь в нашей статье. Кроме того, мы приведем образец заполнения путевого листа.

Налог на прибыль

За то, что работник в служебных целях использует личный автомобиль, ему полагается компенсация. При этом она должна покрыть все затраты работника на эксплуатацию личного автомобиля. Конкретная сумма устанавливается по соглашению между работником и предприятием и прописывается в приказе. Это закреплено в ст.188 Трудового кодекса РФ.

В то же время, рассчитывая налог на прибыль, уменьшить доход можно не на весь размер компенсации, а только на ту ее часть, которая не превышает установленную норму (пп.11 п.1 ст.264 Налогового кодекса РФ). Сейчас норма компенсации для легкового автомобиля с рабочим объемом двигателя до 2000 куб. см (включительно) составляет 1200 руб. в месяц. Если объем двигателя свыше 2000 куб. см, то сотруднику положена ежемесячная компенсация в размере 1500 руб. Все эти нормы приведены в Постановлении Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. N 92.

Чтобы уменьшить доход на сумму компенсации за использование личного автомобиля, необходимо документально подтвердить расход. Это следует из п.1 ст.252 Налогового кодекса РФ. Однако в гл.25 Налогового кодекса РФ не установлено, как нужно документально обосновать выплату компенсации. Поэтому это можно сделать с помощью приказа (распоряжения) о порядке использования личного автомобиля в служебных целях и об установлении размера компенсационных выплат. Ведь именно такой документ является основанием для выплаты компенсации, как следует из п.3 Письма Минфина России от 21 июля 1992 г. N 57. Поэтому, по нашему мнению, составлять путевые листы, чтобы уменьшить налог на прибыль на нормативный размер компенсации владельцу автомобиля, не обязательно.

Налог на доходы физических лиц

Согласно п.3 ст.217 Налогового кодекса РФ, исчислять НДФЛ с компенсации за использование личного автомобиля не надо. Правда, это касается только того случая, когда компенсация выплачивается в пределах норм. А для работников коммерческих предприятий используются такие же нормы, что и для расчета налога на прибыль.

Чтобы бухгалтер мог уменьшить облагаемую базу работника по налогу на доходы физического лица, по нашему мнению, достаточно приказа руководителя о порядке использования личного автомобиля в служебных целях и об установлении размера компенсационных выплат. Составлять для этого путевой лист гл.23 Налогового кодекса РФ не требует.

Как заполнить путевой лист

Как видите, Налоговый кодекс РФ не требует составлять путевые листы для того, чтобы уменьшить доход как по налогу на прибыль, так и по НДФЛ на компенсацию в пределах норм за использование личного автомобиля в служебных целях.

Если вы все-таки не захотите лишний раз спорить с налоговиками, то водителям личных автомобилей придется заполнять путевые листы легкового автомобиля (форма N 3). Форма приведена в Постановлении Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. N 78.

Остановимся на некоторых особенностях выдачи и заполнения путевого листа для водителя, который использует личный автомобиль. Путевой лист таким водителям должен выдаваться каждый день. Исключая те случаи, когда человек едет в командировку.

При заполнении путевого листа не нужно заполнять графы, отведенные для расчета заработной платы. Ведь сотрудник в данном случае получает компенсацию.

Что касается информации о количестве израсходованного бензина, то давать такую информацию нужно только тогда, когда от этого зависит сумма компенсации.

Пример. Тимофеев К.Р. работает инспектором в ЗАО "Ригель". Учитывая разъездной характер его работы, руководитель организации разрешил ему с 5 января 2004 г. использовать личный автомобиль в служебных целях. За это Тимофеев К.Р. ежемесячно будет получать 2000 руб.

Тимофееву К.Р. принадлежит автомобиль ГАЗ-3102 "Волга" (государственный номер Т 441 ВА 77). Рабочий объем двигателя - 2300 куб. см.

Бухгалтер ЗАО "Ригель" каждый месяц уменьшает налогооблагаемый доход по налогу на прибыль на сумму 1500 руб. На эту же сумму бухгалтер уменьшает и налогооблагаемый доход работника по НДФЛ. Уменьшая базу по налогу на прибыль и по налогу на доходы физических лиц, бухгалтер основывается, во-первых, на приказе о порядке использования личного автомобиля в служебных целях и об установлении размера компенсационных выплат, а во-вторых, на путевых листах.

Заполненный приказ и путевой лист Тимофеева К.Р. за 25 июня 2004 г. выглядят так (Приложение 1):

Приложение 1

     
   —————————————————————————————————————————————————————————————————¬
   |                                                      —————————¬|
   |                                                      |   Код  ||
   |                                                      +————————+|
   |                                        Форма по ОКУД | 0301006||
   |                  ЗАО "Ригель"                        +————————+|
   |————————————————————————————————————————————— по ОКПО |41258533||
   |            наименование организации                  L—————————|
   |                                                                |
   |                             ————————————————T————————————————¬ |
   |                   Приказ    |Номер документа|Дата составления| |
   |              (распоряжение) +———————————————+————————————————+ |
   |     о порядке использования |       1       |   05.01.2004   | |
   |     личного автомобиля      L———————————————+————————————————— |
   |     в служебных целях и                                        |
   |     об установлении размера                                    |
   |     компенсационных выплат                                     |
   |                                                                |
   |    В связи с производственной необходимостью                   |
   |    Приказываю:                                                 |
   |    1. Учитывая  разъездной характер работы инспектора Тимофеева|
   |К.Р.,  разрешить  использование  принадлежащего  ему  автомобиля|
   |ГАЗ—3102  "Волга"  (государственный номерной знак Т 441 ВА 77) в|
   |служебных целях с 5 января 2004 г.                              |
   |    2. В  соответствии  со ст.188 Трудового кодекса РФ назначить|
   |Тимофееву К.Р.  ежемесячную компенсацию за использование личного|
   |автомобиля в служебных целях в размере 2000 руб.                |
   |                                                                |
   |    Основание                 Заявление инспектора              |
   |    (документ, номер,  дата): ——————————————————————————————————|
   |                                     заявление работника,       |
   |Тимофеева К.Р. от 05.01.2004.                                   |
   |————————————————————————————————————————————————————————————————|
   |служебная записка, медицинское заключение и т.д.                |
   |                                                                |
   |                              директор   Федоров   Федоров А.Т. |
   |    Руководитель организации ————————— —————————— ————————————— |
   |                             должность   личная    расшифровка  |
   |                                         подпись     подписи    |
   |    С приказом (распоряжением)                                  |
   |                                 Тимофеев    "05" января   04 г.|
   |    работник ознакомлен       —————————————— ———— —————— 20———  |
   |                              личная подпись                    |
   L—————————————————————————————————————————————————————————————————
   

Типовая межотраслевая форма N 3 ЛА 125 ПУТЕВОЙ ЛИСТ ЛЕГКОВОГО АВТОМОБИЛЯ ------- N ------- ———— серия

25 июня 04

"--" --------- 20-- г.

     
                                                            —————————¬
                                                            |  Коды  |
                                                            +————————+
                                              Форма по ОКУД | 0345001|
                   ЗАО "Ригель", 128431, Москва,            +————————+
                        Рязанский пр—т, 10                  |        |
   Организация ————————————————————————————————————— по ОКПО|41258533|
                наименование, адрес, номер телефона         L—————————
   

ГАЗ-3102 "Волга" ---------¬ Марка автомобиля --------------------------------------- ¦ ¦ +--------+ Т 441 ВА 77 ¦ ¦ Государственный номерной знак ----------- Гаражный номер ¦ ¦ +--------+ Тимофеев К.Р. ¦ ¦ Водитель ------------------------------- Табельный номер ¦ 15 ¦ фамилия, имя, отчество L------- ———— 50 МА В Удостоверение N ------------------- Класс ------------- ———— -стандартная-, -ограниченная- Лицензионная карточка --------------------------- ———— ненужное зачеркнуть

     
                      —————————————         ———————     ——————
   

Регистрационный N --------------- Серия --------- N ------ ———— Задание водителю ¦ Автомобиль технически исправен ЗАО "Ригель" ¦ ------¬ В распоряжение -------------------¦ Показание спидометра, км ¦50411¦ наименование ¦ Выезд разрешаю L---- ———— ----------¬¦ Кулик Кулик С.А. ______________________ L----------¦ Механик ------- ------------ ———— организация ¦ подпись расшифровка

¦ подписи

Москва, ¦ Автомобиль в технически

Адрес подачи ---------------------¦ исправном состоянии принял

Рязанский пр-т, 10 ¦

     
   ——————————————————————————————————|         Тимофеев Тимофеев К.Р.
   __________________________________| Водитель ——————— —————————————
   

¦ подпись расшифровка

     
                       —————————————¬|                      подписи
   Время выезда из     |   9 часов  ||
   гаража, ч, мин.     |  15 минут  ||           ———————————T———————¬
                       L—————————————| Горючее   |   марка  |  код  |
                                     |           +——————————+———————+
   Диспетчер— Дмитриев Дмитриев П.Н. |           |   Аи—92  |       |
   нарядчик ——————— —————————————————|           L——————————+————————
   

подпись расшифровка ¦ Движение горючего

подписи ¦ ------------¬

     
                       —————————————¬|                  |количество,|
   Время возвращения в |  18 часов  ||                  |     л     |
   гараж, ч, мин.      |  00 минут  |+——————————————————+———————————+
                       L—————————————|     Выдано:      |           |
                                     | по заправочному  +———————————+
   Диспетчер— Дмитриев Дмитриев П.Н. | листу N _________|           |
   нарядчик ——————— —————————————————+——————————————————+———————————+
            подпись    расшифровка   | Остаток:         |           |
                          подписи    |       при выезде +———————————+
   __________________________________|  при возвращении +———————————+
   Опоздания,  ожидания,   простои  в| Расход: по норме +———————————+
   пути, заезды  в  гараж  и   прочие|      фактический +———————————+
           Перерыв для отдыха и      | Экономия         +———————————+
   отметки ——————————————————————————| Перерасход       L————————————
   

питания ¦

     
   ——————————————————————————————————| Автомобиль принял. Показа—
   __________________________________| ние спидометра при возвра—
   __________________________________| щении в гараж, км    ————————¬
   __________________________________|                      | 50496 |
                                     |                      L————————
   

Автомобиль ¦ Кулик Кулик С.А. сдал Тимофеев Тимофеев К.Р. ¦ Механик ------- ------------ ———— водитель ------- -----------------¦ подпись расшифровка

подпись расшифровка ¦ подписи

М.П. подписи ¦

Оборотная сторона формы N 3

     
   —————T——————T—————————————————————T———————————————T—————————T———————————¬
   |Но— |Код   |        Место        |     Время     |Пройдено,|Подпись ли—|
   |мер |заказ—+——————————T——————————+———————T———————+    км   |ца, пользо—|
   |по  |чика  |отправле— |назначения| выезда|возвра—|         |вавшегося  |
   |по— |      |ния       |          |       |щения  |         |автомобилем|
   |ряд—|      |          |          +——T————+——T————+         |           |
   |ку  |      |          |          | ч|мин.| ч|мин.|         |           |
   +————+——————+——————————+——————————+——+————+——+————+—————————+———————————+
   |  1 |      |Рязанский |Лужнецкая | 9| 15 |11| 15 |    42   |Тимофеев   |
   |    |      |пр—т, 10  |наб., 34  |  |    |  |    |         |           |
   +————+——————+——————————+——————————+——+————+——+————+—————————+———————————+
   |  2 |      |Лужнецкая |Ул.       |11| 15 |13| 00 |    18   |Тимофеев   |
   |    |      |наб., 34  |Перерва, 2|  |    |  |    |         |           |
   +————+——————+——————————+——————————+——+————+——+————+—————————+———————————+
   |  3 |      |Ул.       |Рязанский |14| 00 |18| 00 |    25   |Тимофеев   |
   |    |      |Перерва, 2|пр—т, 10  |  |    |  |    |         |           |
   +————+——————+——————————+——————————+——+————+——+————+—————————+———————————+
   L————+——————+——————————+——————————+——+————+——+————+—————————+————————————
   

Результат работы автомобиля Расчет заработной платы:

за смену:

     
                     —————————¬                           —————————¬
                     | 7 часов|                           |        |
   всего в наряде, ч |45 минут|  за километраж, руб. коп. |        |
                     L—————————                           L—————————
   

--------¬ ---------¬ пройдено, км ¦ 85 ¦ за часы, руб. коп. ¦ ¦ L-------- L------- ———— --------------------------------- ———— ---------¬ Итого, руб. коп. L------- ———— Бухгалтер Алексеева Алексеева Т.Н. Расчет произвел ----------- --------- ------------------- ———— должность подпись расшифровка подписи

О.В.Селезнева

Аудитор

Подписано в печать

26.07.2004

     
   ——————————————————————————————————————————————————————————————————
————————————————————
——