"Бухгалтерия в вопросах и ответах", N 7, 2004

Вопрос: Какой документ является основным для подтверждения в целях налогообложения прибыли понесенных организацией затрат на приобретение горюче-смазочных материалов?

Ответ: На основании ст.252 НК РФ в целях налогообложения прибыли расходы принимаются в уменьшение налоговой базы по налогу на прибыль, если они одновременно соответствуют следующим условиям:

- являются обоснованными (т.е. экономически оправданными);

- являются документально подтвержденными;

- произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации.

При этом порядок оформления документов предусмотрен нормативными правовыми актами соответствующих органами исполнительной власти, которым законодательством Российской Федерации предоставлено право утверждать порядок составления и формы первичных документов для оформления хозяйственных операций.

В силу п.1 ст.11 НК РФ институты, понятия и термины гражданского, семейного и других отраслей законодательства Российской Федерации, используемые в НК РФ, применяются в том значении, в каком они используются в этих отраслях законодательства, если иное не предусмотрено НК РФ.

Так, в соответствии с п.1 ст.9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

При этом согласно п.2 указанной статьи первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. Определенные обязательные реквизиты установлены только для документов, форма которых не предусмотрена в этих альбомах.

Таким образом, если форма конкретного первичного учетного документа предусмотрена в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, для того чтобы этот документ был принят к учету в качестве документа, подтверждающего совершение определенной хозяйственной операции, он должен быть составлен по форме, содержащейся в указанных альбомах.

Функции по разработке и утверждению альбомов унифицированных форм первичной учетной документации были возложены Постановлением Правительства РФ от 08.07.1997 N 835 "О первичных учетных документах" на Госкомстат России.

Путевой лист легкового автомобиля (форма N 3) и указания по заполнению данной формы первичной учетной документации утверждены Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 N 78. Форма N 3 является первичным учетным документом по учету работы легкового автотранспорта и основанием для начисления заработной платы водителям.

Выписывается путевой лист в одном экземпляре диспетчером или уполномоченным лицом. Путевой лист действителен только на один день или смену. На более длительный срок он выдается только в случае командировки, когда водитель выполняет задание в течение более одних суток (смены).

В путевом листе обязательно должны быть проставлены порядковый номер, дата выдачи, штамп и печать организации, которой принадлежит автомобиль.

Таким образом, каждая организация, использующая в своей деятельности легковой автомобильный транспорт, обязана правильно и полно оформлять путевые листы, содержащие необходимую информацию об использовании легкового автомобиля, в частности информацию о расходе ГСМ.

Неправильное или неполное заполнение всех реквизитов утвержденной в установленном порядке формы первичной учетной документации может привести к искажению информации об основных показателях работы автомобильного транспорта, используемого организацией при осуществлении деятельности, в том числе о расходовании горюче-смазочных материалов, необходимой для правильного учета указанных расходов в целях налогообложения прибыли.

В том случае если понесенные налогоплательщиком расходы не будут документально подтверждены, указанные расходы в соответствии с п.49 ст.270 НК РФ не учитываются в целях налогообложения прибыли, как не отвечающие всем условиям ст.252 НК РФ.

(По Письму Минфина России от 07.05.2004 N 04-02-05/3/36)

Ю.Л.Романова

Консультант журнала

"Бухгалтерия в вопросах и ответах"

Подписано в печать

23.07.2004

     
   ——————————————————————————————————————————————————————————————————
————————————————————
——