"Главбух", N 14, 2004

ПОЧЕМУ ЗА БЕНЗИН ВЫГОДНО РАССЧИТЫВАТЬСЯ

ТОПЛИВНЫМИ КАРТАМИ?

Одни фирмы покупают бензин для служебных машин по талонам. Другие также по старинке оплачивают наличными. Но все больше фирм использует удобное и выгодное средство расчетов - топливные карты. Эмитируют (выпускают) их крупные нефтяные компании, такие как ОАО "ЛУКОЙЛ", ОАО "Роснефть", ОАО "Татнефть", Тюменская нефтяная компания (ТНК), ОАО "Сургутнефтегаз" и т.д. С ними заключают договор на покупку топливной карты и на обслуживание по ней.

Система расчетов по топливным картам имеет много преимуществ перед оплатой бензина за наличный расчет или по талонам. Причем как для самой фирмы, так и для бухгалтера: такие расчеты позволяют оптимизировать и затраты, и документооборот. В этом материале мы подробно рассказали обо всех плюсах расчетов за бензин по топливным картам - не забыв и про минусы. А также о том, как отразить в учете покупку самой топливной карты и какие документы надо оформить, чтобы признать топливные расходы в бухгалтерском и налоговом учете.

Как рассчитываются по топливной карте

Сначала фирма перечисляет по договору стопроцентную предоплату, которая включает стоимость топлива, цену самой карты и обслуживания по ней. Некоторые нефтяные компании выдают карты бесплатно и за обслуживание по ней тоже ничего не берут. Другие поставщики топлива устанавливают небольшую плату за проведение операций по карте - около 3 процентов от стоимости купленного по карте топлива. Что же касается стоимости самого бензина, то она намного ниже, чем при расчетах по талонам и за наличные.

После того как фирма перечислила аванс, ей выдают карту с PIN-кодом. И когда водитель заправляет машину, он предъявляет на АЗС топливную карту и называет ее PIN-код.

В конце каждого месяца поставщик топлива (эмитент карты) представляет акт и подробный отчет о том, когда и сколько денег было перечислено фирмой на карту, а также об объеме израсходованного топлива.

Документы с подробной информацией, которые выставляет поставщик бензина, - одно из преимуществ расчетов по топливным картам, так как они дают возможность контролировать расход бензина и упрощают работу бухгалтера. Кроме того, поставщик выставляет счет-фактуру, а это позволяет принять к вычету НДС по бензину без проблем.

Еще одна особенность документального оформления расчетов по топливным картам - это отсутствие авансового отчета. Его необходимо составлять, если за бензин рассчитываются наличными или по талонам. А вот при топливных картах он не требуется, так как деньги через подотчетное лицо не проходят.

Для удобства все плюсы и минусы расчетов по топливным картам, покупок бензина за наличные и по талонам мы обобщили в таблице на странице 27.

Плюсы и минусы расчетов за бензин наличными,

по талонам и по топливной карте

     
   —————————————T—————————————T——————————————T——————————————————————¬
   | Показатель |   Расчеты   |    Расчеты   |        Расчеты       |
   |            |  наличными  |  по талонам  |  по топливной карте  |
   +————————————+—————————————+——————————————+——————————————————————+
   |Стоимость   |— Дороже     |+ Дешевле     |Дешевле:              |
   |бензина     |Фирма        |Поставщики    |1) поставщики делают  |
   |            |покупает     |делают скидки |скидки;               |
   |            |бензин по    |              |2) литраж фирма       |
   |            |розничной    |              |оплачивает по цене,   |
   |            |цене         |              |действующей на дату   |
   |            |             |              |выставления счета     |
   +————————————+—————————————+——————————————+——————————————————————+
   |Стоимость   |+ Дополни—   |+ Дополни—    |— Некоторые поставщики|
   |обслуживания|тельных      |тельных       |за обслуживание по    |
   |            |денег,       |денег, кроме  |карте могут брать     |
   |            |кроме        |стоимости     |небольшой             |
   |            |стоимости    |бензина,      |дополнительный процент|
   |            |бензина,     |платить не    |+ По условиям других  |
   |            |платить не   |надо          |компаний такой процент|
   |            |надо         |              |не установлен         |
   +————————————+—————————————+——————————————+——————————————————————+
   |Количество  |+ Можно      |— Можно купить|+ Можно купить любое  |
   |бензина,    |купить       |только столько|количество бензина в  |
   |которое     |любое        |литров        |пределах лимита,      |
   |можно купить|количество   |бензина,      |указанного в заявке   |
   |            |бензина      |сколько       |фирмы. Лимит фирма    |
   |            |             |указано в     |устанавливает, как    |
   |            |             |талоне        |правило, больше, чем  |
   |            |             |              |средняя ежедневная    |
   |            |             |              |потребность машины в  |
   |            |             |              |топливе               |
   +————————————+—————————————+——————————————+——————————————————————+
   |Где можно   |+ Топливо    |— Бензин      |— Топливо можно купить|
   |купить      |можно купить |можно         |только на определенных|
   |топливо     |на любой     |приобрести на |заправках             |
   |            |заправке     |определенных  |                      |
   |            |             |заправках     |                      |
   +————————————+—————————————+——————————————+——————————————————————+
   |Документация|+ Есть чеки  |+ Чеки АЗС    |+ Чеки АЗС            |
   |от          |АЗС;         |+ Есть счет—  |+ Есть счет—фактура   |
   |поставщика  |— Нет счета— |фактура       |+ Акт и подробный     |
   |            |фактуры      |— Нет отчета  |отчет о том, когда,   |
   |            |— Нет        |поставщика    |сколько, какого вида  |
   |            |ежемесячного |              |топлива было отпущено |
   |            |отчета       |              |                      |
   +————————————+—————————————+——————————————+——————————————————————+
   |Возможность |— НДС принять|+ НДС принять |+ НДС принять к вычету|
   |принять НДС |к вычету     |к вычету      |можно, так как        |
   |к вычету    |нельзя, так  |можно, так как|поставщик счет—фактуру|
   |            |как поставщик|поставщик     |выставляет            |
   |            |не выставляет|счет—фактуру  |                      |
   |            |счет—фактуру |выставляет    |                      |
   +————————————+—————————————+——————————————+——————————————————————+
   |Оформление  |                                                   |
   |топливных   |                                                   |
   |расходов в  |                                                   |
   |бухгалтерии:|                                                   |
   +————————————+—————————————T——————————————T——————————————————————+
   |— кассовые  |— Необходимо |+ Кассовые    |+ Кассовые документы  |
   |документы   |составлять   |документы     |составлять не надо    |
   |            |расходные    |составлять не |                      |
   |            |кассовые и   |надо          |                      |
   |            |приходные    |              |                      |
   |            |ордера (если |              |                      |
   |            |водитель     |              |                      |
   |            |возвращает   |              |                      |
   |            |неиспользо—  |              |                      |
   |            |ванную сумму |              |                      |
   |            |денег в      |              |                      |
   |            |кассу)       |              |                      |
   +————————————+—————————————+——————————————+——————————————————————+
   |— авансовые |— Необходимо |— Необходимо  |+ Авансовые отчеты    |
   |отчеты      |оформлять    |оформлять     |оформлять не надо     |
   |            |авансовые    |авансовые     |                      |
   |            |отчеты       |отчеты        |                      |
   L————————————+—————————————+——————————————+———————————————————————
   

Как учесть топливную карту

В зависимости от условий договора может быть три варианта учета топливной карты.

1. Топливную карту выдают бесплатно.

В этом случае карту отражать в бухгалтерском и налоговом учете не надо.

2. Топливную карту выдают с условием возврата.

То есть сначала фирма должна заплатить за карту залоговую стоимость. А когда организация решит прекратить расчеты по данной топливной карте, то ее необходимо вернуть поставщику. А тот в свою очередь возвращает фирме залоговую стоимость карты. В бухгалтерском учете это отражается следующим образом:

Дебет 76 Кредит 51

- перечислена поставщику топлива залоговая стоимость карты.

При возврате карты эмитенту делают обратную проводку:

Дебет 51 Кредит 76

- получена залоговая стоимость топливной карты.

В налоговом учете сумма залога не является ни доходом, ни расходом, поэтому она не участвует при расчете налога на прибыль (пп.2 п.1 ст.251, п.32 ст.270 Налогового кодекса РФ).

3. Топливную карту выдают безвозвратно, но за нее надо заплатить.

Если по условиям договора карту обратно отдавать не надо, то ее стоимость сразу можно списать на затраты. А для контроля учитывать ее стоимость на забалансовом счете, к примеру 015 "Топливные карты". При этом проводки будут такими:

Дебет 76 Кредит 51

- перечислена стоимость карты;

Дебет 20 Кредит 76

- отнесена на расходы стоимость карты;

Дебет 19 Кредит 76

- выделен НДС со стоимости купленной карты;

Дебет 68 субсчет "Расчеты по НДС" Кредит 19

- зачтен "входной" НДС по приобретенной карте;

Дебет 015

- учтена стоимость топливных карт.

В налоговом учете стоимость карты можно включить в состав прочих расходов, связанных с производством и (или) реализацией продукции (пп.49 п.1 ст.264 Налогового кодекса РФ).

Как правило, карту закрепляют за конкретным водителем. Чтобы знать, у кого именно находится карта, ведут журнал учета приема и выдачи топливных карт. В нем указывают дату выдачи карты, дату ее возврата, марку машины, ее основной государственный номер, Ф.И.О. водителя, который также ставит в журнале свою подпись. В некоторых фирмах водитель ежедневно получает карту и сдает ее обратно. А в других организациях сдавать карту надо при необходимости (по уходу в отпуск, по причине болезни и т.п.).

Документальное оформление топливных расходов

Ежедневно диспетчер или уполномоченное лицо выписывает водителю путевой лист. В течение дня водитель заправляет машину, на АЗС ему выдают чек. И уже в конце дня водитель сдает путевой лист с приложенными к нему чеками АЗС в бухгалтерию. Таким образом, по каждой машине (а соответственно, топливной карте) в течение месяца бухгалтерия собирает путевые листы. Акт от поставщика и отчет о том, когда, сколько бензина, какой марки и по какой топливной карте было отпущено, приходит, как правило, в начале следующего месяца. Бухгалтер сравнивает информацию в путевых листах с данными отчета поставщика. Отклонение может быть в том случае, если водитель не отразил в путевом листе заправку. Тогда фирма вправе потребовать с водителя, чтобы он возместил стоимость бензина, которая не отражена в путевом листе.

Особенности бухгалтерского учета бензина

по топливным картам

Что касается бухгалтерского учета, то, как мы уже говорили, при расчетах по топливным картам водителям не требуется заполнять авансовые отчеты об израсходованном бензине. Следовательно, счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами" использоваться не должен. Поэтому по каждой топливной карте бухгалтерия приходует бензин такой проводкой:

Дебет 10 субсчет "Топливо" Кредит 60 субсчет "Расчеты с поставщиками"

- оприходован бензин по топливной карте.

Эту операцию отражают в учете на дату выставления акта поставщика. Одновременно с оприходованием бензина зачитывают перечисленный ранее аванс и принимают к вычету НДС на основании счета-фактуры.

Пример 1. ЗАО "Кубанское такси" (г. Краснодар) перечислило на карту N 1 аванс в сумме 4720 руб. (в том числе НДС - 720 руб.) за 400 л бензина Аи-92 по цене 11,80 руб. за литр (в том числе НДС - 1,80 руб.).

Бухгалтер отразил в учете сумму перечисленного аванса:

Дебет 60 субсчет "Авансы выданные" Кредит 51

- 4720 руб. - перечислен аванс на карту за 400 л бензина Аи-92.

В течение месяца водитель получил по карте 370 л. Это подтверждают и чеки АЗС, и отчет поставщика топлива. В последний день месяца бухгалтер отразил в учете стоимость купленного по карте бензина:

Дебет 10 субсчет "Топливо" Кредит 60 субсчет "Расчеты с поставщиками"

- 3700 руб. (370 л х (11,80 руб. - 1,80 руб.)) - оприходован бензин, купленный по карте N 1;

Дебет 19 Кредит 60 субсчет "Расчеты с поставщиками"

- 666 руб. (370 л х 1,80 руб.) - учтен "входной" НДС по приобретенному бензину;

Дебет 60 субсчет "Расчеты с поставщиками"

Кредит 60 субсчет "Авансы выданные"

- 4366 руб. (3700 + 666) - зачтен ранее уплаченный аванс;

Дебет 68 субсчет "Расчеты по НДС" Кредит 19

- 666 руб. - принят к вычету НДС по бензину, приобретенному по карте N 1.

После того как бензин оприходован, его надо списать согласно нормам расхода топлива, которые утвердила для себя фирма. Заметим, что жестких норм расхода топлива не установлено, есть только рекомендательные, утвержденные руководящим документом Минтранса России от 29 апреля 2003 г. N Р3112194-0366-03. Поэтому фирма вправе выбирать: использовать их при списании топливных расходов на затраты или же разработать свои, утвердив их приказом руководителя. При этом нормы указывают в расчете на 100 км и устанавливают для летнего и зимнего периода отдельно, поскольку объем сжигаемого топлива в эти периоды различается.

Для того чтобы определить, сколько же составил фактический расход бензина, норму расхода какого-либо топлива для конкретной машины умножают на пробег этой машины за день, взятый из путевого листа. Полученную сумму списывают на расходы по обычным видам деятельности (п.7 ПБУ 10/99). При этом делают проводку:

Дебет 20 (23, 26, 29, 44) Кредит 10 субсчет "Топливо"

- списана стоимость израсходованного бензина.

Пример 2. Воспользуемся условиями примера 1. Согласно учетной политике ЗАО "Кубанское такси" материалы списывают в производство по средней цене. Бухгалтер рассчитал, что средняя цена топлива, имеющегося у фирмы, составляет 10,50 руб. без НДС. Летняя норма расхода топлива для автомобиля ГАЗ-3110 - 15 л бензина Аи-92 на 100 км пробега. Действует она с 1 марта по 1 ноября 2004 г.

Согласно путевым листам Ермакова Ю.Ю. в июле 2004 года пробег автомобиля составил 1800 км.

Следовательно, фактический расход бензина ГАЗ-3110 за июль составил:

15 л : 100 км х 1800 км = 270 л.

Заправку автомобиля в июле 2004 г. на 270 л подтвердил и отчет поставщика топлива.

Бухгалтер отразил расход топлива автомобиля ГАЗ-3110 за июль 2004 г. следующей проводкой:

Дебет 20 Кредит 10 субсчет "Топливо"

- 2835 руб. (270 л х 10,50 руб.) - отражен расход топлива, приобретенного для автомобиля ГАЗ-3110 по топливной карте N 1.

Как отразить бензин в налоговом учете

Согласно нормам Налогового кодекса расходы на топливо включаются в материальные затраты при расчете налога на прибыль (пп.5 п.1 ст.254 Налогового кодекса РФ). При этом Кодекс не ставит ограничения по сумме топливных затрат, которую можно списать в целях налогообложения прибыли.

Однако многие налоговые инспекторы считают, что в этом случае надо обязательно руководствоваться нормами расхода топлива, рассчитанными Минтрансом России.

Сразу скажем, что такое утверждение неверно. Ведь Минтранс России не обладает полномочиями в сфере издания документов, связанных с налогообложением (п.2 ст.4 Налогового кодекса РФ). А Минфин и МНС России никаких документов по этому поводу не выпускали.

Следовательно, данные нормы и в целях налогообложения прибыли носят рекомендательный характер. И организация вправе списывать топливо по нормам, разработанным самостоятельно и утвержденным приказом руководителя. При этом фирме, конечно, удобнее установить эти нормы едиными для бухгалтерского и налогового учета. Документальное подтверждение этих расходов - договор с фирмой-поставщиком, ее ежемесячные отчеты, акты, прайс-лист, содержащий информацию о цене, по которой оплачивали топливо, а также путевые листы и чеки АЗС.

Пример 3. Воспользуемся условиями примера 2. Для избежания расхождений между бухгалтерским и налоговым учетом ЗАО "Кубанское такси" установило единые нормы расхода бензина. То есть и в налоговом учете фактический расход бензина ГАЗ-3110 в расчете на 100 км составляет 15 л. Согласно учетной политике в целях налогообложения прибыли материалы также списывают по средней цене.

Фактический расход бензина ГАЗ-3110 за июль 2004 г. в сумме 2835 руб. бухгалтер включил в состав материальных расходов, уменьшающих налогооблагаемую прибыль.

Е.И.Мещирякова

Эксперт журнала "Главбух"

Подписано в печать

21.07.2004

     
   ——————————————————————————————————————————————————————————————————
————————————————————
——