"Бухгалтерский учет и налоги в торговле и общественном питании", N 7, 2004

ОЧЕРЕДНОЙ ОТПУСК: ПРАВО, ОФОРМЛЕНИЕ,

РАСЧЕТ, УЧЕТ И НАЛОГООБЛОЖЕНИЕ

С началом летнего сезона перед предприятиями торговли и общественного питания встают практические вопросы, связанные с предоставлением своим сотрудникам предусмотренных действующим законодательством ежегодных отпусков. Особое внимание при этом должно быть обращено на соблюдение положений действующего трудового и налогового законодательства.

Согласно ст.114 ТК РФ всем работникам должны предоставляться ежегодные отпуска с сохранением при этом за ними места работы (должности) и среднего заработка.

При этом правом на оплачиваемые из средств работодателя отпуска имеют сотрудники, с которыми у предприятий торговли и общественного питания заключены трудовые договоры.

Если с отдельными категориям наемных работников заключены гражданско-правовые договоры (в частности, договоры подряда) и авторские договоры, то в случае предоставления им отпусков, оплачиваться они должны из средств чистой прибыли предприятия.

От договоров гражданско-правового характера следует отличать трудовые договоры, которые могут заключаться на определенный период времени, на время выполнения определенной работы, на выполнение временных и (или) сезонных работ. Сотрудники, с которыми заключены такие договоры, пользуются правом на оплачиваемые ежегодные отпуска наравне с другими штатными сотрудниками. При этом, как правило, реализуют они свое право на отпуска посредством получения денежной компенсации при расторжении заключенного трудового договора.

Ежегодные оплачиваемые отпуска предоставляются также сотрудникам организаций, работающих на условиях штатного совместительства и (или) неполного рабочего времени.

Если сотрудники пользуются правом на удлиненные (свыше 28 календарных дней) ежегодные отпуска, а у предприятия возникла необходимость их нахождения на рабочих местах, они вправе согласно ст.126 ТК РФ заменять часть отпуска, превышающую 28 календарных дней, выплатой денежной компенсации.

Такая компенсация не может выплачиваться беременным женщинам и работникам в возрасте до 18 лет, а также работникам, занятым на тяжелых работах и работах с вредными и (или) опасными условиями труда. Указанным категориям работников отпуска могут предоставляться только в натуральном виде.

Согласно Письму Минтруда России от 25 апреля 2002 г. N 966-10 выплатой денежной компенсации допускается заменять в том числе и предоставление не использованных за все прошлые года отпусков. При этом компенсации по согласованию между работником и работодателем может подлежать как вся продолжительность неиспользованных отпусков, так и только та часть из них, которая превышает 28 календарных дней.

Для информации читателей: согласно подготовленным в Трудовой кодекс РФ изменениям предусматривается только одна из указанных схем - компенсации в скором будущем будет подлежать только та часть каждого из отпусков, которая превышает 28 календарных дней.

Если выплата компенсации все же не позволяет работодателю обеспечить полноценный трудовой процесс, он вправе заключать трудовые договоры для выполнения временных работ (гл.45 ТК РФ), или же переводить временно работников на другую работу для замещения отсутствующего работника в порядке ст.74 ТК РФ, но на срок не свыше одного месяца в течение календарного года.

Виды и продолжительность предоставляемых отпусков

Предоставляемый работнику очередной отпуск складывается из продолжительности ежегодного основного и всех дополнительных оплачиваемых отпусков путем их суммирования без ограничения общей продолжительности.

Общая продолжительность очередного отпуска выражается в календарных днях и при определении его периода не учитываются только нерабочие праздничные дни (см. ст.120 ТК РФ).

Ежегодный основной отпуск предоставляется продолжительностью 28 календарных дней, если только работники согласно действующему законодательству не имеют право на основной отпуск большей продолжительности (так называемый удлиненный основной отпуск).

Удлиненный основной отпуск, в частности, предоставляется:

- работникам в возрасте до 18 лет - 31 календарный день (ст.267 ТК РФ);

- инвалидам - не менее 30 календарных дней (ст.23 Федерального закона от 24 ноября 1995 г. N 181-ФЗ "О социальной защите инвалидов в Российской Федерации").

Ежегодные отпуска предоставляются как постоянным штатным работникам организации, так и работникам, с которыми заключены договоры по совместительству (ст.286 ТК РФ), договоры на выполнение сезонных (ст.295 ТК РФ) и временных работ (ст.291 ТК РФ).

При этом следует учитывать, что временные работники (работники, заключившие трудовой договор на срок до двух месяцев) имеют право на предоставление оплачиваемых отпусков или на получение компенсации при увольнении из расчета два рабочих дня за месяц работы. Это единственный случай, когда продолжительность отпуска выражена в рабочих, а не календарных днях.

Работникам, занятым на сезонных работах, оплачиваемые отпуска предоставляются из расчета два календарных дня за каждый месяц работы.

Совместители согласно ст.286 ТК РФ имеют право на получение ежегодных отпусков одновременно с отпуском по основном работе. Если на работе по совместительству продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска работника меньше, чем продолжительность отпуска по основному месту работы, то работодатель по просьбе работника предоставляет ему отпуск без сохранения заработной платы соответствующей продолжительности.

Дополнительные отпуска работникам предприятий и торговли могут предоставляться в следующих случаях (ст.116 ТК РФ):

- лицам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиям труда;

- лицам, имеющим особый характер работы;

- работникам с ненормированным рабочим днем;

- работающим в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях;

- в других случаях, предусмотренных федеральными законами.

Организации с учетом своих производственных и финансовых возможностей согласно ст.116 ТК РФ вправе самостоятельно устанавливать дополнительные отпуска для работников, если иное не предусмотрено федеральными законами. Порядок и условия предоставления этих отпусков определяются коллективными договорами или локальными нормативными актами.

Ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск за работу во вредных и (или) опасных условиях труда в соответствии со ст.117 ТК РФ предоставляется согласно перечням производств, работ, профессий и должностей, утверждаемых Правительством Российской Федерации с учетом мнения Российской трехсторонней комиссии по регулированию социально-трудовых отношений.

До утверждения указанных перечней в силу положений ст.423 ТК РФ по-прежнему должен применяться Список производств, профессий и должностей с вредными условиями труда, работа в которых дает право на дополнительный отпуск и сокращенный рабочий день, утвержденный Постановлением Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 25 октября 1974 г. N 298/П-22 (с учетом последующих изменений и дополнений).

Применение Списка в настоящее время подтверждено Письмом Минтруда России от 12 августа 2003 г. N 861-7 "О порядке применения Списка производств, профессий и должностей с вредными условиями труда, работа в которых дает право на дополнительный отпуск и сокращенный рабочий день". Инструкция о порядке применения указанного выше Списка утверждена Постановлением Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 21 ноября 1975 г. N 273/П-20.

Ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск за особый характер работы в соответствии со ст.118 ТК РФ предоставляется работникам, труд которых связан с особенностями выполнения работы. Перечень указанных категорий работников, а также минимальная продолжительность отпуска должны быть определены Правительством Российской Федерации.

До настоящего времени соответствующего нормативного акта по данному вопросу не принято, в связи с чем предоставление такого рода отпусков сомнительно. Во всяком случае, если предприятие торговли и (или) общественного питания примет решение предоставлять дополнительный отпуск за особый характер работы на основании своих локальных актов, они должны быть готовы относить соответствующие расходы за счет средств своей чистой прибыли. Просто доказать обоснованность указанных расходов для целей налогообложения в связи с окончательной неурегулированностью данного вопроса будет затруднительно.

Ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск работникам с ненормированным рабочим днем предоставляется в порядке и на условиях, определенных коллективным договором или правилами внутреннего трудового распорядка организации. Продолжительность отпуска не может составлять менее трех календарных дней.

При принятии решения о предоставлении дополнительного отпуска за работу в режиме ненормированного рабочего дня и (или) разработке соответствующих локальных нормативных актов, организации могут принять за основу нормы, заложенные в Постановлении Правительства Российской Федерации от 11 декабря 2002 г. N 884, которым утверждены Правила предоставления ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска работникам с ненормированным рабочим днем в организациях, финансируемых за счет средств федерального бюджета.

Необходимо учитывать, что ежегодные дополнительные оплачиваемые отпуска также предоставляются следующим категориям сотрудников предприятий торговли и общественного питания:

- работающим в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях (ст.321 ТК РФ - в части лиц, работающих в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях; ст.14 Закона Российской Федерации от 19 февраля 1993 г. N 4520-1 "О государственных гарантиях и компенсациях для лиц, работающих и проживающих в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях" - в части лиц, работающих в остальных местностях, где установлена выплата районного коэффициента и (или) процентной надбавки к заработной плате);

- гражданам, подвергшимся воздействию радиации вследствие аварии на Чернобыльской АЭС (Закон Российской Федерации от 15 мая 1991 г. N 1244-1 "О социальной защите граждан, подвергшихся воздействию радиации вследствие катастрофы на Чернобыльской АЭС" (в ред. изменений и дополнений)).

При этом следует учитывать, что действие Закона РФ N 1244-1 распространено на граждан, подвергшихся воздействию радиации вследствие аварии в 1957 г. на производственном объединении "Маяк" и сбросов радиоактивных отходов в реку "Теча" (см. Федеральный закон от 26 ноября 1998 г. N 175-ФЗ "О социальной защите граждан Российской Федерации, подвергшихся воздействию радиации вследствие аварии в 1957 году на производственном объединении "Маяк" и сбросов радиоактивных отходов в реку Теча"), а также на граждан из подразделений особого риска (см. Постановление Верховного Совета РФ от 27 декабря 1991 г. N 2123-1 "О распространении действия Закона РСФСР "О социальной защите граждан, подвергшихся воздействию радиации вследствие катастрофы на Чернобыльской АЭС" на граждан из подразделений особого риска"). Соответственно и данные категории граждан в установленном порядке пользуются правом на дополнительные отпуска, предусмотренные Законом N 1244-1.

Случаи и порядок предоставления отпусков

Согласно требованиям ст.122 ТК РФ оплачиваемые отпуска предоставляются работникам ежегодно. При этом право на очередной отпуск возникает у работника по истечении очередного по счету календарного года работы сотрудника в организации.

Право на использование отпуска за первый год работы возникает у работника по истечении шести месяцев его непрерывной работы в организации.

Если, например, работник поступил на работу в торговую организацию с 19 апреля 2003 г., то его первый год работы составляет период времени с 19 апреля 2003 г. по 18 апреля 2004 г., а право на использование оплачиваемого отпуска за первый год работы возникает у работника после 18 октября 2003 г. (по истечении шести месяцев работы). В течение второго года работы с 19 апреля 2004 г. по 18 апреля 2005 г. работник вправе воспользоваться оплачиваемым отпуском в любое время, установленное графиком отпусков.

Вместе с этим по соглашению с работодателем работник в свой первый год работы в организации может использовать отпуск и до истечения первых шести месяцев непрерывной работы. В ряде случаев работодатель обязан согласно ст.122 ТК РФ предоставить отпуск за первый год работы сотрудника и до истечения первых шести месяцев работы:

- женщинам - перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него;

- работникам в возрасте до восемнадцати лет;

- работникам, усыновившим ребенка (детей) в возрасте до трех месяцев;

- в других случаях, предусмотренных федеральными законами.

При предоставлении оплачиваемых отпусков работникам также следует учитывать норму, согласно которой отпуска предоставляются за периоды работы, включаемые в соответствии со ст.121 ТК РФ в стаж работы, дающий право на ежегодный оплачиваемый отпуск.

В указанный стаж не включаются (см. ст.121 ТК РФ):

- время отсутствия работника на работе без уважительных причин, в том числе вследствие его отстранения от работы в случаях, предусмотренных ст.76 ТК РФ;

- время отпусков по уходу за ребенком до достижения им установленного законом возраста;

- время предоставляемых по просьбе работника отпусков без сохранения заработной платы продолжительностью более семи календарных дней.

Если такого рода периоды имели место, то границы "рабочего" года работника должны быть перенесены на соответствующее количество календарных дней, приходящихся на периоды времени, не включаемые в стаж работы.

В частности, если в период "рабочего" года работника с 19 апреля 2004 г. по 18 апреля 2005 г. он имел прогул продолжительностью 5 календарных дней, а также ему предоставлялся отпуск без сохранения заработной платы продолжительностью 21 календарный день, то окончание года должно быть перенесено на 26 календарных дней, то есть на 9 мая 2005 г. Соответственно, следующий оплачиваемый отпуск может быть предоставлен работнику только в период с 9 мая 2005 г. по 8 мая 2006 г.

Порядок разделения, продления

и перенесения очередных оплачиваемых отпусков

Согласно ст.123 ТК РФ очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, утверждаемым работодателем с учетом мнения выборного профсоюзного органа организации.

График отпусков оформляется на типовом бланке формы N Т-7 "График отпусков", утвержденной Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты".

Оформленный и утвержденный в установленном порядке график отпусков является обязательным как для работодателя, так и для работников предприятия. При этом согласно требованиям трудового законодательства на работодателя возлагается обязанность известить каждого из работающих о времени начала отпуска не позднее чем за две недели до его начала.

Против заранее установленного срока, очередной отпуск работника может быть перенесен на иной срок в следующих случаях, установленных в ст.124 ТК РФ:

- по соглашению между работником и работодателем - если работнику своевременно не была произведена оплата за время этого отпуска либо работник был предупрежден о времени начала отпуска позднее чем за две недели до его начала;

- в исключительных случаях, когда предоставление отпуска работнику в текущем рабочем году может неблагоприятно отразиться на нормальном ходе работы организации.

В последнем случае отпуск может быть перенесен даже на следующий рабочий год, но с условием, что он будет использован в течение 12 месяцев после окончания того рабочего года, за который он предоставляется. Соответственно, запрещается непредоставление ежегодного оплачиваемого отпуска в течение двух лет подряд.

Ни в коем случае не допускается перенесение отпуска в отношении работников в возрасте до 18 лет, а также работников, занятых на работах с вредными и (или) опасными условиями труда. На это обращено внимание в ст.124 ТК РФ.

Предоставленный работнику ежегодный оплачиваемый отпуск должен быть продлен в следующих случаях, определенных в ст.124 ТК РФ:

- временной нетрудоспособности работника;

- исполнения работником во время ежегодного оплачиваемого отпуска государственных обязанностей, если для этого законом предусмотрено освобождение от работы;

- в других случаях, предусмотренных законами, локальными нормативными актами организации.

Если нетрудоспособность или иные причины, влекущие за собой необходимость перенесения отпуска, наступили до его начала, то новый срок отпуска определяется по соглашению работника с работодателем.

Если же причины наступили во время пребывания работника в отпуске, то срок возвращения из отпуска автоматически удлиняется на соответствующее количество дней, причем работник обязан немедленно уведомить об этом работодателя. Представляется обоснованным предъявление работодателям требования об уведомлении работниками о времени своей болезни, приходящейся на период болезни, и продлении в связи с этим предоставленного им отпуска.

По соглашению между работником и работодателем ежегодный оплачиваемый отпуск в соответствии со ст.125 ТК РФ может быть разделен на части. При этом хотя бы одна из частей этого отпуска должна быть не менее 14 календарных дней. Продолжительность всех остальных частей согласовывается сторонами и при этом число этих частей может составлять любое значение, но с учетом того, чтобы общая продолжительность отпуска не превышала установленного предела.

Работодателю также следует учитывать, что не допускается досрочный отзыв работника из отпуска (ст.125 ТК РФ), если только он с таким отзывом сам согласиться. Если сам работник не возражает выйти на работу досрочно, следует внести изменения в график отпусков, предусмотрев использование работником оставшейся части отпуска в натуре. Неиспользованная часть отпуска должна быть предоставлена по выбору работника в удобное для него время в течение текущего рабочего года или присоединена к отпуску за следующий рабочий год.

Во всех случаях, даже с согласия работника, не допускается отзыв из отпуска работников в возрасте до восемнадцати лет, беременных женщин, и работников, занятых на работах с вредными и (или) опасными условиями труда.

Отзыв работника из отпуска оформляется соответствующим приказом, в котором указывается время, когда работнику будет предоставлена оставшаяся часть отпуска.

Документальное оформление

предоставляемых работникам отпусков

Предоставляемые работникам предприятий торговли и общественного питания очередные ежегодные основные и дополнительные отпуска должны оформляться первичными учетными документами, утвержденными Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1.

При предоставлении отпуска (или его части) работнику должны быть оформлены "Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику" (форма N Т-6), а также "Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику" (форма N Т-60). Если в один из дней отпуск предоставляется группе работников, оформление по каждому из них формы N Т-6 может быть заменено оформлением единого документа по форме N Т-6а "Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам".

Следует учитывать, что оформление указанных выше форм первичных документов является обязательным в силу требований ст.9 Закона о бухгалтерском учете.

Приказы по форме N Т-6 и (или) N Т-6а составляются работниками кадровой службы или иными уполномоченными лицами организации, подписываются руководителем организации (или уполномоченным им лицом), и в обязательном порядке объявляются под роспись работнику.

Оформленный приказ передается в бухгалтерию в срок, определенный графиком документооборота организации, и на его основании производится расчет причитающегося работнику среднего заработка за отпуск, который оформляется на бланке формы N Т-60.

Учитывая положения ст.136 ТК РФ о выплате среднего заработка за отпуск не позднее чем за три дня до его начала, при оформлении графика документооборота рекомендуется предусматривать оформление приказов и передачу их в бухгалтерию не позднее чем за 4 - 5 рабочих дня до его начала. Соответственно, записка-расчет по форме N Т-60 должна быть оформлена не позднее дня выплаты среднего заработка.

Форма N Т-60 предназначена для расчета всех выплат, причитающихся в пользу уходящего в отпуск работника - как сумм среднего заработка, так и сумм заработной платы за отработанные дни в месяце ухода в отпуск, материальной помощи при уходе в отпуск (в бюджетных организациях) и других выплат в пользу работника.

Начисленные суммы заработной платы отражаются в соответствующих регистрах бухгалтерского учета, а причитающиеся к выплате суммы (начисленные за минусом налога на доходы, удержаний алиментов и прочих удержаний) - в "Платежную ведомость" (форма N Т-53) или "Расходный кассовый ордер" (форма N КО-2, утвержденная Постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. N 88 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации").

Расчет суммы оплаты предоставленных работникам отпусков

В соответствии с положениями ст.114 ТК РФ за время предоставленных работникам ежегодных отпусков за ними сохраняется место работы (должность) и средний заработок.

Расчет сумм среднего заработка осуществляется в соответствии с правилами ст.139 ТК РФ и Положения об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утвержденного Постановлением Правительства Российской Федерации от 11 апреля 2003 г. N 213.

Для расчета среднего заработка за время предоставленных работникам отпусков (также как и для выплаты компенсации за неиспользованные отпуска) используется средний дневной заработок, определяемый за последние три календарных месяца (с 1-го до 1-го числа) путем деления суммы заработной платы, фактически начисленной за расчетный период, на 3 и на среднемесячное число календарных дней, равное 29,6.

Исходя из используемых систем оплаты труда, характера заключенных с работниками трудовых договоров и иных обстоятельств, предприятия торговли и общественного питания вправе предусмотреть применение иного расчетного периода, отличного от трех календарных месяцев.

При этом ст.139 ТК РФ допускает возможность применения организациями иного расчетного периода при условии его закрепления в коллективном договоре и если при этом не ухудшается положение работников.

Изменение общеустановленного расчетного периода в три календарных месяца наиболее актуально для предприятий оптовой и розничной торговли, которые используют труд работников с различающейся заработной платой в различные периоды (например, в отношении оплаты труда агентов). В таких случаях предприятие вправе увеличить продолжительность используемого расчетного периода до шести месяцев, двенадцати месяцев или др. В любом случае применение иного расчетного периода для расчета сумм среднего заработка должно быть закреплено в коллективном договоре организации.

Пример 1. Работнику торговой организации с 19 июля 2004 г. предоставлен очередной отпуск продолжительностью 28 календарных дней.

Коллективным договором организации специальный расчетный период не установлен, в связи с чем должен использоваться расчетный период в три месяца, предусмотренный ст.139 ТК РФ и Положением об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, а именно апрель, май и июнь 2004 г.

В расчетном периоде работник отработал все рабочие дни и сумма начисленной заработной платы составила 15 200 руб.

Сумма среднего заработка за отпуск составит 4792 руб. 79 коп. (15 200 руб. / 3 мес. / 29,6 х 28 календарных дней отпуска).

Средний дневной заработок для оплаты отпусков, предоставленных в рабочих днях, предусмотренных ТК РФ (а также для выплаты компенсации за такие неиспользованные отпуска) согласно ст.139 ТК РФ и п.10 Положения об особенностях порядка исчисления средней заработной платы определяется путем деления суммы фактически начисленной заработной платы на количество рабочих дней по календарю шестидневной рабочей недели. Данное положение касается только предоставления отпусков временным работникам (ст.291 ТК РФ). Всем остальным категориям работников отпуска должны предоставляться в календарных днях.

При этом следует учитывать, что отпуск в рабочих днях предоставляется по календарю шестидневной рабочей недели, то есть с учетом суббот, но без учета выходных и праздничных дней.

Пример 2. В связи с открытием летнего сезона предприятие общественного питания (ресторан) осуществляет дополнительный набор сотрудников на условиях временных трудовых договоров. С одним из указанных сотрудников трудовой договор заключен на период с 26 июля по 25 сентября 2004 г. включительно.

По окончании договора работник потребовал предоставления и оплаты отпуска, продолжительность которого составит 4 рабочих дня (2 мес. х 2 раб. дня отпуска) с 27 по 28 сентября 2004 г. включительно.

Для оплаты отпуска используется расчетный период с 26 июля по 31 августа 2004 г., в течение которого отработаны все рабочие дни и начислено заработной платы в сумме 11 200 руб.

Рабочие дни в расчетном периоде должны быть приняты по календарю шестидневной рабочей недели с учетом суббот и без учета выходных и праздничных дней:

а) за июль месяц - 6 рабочих дней;

б) за август - 26 рабочих дней;

Всего - 32 рабочих дня.

Среднедневной заработок составит 350 руб. (11 200 руб. / 32 рабочих дня).

Сумма среднего заработка за отпуск - 1400 руб. (350 руб. х 4 рабочих дня отпуска).

В случае если один или несколько месяцев расчетного периода отработаны не полностью или из него исключалось время в соответствии с п.4 Положения об особенностях порядка исчисления среднего заработка, средний дневной заработок для оплаты отпуска в календарных днях исчисляется путем деления суммы фактически начисленной заработной платы за расчетный период на сумму, состоящую из среднемесячного числа календарных дней (29,6), умноженного на количество полностью отработанных месяцев, и количества календарных дней в не полностью отработанных месяцах.

При этом количество календарных дней в не полностью отработанных месяцах рассчитывается путем умножения рабочих дней по календарю пятидневной рабочей недели, приходящихся на отработанное время, на коэффициент 1,4 (п.9 Положения об особенностях порядка исчисления средней заработной платы).

Пример 3. Из примера 1 полностью отработан только май месяц, в апреле из 22 рабочих дней отработано 17 рабочих дней (с 12 по 17 апреля работник болел, о чем им представлен листок нетрудоспособности), а в июне месяце - из 21 рабочего дня отработано 11 рабочих дней (с 14 по 26 апреля работник находился в служебной командировке).

Для исчисления суммы среднего заработка следует:

1) определить количество календарных дней, приходящихся на фактически отработанное в расчетном периоде время - 68,8 календарных дня, в том числе:

- за не полностью отработанный апрель - 23,8 календарных дней (17 фактически отработанных дней х 1,4);

- за не полностью отработанный июнь - 15,4 календарных дней (11 фактически отработанных дней х 1,4);

- за полностью отработанный май - 29,6 календарных дней.

2) определить среднедневной заработок - 220 руб. 93 коп. (15 200 руб. / 68,8 календарных дня);

3) определить сумму среднего заработка за отпуск - 6186 руб. 04 коп. (220 руб. 93 коп. х 28 календарных дня отпуска).

Если отпуск предоставляется в рабочих днях временным работникам, количество рабочих дней в не полностью отработанных месяцах рассчитывается путем умножения рабочих дней по календарю пятидневной рабочей недели, приходящихся на отработанное время, на коэффициент 1,2 (п.10 Положения об особенностях порядка исчисления средней заработной платы).

Источники финансирования расходов на оплату отпусков.

Отражение записей в бухгалтерском учете

Расходы предприятий торговли и общественного питания на оплату предусмотренных действующим законодательством очередных ежегодных отпусков работников в соответствии с положениями п.7 ст.255 НК РФ относятся на затраты производства, учитываемые в целях налогообложения по налогу на прибыль. В связи с этим соответствующие расходы должны относиться на соответствующие счета учета производственных затрат.

Однако, учитывая неравномерность производимых в течение года расходов на оплату среднего заработка за время отпусков, а также длительность предоставляемых отпусков (в ряде случаев - месяц и более), при оформлении записей в бухгалтерском учете организации должны учитывать следующее:

- в целях равномерного отнесения на затраты производства расходов на оплату среднего заработка за отпуск организации вправе предусматривать своей учетной политикой создание соответствующего резерва (п.72 Положения по ведению бухгалтерского учета и отчетности);

- если резерв расходов на оплату отпусков организация не создает, а продолжительность отпуска приходится на границы одного календарного месяца, расходы могут быть напрямую отнесены на счета учета производственных затрат;

- если резерв расходов на оплату отпусков организация не создает, а продолжительность отпуска приходится на несколько календарных месяцев, то суммы среднего заработка за дни отпуска, приходящиеся на последующие месяцы должны быть первоначально отнесены на счета учета расходов будущих периодов (п.65 Положения по ведению бухгалтерского учета и отчетности).

Если согласно положениям своей учетной политики предприятия торговли и общественного питания создают резерв расходов на предстоящую оплату отпусков, все фактически начисленные работникам суммы среднего заработка, а также отчисления с них на социальное страхование и обеспечения (включая суммы единого социального налога, страховых взносов на обязательное пенсионное страховании и обязательное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний) относятся за счет сумм созданного резерва. Соответственно, и при планировании суммы резерва, а также размера отчислений в него предприятием следует учесть необходимость отчислений с плановых сумм фонда среднего заработка.

В бухгалтерском учете образование и использование сумм резерва на предстоящую оплату отпусков оформляются следующими записями по счетам учета:

дебет счета 44 "Расходы на продажу" кредит счета 96 "Резервы предстоящих расходов", субсчет "Резерв расходов на оплату отпусков" - ежемесячные отчисления в резерв, определяемые исходя из плановых показателей предстоящих расходов на оплату среднего заработка за год и отчислений с них на обязательное социальное страхование и обеспечение;

дебет счета 96, субсчет "Резерв расходов на оплату отпусков" кредит счета 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" - фактически начисленные суммы среднего заработка отнесены за счет созданного в организации резерва;

дебет счета 96, субсчет "Резерв расходов на оплату отпусков" кредит счета 69 "Расчеты по социальному страхованию и обеспечению" (по соответствующим субсчетам) - отчисления с сумм среднего заработка сумм единого социального налога, страховых взносов на обязательное пенсионное страхование и страховых взносов на обязательное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний.

Остатки созданного предприятием резерва предстоящих расходов на оплату отпусков подлежат обязательной, как минимум один раз в год перед составлением годовой отчетности, инвентаризации.

Порядок организации и проведения инвентаризации регулируется Приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. N 49 "Об утверждении Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств".

Остаток резерва по состоянию на конец года должен быть уточнен исходя из количества дней неиспользованного отпуска, среднедневной суммы расходов на оплату труда работников (с учетом отчислений на нужды обязательного социального страхования). В связи с этим к материалам инвентаризации должен быть приложен расчет, обосновывающий остаток на конец года неиспользованного резерва на предстоящую оплату отпусков.

Выявленные в результате инвентаризации неиспользованные суммы резерва в конце года подлежат корректировке.

В случае недостаточности соответствующих сумм, производится доначисление резерва - дебет счета 44 кредит счета 96, субсчет "Резерв расходов на оплату отпусков").

При превышении сумм резерва против подтвержденных расчетом сумм резерв уменьшается сторнировочными записями - дебет счета 44 кредит счета 96, субсчет "Резерв расходов на оплату отпусков" (сторно).

Если предприятие резерв предстоящих расходов на оплату отпусков не создает, а продолжительность предоставленного работнику отпуска не приходится на последующие месяцы, расходы на оплату среднего заработка относятся напрямую на счета учета издержек обращения:

дебет счета 44 кредит счета 70 - суммы среднего заработка за дни предоставленного работнику отпуска, приходящиеся на текущий календарный месяц;

дебет счета 44 кредит счета 69 (по соответствующим субсчетам учета) - отчисления единого социального налога и страховых взносов с сумм среднего заработка за дни отпуска, приходящиеся на текущий календарный месяц.

Если резерв расходов на оплату отпусков организация не создается, а продолжительность предоставленного работнику отпуска приходится, в том числе и на последующие календарные месяцы, то расходы на оплату среднего заработка за дни отпуска, приходящиеся на последующие месяцы, должны быть отражены через счета учета расходов будущих периодов. Таковы требования п.65 Положения по ведению бухгалтерского учета и отчетности.

При этом в бухгалтерском учете организации оформляются следующие записи по счетам учета:

дебет счета 44 кредит счета 70 - суммы среднего заработка за дни отпуска, приходящиеся на текущий календарный месяц;

дебет счета 97 кредит счета 70 - суммы среднего заработка за дни отпуска, приходящиеся на последующие календарные месяцы;

дебет счета 44 кредит счета 69 (по соответствующим субсчетам учета) - отчисления единого социального налога и страховых взносов с сумм среднего заработка за дни отпуска, приходящиеся на текущий календарный месяц;

дебет счета 97 кредит счета 69 (по соответствующим субсчетам учета) - отчисления единого социального налога и страховых взносов с сумм среднего заработка за дни отпуска, приходящиеся на последующие календарные месяцы;

дебет счета 44 кредит счета 97 - списание расходов на оплату среднего заработка и отчислений с них за дни отпуска, приходящиеся на последующие месяцы, по наступлению указанных месяцев.

Если предоставление сотрудникам организации оплачиваемых отпусков не предусмотрено действующим законодательством, или же предоставляются продолжительностью свыше законодательно установленной, соответствующие расходы организаций на их оплату производятся из средств чистой прибыли.

При этом согласно принятой предприятием учетной политике такие расходы могут отражаться на счета учета издержек обращения и (или) счете учета прочих расходов (счет 91 "Прочие доходы и расходы").

Вопросы налогообложения

Согласно п.7 ст.255 НК РФ в целях уменьшения налоговой базы по налогу на прибыль принимаются суммы расходов на оплату труда, сохраняемую работникам на время отпуска, предусмотренного законодательством Российской Федерации.

При этом под законодательством следует понимать соответствующие нормативно-правовые акты. Если какие-либо отпуска предоставляются сотрудникам предприятия на основании коллективного договора, и они не предусмотрены соответствующими правовыми актами, расходы организаций на оплату таких отпусков в целях налогообложения по налогу на прибыль не принимаются (см. п.24 ст.270 НК РФ).

Если организация в целях налогообложения создает резерв на предстоящую оплату отпусков, то в целях налогообложения принимаются не суммы среднего заработка и отчисления с них, а суммы отчислений в указанный резерв в порядке, установленном ст.324.1 НК РФ.

В своей учетной политике для целей налогообложения организация должна закрепить принятый ею способ резервирования, предельную сумму отчислений и ежемесячный процент отчислений в резерв.

С начисленных сумм "отпускных" организации в установленном порядке должны начислить к уплате по принадлежности суммы налога на доходы физических лиц, единого социального налога, а также страховых взносов на обязательное пенсионное страхование и обязательное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний.

Уплачиваться начисленные налоги должны в следующие сроки:

- налог на доходы физических лиц - не позднее дня фактического получения в банке наличных денежных средств для выплаты заработной платы за вторую половину месяца, в котором начислены суммы среднего заработка (см., в частности, Письма Управления МНС по г. Москве от 11 июня 2002 г. N 28-11/26610, от 6 августа 2001 г. N 08-11/35973);

- единый социальный налог - не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором были начислены суммы среднего заработка (п.3 ст.243 НК РФ);

- страховые взносы на обязательное пенсионное страхование - не позднее дня получения в банке наличных денежных средств на оплату труда за истекший месяц, но не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором начислены суммы среднего заработка (п.2 ст.24 Федерального закона от 15 декабря 2001 г. N 167-ФЗ "Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации");

- страховые взносы на обязательное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний - не позднее срока, установленного для получения в банках (иных кредитных организациях) средств на выплату заработной платы за истекший месяц (п.4 ст.22 Федерального закона от 24 июля 1998 г. N 125-ФЗ "Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний").

И.В.Гейц

Подписано в печать

16.06.2004

     
   ——————————————————————————————————————————————————————————————————
————————————————————
——