"Главбух", N 12, 2004

ОПТИМАЛЬНЫЕ СПОСОБЫ УЧЕТА РАСХОДОВ НА МОБИЛЬНУЮ СВЯЗЬ

Существует несколько способов обеспечить работников предприятия мобильной связью, и в нашей статье мы рассмотрим - конечно, с бухгалтерской точки зрения - наиболее распространенные из них. Первый способ - купить уже подключенный сотовый телефон и передать его сотруднику. Второй - попросить работника пользоваться личным аппаратом и компенсировать ему расходы. Кроме того, в целях экономии можно подключить сотрудников к оператору сотовой связи по корпоративному тарифу.

В этой статье вы найдете советы, как выгоднее учесть расходы в каждом из указанных случаев.

Сотовый телефон покупает организация

Приобрести для своего сотрудника сотовый телефон организация может у оператора связи либо в специализированном магазине. Как правило, вместе с покупкой аппарата производится его подключение к сотовой сети. Тогда в затраты организации входят стоимость телефона и единовременные расходы, связанные с подключением. Кроме того, придется уплатить оператору сотовой связи аванс. Рассмотрим, как же учитывают эти расходы.

Приобретение телефона

В бухгалтерском учете сотовый телефон включают в состав основных средств, поскольку срок его полезного использования больше одного года (п.4 ПБУ 6/01). Однако если стоимость аппарата не превышает 10 000 руб., то ее можно списать на расходы, как только телефон будет введен в эксплуатацию (п.18 ПБУ 6/01 "Учет основных средств").

Аналогичный порядок установлен и в налоговом учете. Телефон стоимостью менее 10 000 руб. учитывается в составе материальных расходов в момент его ввода в эксплуатацию (пп.3 п.1 ст.254 Налогового кодекса РФ).

Ну а если мобильник стоит больше 10 000 руб., то и в бухгалтерском, и в налоговом учете его стоимость будет амортизироваться в течение всего срока службы. Понятно, что удобнее установить один срок полезного использования сотового телефона и для бухгалтерского, и для налогового учета. В Классификации основных средств, включаемых в амортизационные группы, мобильные телефоны отнесены к третьей группе со сроком использования от 3 лет и одного месяца до 5 лет.

Расходы на подключение

Иногда при подключении телефона к сотовой сети приходится оплачивать единовременные расходы (например, плату за подбор "красивого" телефонного номера). Как учесть эти расходы? На этот вопрос однозначного ответа нет. С одной стороны, их можно включить в первоначальную стоимость мобильника. Ведь пользоваться неподключенным аппаратом нельзя. А значит, все затраты на подключение можно рассматривать как расходы на доведение сотового телефона до состояния, в котором он пригоден для использования (п.12 ПБУ 6/01).

С другой стороны, иногда такой подход для организации невыгоден: например, когда телефон стоит больше 10 000 руб. или его стоимость с оплатой за подключение превышает эту сумму. Включив затраты на подключение в первоначальную стоимость мобильника, организация тем самым увеличит базу по налогу на имущество. Чтобы этого избежать, такие затраты лучше отражать в бухгалтерском учете в составе расходов по обычным видам деятельности, а в налоговом учете отнести к прочим расходам, связанным с производством и реализацией. Сделать это позволяют п.5 ПБУ 10/99 "Расходы организации" и пп.25 п.1 ст.264 Налогового кодекса РФ.

Как видим, затраты на подключение к сотовой сети можно учесть по-разному. Поэтому организация должна решить сама, какой вариант для нее наиболее предпочтителен.

Несколько слов скажем об авансе, который организация уплачивает оператору при подключении сотового телефона. В бухгалтерском учете его следует отражать на отдельном субсчете к счету 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками". После того как оператор сотовой связи предъявит организации первичные документы (счета), аванс засчитывается в счет оплаты расходов по услугам связи. В налоговом учете аванс не показывают.

Затраты на оплату разговоров

А теперь об одной из самых острых проблем для бухгалтера - как доказать, что разговоры по мобильному телефону имели производственный характер. Чтобы избежать проблем с налоговой инспекцией при проверке, фирма должна позаботиться о документальном подтверждении этих расходов. Для этого руководитель организации может издать распоряжение с указанием фамилий сотрудников, которым сотовый телефон полагается по работе. Кроме того, в должностных инструкциях этих работников следует расписать обязанности, для выполнения которых необходим мобильный телефон. И наконец, дополнительным плюсом будут детализированные счета за разговоры.

Возможно, при проверке налоговая инспекция сочтет эти документы недостаточными. Но тогда ей придется самой доказывать, что разговоры работников не были связаны с производственной необходимостью. А сделать это непросто, так как в гл.25 Налогового кодекса нет точного перечня документов, которыми следует подтверждать производственный характер телефонных переговоров.

Пример 1. ООО "Магнолия" выдало доверенность своему водителю на покупку сотового телефона и его подключение, а также аванс в сумме 10 000 руб. Водитель представил в организацию документы, подтверждающие его расходы: счет, кассовый чек, счет-фактуру с выделенным НДС. Стоимость телефона - 8260 руб. (в том числе НДС - 1260 руб.). Единовременные расходы при подключении составили 295 руб. (в том числе НДС - 45 руб.), а авансовый платеж - 944 руб. (в том числе НДС - 144 руб.).

В целях налогообложения ООО "Магнолия" учитывает доходы и расходы методом начисления. Приобретение сотового телефона и подключение к оператору сотовой связи бухгалтер отразил так:

Дебет 71 Кредит 50

- 10 000 руб. - выдан работнику аванс на приобретение сотового телефона;

Дебет 08 Кредит 60

- 7000 руб. (8260 - 1260) - учтены затраты на покупку сотового телефона;

Дебет 19 Кредит 60

- 1260 руб. - учтен "входной" НДС по сотовому телефону;

Дебет 26 Кредит 60

- 250 руб. (295 - 45) - отражены затраты на подключение;

Дебет 19 Кредит 60

- 45 руб. - учтен "входной" НДС по услугам за подключение;

Дебет 60 Кредит 71

- 8555 руб. (8260 + 295) - отражена оплата мобильного телефона и затрат на его подключение (на основании авансового отчета работника);

Дебет 01 Кредит 08

- 7000 руб. - введен в эксплуатацию мобильный телефон;

Дебет 26 Кредит 01

- 7000 руб. - учтена в составе расходов стоимость мобильного телефона;

Дебет 68 субсчет "Расчеты по НДС" Кредит 19

- 1305 руб. (1260 + 45) - принят к вычету "входной" НДС.

Уплата аванса оператору сотовой связи была отражена так:

Дебет 60 субсчет "Расчеты по авансам выданным" Кредит 71

- 944 руб. - отражена уплата авансового платежа оператору сотовой связи (на основании авансового отчета работника).

Неиспользованные деньги - 501 руб. (10 000 - 8260 - 295 - 944) - работник вернул в кассу фирмы:

Дебет 50 Кредит 71

- 501 руб. - возвращена неиспользованная подотчетная сумма.

Оператор сотовой связи 10 июня 2004 г. выставил ООО "Магнолия" счет-фактуру и счет за разговоры на сумму 708 руб. (в том числе НДС - 108 руб.). В этот день бухгалтер организации сделал такие проводки:

Дебет 26 Кредит 60 субсчет "Расчеты по услугам связи"

- 600 руб. (708 - 108) - учтены расходы на оплату услуг связи;

Дебет 19 Кредит 60 субсчет "Расчеты по услугам связи"

- 108 руб. - учтен "входной" НДС по услугам связи;

Дебет 60 субсчет "Расчеты по услугам связи"

Кредит 60 субсчет "Расчеты по авансам выданным"

- 708 руб. - зачтена часть ранее уплаченного аванса;

Дебет 68 субсчет "Расчеты по НДС" Кредит 19

- 108 руб. - принят к вычету НДС в части оказанных услуг.

В налоговом учете ООО "Магнолия" учтет при налогообложении прибыли расходы по оплате услуг связи в сумме 600 руб.

Организация использует сотовый телефон сотрудника

Нередко бывает, что у сотрудника, которому по работе необходим сотовый телефон, он уже есть. Тогда покупать новый аппарат необязательно. А в производственных целях можно использовать личный телефон работника. Какие при этом расходы будет нести организация?

Ответ на этот вопрос будет зависеть от того, как она оформит с сотрудником договор на использование его личного имущества. А сделать это можно одним из следующих способов:

- прописать в трудовом договоре, что сотрудник использует свой сотовый телефон в производственных целях;

- заключить с сотрудником договор аренды его сотового телефона.

Организация также может заключить с сотрудником договор безвозмездного пользования сотовым телефоном. Но сразу отметим, что этот вариант неудобен, так как вызывает массу претензий со стороны налоговиков. Поэтому его мы рассматривать не будем, а остановимся на первых двух способах.

Использование сотового телефона сотрудника

закреплено трудовым договором

Итак, организация записала в трудовом договоре, что сотовый телефон работника будет использоваться в ее производственной деятельности. Тогда она обязана выплачивать ему компенсацию и возмещать расходы по оплате услуг связи. Таково требование ст.188 Трудового кодекса РФ.

А как определить, в какой сумме следует выплачивать компенсацию и возмещать указанные расходы? Об этом также сказано в ст.188 Трудового кодекса РФ. Размер этих выплат предприятие и работник определяют самостоятельно. Его следует зафиксировать отдельным соглашением либо внести изменения в трудовой договор.

В бухгалтерском учете компенсацию и оплату услуг связи следует отнести к расходам по обычным видам деятельности (п.5 ПБУ 10/99).

Теперь о налоговом учете. Компенсацию работнику за использование его имущества в деятельности организации следует включить в расходы по оплате труда (п.25 ст.255 Налогового кодекса РФ). Эта выплата будет учитываться при расчете налога на прибыль.

Оплату услуг связи, возмещаемую работнику, также можно включить в расходы, принимаемые при налогообложении прибыли (пп.25 п.1 ст.264 Налогового кодекса РФ). Правда, чтобы это сделать, организации следует обосновать производственный характер этих расходов. Для этого пригодятся все те же подтверждающие документы: должностные инструкции, детализированные счета за разговоры. Кроме того, необходимо распоряжение руководителя с указанием фамилий работников, которым возмещается стоимость служебных переговоров с личных телефонов, и заявление работника с просьбой оплатить телефонные переговоры.

А нужно ли облагать компенсацию за использование телефона сотрудника и возмещение расходов на телефонные переговоры налогом на доходы физических лиц, ЕСН и страховыми взносами в Пенсионный фонд? Давайте разберемся по порядку.

Начнем с налога на доходы физических лиц. Согласно п.3 ст.217 Налогового кодекса РФ этим налогом не облагаются компенсации, которые выплачиваются работникам в пределах норм, установленных действующим законодательством. Однако такие нормы утверждены только для компенсаций за использование личного автомобиля. Поэтому налоговики потребуют, чтобы организация включила компенсацию за использование сотового телефона работника в его налогооблагаемый доход.

Отметим, что мы занимаем иную позицию. Статья 188 Трудового кодекса РФ законодательно предусматривает подобные компенсации при условии, что их размер письменно закреплен. При этом никаких специальных норм Трудовой кодекс не устанавливает. А значит, с указанных компенсаций удерживать налог на доходы физических лиц не нужно.

Теперь о возмещении расходов на оплату телефонных переговоров. Из пп.1 п.2 ст.211 Налогового кодекса РФ следует, что такие выплаты должны включаться в налогооблагаемый доход работника. Правда, с этим можно и не согласиться. Дело в том, что этим налогом облагаются доходы физического лица. Но в данном случае у работника не возникает дохода. Организация компенсирует ему расходы, которые он понес для осуществления ее деятельности. Следовательно, с этой суммы удерживать налог не надо.

Единый социальный налог и страховые взносы в Пенсионный фонд РФ. Нужно ли облагать ЕСН и пенсионными взносами компенсацию за использование личного имущества работника и возмещение расходов на оплату телефонных переговоров - также спорный вопрос. Налоговики считают, что нужно. Исключение они делают только для компенсации за использование личного автомобиля работника (пп.2 п.1 ст.238 Налогового кодекса РФ).

Мы с такой позицией не согласны. Ведь здесь действуют те же аргументы, что и с налогом на доходы физических лиц. Поэтому организация должна решить сама, что для нее выгоднее - не начислять налоги и отстаивать свою точку зрения в суде или поступить так, как требуют налоговые органы. Если вы все же решитесь поспорить с налоговиками, вы можете воспользоваться аргументами, которые мы привели.

Хотим обратить ваше внимание еще на одну проблему. Если договор на оказание услуг сотовой связи заключен на имя сотрудника, то организации не удастся возместить по ним "входной" НДС. Дело в том, что в этом случае оператор сотовой связи не сможет выписать счет-фактуру на организацию. А значит, она не будет иметь права воспользоваться налоговым вычетом (п.1 ст.172 Налогового кодекса РФ).

Кроме того, сумму "входного" НДС организация не сможет учесть при расчете налога на прибыль (п.19 ст.270 Налогового кодекса РФ).

Пример 2. Менеджер ООО "Акация" использует свой сотовый телефон в служебных целях. Трудовым договором с работником установлено, что за это ему ежемесячно выплачивается компенсация в размере 150 руб. и возмещается стоимость служебных телефонных переговоров.

В июне 2004 г. менеджер представил детализированный счет телефонной компании за май на сумму 3540 руб. (в том числе НДС - 540 руб.). К расшифровке работник приложил служебную записку, в которой указал стоимость разговоров производственного характера. Она составила 2360 руб. (в том числе НДС - 360 руб.).

ООО "Акация" оплатило счет работника. Стоимость личных переговоров организация удержала из его зарплаты. Бухгалтер ООО "Акация" отразил указанные операции следующими проводками:

Дебет 60 Кредит 51

- 3540 руб. - оплачен счет телефонной компании;

Дебет 26 Кредит 60

- 2000 руб. (2360 - 360) - отнесена на расходы стоимость разговоров производственного характера;

Дебет 19 Кредит 60

- 360 руб. - учтен "входной" НДС по услугам сотовой связи;

Дебет 73 Кредит 60

- 1180 руб. (3540 - 2360) - отражена стоимость личных разговоров работника;

Дебет 91 субсчет "Прочие расходы" Кредит 19

- 360 руб. - списан на расходы НДС по услугам сотовой связи;

Дебет 26 Кредит 73

- 150 руб. - отнесена на расходы компенсация работнику за использование его телефона в служебных целях;

Дебет 70 Кредит 73

- 1030 руб. (1180 - 150) - удержана из заработной платы работника стоимость личных разговоров за минусом начисленной компенсации.

В налоговом учете ООО "Акация" отнесет на расходы стоимость телефонных переговоров производственного характера (2000 руб.) и сумму компенсации за использование сотового телефона работника (150 руб.).

Организация заключает с работником

договор аренды сотового телефона

Организация также может заключить с работником договор аренды сотового телефона. Тогда ее расходы будут состоять из стоимости услуг связи и арендной платы работнику.

Сначала о расходах на связь. Обратите внимание на такой момент: если договор на подключение к оператору сотовой связи заключен с сотрудником, то организации будет достаточно сложно обосновать производственный характер телефонных переговоров. Поэтому лучше переоформить договор на организацию.

В этом случае организация будет должна еще оплатить расходы, связанные с переоформлением телефонного номера. Как уже было отмечено, в бухгалтерском учете эти затраты можно отнести к расходам по обычным видам деятельности, а в налоговом учете они включаются в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией.

Зато расходы на связь по договору, оформленному на фирму, учесть проще - по пп.25 п.1 ст.264 Налогового кодекса РФ. При этом понадобятся подтверждающие документы - счета от оператора, приказ с перечнем сотрудников, которые пользуются телефонами.

Теперь об арендной плате. При расчете налога на прибыль она списывается в расходы на основании пп.10 п.1 ст.264 Налогового кодекса РФ.

При этом в соответствии с пп.4 п.1 ст.208 Налогового кодекса РФ арендная плата облагается налогом на доходы физических лиц.

А вот начислять ЕСН и пенсионные взносы на такую выплату не нужно. Это следует из п.1 ст.236 Налогового кодекса РФ.

Как видим, организации выгоднее использовать сотовый телефон по договору аренды, а не выплачивать компенсацию сотруднику по трудовому договору. Так она сможет сэкономить на едином социальном налоге и пенсионных взносах. А кроме того, если организация перезаключит договор с оператором сотовой связи, ей удастся принять к вычету "входной" НДС по телефонным переговорам.

Пример 3. В мае 2004 г. ЗАО "Платан" заключило договор аренды сотового телефона со своим экспедитором. Ежемесячные арендные платежи по договору - 200 руб., а стоимость арендованного телефона - 5000 руб.

Получив телефон по договору аренды, ЗАО "Платан" подключилось к оператору сотовой связи, переоформив номер сотрудника на организацию. Плата за переоформление номера составила 354 руб. (в том числе НДС - 54 руб.), а аванс оператору сотовой связи - 1770 руб. (в том числе НДС - 270 руб.).

Аренду телефона и подключение к сотовой сети бухгалтер ЗАО "Платан" отразил так:

Дебет 001

- 5000 руб. - учтен арендованный телефон за балансом;

Дебет 60 Кредит 51

- 354 руб. - перечислена оператору сотовой связи плата за переоформление телефонного номера;

Дебет 19 Кредит 60

- 54 руб. - учтен "входной" НДС по плате за переоформление номера;

Дебет 26 Кредит 60

- 300 руб. (354 - 54) - учтена в составе расходов плата за переоформление номера;

Дебет 68 субсчет "Расчеты по НДС" Кредит 19

- 54 руб. - принят НДС к вычету.

А уплата аванса оформлена проводкой:

Дебет 60 субсчет "Расчеты по авансам выданным" Кредит 51

- 1770 руб. - перечислен аванс оператору сотовой связи.

Бухгалтер ЗАО "Платан" начислил и выплатил экспедитору арендную плату за май. К этому времени совокупный доход работника превысил 20 000 руб. Поэтому стандартные вычеты по налогу на доходы физических лиц ему не предоставляются. В бухгалтерском учете сделаны такие записи:

Дебет 26 Кредит 76

- 200 руб. - начислена арендная плата экспедитору;

Дебет 76 Кредит 68 субсчет "Расчеты по налогу на доходы физических лиц"

- 26 руб. (200 руб. x 13%) - удержан налог на доходы физических лиц с суммы арендной платы;

Дебет 76 Кредит 50

- 174 руб. (200 - 26) - выплачена арендная плата экспедитору за минусом удержанного налога.

В июне 2004 г. в ЗАО "Платан" от оператора сотовой связи поступили счет-фактура и счет за разговоры по мобильному телефону на сумму 1180 руб. (в том числе НДС - 180 руб.). В бухгалтерском учете эти расходы отразили так:

Дебет 26 Кредит 60 субсчет "Расчеты по услугам связи"

- 1000 руб. (1180 - 180) - учтены расходы на оплату услуг связи;

Дебет 19 Кредит 60 субсчет "Расчеты по услугам связи"

- 180 руб. - учтен "входной" НДС по услугам связи;

Дебет 60 субсчет "Расчеты по услугам связи"

Кредит 60 субсчет "Расчеты по авансам выданным"

- 1180 руб. - зачтена часть уплаченного ранее аванса;

Дебет 68 субсчет "Расчеты по НДС" Кредит 19

- 180 руб. - принят к вычету НДС в части оказанных услуг связи.

В июне 2004 г. ЗАО "Платан" учтет при расчете налога на прибыль сумму арендной платы (200 руб.) и расходы по оплате услуг связи (1000 руб.).

Организация подключается

к оператору сотовой связи по корпоративному тарифу

Если в организации работают несколько человек, которым по долгу службы необходимы сотовые телефоны, то подключить их к оператору сотовой связи можно по корпоративному тарифу. Таким образом предприятие сможет сэкономить на стоимости разговоров. Обычно эфирное время для корпоративных клиентов стоит дешевле.

Какие же расходы понесет организация? Во-первых, это единовременные расходы при подключении и авансовый платеж. Их мы уже подробно рассмотрели, поэтому больше останавливаться на этом не будем. А во-вторых, оператор сотовой связи может попросить организацию уплатить еще и гарантийный взнос. Как правило, он числится за абонентом в течение всего срока действия договора с оператором и возвращается при расторжении контракта. Конечно, если за организацией не было задолженности по оплате разговоров.

В бухгалтерском учете уплата гарантийного взноса отражается проводкой:

Дебет 60 субсчет "Расчеты по авансам выданным" Кредит 51

- перечислен гарантийный взнос оператору сотовой связи.

Кроме того, сумма гарантийного взноса числится на забалансовом счете 009 "Обеспечения обязательств и платежей выданные". Когда она будет возвращена или зачтена в счет погашения задолженности, ее списывают с этого счета.

В налоговом учете гарантийный взнос не отражается, так как с точки зрения налогового законодательства он не является расходом.

Е.Г.Калмыкова

Эксперт журнала "Главбух"

Подписано в печать

16.06.2004

     
   ——————————————————————————————————————————————————————————————————
————————————————————
——