"Российский налоговый курьер", N 12, 2004

НАЛОГООБЛОЖЕНИЕ "СЕВЕРНЫХ" КОМПЕНСАЦИЙ ЗА ПРОЕЗД

К МЕСТУ ОТДЫХА

Компании, работающие в условиях Крайнего Севера, компенсируют своим работникам затраты на проезд к месту проведения отпуска и обратно. Бухгалтеры таких предприятий нередко сталкиваются с нестандартными ситуациями. Всегда ли можно учесть в целях налогообложения эти выплаты? Как быть, если маршрут поездки выходит за пределы территории России? Как выплатить компенсацию и исчислить налоги, если работник переезжает из одного места отдыха в другое? На эти и другие вопросы вы найдете ответ в данной статье.

Российским трудовым законодательством предусмотрены льготы и компенсации работникам, занятым в районах Крайнего Севера и приравненных к ним регионах. В частности, таким работникам предприятие может оплатить стоимость проезда к месту проведения отпуска и обратно. А как учитываются такие компенсации для целей исчисления налога на доходы физических лиц и единого социального налога? На первый взгляд, ответ кажется очевидным: компенсационные выплаты не облагаются НДФЛ и ЕСН и на них не начисляются пенсионные взносы. Однако не все так просто. Налогообложение зависит от конкретной ситуации.

Как трактовать нормы Трудового кодекса

Компенсации - это денежные выплаты, установленные в целях возмещения работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых или иных предусмотренных федеральным законом обязанностей (ст.164 ТК РФ). Это означает, что компенсациями признаются только те выплаты, которые производятся в порядке и размере, предусмотренных Трудовым кодексом и другими федеральными законами. Выплаты, не предусмотренные законодательством или осуществляемые сверх установленных размеров, компенсациями не являются.

Компенсации работникам Крайнего Севера за проезд к месту проведения отпуска и обратно предусмотрены ст.325 ТК РФ, а также ст.33 Закона РФ от 19.02.1993 N 4520-1 "О государственных гарантиях и компенсациях для лиц, работающих и проживающих в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях" <*>. Кроме оплаты проезда, работникам оплачивается стоимость провоза багажа весом до 30 кг.

     
   ————————————————————————————————
   

<*> Этот Закон в настоящее время применяется в части, не противоречащей ТК РФ. - Прим. ред.

Проезд оплачивается исходя из фактических расходов работника. Перед отъездом работнику выдается примерная сумма на проезд, а по возвращении из отпуска производится окончательный расчет. Сумма рассчитывается строго на основании представленных билетов или других документов. Это установлено ст.325 ТК РФ.

Следует учитывать, что компенсация выплачивается только по месту основной работы физического лица. Основное место работы определяется на основании записи в трудовой книжке. Совместителям компенсация на проезд к месту использования отпуска не предоставляется.

Проезд к месту проведения отпуска компенсируется работникам предприятий Крайнего Севера не чаще одного раза в два года. Если организация оплачивает расходы на проезд к месту отдыха сотрудникам чаще, то выплата сверх ограничения не является компенсацией. Это оплата предприятием расходов в личных интересах сотрудника.

Если работник своевременно не воспользовался правом на компенсацию проезда, то он теряет на нее право. Как сказано в ст.325 ТК РФ, такие выплаты не суммируются.

Следует заметить, что компенсационные выплаты на проезд положены не только работнику, но и неработающим членам его семьи. Бытует мнение, что проезд членов семьи работника компенсируется только в том случае, если они отдыхают вместе с работником. Автор считает, что подобное мнение ошибочно. В ст.325 ТК РФ установлено, что компенсация выплачивается независимо от времени использования отпуска. Данная формулировка трактуется однозначно: предприятие компенсирует расходы на проезд членов семьи работника к месту отдыха независимо от того, едет ли работник вместе с ними.

Порядок и условия выплаты компенсации, а также налоговые льготы, о которых пойдет речь дальше, и ограничения по ним распространяются на неработающих членов семьи сотрудника в том же объеме, что и на него самого.

Работник едет отдыхать за границу

Пожалуй, самые горячие споры вызывает вопрос, вправе ли организации, расположенные в районах Крайнего Севера, выплачивать работникам компенсацию за проезд к месту отдыха, находящемуся за рубежом. Чтобы ответить на этот вопрос, обратимся к ст.325 Трудового кодекса. В ней сказано следующее: "Лица, работающие в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, имеют право на оплачиваемый один раз в два года за счет средств работодателя проезд к месту использования отпуска в пределах территории Российской Федерации и обратно любым видом транспорта, в том числе личным (за исключением такси)". Буквальное прочтение данной нормы допускает двоякое толкование:

- работнику оплачивается стоимость проезда к месту проведения отпуска, расположенному на территории России;

- работнику оплачивается стоимость проезда к месту проведения отпуска, причем расходы компенсируются только в пределах стоимости проезда по территории России.

По мнению МНС России, в ст.325 ТК РФ говорится о том, что организация может компенсировать работнику стоимость проезда к месту отдыха, расположенному исключительно на территории России. Если же место отдыха находится за границей, воспользоваться льготой, предусмотренной указанной статьей, работник не может.

Однако у автора иное мнение: ст.325 Трудового кодекса предусматривает компенсацию за проезд работника к месту отдыха независимо от того, где проводится отпуск. Правда, размер такой компенсации ограничен стоимостью проезда именно по территории России.

Организациям предстоит самостоятельно решать, какой позицией руководствоваться. Те, кто выберут вторую точку зрения и компенсируют своим работникам расходы на проезд к месту отдыха, расположенному за рубежом, должны учитывать два обстоятельства. Во-первых, правомерность выплаты таких компенсаций и возможность их признания для целей налогообложения прибыли придется отстаивать в суде. Во-вторых, у компании неизбежно возникнут трудности с определением и документальным подтверждением стоимости проезда по территории России.

Работник отдыхает в нескольких местах

Иногда работники предприятий, расположенных в районах Крайнего Севера, проводят отпуск не в одном, а в нескольких местах. У бухгалтеров возникает закономерный вопрос: компенсация выплачивается за проезд только к одному месту отдыха или ко всем?

В п.39 Инструкции о порядке предоставления социальных гарантий и компенсаций лицам, работающим в районах Крайнего Севера и в местностях, приравненных к районам Крайнего Севера, утвержденной Приказом Минтруда РСФСР от 22.11.1990 N 2 (далее - Инструкция) <**>, сказано следующее. Если работник проводит время своего отпуска в нескольких местах, ему возмещаются расходы по проезду только до одного места отдыха. Такое место работник выбирает самостоятельно.

     
   ————————————————————————————————
   

<**> Указанная Инструкция в настоящее время применяется в части, не противоречащей ТК РФ. - Прим. ред.

А как быть, если сотрудник представляет в бухгалтерию проездные документы, по которым видно, что он, возвращаясь из отпуска, заезжал в населенные пункты, расположенные в стороне от прямого маршрута? Например, по дороге из Сочи в Мурманск работник заехал в Новосибирск. Вправе ли организация выплатить ему компенсацию расходов на проезд по такому маршруту? Нет. Такую поездку следует расценивать как проведение отпуска в нескольких местах. Работник должен выбрать для компенсации одно место отдыха из всех, где он побывал. Дорогу "туда" организация оплатит ему на основании представленных проездных документов, а дорогу "обратно" - исходя из стоимости проезда от указанного места кратчайшим путем. Об этом написано в п.39 Инструкции.

Если же организация примет решение оплатить работнику проезд ко всем местам проведения отпуска, то компенсацией, предусмотренной ст.325 ТК РФ, будет считаться оплата проезда только до одного места отдыха и обратно. Остальные суммы - это оплата стоимости проезда работника в его личных интересах.

А если остановка работника по пути к месту отдыха или обратно была вызвана не просто желанием посетить друзей, знакомых или побывать в незнакомом городе, а объективными причинами: особенностями расположения транспортных магистралей, невозможностью доехать до места отдыха беспересадочным маршрутом, отсутствием "прямых" билетов и т.д.? Такую остановку следует считать пересадкой. Как правило, в том месте, где совершается пересадка, пассажир проводит не очень много времени - он едет дальше в этот же или на следующий день. Все зависит от расписания необходимого ему общественного транспорта. В этом случае нет оснований считать, что отпуск проведен в нескольких местах. Бухгалтер должен определить размер компенсации на основании документов, представленных работником и подтверждающих фактический размер расходов на проезд.

Налогообложение компенсационных выплат

При выплате компенсаций за проезд работников из районов Крайнего Севера к месту отдыха и обратно организация должна учитывать особенности налогообложения. Речь идет, в первую очередь, о налоге на прибыль, ЕСН и НДФЛ. Порядок их исчисления зависит от того, как производятся выплаты - по нормам трудового законодательства или сверх установленных норм.

Особенности исчисления налога на прибыль

Организация, которая компенсирует работнику расходы на проезд к месту проведения отпуска и обратно с учетом ограничений, установленных ст.325 Трудового кодекса, затраты по выплате компенсации может отнести к расходам на оплату труда на основании п.7 Перечня выплат, приведенного в ст.255 НК РФ.

Оплачивая работникам стоимость поездок, не стоит забывать о требованиях п.1 ст.252 НК РФ. Так, все расходы, учитываемые для исчисления налога на прибыль, должны быть обоснованны и документально подтверждены.

Требование о документальном подтверждении считается выполненным, если у компании имеется ведомость на выплату компенсаций сотрудникам или исполненное платежное поручение на перечисление соответствующей суммы на счет работника, а также документы на проезд работника и членов его семьи к месту отдыха и обратно.

Компенсации на проезд к месту проведения отпуска, выплаченные работникам из районов Крайнего Севера, признаются обоснованными, если они произведены в соответствии с нормами, установленными ст.325 ТК РФ. Если же хотя бы одно из условий выплаты компенсаций, предусмотренных этой статьей Трудового кодекса, не выполнено, организация не может включить затраты по оплате проезда работника в расходы для целей исчисления налога на прибыль.

Некоторые работодатели полагают, что они могут выплачивать работникам компенсацию на проезд к месту отдыха в полном объеме, без учета ограничений, установленных ст.325 ТК РФ, если пропишут это условие в трудовом договоре с работником или в коллективном договоре. Такая позиция ошибочна. В трудовом (коллективном) договоре можно записать много видов выплат, но на расходы можно принять только те, которые связаны с выполнением трудовых обязанностей, с условиями труда, с режимом работы. В п.7 перечня выплат, признаваемых в целях налогообложения прибыли, приведенного в ст.255 НК РФ, говорится только о расходах на оплату проезда работников организаций, расположенных в районах Крайнего Севера, которые производятся в соответствии с законодательством РФ. О том, что такие выплаты могут быть установлены трудовым или коллективным договором, в ст.255 НК РФ не говорится.

Если организация оплатит работнику стоимость проезда к месту проведения отпуска с нарушением условий, установленных ст.325 ТК РФ, то эти расходы не признаются в целях исчисления налога на прибыль. При проверке налоговые органы будут квалифицировать такие выплаты на основании п.29 ст.270 НК РФ как расходы, не учитываемые при определении налоговой базы по налогу на прибыль. В этом пункте написано, что налогоплательщик не вправе включать в налоговую базу расходы на оплату путевок на отдых, экскурсий или путешествий, оплату товаров для личного потребления работников, а также иные аналогичные расходы, произведенные в пользу работников.

ЕСН и взносы в ПФР

Положения п.1 ст.238 НК РФ, исключающие из объекта обложения ЕСН отдельные виды выплат и компенсаций, позволяют не исчислять этот налог с компенсаций расходов сотрудников на проезд к месту проведения отпуска и обратно. Чтобы применить льготу по ЕСН, необходимо выполнить условия, установленные ст.325 Трудового кодекса. А именно: работнику компенсируются расходы на проезд к месту отпуска, расположенному на территории России, и компенсация выплачивается не чаще одного раза в два года.

Если указанные выше условия выплаты компенсаций не соблюдаются, то организация, как уже говорилось, не вправе учесть эти расходы при исчислении налоговой базы по налогу на прибыль. То есть оплата расходов на проезд работников к месту отдыха и обратно производится за счет чистой прибыли. В этом случае организация не должна исчислять ЕСН с подобных выплат. Основание - п.3 ст.236 НК РФ. В нем сказано, что ЕСН не облагаются выплаты, которые не относятся к расходам, уменьшающим налоговую базу по налогу на прибыль.

Объектом обложения страховыми взносами на обязательное пенсионное страхование и базой для их начисления являются объект налогообложения и налоговая база по единому социальному налогу (п.2 ст.10 Федерального закона от 15.12.2001 N 167-ФЗ "Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации"). Поэтому страховые взносы в ПФР не начисляются ни на сумму компенсации, выплаченную в соответствии с требованиями ст.325 ТК РФ, ни на те выплаты, которые произведены работодателем сверх установленных ограничений.

Особенности исчисления НДФЛ

Согласно п.3 ст.217 НК РФ компенсационные выплаты работникам не облагаются налогом на доходы физических лиц при условии, что эти выплаты предусмотрены действующим законодательством и производятся в пределах установленных норм. То есть компенсации работникам Крайнего Севера на проезд к месту проведения отпуска не облагаются НДФЛ, если в предыдущем году работники не использовали данную льготу и предприятие оплачивает им проезд к месту отдыха, расположенному на территории России.

Если предприятие оплачивает расходы на проезд работнику, который проводит отпуск за границей, или работнику, который уже получал компенсацию на проезд к месту отдыха в прошлом году, с этой выплаты необходимо удержать НДФЛ. В такой ситуации оплата стоимости проезда рассматривается не как компенсация работнику, а как оплата транспортных расходов в его личных интересах. Подобные выплаты включаются в налоговую базу в соответствии с пп.1 п.2 ст.211 НК РФ. В нем говорится, что в налоговую базу по НДФЛ включаются доходы, полученные налогоплательщиком, в частности оплата предприятием за работника товаров (работ, услуг) в интересах налогоплательщика. Организация удерживает налог по ставке 13% (п.1 ст.224 НК РФ).

С.С.Петровский

Эксперт журнала

"Российский налоговый курьер"

Подписано в печать

08.06.2004

     
   ——————————————————————————————————————————————————————————————————
————————————————————
——