"Главбух", N 10, 2004

СЛОЖНЫЕ ВОПРОСЫ РАСЧЕТА ОТПУСКНЫХ

В редакцию приходит много писем с вопросами от бухгалтеров, которые начали рассчитывать отпускные. В этом году одна из наиболее часто встречающихся проблем связана с ситуацией, когда сотрудник отработал не весь расчетный период. Непонятными бухгалтеры считают и случаи, в которых работник пропустил из этого периода целый месяц или даже два. Помимо того, вечные сложности вызывает порядок, в котором надо учитывать премии в расчете среднего заработка. Также много вопросов задают о пересчете отпускных...

В основу данного материала легла позиция специалистов Минтруда России по поводу всех этих бухгалтерских проблем и практические рекомендации по их разрешению.

Как определить отпускные,

если расчетный период отработан не полностью

По общему правилу средний заработок для расчета отпускных исчисляют за три календарных месяца, предшествующие отпуску (ст.139 Трудового кодекса РФ). Для этого сначала определяют среднедневной заработок: зарплату, начисленную в расчетном периоде, делят на 3 и на среднемесячное число календарных дней - 29,6. А затем полученный результат умножают на количество дней отпуска. Как видите, сделать такой расчет нетрудно. Но так поступают, когда до своего отдыха сотрудник полностью отработал последние три месяца. А вот когда человек появлялся на службе не все дни расчетного периода, перед бухгалтером встает проблема с расчетом отпускных.

Чтобы решить эту задачу, достаточно заглянуть в п.п.9 и 10 Положения об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 11 апреля 2003 г. N 213 (далее - Положение). Там сказано, что если расчетный период отработан не полностью, то надо использовать такую формулу:

Зср = Зпл : (29,6 х М + К),

где Зср - среднедневной заработок в периоде, который отработан не полностью; Зпл - заработная плата сотрудника, начисленная в расчетном периоде; М - количество месяцев, полностью отработанных в расчетном периоде; К - количество календарных дней, приходящихся на не полностью отработанные месяцы расчетного периода.

Кстати, последний показатель в данной формуле определяют по-особому. Для этого число отработанных сотрудником дней по календарю пятидневной рабочей недели нужно умножить на коэффициент 1,4. Заметьте, этот коэффициент применяется и для шестидневной рабочей недели.

Пример 1. Секретарь ООО "Изумруд" Калугина Л.П. взяла отпуск на 28 календарных дней с 17 мая 2004 г. Значит, в расчетный период, за который исчисляется средний заработок, вошли февраль, март и апрель 2004 г. Оклад Калугиной - 7600 руб. В феврале секретарь была на больничном 4 дня, поэтому ее заработок составил 6000 руб. Март и апрель она отработала полностью. В ООО "Изумруд" установлена пятидневная рабочая неделя.

Заработная плата Калугиной за февраль, март и апрель 2004 г. равна:

6000 руб. + 7600 руб. х 2 мес. = 21 200 руб.

В феврале по календарю пятидневной рабочей недели 19 рабочих дней. Из них Калугина отработала 15 дней (19 - 4). С учетом коэффициента это составит 21 календарный день (15 дн. х 1,4). Среднедневной заработок этой сотрудницы составляет:

21 200 руб. : (21 дн. + 29,6 дн. х 2) = 264 руб. 34 коп.

За время отпуска секретарю начислят:

264 руб. 34 коп. х 28 дн. = 7401 руб. 52 коп.

А как определить средний заработок сотрудника, если в расчетном периоде есть месяцы, в которых человек не работал ни одного дня, и есть месяцы, которые отработаны частично? С этим вопросом мы обратились к специалистам Минтруда России. Они нам разъяснили, как следует поступить в этом случае. Чтобы рассчитать средний заработок, нужно сложить выплаты, начисленные за те месяцы расчетного периода, в которых человек работал. А затем разделить это значение на сумму календарных дней, которые приходятся на каждый отработанный месяц расчетного периода (при этом, если месяц отработан полностью, количество календарных дней берется 29,6).

Пример 2. Суворина Е.В. уходит в отпуск на 28 календарных дней с 10 мая 2004 г. Следовательно, расчетный период - февраль, март и апрель 2004 г. В феврале Суворина находилась в отпуске по уходу за ребенком и зарплату не получала. В марте она проболела 3 дня, а апрель отработала полностью. За март работнице начислили 7773 руб., а в апреле - 9000 руб. В фирме установлена пятидневная рабочая неделя.

По календарю пятидневной рабочей недели в марте 22 рабочих дня. Из них Суворина отработала 19 дней (22 - 3). В календарных днях это составит 26,6 дня (19 дн. х 1,4).

Среднедневной заработок Сувориной составляет:

(7773 руб. + 9000 руб.) : (26,6 + 29,6) = 298 руб. 45 коп.

А ее отпускные равны:

298 руб. 45 коп. х 28 дн. = 8356 руб. 60 коп.

Разумеется, бывает, что за три месяца до отпуска человек и вовсе не отработал ни одного дня. Тогда его средний заработок определяют за период, предшествующий расчетному. При этом в расчет также необходимо взять три месяца.

Как рассчитать отпускные, если фирма

ведет суммированный учет рабочего времени

Если на предприятии применяется суммированный учет рабочего времени, то при расчете отпускных нужно обратить внимание на следующую особенность. Исходить надо из среднечасовой зарплаты сотрудника. А она определяется так: начисленную за расчетный период зарплату делят на количество отработанных часов.

Затем результат нужно умножить на количество рабочих часов в неделе, установленное для данной категории работников, и на число календарных недель, приходящихся на отпуск. Такой расчет делают в любом случае: и когда сотрудник проработал до отпуска все три месяца, и когда в этом периоде были перерывы.

Пример 3. Пряхин А.К. - охранник в ООО "Сапфир". Он работает по графику "сутки через трое", для него установлен суммированный учет рабочего времени. С 24 мая Пряхин уходит в отпуск на 28 календарных дней (4 календарные недели). В расчетный период входят февраль, март и апрель 2004 г.

В феврале Пряхин болел и отработал всего 108 часов. Зато в марте и апреле он не пропустил ни одного дня дежурства и в каждом из этих месяцев отработал по 176 часов.

За все это время ему начислили 33 000 руб.

Среднечасовой заработок Пряхина равен:

33 000 руб. : (108 ч + 176 ч х 2) = 71 руб. 74 коп.

В ООО "Сапфир" установлена 40-часовая рабочая неделя. Таким образом, отпускные охранника составляют:

71 руб. 74 коп. х 40 ч х 4 = 11 478 руб. 40 коп.

Как учесть премии

Определяя сумму отпускных, учитывают не только зарплату, но также премии и вознаграждения, начисленные работнику в расчетном периоде и предусмотренные системой оплаты труда. Об этом говорится в п.14 Положения. Здесь наибольшую сложность вызывает порядок, в котором это следует делать.

Объясним: ежемесячные премии, выплаченные за один и тот же показатель, включают в расчет среднего заработка по одной за каждый месяц. То же самое и с ежеквартальными премиями. Другими словами, если за квартал сотруднику выплатили несколько премий по одному и тому же поводу, то берут только одну из них.

А вот вознаграждения по итогам работы за год и вознаграждения за выслугу лет учитывают в размере 1/12 за каждый месяц расчетного периода независимо от времени начисления.

Пример 4. Менеджер ООО "Опал" Горлова В.В. уходит в отпуск на 28 календарных дней с 1 июня 2004 г. Расчетный период - март, апрель и май 2004 г. Оклад Горловой - 7000 руб. Кроме того, в январе всем менеджерам ООО "Опал" было начислено вознаграждение по итогам работы за 2003 г. - по 6000 руб. каждому. А в апреле Горлову поощрили премией за I квартал 2004 г. и выплатили ей 3000 руб.

В расчетном периоде сотрудница проработала все дни. В ООО "Опал" установлена пятидневная рабочая неделя. Определяя средний заработок Горловой, бухгалтер организации учтет:

- зарплату за март, апрель и май;

- вознаграждение по итогам работы за год в размере 1/12 за каждый месяц расчетного периода (6000 руб. : 12 мес. х 3 мес. = 1500 руб.);

- квартальную премию в сумме 3000 руб.

Итого получается:

7000 руб. х 3 мес. + 1500 руб. + 3000 руб. = 25 500 руб.

Среднедневной заработок Горловой равен:

25 500 руб. : 3 : 29,6 = 287 руб. 16 коп.

За период отпуска работнице начислили:

287 руб. 16 коп. х 28 дн. = 8040 руб. 48 коп.

А как, устанавливая средний заработок, учесть премии и вознаграждения, если в расчетном периоде сотрудник отработал не все дни? В этом случае такие выплаты включают в расчет пропорционально отработанному времени. Исключение составляют ежемесячные премии, выданные вместе с зарплатой того месяца, за который они начислены.

Пример 5. Воспользуемся данными примера 4, но изменим одно условие. Предположим, что в марте Горлова проболела 5 дней. В этом случае бухгалтеру ООО "Опал" необходимо определить, какая сумма вознаграждения по итогам работы за год и квартальной премии приходится на не полностью отработанный расчетный период. По календарю пятидневной недели в расчетном периоде 62 рабочих дня (22 + 22 + 18). Из них Горлова проработала 57 дней (62 - 5). Значит, в расчет среднего заработка включается такая сумма премиальных выплат:

(1500 руб. + 3000 руб.) : 62 дн. х 57 дн. = 4137 руб. 10 коп.

Поскольку в марте Горлова болела, за этот месяц ей начислили 5409 руб. 09 коп. Выплаты, учитываемые при расчете отпускных, составляют:

5409 руб. 09 коп. + 7000 руб. х 2 мес. + 4137 руб. 10 коп. = 23 546 руб. 19 коп.

В марте Горлова проработала 17 дней (22 - 5). Бухгалтер организации пересчитал эти дни в календарные, получилось 23,8 дня (17 дн. х 1,4). Значит, среднедневной заработок Горловой равен:

23 546 руб. 19 коп. : (23,8 дн. + 29,6 дн. х 2) = 283 руб. 69 коп.

За время отпуска работнице начислят:

283 руб. 69 коп. х 28 дн. = 7943 руб. 32 коп.

Когда отпускные нужно пересчитать

Пересчитывать сумму отпускных приходится, когда отдых работника прервался или в расчетном периоде его зарплата изменилась. Рассмотрим, как это сделать и в той и в другой ситуации и на что следует обратить особое внимание.

Если отпуск работника прервался

Трудовой кодекс РФ предусматривает только один случай, когда отдых работника может быть прерван. Такое возможно, если руководство в связи с производственной необходимостью отзывает сотрудника из отпуска и тот согласен выйти на работу досрочно (ст.125 Трудового кодекса РФ).

Еще раз подчеркнем: прервать отпуск без согласия работника нельзя. Более того, Трудовой кодекс РФ вообще запрещает отзывать из отпуска несовершеннолетних, беременных женщин, а также работников, занятых на производствах с вредными или опасными условиями труда.

Если человек согласен вернуться на работу раньше, то неиспользованную часть отпуска ему предоставляют в удобное для него время: в текущем году или присоединяют к отпуску за следующий год. А излишне полученные отпускные сотрудник возвращает. Впрочем, данную сумму можно рассматривать как аванс, который фирма удержит из следующей зарплаты отпускника.

Тут следует особо оговорить такую ситуацию. Допустим, исчисляя средний заработок за ту часть отдыха, которая была перенесена, бухгалтер обнаружил, что в новый расчетный период попала первая часть отпуска. Так вот, ее учитывать не нужно. Это следует из п.4 Положения.

Пример 6. Гудилин Л.Ю. - бухгалтер в ООО "Оникс". С 3 по 31 мая 2004 г. включительно он взял отпуск на 28 календарных дней. В расчетный период, за который исчисляется средний заработок, попали февраль, март и апрель 2004 г. Оклад Гудилина - 8200 руб. В ООО "Оникс" установлена пятидневная рабочая неделя. В расчетном периоде Гудилин отработал все дни. За февраль, март и апрель 2004 г. работнику начислили:

8200 руб. х 3 мес. = 24 600 руб.

Среднедневной заработок Гудилина равен:

24 600 руб. : 3 : 29,6 = 277 руб. 03 коп.

Сумма отпускных составила:

277 руб. 03 коп. х 28 дн. = 7756 руб. 84 коп.

А 17 мая в организацию пришла налоговая инспекция с проверкой. Руководство ООО "Оникс" попросило Гудилина выйти на работу, и он согласился. Оставшуюся часть отпуска (15 дней) работник решил отгулять с 14 по 28 июня 2004 г. Зарплата Гудилина за проработанные дни в мае - 5011 руб. 11 коп. Из этой суммы было решено удержать излишне начисленные отпускные, равные 4155 руб. 45 коп. (7756 руб. 84 коп. : 28 дн. х 15 дн.). Таким образом, Гудилину выплатят:

5011 руб. 11 коп. - 4155 руб. 45 коп. = 855 руб. 66 коп.

В июне 2004 г. Гудилину рассчитывают отпускные за вторую половину отдыха. На этот раз в расчетный период вошли март, апрель и май. При этом из него исключается время, когда Гудилин отдыхал в первый раз. В мае Гудилин отработал 11 дней. В календарных днях это будет 15,4 дня (11 дн. х 1,4). Его среднедневной заработок составил:

(8200 руб. х 2 мес. + 5011 руб. 11 коп.) : (29,6 дн. х 2 мес. + 15,4 дн.) = 287 руб. 01 коп.

А отпускные за июнь равны:

287 руб. 01 коп. х 15 дн. = 4305 руб. 15 коп.

Если зарплата изменилась

Предположим, что в одном из месяцев расчетного периода руководство организации повысило зарплаты (должностные оклады) сотрудникам. Тогда надо пересчитать отпускные работника. О том, как это делать, говорится в п.15 Положения. Сначала следует вычислить коэффициент повышения. Его получают, разделив новый оклад (тарифную ставку) на оклад, установленный ранее. Затем выплаты, начисленные в каждом месяце расчетного периода до повышения зарплаты, умножают на полученный коэффициент.

Отпускные пересчитывают и в случае, когда зарплата работника изменилась после расчетного периода, но до ухода в отпуск. Однако в этом случае на коэффициент повышения умножают средний заработок за расчетный период.

Ну а если зарплату повысили во время отпуска? Тогда пересчитывают ту часть среднего заработка, которая приходится на период с момента повышения до конца отдыха. А недоначисленные отпускные обычно выдают со следующей зарплатой.

Пример 7. Работник ЗАО "Рубин" Самохвалов Ю.Р. уходит в отпуск с 1 июня 2004 г. на 28 календарных дней. Период, за который рассчитывается средний заработок, - март, апрель и май 2004 г. Оклад Самохвалова с начала года составлял 6000 руб. Но с 10 июня 2004 г. в организации произошло повышение окладов, и он составил 7000 руб. Таким образом, 10 дней отпуска нужно оплатить исходя из старого оклада, а 18 дней - исходя из нового. В ЗАО "Рубин" установлена пятидневная рабочая неделя. Расчетный период Самохвалов отработал полностью. Поэтому его среднедневной заработок составит:

6000 руб. х 3 мес. : 3 : 29,6 = 202 руб. 70 коп.

А отпускные Самохвалова равны:

202 руб. 70 коп. х 28 дн. = 5675 руб. 60 коп.

Бухгалтер ЗАО "Рубин" пересчитывает отпускные работника за 18 дней. Коэффициент повышения оклада равен 1,167 (7000 руб. : 6000 руб.). Значит, за оставшиеся 18 дней отпуска работнику должны выплатить:

202 руб. 70 руб. х 18 дн. х 1,167 = 4257 руб. 92 коп.

Фактически же Самохвалову заплатили:

202 руб. 70 коп. х 18 дн. = 3648 руб. 60 коп.

Поэтому бухгалтер ЗАО "Рубин" выдает работнику недоначисленные отпускные в размере 609 руб. 32 коп. (4257,92 - 3648,60) вместе с зарплатой за июнь.

Н.З.Ковязина

Начальник отдела оплаты труда

во внебюджетном секторе экономики

Минтруда России

А.И.Санина

Эксперт журнала "Главбух"

Подписано в печать

19.05.2004

     
   ——————————————————————————————————————————————————————————————————
————————————————————
——