"Учет.Налоги.Право", N 19, 2004

АВТОМОБИЛЬ СОТРУДНИКА. ИЩЕМ ВЫГОДУ

Многие руководители предпочитают не тратиться на транспортные средства, а использовать автомобили своих сотрудников. Тем более что они всегда под рукой у своих хозяев. Как выгоднее оформить использование личного автомобиля в служебных целях: договориться о выплате компенсации или же заключить договор аренды транспортного средства?

Узаконить свои отношения с сотрудником, чей автомобиль используется в личных целях, можно двумя способами. Первый вариант - выплачивать ему ежемесячную компенсацию за использование личного автомобиля в служебных целях на основании ст.188 ТК РФ. Второй вариант - заключить с сотрудником договор аренды автомобиля.

Чтобы решить, что выгоднее с точки зрения налогообложения, рассмотрим оба варианта, а потом сделаем вывод.

Компенсация

По Трудовому кодексу работник, использующий личный автомобиль в служебных целях, вправе рассчитывать не только на компенсацию за его эксплуатацию, но и на возмещение расходов на горюче-смазочные материалы, ремонт. При этом размер возмещения определяется соглашением сторон трудового договора в письменной форме (ст.188 ТК РФ). Теперь о налогах с этих сумм.

Налог на прибыль. Компенсационные выплаты за использование личного автомобиля в служебных целях включаются в состав расходов в пределах норм, установленных в Постановлении Правительства РФ от 08.02.2002 N 92 (пп.11 п.1 ст.264 НК РФ). Нормы компенсации за использование личного транспорта зависят от объема двигателя машины. Так, владельцам автомобилей с объемом двигателя до 2000 куб. см фирма может заплатить 1200 руб., учитываемых для налога на прибыль, больше 2000 куб. см - 1500 руб. в месяц.

В то же время нужно не забывать и о ст.252 НК РФ, которая требует от организации документально подтвердить и экономически обосновать понесенные расходы. Поэтому организации необходимо запастись как минимум дополнительным соглашением к трудовому договору или приказом по организации (подписанным сотрудником), где прописаны размеры компенсационных выплат.

Также советуем приложить копию паспорта транспортного средства. А вот здесь нужно обратить внимание на один нюанс. Очень часто сотрудники управляют автотранспортным средством по доверенности. То есть машина фактически принадлежит другому человеку. Поэтому возникает вопрос: можно ли учитывать в составе расходов компенсацию по такому автомобилю? По этому вопросу идут горячие споры. Приведем разные позиции, чтобы бухгалтер сам определился, как поступать.

Одни специалисты считают, что учесть компенсацию можно, так как ни в Трудовом, ни в Налоговом кодексе ни слова не говорится о том, что указанное имущество должно находиться на праве собственности. А значит, по имуществу, находящемуся в доверительном управлении, также может выплачиваться компенсация. В последнем случае понадобится и копия доверенности, заверенная надлежащим образом.

Другое мнение, которого, как удалось выяснить корреспонденту "УНП", придерживаются и в Департаменте налогообложения прибыли МНС России, - компенсацию за использование автомобиля, который не принадлежит сотруднику на праве собственности, учесть при расчете налога на прибыль нельзя.

ЕСН и взносы в ПФР. Выплачивая работникам компенсации за использование личного автомобиля в пределах норм, ЕСН с суммы выплаты не исчисляется и не уплачивается (ст.238 НК РФ). Если же организация будет выплачивать компенсации по "своим нормативам", то платить ЕСН также не нужно, так как эти выплаты не уменьшают налог на прибыль (п.3 ст.236 НК РФ). По этим же основаниям не надо платить и взносы в Пенсионный фонд.

Налог на доходы физических лиц на компенсацию за использование личного автотранспорта в служебных целях не начисляется. Основание - п.3 ст.217 НК РФ, в котором прямо предусмотрено, что не подлежат налогообложению выплаты и компенсации, производимые в соответствии с законодательством в пределах норм. Выплаты по возмещению расходов на содержание автомобиля не облагаются НДФЛ на том же основании.

Как мы уже отметили, размер компенсации устанавливается по соглашению между работником и работодателем, при этом специальных норм для целей исчисления НДФЛ не установлено. Поэтому выплачиваемая компенсация полностью не облагается НДФЛ.

Налоговики же в своих письмах то признают, что вся сумма компенсации не облагается НДФЛ (Письма УМНС России по г. Москве от 27.05.2003 N 27-08а/28297, от 31.07.2003 N 27-08н/42412), то меняют свое мнение на кардинально противоположное и отменяют ранее выпущенные разъяснения (Письмо УМНС России по г. Москве от 17.09.2003 N 27-08а/51162), ссылаясь на технические ошибки и предписывая исчислять НДФЛ по нормам, установленным для целей исчисления налога на прибыль. Поэтому если организация решится не удерживать НДФЛ со "сверхнормативных выплат" компенсаций за использование личного автомобиля, то отстаивать свою позицию ей, скорее всего, придется в суде.

Аренда

Организация может и не выплачивать сотруднику компенсацию за использование автомобиля для нужд предприятия, а пойти по другому пути - заключить с ним договор аренды транспортного средства.

Налог на прибыль. Расходы, связанные с арендой имущества, учитываются при исчислении налога на прибыль в сумме фактических затрат (пп.10 п.1 ст.264 НК РФ). При этом организация вправе учесть в составе расходов затраты на ГСМ (пп.2 п.1 ст.253 НК РФ), расходы по страхованию транспорта (пп.1 п.1 ст.263 НК РФ), ремонт автомобиля (п.2 ст.260 НК РФ). Конечно, это можно сделать только при условии, что расходы экономически обоснованны и документально подтверждены (п.1 ст.252 НК РФ).

ЕСН и взносы в ПФР с суммы арендной платы не начисляются, так как аренда не является услугой (ст.38, п.1 ст.236 НК РФ).

Но если заключен договор аренды с экипажем, то оплата услуг по управлению автомобилем облагается ЕСН как выплата по договору гражданско-правового характера на оказание услуг (п.1 ст.236 НК РФ). Обратите внимание, что налоговые органы рекомендуют составлять договоры аренды с экипажем таким образом, чтобы арендная плата за автомобиль была отделена от оплаты услуг по его управлению <*>.

     
   ————————————————————————————————
   

<*> См. "УНП" N 30, 2002, с. 11 "Арендуем автомобиль: налогообложение".

НДФЛ. Сумма выплачиваемой арендной платы облагается НДФЛ независимо от размера и вида договора - аренда с экипажем или без него (пп.4 п.1 ст.208 НК РФ).

А теперь сравним

Так что же выгоднее: выплачивать компенсацию или все же арендовать автомобиль? Проведем сравнение на конкретном примере.

Пример. У сотрудника А.А. Петрова есть автомобиль объемом двигателя более 2000 куб. см, который используется организацией. Расходы на ГСМ за месяц в среднем составляют 5900 руб., в том числе НДС 18 процентов - 900 руб.

Вариант 1. Организация выплачивает ежемесячную компенсацию в размере 2000 руб.

Вариант 2. Заключен договор аренды без экипажа, арендная плата - 2000 руб. в месяц.

Все расчеты приведены в таблице. Как видим, выгода заключения договора аренды налицо.

Таблица

     
   —————————T————————————————————————————————————————T———————————————————————¬
   |        |          Вариант I: компенсация        |  Вариант II: аренда   |
   +————————+————————————————————————————————————————+———————————————————————+
   |НДФЛ    |Со всей суммы выплаченной компенсации   |С суммы арендной платы |
   |        |(2000 руб.) и возмещения расходов на ГСМ|удержан налог 260 руб. |
   |        |(5900 руб.) налог не удерживается.      |                       |
   |        |Но если бухгалтер не захочет спорить с  |                       |
   |        |налоговиками, то с суммы превышения     |                       |
   |        |компенсации в пределах норм (500 руб.)  |                       |
   |        |налог будет удержан в размере 65 руб.   |                       |
   |        |Также с суммы возмещения расходов на ГСМ|                       |
   |        |(5900 руб.) удерживается налог 767 руб. |                       |
   +————————+————————————————————————————————————————+———————————————————————+
   |ЕСН и   |На компенсацию в пределах норм ЕСН и    |ЕСН и взносы в ПФР     |
   |взносы  |взносы в ПФР не начисляются. С суммы    |не начисляются         |
   |в ПФР   |превышения компенсации и возмещения     |                       |
   |        |расходов на ГСМ также не начисляются ЕСН|                       |
   |        |и взносы в ПФР, так как такие выплаты не|                       |
   |        |уменьшают налогооблагаемую прибыль      |                       |
   +————————+————————————————————————————————————————+———————————————————————+
   |Налог на|Компенсация в пределах норм уменьшает   |Сумма арендной платы   |
   |прибыль |налоговую базу.                         |(2000 руб.) и расходы  |
   |        |Расходы на ГСМ не учитываются, так как  |на ГСМ (5900 руб.)     |
   |        |автомобиль не принадлежит организации   |учитываются в составе  |
   |        |                                        |расходов               |
   L————————+————————————————————————————————————————+————————————————————————
   

А.С.Елин

Исполнительный директор

АФ "Академия Аудита"

Подписано в печать

17.05.2004

     
   ——————————————————————————————————————————————————————————————————
————————————————————
——