"Учет.Налоги.Право", N 18, 2004

ВАЛЮТЫ РАЗНЫЕ, НО ПРАВИЛО ОДНО

Аванс на командировку, как правило, выдают в валюте той страны, куда едет работник, нормы суточных установлены в долларах США, а билеты чаще всего покупают за рубли. Как не запутаться в пересчетах и верно рассчитаться с работником?

В бухгалтерском учете все расчеты по загранкомандировке бухгалтер переводит в рубли. Учесть расходы ему будет не сложно, если запомнить такое правило.

Сумму выданного в валюте аванса всегда пересчитывают в рубли по курсу ЦБ РФ на дату выдачи. А все расходы, в том числе и суточные, в иностранной валюте отражают в рублях по курсу ЦБ РФ на дату утверждения авансового отчета.

Пример. Работник направлен в командировку в Париж. Для оплаты командировочных расходов организация 2 апреля 2004 г. сняла с текущего валютного счета 2000 евро. В этот же день работнику выдан аванс - 2000 евро и 15 000 руб. (на оплату расходов на проезд).

Суточные выплачиваются по установленным для налога на прибыль нормам - 62 USD в сутки.

3 апреля работник вылетел в Париж, а вернулся 8 апреля. Так как сотрудник пересек границу РФ 8 апреля, суточные за этот день ему выплачиваются по норме, установленной на территории РФ, в размере 100 руб.

9 апреля он представил авансовый отчет. Согласно отчету и приложенным к нему документам, расходы составили:

- на проезд - 14 400 руб.;

- на проживание - 300 евро;

- суточные с 3 по 7 апреля (5 сут. х 62 USD) - 310 USD, 8 апреля - 100 руб.;

- телефонные переговоры с работодателем - 50 евро.

Работник вернул 1300 евро, остальную задолженность он погасил в рублях.

Курс валют, установленный ЦБ РФ, составил:

- 2 апреля: 34,9639 руб. за евро

- 9 апреля: 34,7881 руб. за евро и 28,5172 руб. за доллар США.

В бухгалтерском учете сделаны записи.

2 апреля:

Дебет 50 субсчет "Касса в евро" Кредит 52 субсчет "Текущий валютный счет"

- 69 927,80 руб. (2000 евро х 34,9639 руб/евро) - сняты с текущего валютного счета денежные средства для оплаты командировочных расходов;

Дебет 71 субсчет "Расчеты в евро" Кредит 50 субсчет "Касса в евро"

- 69 927,80 руб. (2000 евро х 34,9639 руб/евро) - выдан аванс в евро;

Дебет 71 субсчет "Расчеты в рублях" Кредит 50 субсчет "Касса в рублях"

- 15 000 руб. - выдан аванс в рублях.

9 апреля.

Вначале бухгалтер отразит курсовую разницу по выданной под отчет иностранной валюте. Так как курс евро снизился, разница будет отрицательной:

Дебет 91-2 Кредит 71 субсчет "Расчеты в евро"

- 351,6 руб. (2000 евро х (34,9639 руб/евро - 34,7881 руб/евро)) - учтена курсовая разница по выданному авансу в валюте;

Дебет 26 Кредит 71 субсчет "Расчеты в рублях"

- 14 400 руб. - отражены расходы на проезд;

Дебет 26 Кредит 71 субсчет "Расчеты в евро"

- 10 436,43 руб. (300 евро х 34,7881 руб/евро) - учтены расходы на проживание.

Суточные за период с 3 по 7 апреля работник получил в евро, однако их нормы установлены в долларах США. Поэтому пересчитываем суточные исходя из курса доллара США:

Дебет 26 Кредит 71 субсчет "Расчеты в евро"

- 8840,33 руб. (310 USD х 28,5172 руб/USD) - отражены суточные;

Дебет 26 Кредит 71 субсчет "Расчеты в рублях"

- 100 руб. - учтены суточные за 8 апреля;

Дебет 26 Кредит 71 субсчет "Расчеты в евро"

- 1739,41 руб. (50 евро х 34,7881 руб/евро) - учтены расходы на телефонные переговоры;

Дебет 50 субсчет "Касса в евро" Кредит 71 субсчет "Расчеты в евро"

- 45 224,53 руб. (1300 евро х 34,7881 руб/евро) - погашена задолженность в евро;

Дебет 71 субсчет "Расчеты в рублях" Кредит 71 субсчет "Расчеты в евро"

- 3335,5 руб. (69 927,80 - 351,6 - 10 436,43 - 8840,33 - 1739,41 - 45 224,53) - перенесен на расчеты в рублях остаток задолженности в евро;

Дебет 50 субсчет "Касса в рублях" Кредит 71 субсчет "Расчеты в рублях"

- 3835,5 руб. (15 000 - 14 400 - 100 + + 3335,5) - возвращены неиспользованные подотчетные суммы в рублях.

В налоговом учете командировочные признаются так же, как и в бухгалтерском, - на дату утверждения авансового отчета (пп.5 п.7 ст.272 НК РФ). В нашем примере организация выплачивает суточные по нормам, установленным для целей исчисления налога на прибыль. Поэтому расхождений между данными бухгалтерского и налогового учета не возникает. Об особенностях налогообложения сверхнормативных расходов вы сможете прочитать на с. 9.

Примечание. Организация не имеет права самостоятельно приобретать наличную иностранную валюту для оплаты командировочных расходов. Она может купить валюту только в безналичном порядке в уполномоченном банке (п.2.1 Положения ЦБ РФ "О порядке покупки и выдачи иностранной валюты для оплаты командировочных расходов" от 25.06.1997 N 62). На основании заявки организации банк не ранее чем за 10 рабочих дней до даты начала командировки выдает запрашиваемую сумму наличной иностранной валюты.

Покупка через банк не всегда удобна организации, так как занимает определенное время. Поэтому проще выдать работнику аванс в рублях и он сам приобретет наличную валюту в обменном пункте. Это не запрещается.

О.Ю.Мещерякова

Эксперт "УНП"

Подписано в печать

07.05.2004

     
   ——————————————————————————————————————————————————————————————————
————————————————————
——