"Главбух", N 9, 2004

КАК ИЗБЕЖАТЬ СЛОЖНОСТЕЙ, ПОКУПАЯ ТОВАРЫ ЧЕРЕЗ ПОДОТЧЕТНИКОВ

Если работник покупает товар за свой счет, а затем фирма возмещает ему истраченные деньги, налоговики считают это займом или покупкой товара у физического лица. Поэтому они настаивают на том, что в подобном случае нужно удерживать НДФЛ. Создает трудности и другая ситуация - когда сотрудник вовремя не возвращает выданные ему деньги. Кроме того, немало сложностей и с НДС, входящим в стоимость товаров, которые приобрели подотчетники. О том, как решить все эти проблемы, избежать претензий чиновников, а если спор все-таки возник, отстоять свою правоту, читайте в нашем материале.

Проблемы, связанные с отчетом сотрудника после покупки

Очень часто претензии проверяющих связаны с тем, как работник, покупавший что-либо для своего предприятия, отчитался перед бухгалтерией. Нюансов тут множество, мы расскажем о наиболее распространенных спорах с налоговиками.

Работник истратил свои деньги

Сначала сотрудник тратит свои деньги, приобретая, скажем, канцтовары или бензин для фирмы. А потом организация компенсирует ему расходы. Безусловно, во многих случаях это удобно. И все же у данной ситуации есть существенные недостатки.

Допустим, работник купил товар от своего имени и получил от продавца чеки. После того как он передаст покупку своему предприятию и получит от него деньги, налоговики станут утверждать: физическое лицо продало товар организации. В этом случае под удар попадает сотрудник, так как ему придется заплатить НДФЛ.

Теперь предположим, работник совершал покупку от имени своей фирмы и все документы (квитанции к приходному ордеру, счет-фактура, накладные) оформлены на нее. Если организация не рассчитается со своим служащим сразу же, то получается, что он дает ей взаймы на покупку товаров. Тут рискует уже организация. Ведь если налоговики признают работника кредитором, то наверняка потребуют включить в доход предприятия сумму экономии на процентах. Правда, так считают не все чиновники. Пример тому - Письмо УМНС по Московской области от 27 февраля 2004 г. N 04-23/3244/Г557. Да и судьи зачастую придерживаются того же мнения. Подтвердить это может Постановление ФАС Северо-Западного округа от 9 октября 2003 г. N А56-11085/03.

Можно ли избежать подобных неприятностей? Да, и вот что для этого надо сделать. Можно в том приказе, где утверждается круг подотчетных лиц, прописать, что в исключительных случаях сотрудники могут использовать личные деньги, покупая товары для фирмы. И тут же указать, что истраченные средства будут компенсированы, как только работник представит авансовый отчет.

А еще лучше, если расходовать собственные деньги будут подотчетники, которым в бухгалтерии выдали хотя бы небольшие суммы. Только совершать сделки они должны всегда от имени организации. Тогда, даже если сотрудник выйдет за рамки аванса и добавит из своего кошелька, налоговики не смогут доказать, что он кредитовал фирму. Для этого следует в приказ о подотчетниках добавить, что они вправе действовать от имени предприятия. Кроме того, таким работникам надо выдать доверенности. Напомним, такую бумагу выдают на 15 дней. В исключительных случаях по решению руководства этот срок может быть увеличен до 30 дней.

Нет документов, подтверждающих расход

Бухгалтеру стоит лишний раз напомнить подотчетнику, что он подтвердит свои траты, приложив к авансовому отчету так называемые оправдательные документы. На эти бумаги проверяющие всегда обращают особое внимание. Прежде всего, это кассовый чек, он должен быть обязательно, так как именно его налоговики считают главным оправдательным документом. Об этом сказано, например, в Письме УМНС России по г. Москве от 12 августа 2003 г. N 29-12/44158. Чек ККТ может заменить лишь слип, если покупка оплачивалась кредитной карточкой.

Еще один момент, про который часто забывают подотчетники: попросить, чтобы продавец расписал в товарном чеке (или квитанции), что, сколько и за какую цену куплено. Поэтому бухгалтеру придется обратить внимание сотрудников и на это. Конечно, если в чеке стоит просто "канцтовары", это вовсе не означает, что организация уже не сможет отнести их стоимость на расходы. Но в этом случае бухгалтер будет вынужден сам составлять акт, где указывать, какие предметы приобретены и что сколько стоит - чтобы избежать лишних вопросов инспектора.

В этом разделе важно сказать и о ситуации, когда сотрудники покупают нужный товар на рынке. И хотя там продавцы также должны выбивать кассовые чеки, на практике это бывает редко. Обычно выдают чек товарный, где стоит лишь печать продавца. Однако к авансовым отчетам с такими оправдательными документами налоговики наверняка придерутся. И, скорее всего, предприятию не поможет даже акт, где подробно расписаны дата и место покупки, количество и цена товара, реквизиты продавца. Поэтому всех подотчетников лучше предупредить, чтобы они старались не покупать товары на рынках.

Сотрудник вовремя не отчитался

В уже упомянутом нами приказе по организации о подотчетниках чаще всего устанавливают и срок, на который им выдают деньги. Скажем сразу, что этот период законодательно никак не ограничен. Его определяет руководитель предприятия. Отчитаться же о своих тратах сотрудник должен не позднее чем через три рабочих дня с того момента, когда этот срок истек. Так говорится в п.11 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного Решением Совета директоров Центрального банка РФ от 22 сентября 1993 г. N 40 (приведено в Письме Центрального банка РФ от 4 октября 1993 г. N 18).

Между тем довольно часто, взяв деньги под отчет на хозяйственные нужды, работники не спешат отчитываться. Налоговики же при проверках обычно придираются к срокам и заявляют о том, что фирма кредитует сотрудников. То есть, по мнению некоторых инспекторов, выданная под отчет сумма - это не что иное, как беспроцентный заем. А раз так, человек получает материальную выгоду, которая облагается НДФЛ.

Иногда налоговиков поддерживают и суды. В Постановлении ФАС Уральского округа от 6 октября 2003 г. N Ф09-3253/03-АК сказано, что "денежные средства, выданные под отчет и не возвращенные в срок, признаются выплатами в пользу работников...". Однако в данном случае судьи сами нарушили пп.3 п.4 ст.170 АПК РФ, не указав в своем решении ту норму, на основании которой сделали такой вывод. Да подобной нормы и нет. Ведь выдача денег под отчет не означает перехода права собственности на эти средства. Следовательно, ни о каких выплатах в пользу работника говорить нельзя.

С этим соглашаются и сотрудники МНС России. Обратившись в департамент налогообложения доходов и имущества физических лиц, мы узнали, что там опоздание с авансовым отчетом и возвратом неиспользованных сумм займом не считают.

Если же у фирмы все же возникли разногласия с инспектором, бухгалтер должен помнить: организация не должна выступать налоговым агентом, когда работник получает материальную выгоду. Дело в том, что обязанность удерживать налог возникает, если фирма выдала работнику доход в денежной или натуральной форме. В случае же с материальной выгодой такое возможно, только если сотрудник оформил у нотариуса доверенность и назначил фирму налоговым представителем. Понятно, что в рассматриваемой ситуации это маловероятно. Таким образом, если у налоговиков все же есть претензии, то они могут быть только к сотруднику, но никак не к организации.

Проблемы с НДС

Еще одна категория проблем, с которой сталкивается бухгалтер, работающий с подотчетниками, - вычет НДС по купленным этими работниками товарам. Прежде всего, право на вычет зависит от того, на кого оформлены документы - на фирму или ее сотрудника. Рассмотрим эти ситуации подробнее.

Документы оформлены на фирму

Чтобы принять к вычету НДС, фирме надо выполнить определенные условия: товары должны быть оприходованы, оплачены, использоваться в деятельности, облагаемой этим налогом. Кроме того, нужно иметь еще и счет-фактуру с выделенной суммой налога.

Вот и получается, что принять к вычету НДС по товарам, купленным через подотчетника, можно, только если он действовал от имени фирмы. Ведь, как мы уже говорили, в этом случае сотрудник идет в магазин с доверенностью от организации. Этот документ поможет получить счет-фактуру и накладную на имя организации. Иначе ему только выбьют чек ККТ, поскольку выдавать счета-фактуры при продаже товаров физическим лицам продавцы не обязаны (п.7 ст.168 Налогового кодекса РФ).

Казалось бы, этим проблема вычета исчерпывается. Однако в покупке через подотчетников есть одна особенность. Как уже отмечалось, оплату в данном случае подтверждает еще и кассовый чек или слип. Тут-то и возникают сложности, особенно когда дело касается чека ККТ. Для того чтобы принять к вычету налог, включенный в цену, одного наличия чека недостаточно - считают налоговые инспекторы. Они ставят еще одно условие. В чеке сумма НДС должна быть указана отдельно от стоимости товара. При этом они ссылаются на п.4 ст.168 Налогового кодекса РФ, где сказано: в счетах-фактурах, расчетных и первичных документах НДС должен быть вынесен в отдельную строку. Однако с этим утверждением можно поспорить.

Зачесть НДС можно, если налог уплачен продавцу. Поэтому когда в накладной, счете-фактуре налог выделен, а в кассовом чеке нет, но при этом итоговые суммы в этих документах совпадают, то понятно, что оплачены и товар, и налог. Следовательно, все требования, предъявляемые кодексом к вычету налога, выполнены. Кстати, еще в начале года Минфин России выпустил Письмо от 5 января 2004 г. за N 16-00-17/2, где перечислил реквизиты, которые должны стоять в кассовом чеке. И суммы НДС среди этих реквизитов нет.

А вот еще один довод. Чек ККТ не является ни расчетным, ни первичным документом. А раз так, то требования п.4 ст.168 Налогового кодекса РФ на него не распространяются. Так же считают и арбитражные суды. Пример тому - Постановление ФАС Уральского округа от 8 июля 2003 г. N Ф09-1961/03-АК.

Пример 1. Бухгалтер ЗАО "Орион" Орлова А.В. 26 апреля 2004 г. получила в подотчет 1000 руб. на покупку бумаги для ксерокса. В этот же день, предъявив продавцу доверенность, она приобрела бумагу. Стоимость покупки составила 944 руб. (в том числе НДС - 144 руб.). Продавец выбил кассовый чек, выписал накладную и счет-фактуру на ЗАО "Орион". В чеке НДС не выделен. В этот же день Орлова составила авансовый отчет и вернула оставшиеся деньги в кассу. В учете ЗАО "Орион" эта операция отражена так:

Дебет 71 Кредит 50

- 1000 руб. - выдано в подотчет Орловой на покупку бумаги;

Дебет 10 Кредит 71

- 800 руб. (944 - 144) - оприходована бумага;

Дебет 19 Кредит 71

- 144 руб. - учтен НДС;

Дебет 68 субсчет "Расчеты по НДС" Кредит 19

- 144 руб. - предъявлен к вычету из бюджета НДС на основании счета-фактуры, полученного от продавца;

Дебет 50 Кредит 71

- 56 руб. (1000 - 944) - возвращены неиспользованные подотчетные суммы.

Надо сказать, что в некоторых магазинах выдают расшифровку к кассовому чеку, где налог на добавленную стоимость выделен. Как правило, этот документ "успокаивает" налогового инспектора. Однако повторимся, даже если такой расшифровки подотчетнику не дали, при наличии счета-фактуры и чека у предприятия есть все основания принять к вычету "входной" НДС.

В какой момент принимать НДС к вычету

Еще одна проблема связана со следующей ситуацией. Работник потратил часть своих денег, но документы были выписаны на фирму. Тут возникает вопрос: когда можно принять к вычету "входной" НДС, уплаченный поставщику? Не раньше, чем будет полностью погашена кредиторская задолженность перед подотчетным лицом - убеждены налоговики. Эта позиция высказана, скажем, в Письме УМНС России по г. Москве от 31 октября 2003 г. N 24-11/61305. Объясняют свою точку зрения чиновники так.

Когда сотрудник платит свои деньги, действуя от имени фирмы, у последней никаких расходов нет. А раз так, то не выполняется одно из условий, при которых возможен вычет, - это оплата товара. Поэтому пока фирма не рассчитается с сотрудником, "входной" НДС зачесть нельзя. И в некоторых случаях арбитражные суды вставали на сторону налоговиков. Например, в Постановлении ФАС Уральского округа от 20 марта 2002 г. по делу N Ф09-530/02-АК.

Впрочем, другие судьи придерживаются иного мнения. Скажем, ФАС Центрального округа в Постановлении от 6 мая 2003 г. по делу N А09-8580/02-16 указал на следующее. Когда подотчетное лицо расплачивается с поставщиком своими деньгами, но от имени фирмы, имеет место беспроцентный заем, просто не оформленный письменно. А в соответствии с п.1 ст.807 Гражданского кодекса РФ деньги передаются в собственность заемщика, то есть фирмы. Между тем Налоговый кодекс РФ не ставит право на вычет НДС в зависимость от того, за счет каких источников получены деньги, уплаченные продавцам. Правда, тут стоит напомнить, что, признав беспроцентный заем, фирма может навлечь на себя другую беду. Как мы уже говорили, чиновники пытаются начислять налог на прибыль с якобы полученной выгоды от беспроцентного займа.

Между тем ФАС Западно-Сибирского округа в Постановлении от 13 марта 2002 г. N Ф04/927-63/А81-2002 по-другому истолковал данную ситуацию. Он признал, что задолженность перед подотчетным лицом не может быть основанием для отказа в вычете. Ведь подотчетник действует не от собственного имени, а как представитель организации.

Как видите, мнения судей расходятся. Тем не менее практика последних лет показывает, что у организации много шансов выиграть дело. Но если фирма не хочет конфликтов с налоговиками, стоит принимать к вычету НДС только после того, как работнику будут возвращены его деньги.

Документы оформлены на работника

Если работник покупает товары без доверенности, то в магазине ему выдадут только кассовый и товарный чеки. Ни о каком счете-фактуре говорить не приходится. Как мы уже отметили, их физическим лицам не выписывают. Поэтому принять к вычету сумму НДС не удастся.

Если сумма НДС в чеке вынесена в отдельную строку, то включить его в расходы при расчете налога на прибыль не получится. Так поступать запрещает п.19 ст.270 Налогового кодекса РФ.

Когда НДС лишь упомянут в чеке, но сумма его не указана, то включить в расходы можно всю стоимость товара. Правда, налоговики требуют тогда вычислить налог. Но поскольку гл.25 Налогового кодекса РФ таких указаний не содержит, а также не объясняет, как в подобной ситуации рассчитывать НДС, то позиция чиновников необоснованна.

Ну а если в чеке вообще нет упоминания о налоге, то сомнений не возникает ни у кого - вся стоимость товара при расчете налога на прибыль входит в расходы. В этом случае отсутствие в чеке суммы налога будет вам только на руку.

Пример 2. Секретарь ЗАО "Маркет" Синицына Е.А. включена в список работников, которые вправе брать деньги в подотчет. 28 апреля 2004 г. ей было выдано на приобретение канцтоваров 7000 руб.

На следующий день канцелярские принадлежности были куплены, причем Синицына заплатила за них 8400 руб. В магазине ей выбили чек ККТ и выписали товарный чек. В нем указали, сколько канцтоваров, какого ассортимента и на какую сумму было приобретено. НДС в документах не выделен. На основании авансового отчета секретарю возместили ее личные расходы в сумме 1400 руб. (8400 - 7000).

В учете ЗАО "Маркет" были сделаны такие проводки.

28 апреля 2004 г.:

Дебет 71 Кредит 50

- 7000 руб. - выдано в подотчет Синицыной на покупку канцтоваров.

29 апреля 2004 г.:

Дебет 10 Кредит 71

- 8400 руб. - оприходованы канцтовары;

Дебет 71 Кредит 50

- 1400 руб. - погашена задолженность по подотчетным суммам.

В налоговом учете ЗАО "Маркет" стоимость канцтоваров в сумме 8400 руб. была списана на апрельские расходы.

И.А.Заровнядный

Эксперт журнала "Главбух"

Подписано в печать

28.04.2004

     
   ——————————————————————————————————————————————————————————————————
————————————————————
——