"Практическая бухгалтерия", N 5, 2004

НОВЫЕ ФОРМЫ ПО ТРУДУ

Недавно Госкомстат утвердил новые формы по учету труда и зарплаты. Эти бланки нужно применять всем фирмам с 5 апреля 2004 г. Расскажем, какие метаморфозы произошли с этими документами.

Новые формы утверждены Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1. Как указано в документе, разработка бланков была вынужденной мерой - дабы привести унифицированные формы в соответствие с требованиями Трудового кодекса, утвержденного два года назад.

Впрочем, изменений не так уж и много. Нумерация форм (N N Т-1, Т-9а, Т-73 и др.) и количество бланков не изменились. Их названия и внешний вид тоже мало чем отличаются от старых.

Как и прежде, каждый документ заверяется руководителем организации, работником кадровой службы, главным бухгалтером и т.д. Но теперь в бланках указано, что требуется поставить личную подпись этих лиц. Этим разработчики форм хотели подчеркнуть, что ответственный за составление документа должен расписаться лично, то есть использование факсимиле запрещается.

Изменения в кадровых документах

В приказе об увольнении сотрудника изменилось название строк, связанных с основанием увольнения. Теперь они называются так:

- "Основание прекращения (расторжения) трудового договора (увольнения)";

- "Основание" (документ, номер, дата).

В первой строке нужно записать основание увольнения в соответствии с точной формулировкой и ссылкой на статью Трудового кодекса, а во второй указать, что основанием, например, явилось заявление сотрудника об увольнении по собственному желанию.

Например, оформить приказ (распоряжение) можно так:

     
   —————————————————————————————————————————————————————————¬
   |                        Приказ                          |
   |                    (распоряжение)                      |
   |     о прекращении (расторжении) трудового договора     |
   |               с работником (увольнении)                |
   |                                                        |
   |...                                                     |
   |Расторжение трудового договора по инициативе работника  |
   |————————————————————————————————————————————————————————|
   |(по собственному желанию). Статья 80 Трудового кодекса  |
   |————————————————————————————————————————————————————————|
   |Российской Федерации.                                   |
   |————————————————————————————————————————————————————————|
   |(основание прекращения (расторжения) трудового договора |
   |                    (увольнения))                       |
   |                                                        |
   |Основание (документ, номер, дата) личное заявление      |
   |                                 ———————————————————————|
   |Петрова А.С. от 5 апреля 2004 г.                        |
   |————————————————————————————————————————————————————————|
   |  (заявление работника, служебная записка, медицинское  |
   |                  заключение и т.д.)                    |
   |...                                                     |
   L—————————————————————————————————————————————————————————
   

Напомним, что в трудовой книжке теперь также нужно указывать ссылку на статью Трудового кодекса, причем сокращенное название - "ТК РФ" - не допускается.

Изменился порядок заполнения штатного расписания. Если работник принят не на полную ставку, то в графе "Количество штатных единиц" нужно проставить часть от этой ставки, например: 0,25; 0,5 и др. Случается, что фирма определяет зарплату сотруднику в процентном отношении от выручки, доли от прибыли и проч. В этом случае в графах "Тарифная ставка...", "Надбавка..." и "Всего..." можно поставить такой процент или долю. Визировать штатное расписание теперь должен руководитель кадровой службы. В прошлом варианте эта привилегия была отдана руководителям структурных подразделений. Подтверждать штатное расписание должен по-прежнему главный бухгалтер.

При этом из всех форм удалили слово "контракт". Теперь в новых бланках используется только термин "трудовой договор".

Зарплата и командировки

Из записок-расчетов на отпуск (форма N Т-60) и увольнение исчезли "рабочие дни". В новых формах предусмотрено предоставление работнику отпуска только в календарных днях.

Причем в записке-расчете при увольнении сотрудника (форма N Т-61) теперь, так же как и в приказе на увольнение, предусмотрена строка "Основание прекращения (расторжения) трудового договора (увольнения)". Значит, и в этом документе придется расшифровывать статью Трудового кодекса, по которой был уволен работник.

Обратите внимание: в форме командировочного удостоверения введено новое поле для заполнения. Теперь нужно обязательно вписывать паспортные данные (серию и номер) командированного лица или реквизиты документа, заменяющего паспорт. В предыдущей форме такого требования не было. Там лишь содержалась фраза "действительно по предъявлении паспорта".

Добавилась еще одна графа и в служебное задание на командировку. В новой форме нужно указывать общий срок нахождения в командировке (в календарных днях) и отдельно рассчитывать дни без учета времени нахождения в пути.

Нет документа - платите штраф

Напомним, что многие из этих форм являются первичными учетными документами. То есть документами, на основании которых формируются проводки. Это, например, расчетно-платежная ведомость, командировочное удостоверение, записки-расчеты и т.д. За их отсутствие налоговая может оштрафовать фирму по ст.120 Налогового кодекса "Грубое нарушение правил доходов и расходов и объектов налогообложения". Если не оформлять "первичку" в течение одного года, компания заплатит 5000 руб., за несколько лет - 15 000 руб.

За отсутствие документов, не связанных с записями в учете, - не штрафуют. Среди такой "первички", например, штатное расписание, табели учета рабочего времени, техзадания на командировку, приказ о приеме работника на работу. Однако пренебрегать этими документами не стоит. Ведь они послужат вам аргументом для подтверждения обоснованности затрат.

В связи с этим у многих бухгалтеров возникает вопрос. Можно ли продолжать использовать старые бланки? Ответ на этот вопрос неоднозначный. С одной стороны, предыдущие унифицированные формы отменены, значит, фирма не вправе их использовать. Такой вывод следует из Закона N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете", в котором сказано, что "первичные... документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм".

С другой стороны, старые бланки содержат все те же необходимые реквизиты, что и новые: наименование документа, дата составления, содержание хозяйственной операции, личные подписи ответственных лиц и т.д.

Заполненные реквизиты - главное условие для принятия документа к учету. И раз они остались прежними, то выходит, что использовать устаревшие бланки все же можно.

Причем, как показывает практика, контролеров больше интересует наличие самого документа и хозяйственная операция, которая в нем отражена, а не то, что бланк "первички" устаревший.

С.Демчева

Аудитор

Подписано в печать

23.04.2004

     
   ——————————————————————————————————————————————————————————————————
————————————————————
——