"Расчет", N 5, 2004

ОФОРМИМ ОТПУСК НА НОВЫХ БЛАНКАХ

Пора отпусков прибавит вам работы: нужно документально оформить отдых работников, причем на новых бланках.

Право на отпуск

Отпуск бывает разный: очередной ежегодный, дополнительный, по беременности и родам, по уходу за ребенком, учебный, без сохранения заработной платы.

Все работники фирмы имеют право на ежегодный оплачиваемый отпуск. Его продолжительность - 28 календарных дней. При этом в период отпуска не включают праздничные дни. При определении продолжительности отпуска режим рабочего времени фирмы (шестидневная или пятидневная рабочая неделя) никакого значения не имеет.

Отдельные категории работников помимо основного отпуска могут взять дополнительный. Кроме того, фирма сама может предоставлять дополнительные отпуска своим сотрудникам. Это обязательно должно быть предусмотрено в коллективном договоре.

Как правило, отпуск за первый год работы дают сотрудникам, которые проработали на фирме без перерыва более шести месяцев (ст.122 ТК). При согласии руководителя фирмы работник может уйти в отпуск и раньше этого срока.

Очередной отпуск за второй и последующие годы работы сотрудник может взять в любое время рабочего года в соответствии с графиком отпусков (форма N Т-7). На собирающихся отдохнуть нужно заполнить еще ряд форм:

- N Т-6 "Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику";

- N Т-6а "Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам";

- N Т-60 "Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику".

Бланки этих бумаг претерпели некоторые изменения. Новые формы Госкомстат утвердил Постановлением от 5 января 2004 г. N 1.

Первичные документы

График отпусков составляют не позднее чем за две недели до начала календарного года (ст.123 ТК). В нем указывают запланированный период очередного ежегодного отпуска каждого сотрудника.

Если работник переносит отпуск на другое время (по согласованию с фирмой), в график вносят изменения. Основание - заявление, составленное в произвольной форме. В нем сотрудник должен указать причины, по которым он переносит свой отпуск.

Для того чтобы уйти в отпуск, работник, как правило, также пишет заявление. На его основании издают приказ о предоставлении отпуска. На самом деле заявление писать совсем не обязательно: приказ можно оформить и на основании графика отпусков.

Если в отпуск идет один сотрудник, составьте приказ по форме N Т-6, если несколько - по форме N Т-6а.

Внимание! Некоторые работники имеют право на отпуск до того, как истекли шесть месяцев работы. Например, женщины перед отпуском по беременности и родам или сразу после него, несовершеннолетние сотрудники, работники, которые усыновили ребенка, и т.д.

Приказ на отпуск по форме N Т-6 оформляют так:

     
   —————————————————————————————————————————————————————————————————————¬
   |                                                         —————————¬ |
   |                                                         |   Код  | |
   |                                                         +————————+ |
   |                                           Форма по ОКУД | 0301005| |
   |            ООО "Пассив"                                 +————————+ |
   | ——————————————————————————————————————————————— по ОКПО |40043015| |
   |            наименование организации                     L————————— |
   |                                                                    |
   |                                   ——————————T———————————¬          |
   |                                   |  Номер  |   Дата    |          |
   |                                   |документа|составления|          |
   |                                   +—————————+———————————+          |
   |                                   |   54    |05.05.2004 |          |
   |                            ПРИКАЗ L—————————+————————————          |
   |                        (распоряжение)                              |
   |               о предоставлении отпуска работнику                   |
   |                                                                    |
   |                                                  ————————————————¬ |
   | Предоставить отпуск                              |Табельный номер| |
   |                                                  +———————————————+ |
   |          Смирновой Марине Викторовне             |       25      | |
   | ———————————————————————————————————————————————  L———————————————— |
   |              фамилия, имя, отчество                                |
   |                         финансовый отдел                           |
   | —————————————————————————————————————————————————————————————————— |
   |                  структурное подразделение                         |
   |                             экономист                              |
   | —————————————————————————————————————————————————————————————————— |
   |            должность (специальность, профессия)                    |
   |                     12   июня      03        11    мая       04    |
   | за период работы с "——" ———————— 20—— г. по "——" ————————— 20—— г. |
   |                                                                    |
   | А. ежегодный основной  ——————————————¬  календарных                |
   | оплачиваемый отпуск на |     28      |     дней                    |
   |                        L——————————————                             |
   |    12     мая      04        08    июня       04                   |
   | с "——" ————————— 20—— г. по "——" —————————— 20—— г.                |
   |                                                                    |
   | и (или)                                                            |
   |                                                                    |
   | Б. _______________________________________________________________ |
   |      ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск, учебный,        |
   |        без сохранения заработной платы и другие (указать)          |
   |                                                                    |
   | на                     ——————————————¬  календарных                |
   |                        |             |     дней                    |
   |                        L——————————————                             |
   |                                                                    |
   | с "__" _________ 20__ г. по "__" __________ 20__ г.                |
   |                                                                    |
   | В.     Всего отпуск на ——————————————¬  календарных                |
   |                        |     28      |     дней                    |
   |                        L——————————————                             |
   |    12     мая      04        08     июня      04                   |
   | с "——" ————————— 20—— г. по "——" —————————— 20—— г.                |
   |                                                                    |
   |                          генеральный директор  Иванов   Иванов О.М.|
   | Руководитель организации ———————————————————— ————————— —————————— |
   |                                должность       личная   расшифровка|
   |                                                подпись    подписи  |
   |                                                                    |
   | С приказом (распоряжением)    Смирнова        05    мая      04    |
   | работник ознакомлен        ————————————————— "——" ———————— 20—— г. |
   |                             личная подпись                         |
   L—————————————————————————————————————————————————————————————————————
   

На основании приказа делают отметки в личной карточке сотрудника (форма N Т-2) и лицевом счете (форма N Т-54), а также рассчитывают отпускные в форме N Т-60 "Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику".

Рассчитаем отпускные

Среднедневной заработок при расчете отпускных определяют за последние три месяца. При этом учтите все выплаты сотруднику, предусмотренные в вашей фирме, например премии, предусмотренные положением о премировании.

Если расчетный период сотрудник отработал полностью, сумму начисленной зарплаты разделите на 3 и на 29,6 (среднемесячное число календарных дней). Такой порядок расчета установлен в ст.139 Трудового кодекса.

На лицевой стороне формы N Т-60 укажите период работы, за который предоставляется отпуск, количество дней отпуска, дату его начала и дату его окончания. Сам расчет отразите на оборотной стороне записки.

Пример. Работник ЗАО "Актив" Комаров уходит в отпуск 1 июня 2004 г. на 28 календарных дней.

За март, апрель и май 2004 г. он получил по 20 000 руб.

Средний дневной заработок Комарова равен:

(20 000 руб. + 20 000 руб. + 20 000 руб.) : 3 мес./ 29,6 дн. = 676 руб.

Сумма отпускных составит:

676 руб. х 28 дн. = 18 928 руб.

С отпускных фирма удержит НДФЛ в сумме 2461 руб. (18 928 руб. х 13%).

Записку-расчет отпускных бухгалтер "Актива" оформит так:

     
   ———————————————————————————————————————————————————————————————————————————¬
   |                     Расчет оплаты отпуска                                |
   |                                                                          |
   | —————————————————T—————————————————¬———————————————————T—————————¬       |
   | |Расчетный период|Выплаты, учитыва—||    Количество    |Средний  |       |
   | +———————T————————+емые при исчисле—|+——————————T———————+дневной  |       |
   | |  год  |  месяц |нии среднего за— ||календар— |часов  |(часовой)|       |
   | |       |        |работка, руб.    ||ных дней  |расчет—|зарабо—  |       |
   | |       |        |                 ||расчетного|ного   |ток, руб.|       |
   | |       |        |                 ||периода   |периода|         |       |
   | +———————+————————+—————————————————++——————————+———————+—————————+       |
   | |   1   |    2   |         3       ||     4    |   5   |    6    |       |
   | +———————+————————+—————————————————++——————————+———————+—————————+       |
   | |2004   |март    |       20 000    ||   88,8   |   —   |   676   |       |
   | +———————+————————+—————————————————+L——————————+———————+——————————       |
   | |2004   |апрель  |       20 000    |                                     |
   | +———————+————————+—————————————————+                                     |
   | |2004   |май     |       20 000    |                                     |
   | +———————+————————+—————————————————+                                     |
   | |   —   |   —    |         —       |                                     |
   | L———————+————————+—————————————————+                                     |
   |            Итого |       60 000    |                                     |
   |                  L——————————————————                                     |
   |                                                                          |
   | ———————————————————————————————————————————————————————————————————————¬ |
   | |                             Начислено                                | |
   | +———————————————————————————————T———————————————————————————————T——————+ |
   | |                               |            июнь               |всего,| |
   | |     за _____________ месяц    |      за ——————————— месяц     | руб. | |
   | |          текущий              |           будущий             |      | |
   | +———————T————————————————T——————+———————T————————————————T——————+      | |
   | |коли—  |сумма за отпуск,|другие|коли—  |сумма за отпуск,|другие|      | |
   | |чество |       руб.     |начис—|чество |       руб.     |начис—|      | |
   | |кален— +————————T———————+ления |кален— +————————T———————+ления |      | |
   | |дарных |из фонда|       |      |дарных |из фонда|       |      |      | |
   | |дней   | оплаты |       |      |дней   | оплаты |       |      |      | |
   | |отпуска| труда  |       |      |отпуска| труда  |       |      |      | |
   | +———————+————————+———————+——————+———————+————————+———————+——————+——————+ |
   | |   7   |    8   |   9   |  10  |   11  |   12   |   13  |  14  |  15  | |
   | +———————+————————+———————+——————+———————+————————+———————+——————+——————+ |
   | |  28   |18 928  |   —   |  —   |   —   |   —    |   —   |  —   |18 928| |
   | L———————+————————+———————+——————+———————+————————+———————+——————+——————— |
   |                                                                          |
   | ———————————————————————————————————————————————————T—————————————¬       |
   | |                    Удержано, руб.                |Причитается к|       |
   | +——————T————————T———————T——————T———————T—————T—————+   выплате   |       |
   | |налог |        |       |      |       |     |всего| сумма, руб. |       |
   | |на до—|        |       |      |       |     |     |             |       |
   | |ход   |        |       |      |       |     |     |             |       |
   | +——————+————————+———————+——————+———————+—————+—————+—————————————+       |
   | |  16  |   17   |   18  |  19  |   20  |  21 |  22 |      23     |       |
   | +——————+————————+———————+——————+———————+—————+—————+—————————————+       |
   | | 2461 |   —    |   —   |  —   |   —   |  —  |2461 |    16 467   |       |
   | L——————+————————+———————+——————+———————+—————+—————+——————————————       |
   |                            шестнадцать тысяч четыреста                   |
   | К выплате сумма ——————————————————————————————————————————————————       |
   |                                     прописью                             |
   |                       шестьдесят семь                    00              |
   |                 —————————————————————————————————— руб. ————— коп.       |
   |                                                15                        |
   | по платежной ведомости (расходному ордеру) N ——————                      |
   |     28       мая          04                                             |
   | от "——" ——————————————— 20—— г.                                          |
   |             Сидорова     Сидорова В.Ф.                                   |
   | Бухгалтер ——————————— —————————————————————                              |
   |             личная     расшифровка подписи                               |
   |             подпись                                                      |
   L———————————————————————————————————————————————————————————————————————————
   

Случается, что перед уходом в отпуск сотрудник брал больничный или отпуск за свой счет. В этом случае расчетный период отработан им не полностью. Рассчитать отпускные в такой ситуации надо в соответствии с Положением об особенностях порядка исчисления средней заработной платы (Постановление Правительства от 11 апреля 2003 г. N 213).

Если в расчетном периоде сотруднику повысили зарплату, весь заработок за этот период увеличивают на коэффициент повышения окладов. Например, сотрудник идет в отпуск в июле. С мая его зарплату повысили с 5 до 6 тыс. руб. Значит, апрельский заработок нужно увеличить в 1,2 раза (6000 руб. : 5000 руб.).

Если зарплату повысили после расчетного периода, но до дня ухода работника в отпуск, надо скорректировать средний заработок работника за расчетный период.

Если повышение произошло в период нахождения работника в отпуске, то скорректируйте часть среднего заработка, которая приходится на период с момента увеличения зарплаты и до окончания отпуска. Не забудьте, что выплатить сотруднику отпускные нужно не позднее чем за три дня до начала отпуска.

Е.Лебедева

Эксперт АГ "РАДА"

Подписано в печать

22.04.2004

     
   ——————————————————————————————————————————————————————————————————
————————————————————
——