"Главбух". Приложение "Учет в сфере образования", N 2, 2004

ТРУДОВЫЕ КНИЖКИ: НОВОЕ В УЧЕТЕ И ЗАПОЛНЕНИИ

Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и стаже сотрудника. Поэтому к учету таких книжек предъявляются особые требования. Кроме того, чтобы у сотрудника не было в будущем проблем с подтверждением стажа работы, трудовую книжку нужно заполнять с учетом определенных правил. В конце прошлого года был принят ряд документов, которые изменили порядок учета и оформления трудовых книжек <*>.

     
   ————————————————————————————————
   

<*> Более подробно о том, в каких случаях и как оформляется новая трудовая книжка, читайте в журнале "Главбух" N 2, 2004, с. 62.

Что же, нужен всеобщий обмен трудовых книжек? К счастью, нет. Новые трудовые книжки и вкладыши к ним будут использоваться только для впервые принимаемых работников. Трудовые книжки старого образца, выданные до 1 января 2004 г., действительны и обмену не подлежат.

Учет трудовых книжек

Учет трудовых книжек нужно вести в двух книгах:

- в приходно-расходной книге по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;

- в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей.

Это установлено п.40 Правил ведения и хранения книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, которые утверждены Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. N 225 (далее - Правила).

Формы этих документов приведены соответственно в Приложении N 2 и Приложении N 3 к Постановлению Минтруда России от 10 октября 2003 г. N 69. Этим же документом введена в действие Инструкция по заполнению трудовых книжек (далее - Инструкция).

Приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее должна вести бухгалтерия. В эту книгу нужно вносить сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки и вкладыша в нее. При этом нужно указывать серию и номер каждого бланка. Кроме того, нужно записать стоимость трудовых книжек.

При выдаче работнику трудовой книжки и вкладыша к ней работодатель через бухгалтерию взимает с него плату, размер которой определяется размером расходов на приобретение бланков. Расходы на покупку трудовых книжек и вкладышей к ним относятся на счет организации только в случае неправильного первичного заполнения или порчи их не по вине работника (п.48 Правил), а также в случае массовой утраты работодателем трудовых книжек и вкладышей к ним при чрезвычайных ситуациях (п.34 Правил).

Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них обычно ведет кадровая служба. В данной книге регистрируют все трудовые книжки сотрудников, которые работают в организации.

Пример 1. Некоммерческое образовательное учреждение "Надежда" приняло на работу нового педагога - Иванова П.Н.

Приказ о приеме Иванова П.Н. руководитель организации подписал 21 апреля 2004 г. Номер этого приказа 5-р.

Для Иванова П.Н. это первое место работы. Поэтому некоммерческое образовательное учреждение "Надежда" должно оформить на него трудовую книжку.

Некоммерческое образовательное учреждение "Надежда" приобрело 10 бланков трудовых книжек у ООО "Сервис". Каждый бланк стоил 23,6 руб. От ООО "Сервис" получена накладная N 28. Документ датирован 20 апреля 2004 г. Полученные трудовые книжки имеют серию КР, номера с 0030001 по 0030010.

21 апреля 2004 г. бухгалтерия передала один бланк трудовой книжки инспектору отдела кадров по накладной N 54. Серия и номер переданной книжки - КР 0030001.

Трудовая книжка на Иванова П.Н. была оформлена инспектором отдела кадров Сергеевой 21 апреля 2004 г.

Иванов П.Н. возместил стоимость трудовой книжки.

Книги по учету трудовых книжек будут заполнены так (см. табл. на с. 72).

ФОРМА

ПРИХОДНО-РАСХОДНОЙ КНИГИ ПО УЧЕТУ БЛАНКОВ

ТРУДОВОЙ КНИЖКИ И ВКЛАДЫША В НЕЕ

     
   ———T————————————————T—————————————T———————————T——————————————————————————————T—————————————————————————————¬
   |N |     Дата       |От кого полу—|Основание  |           Приход             |           Расход            |
   |  +—————T—————T————+чено или кому|(наименова—+——————————————————————T———————+——————————————————————T——————+
   |  |число|месяц|год |отпущено     |ние доку—  |      Количество      | Сумма |      Количество      | Сумма|
   |  |     |     |    |             |мента, N и +————————————T—————————+ (руб.)+————————————T—————————+(руб.)|
   |  |     |     |    |             |дата)      |трудовых    |вкладышей|       |трудовых    |вкладышей|      |
   |  |     |     |    |             |           |книжек (се— |(серия и |       |книжек (се— |(серия и |      |
   |  |     |     |    |             |           |рия и номер)|  номер) |       |рия и номер)|  номер) |      |
   +——+—————+—————+————+—————————————+———————————+————————————+—————————+———————+————————————+—————————+——————+
   |1 |  2  |  3  | 4  |     5       |     6     |     7      |    8    |  9    |     10     |    11   |  12  |
   +——+—————+—————+————+—————————————+———————————+————————————+—————————+———————+————————————+—————————+——————+
   |  | ... | ... | ...|    ...      |    ...    |    ...     |   ...   |  ...  |    ...     |   ...   | ...  |
   +——+—————+—————+————+—————————————+———————————+————————————+—————————+———————+————————————+—————————+——————+
   |25|  20 |  04 |2004|ООО "Сервис" |Накладная  |Серия КР    |    —    |  236  |      —     |    —    |  —   |
   |  |     |     |    |             |N 28 от    |номера с    |         |(23,6 х|            |         |      |
   |  |     |     |    |             |20.04.2004 |0030001 по  |         |10 шт.)|            |         |      |
   |  |     |     |    |             |           |0030010     |         |       |            |         |      |
   +——+—————+—————+————+—————————————+———————————+————————————+—————————+———————+————————————+—————————+——————+
   |26|  21 |  04 |2004|Инспектор    |Накладная  |     —      |    —    |   —   |Серия КР    |    —    | 23,6 |
   |  |     |     |    |отдела кадров|N 54 от    |            |         |       |0030001     |         |      |
   |  |     |     |    |Сергеева     |21.04.2004 |            |         |       |            |         |      |
   L——+—————+—————+————+—————————————+———————————+————————————+—————————+———————+————————————+—————————+———————
   

ФОРМА КНИГИ

УЧЕТА ДВИЖЕНИЯ ТРУДОВЫХ КНИЖЕК И ВКЛАДЫШЕЙ В НИХ

     
   ————T————————————————T——————————T——————————T—————————T———————————————T——————————T————————T——————T————————T————————¬
   | N |Дата приема на  | Фамилия, | Серия и  |Долж—    | Наименование  |Дата и N  |Расписка|Полу— |Дата вы—|Расписка|
   |п/п|работу, заполне—|  имя и   |  номер   |ность,   | места работы  |приказа   |ответ—  |чено  |дачи на |работни—|
   |   |ния трудовой    | отчество | трудовой |профес—  | (с указанием  |(распо—   |ственно—|за за—|руки    |ка в по—|
   |   |книжки или      |владельца |  книжки  |сия, спе—|  структурного |ряжения)  |го лица,|полне—|трудовой|лучении |
   |   |вкладыша в нее  | трудовой |    или   |циаль—   | подразделения,|или иного |приняв— |нные  |книжки  |трудовой|
   |   +—————T————T—————+  книжки  | вкладыша |ность ра—|  куда принят  |решения   |шего или|тру—  |при     |книжки  |
   |   |число|ме— | год |          |   в нее  |ботника, |   работник    |работода— |запол—  |довые |увольне—|        |
   |   |     |сяц |     |          |          |который  |               |теля, на  |нившего |книжки|нии     |        |
   |   |     |    |     |          |          |сдал тру—|               |основании |трудовую|или   |(пре—   |        |
   |   |     |    |     |          |          |довую    |               |которого  |книжку  |вкла— |краще—  |        |
   |   |     |    |     |          |          |книжку   |               |произведен|        |дыши  |нии тру—|        |
   |   |     |    |     |          |          |или на   |               |прием     |        |в них |дового  |        |
   |   |     |    |     |          |          |которого |               |работника |        |(руб.)|догово— |        |
   |   |     |    |     |          |          |заполнена|               |          |        |      |ра)     |        |
   |   |     |    |     |          |          |трудовая |               |          |        |      |        |        |
   |   |     |    |     |          |          |книжка   |               |          |        |      |        |        |
   |   |     |    |     |          |          |или вкла—|               |          |        |      |        |        |
   |   |     |    |     |          |          |дыш в нее|               |          |        |      |        |        |
   +———+—————+————+—————+——————————+——————————+—————————+———————————————+——————————+————————+——————+————————+————————+
   | 1 |  2  | 3  |  4  |    5     |    6     |    7    |       8       |    9     |   10   |  11  |   12   |   13   |
   +———+—————+————+—————+——————————+——————————+—————————+———————————————+——————————+————————+——————+————————+————————+
   |...| ... |... | ... |   ...    |   ...    |   ...   |      ...      |   ...    |  ...   | ...  |  ...   |  ...   |
   +———+—————+————+—————+——————————+——————————+—————————+———————————————+——————————+————————+——————+————————+————————+
   | 17|  21 | 04 | 2004|Иванов    |КР 0030001|Педагог  |Некоммерческое |Приказ    |Сергеева| 23,6 |    —   |    —   |
   |   |     |    |     |Петр      |          |         |образовательное|N 5—р от  |        |      |        |        |
   |   |     |    |     |Николаевич|          |         |учреждение     |21.04.2004|        |      |        |        |
   |   |     |    |     |          |          |         |"Надежда"      |          |        |      |        |        |
   L———+—————+————+—————+——————————+——————————+—————————+———————————————+——————————+————————+——————+————————+—————————
   

Бланки трудовой книжки и вкладыша к ней относятся к документам строгой отчетности. Поэтому такие бланки выдаются ответственным за ведение трудовых книжек лицам только по заявкам. Ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек и вкладышей к ним несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом работодателя. В большинстве случаев целесообразно, чтобы таких ответственных лиц было два. Тогда сотрудник кадровой службы отвечает за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек и вкладышей к ним, а сотрудник бухгалтерии - за ведение учета и финансовые операции с трудовыми книжками.

По окончании каждого месяца лицо, ответственное за ведение трудовых книжек (сотрудник кадровой службы), обязано представить в бухгалтерию отчет о наличии бланков и о суммах, которые получены за трудовые книжки. При этом подотчетное лицо должно приложить приходный ордер кассы организации.

Порядок оформления и выдачи трудовых книжек

Что же принципиально нового внесено в порядок оформления и выдачи трудовых книжек и вкладышей к ним?

Во-первых, теперь в соответствии с Трудовым кодексом РФ Правила и Инструкция предусматривают определенные обязанности работодателя по порядку ведения трудовых книжек. При этом установлены конкретные сроки, в которые работодатель выполняет свои функции, определенные Правилами и Инструкцией. Так, например, работодатель в соответствии с требованиями ст.66 Трудового кодекса РФ обязан вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего в организации свыше пяти дней. Правила в п.8 конкретизируют этот срок для работников, принятых на работу впервые, и определяют, что не позднее недельного срока со дня приема на работу работодатель оформляет трудовую книжку на такого работника. Необходимо также отметить, что в соответствии с требованиями п.3 Правил трудовые книжки ведутся на сотрудников, для которых работа в данной организации является основной, что отличает эти нормы от норм ранее действовавшей Инструкции от 1974 г., где было определено и оформление трудовых книжек внештатным работникам.

Во-вторых, работодатель обязан по письменному заявлению сотрудника не позднее трех дней со дня его подачи выдать ему копию трудовой книжки или заверенную в установленном порядке выписку из трудовой книжки. Это установлено п.7 Правил. В ранее действовавшей Инструкции 1974 г. не были установлены сроки выдачи таких документов, копию трудовой книжки работодатель выдавать обязан не был. Кроме того, теперь работодатель выдает дубликат трудовой книжки по заявлению работника в течение 15 дней (п.31 Правил).

В-третьих, изменены требования к порядку внесения в трудовую книжку записей о предшествующей работе. Так, в соответствии с п.21 Правил в книжку по месту работы с указанием соответствующих документов вносится запись:

- о времени военной службы, а также о времени службы в органах внутренних дел и таможенных органах;

- о времени обучения на курсах и в школах по повышению квалификации, по переквалификации и подготовке кадров.

Новая норма значительно отличается от требований ранее действовавшей Инструкции 1974 г., которая требовала вносить в трудовую книжку еще и сведения о профессиональном обучении, предшествовавшем началу работы.

В-четвертых, изменился порядок заполнения трудовой книжки. Так, например, изменен порядок внесения изменений (дополнений) в трудовую книжку о получении новых образования, профессии, специальности. Если ранее предыдущая запись зачеркивалась, теперь в существующую запись вносится дополнение без зачеркивания ранее внесенной записи. Это установлено п.2.4 Инструкции по заполнению трудовых книжек, которая утверждена Постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. N 69.

Обратите внимание на еще одно изменение порядка заполнения трудовой книжки. Пункт 3.1 Инструкции требует в виде заголовка указывать как полное наименование организации, так в обязательном порядке и сокращенное наименование (при его наличии). Раньше нужно было указывать только полное наименование организации. Это приводило к определенным трудностям в связи с многочисленными повторяющимися аббревиатурами в наименованиях большого ряда организаций.

Отметим, что теперь перечень сведений о награждениях и поощрениях, вносимых в трудовую книжку, существенно сокращен (п.24 Правил).

Увольнение работника

Согласно п.35 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, при оформлении записи в трудовой книжке об увольнении работника обязательна подпись самого работника. Эту подпись он должен поставить вслед за подписью ответственного лица организации.

Необходимо отметить, что в соответствии с требованиями того же п.35 Правил определен порядок оформления увольнения работника в случае задержки выдачи ему трудовой книжки при увольнении. В этом случае работодатель обязан возместить работнику не полученный им за все время задержки заработок. Днем увольнения в этом случае будет считаться день выдачи трудовой книжки. Кроме того, работодатель должен издать новый приказ о новом дне увольнения. На основании этого приказа вносится новая запись об увольнении в трудовую книжку. При этом ранее внесенная запись признается недействительной.

Обратите внимание на требования п.36 Правил, которые определяют порядок предупреждения работника о получении трудовой книжки в случае неполучения ее в день увольнения. Если работодатель вовремя отправит уведомление работнику, то он освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки.

И последнее. Пункт 15 Правил и ст.5.2 Инструкции четко определяют, что при прекращении трудового договора по основаниям, предусмотренным ст.77 Трудового кодекса РФ (за исключением п.п.4 и 10 этой статьи), в трудовую книжку вносят запись об увольнении со ссылкой на соответствующий пункт этой статьи Трудового кодекса РФ.

О.В.Чиркина

Старший научный сотрудник лаборатории

социально-экономических исследований

Нижегородского института

развития образования

Подписано в печать

22.04.2004

     
   ——————————————————————————————————————————————————————————————————
————————————————————
——