"Бухгалтерский учет", N 9, 2004

КАК РАССЧИТАТЬ КОМПЕНСАЦИЮ

ЗА НЕИСПОЛЬЗОВАННЫЙ ОТПУСК

Трудовое законодательство предусматривает два случая предоставления компенсации за неиспользованный отпуск. Во-первых, часть отпуска, превышающая 28 календарных дней, может быть заменена денежной компенсацией по желанию работника. Во-вторых, работодатель обязан выплатить работнику при увольнении денежную компенсацию за все неиспользованные отпуска. Рассмотрим эти случаи подробнее.

Часть отпуска, превышающая 28 календарных дней, может быть заменена по письменному заявлению работника соответствующей денежной компенсацией согласно ст.126 ТК РФ. При этом следует учитывать, что не допускается такая замена для беременных женщин и лиц в возрасте до восемнадцати лет. Замена отпуска денежной компенсацией является правом, а не обязанностью работодателя.

В настоящее время нет единой позиции по поводу применения положений указанной статьи.

Минтруд России в Письме от 25.04.2002 N 966-10 рекомендует решать данный вопрос по соглашению сторон.

По нашему мнению, выплата денежной компенсации возможна за все количество неиспользованных дней отпуска, превышающих основной отпуск за текущий год. При этом в расчет в полном объеме включаются все неиспользованные дни, в том числе неиспользованные отпуска за прошлые периоды.

Интересен также вопрос о моменте обращения работника за получением компенсации за неиспользованный отпуск, не связанный с увольнением работника. Нормы Трудового кодекса РФ не содержат указаний на то, что такое заявление должно быть подано работником исключительно вместе с заявлением на отпуск. Исходя из этого представляется возможным подача заявления работником в любое удобное для него время. Соответственно, работодатель издает приказ (при положительном решении вопроса о выплате компенсации) и производит выплату в определенные данным приказом (распоряжением) сроки.

При увольнении работника, не использовавшего в текущем рабочем году свой отпуск, ему в соответствии со ст.127 ТК РФ должна быть выплачена денежная компенсация. При этом, если на день увольнения работнику по какой-либо причине не были предоставлены отпуска и за предыдущие рабочие годы, то компенсация выплачивается за все неиспользованные отпуска. Выплата такой компенсации - обязанность работодателя и не зависит от причины увольнения работника. Основанием для ее выплаты является приказ об увольнении. Выплата компенсации за неиспользованные отпуска, причитающиеся работнику от работодателя при прекращении трудового договора, должна быть произведена в день увольнения работника.

С 1 февраля 2002 г. в соответствии со ст.395 ТК РФ при признании органом, рассматривающим индивидуальный трудовой спор, денежных требований работника обоснованными, они удовлетворяются в полном размере.

Таким образом, оснований для ограничения размера компенсации за неиспользованный отпуск больше не существует. Если работник не использовал отпуск полностью или частично в течение четырех (пяти и т.д.) лет, он имеет право на компенсацию за все накопленные к моменту увольнения отпуска.

Количество дней отпуска, за которые должна быть выплачена денежная компенсация, определяется в порядке, который был установлен Правилами "Об очередных и дополнительных отпусках", утвержденными Народным Комиссариатом Труда СССР 30.04.1930 (далее - Правила). Этим документом определено, что при увольнении работника, проработавшего у данного нанимателя не менее 11 месяцев, подлежащих зачету в срок работы, дающей право на отпуск, ему выплачивается полная компенсация в размере среднего заработка за срок полного отпуска. Во всех остальных случаях работники получают пропорциональную компенсацию. Следовательно, при отпуске в 28 календарных дней компенсация за каждый отработанный месяц составляет 2,33 дня (28 дн. : 12). При этом излишки, составляющие менее половины месяца, отбрасываются, а составляющие более половины месяца - округляются до целого. Следует отметить, что Правила действуют в части, не противоречащей Трудовому кодексу РФ; и при исчислении стажа работы, дающего право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, необходимо учитывать положения ст.121 ТК РФ, а при исчислении стажа для дополнительных оплачиваемых отпусков - требования тех нормативных актов, на основании которых они предоставляются.

Отдельно хотелось бы отметить, что в случае увольнения работника до окончания того рабочего года, в счет которого он уже получил ежегодный оплачиваемый отпуск, работодатель может произвести удержания из его заработной платы за незаработанные дни отпуска для погашения его задолженности работодателю. Однако работодатель не всегда имеет право производить удержание ранее выданных сумм. Нормы трудового законодательства содержат перечень оснований увольнения сотрудников, при которых подобные удержания не производятся (абз.4 ч.2 ст.137 ТК РФ). Так, удержания не производятся, если работник увольняется по следующим основаниям: ликвидация организации либо прекращение деятельности работодателем - физическим лицом; сокращение численности или штата работников организации; смена собственника имущества организации (в отношении руководителя организации, его заместителей и главного бухгалтера); призыв работника на военную службу или направление его на заменяющую ее альтернативную службу; восстановление на работе работника, ранее выполнявшего эту работу, по решению государственной инспекции труда или суда и др.

Компенсация за неиспользованный отпуск выплачивается исходя из средней заработной платы работника. Общие принципы расчета средней заработной платы, в том числе и для оплаты отпусков и компенсации за неиспользованный отпуск, изложены в ст.139 ТК РФ, а особенности определены в Положении об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утвержденном Постановлением Правительства РФ от 11.04.2003 N 213 (далее - Положение о средней заработной плате).

Согласно названным документам для расчета средней заработной платы учитываются все предусмотренные системой оплаты труда виды выплат, применяемые в соответствующей организации, независимо от источников этих выплат.

Общий размер компенсации за неиспользованный отпуск определяется путем умножения количества дней, подлежащих оплате, на средний дневной заработок, определяемый следующим образом:

- для выплаты компенсации за неиспользованные отпуска, предоставляемые в календарных днях, средний дневной заработок исчисляется за последние три календарных месяца путем деления суммы начисленной заработной платы на 3 и на 29,6 (среднемесячное число календарных дней). В случае, когда один или несколько месяцев расчетного периода отработаны не полностью или из него исключалось время, не учитываемое при расчете (п.4 Положения о средней заработной плате), средний дневной заработок исчисляется путем деления суммы фактически начисленной заработной платы за расчетный период на сумму, состоящую из среднемесячного числа календарных дней (29,6), умноженного на количество полностью отработанных месяцев, и количества календарных дней в не полностью отработанных месяцах. Количество календарных дней в не полностью отработанных месяцах рассчитывается путем умножения рабочих дней по календарю 5-дневной рабочей недели, приходящихся на отработанное время, на коэффициент 1,4;

- для выплаты компенсации за неиспользованные отпуска, предоставляемые в рабочих днях <*>, средний дневной заработок исчисляется путем деления суммы фактически начисленной заработной платы на количество рабочих дней по календарю 6-дневной рабочей недели. Количество рабочих дней в не полностью отработанных месяцах при предоставлении отпусков в рабочих днях рассчитывается путем умножения рабочих дней по календарю 5-дневной рабочей недели, приходящихся на отработанное время, на коэффициент 1,2.

     
   ————————————————————————————————
   

<*> В рабочих днях исчисляют оплачиваемые отпуска или выплачивается компенсация работникам, заключившим трудовой договор на срок до двух месяцев, из расчета два рабочих дня за месяц работы.

При работе на условиях неполного рабочего времени (неполной рабочей недели, неполного рабочего дня) средний дневной заработок работника для оплаты отпусков и выплаты компенсации за неиспользованные отпуска исчисляется в таком же порядке.

В коллективном договоре могут быть предусмотрены и иные периоды для расчета средней заработной платы, если это не ухудшает положение работников.

При определении среднего заработка также учитываются премии и вознаграждения, фактически начисленные за расчетный период. При этом ежемесячные премии и вознаграждения учитываются в размере не более одной выплаты за одни и те же показатели за каждый месяц расчетного периода; премии и вознаграждения за период работы, превышающий один месяц, - не более одной выплаты за одни и те же показатели в размере месячной части за каждый месяц расчетного периода; вознаграждение по итогам работы за год, единовременное вознаграждение за выслугу лет (стаж работы), иные вознаграждения по итогам работы за год, начисленные за предшествующий календарный год, - в размере одной двенадцатой за каждый месяц расчетного периода независимо от времени начисления вознаграждения.

В случае если время, приходящееся на расчетный период, отработано не полностью или из него исключалось время, не учитываемое при расчете (п.4 Положения), премии и вознаграждения учитываются при определении среднего заработка пропорционально времени, отработанному в расчетный период (за исключением ежемесячных премий, выплачиваемых вместе с заработной платой за данный месяц). Если работник проработал в организации неполный рабочий период, за который начисляются премии и вознаграждения, и они были начислены пропорционально отработанному времени, они учитываются при определении среднего заработка исходя из фактически начисленных сумм.

Порядок учета премий для расчета компенсации за неиспользованный отпуск в календарных или рабочих днях производится в порядке, аналогичном рассмотренному нами выше для определения среднедневного заработка для случаев расчета компенсации за неиспользованный отпуск в календарных или рабочих днях соответственно.

Пример. Петров А.С. работает в ООО "Альфа" на условиях ненормированного рабочего времени. В дополнение к установленному основному отпуску в соответствии с трудовым договором ему установлен дополнительный отпуск - 10 календарных дней. За 2003 г. Петров А.С. использовал 20 календарных дней основного отпуска. 12.01.2004 Петров обратился с просьбой выплатить ему компенсацию за неиспользованную часть отпуска (8 календарных дней основного отпуска и 10 календарных дней дополнительного отпуска).

Заработная плата Петрова А.С. за октябрь, ноябрь и декабрь равна 60 000 руб. Расчетный период отработан полностью. Следовательно, среднедневной заработок Петрова А.С. составил: 675 руб. 68 коп. (60 000 руб. : 3 : 29,6).

За 8 неиспользованных дней основного отпуска Петрову А.С. выплатят: 5405 руб. 44 коп. (675 руб. 68 коп. x 8 дн.).

Дополнительный отпуск предоставляется в календарных днях. Для его расчета используется определенный среднедневной заработок.

Оплата за дополнительный отпуск составляет: 6756 руб. 80 коп. (675 руб. 68 коп. x 10 дн.).

Всего компенсация за неиспользованный отпуск составляет: 12 162 руб. 24 коп. (5405 руб. 44 коп. + 6756 руб. 80 коп.).

Пример. Смирнов В.С. заключил с ООО "Бетта" срочный трудовой договор с 01.11.2003 по 19.12.2003. Согласно договору оклад работника составил 5000 руб. в месяц. Кроме того, за ноябрь работнику была начислена премия в размере 3000 руб.

В соответствии со ст.127 ТК РФ при увольнении Смирнова В.С. ему должна быть выплачена компенсация за все неиспользованные отпуска. Согласно ст.291 ТК РФ работнику, работающему на основании договора, заключенного на срок менее 2 месяцев, компенсация за неиспользованный отпуск выплачивается из расчета 2 рабочих дня за 1 отработанный месяц.

Смирнов В.С. отработал ноябрь полностью, а декабрь частично (излишки, составляющие более половины месяца, округляются до целого). Таким образом, компенсация Смирнова В.С. должна быть рассчитана за 4 рабочих дня положенного ему отпуска.

Определим среднедневной заработок. За ноябрь и декабрь Смирновым фактически была получена следующая сумма оплаты труда с учетом премий:

11 181 руб. 82 коп. (5000 (оклад за ноябрь) + 3000 (премия за ноябрь) + 3181,82 (оклад за декабрь, определенный пропорционально отработанному рабочему времени).

Определим число рабочих дней. В ноябре - 24 рабочих дня (по графику 6-дневной рабочей недели). В декабре Смирнов В.С. отработал не полный рабочий месяц, поэтому определяем число отработанных дней по графику 6-дневной рабочей недели - 14 рабочих дней и умножаем на соответствующий коэффициент (1,2). Общее число рабочих дней составило 40,8 (24 + 14 x 1,2).

Среднедневной заработок составил: 274 руб. 06 коп. (11 181 руб. 82 коп. : 40,8 дн.).

Размер компенсации за неиспользованный отпуск равен: 1096 руб. 24 коп. (274 руб. 06 коп. x 4 дн.).

При расчетах с работниками в части компенсации за неиспользованный отпуск неизбежно встает вопрос о налогах, связанных с выплатами в пользу физических лиц, а именно: налоге на доходы физических лиц (НДФЛ) и едином социальном налоге (ЕСН).

В части НДФЛ суммы компенсации за неиспользованный отпуск независимо от причины ее выплаты включаются в налоговую базу по НДФЛ, не попадая в состав доходов, освобождаемых от налогообложения (п.3 ст.217 НК РФ), при этом неважно, в каком размере выплачиваются отпускные: в пределах норм или нет. Таким образом, организация, выплачивающая работнику компенсацию за неиспользованный отпуск, на основании положений ст.226 НК РФ является налоговым агентом, обязанным удержать и перечислить в бюджет соответствующую сумму налога на доходы физических лиц.

В части единого социального налога компенсации за неиспользованный отпуск не облагаются ЕСН в следующих случаях:

- компенсация за неиспользованный отпуск выплачивается при увольнении работников (пп.2 п.1 ст.238 НК РФ);

- выплаты компенсации производятся за дополнительные отпуска, предоставляемые за счет организации, и не относятся к расходам, уменьшающим налоговую базу по налогу на прибыль организаций в текущем отчетном (налоговом) периоде (п.3 ст.236 НК РФ).

Следовательно, ЕСН облагаются только компенсации за неиспользованный отпуск, выплачиваемые по заявлению работника и не связанные с его увольнением, в пределах норм, установленных трудовым законодательством.

С.Е.Крюков

Юрист

Ю.В.Щербинина

Зам. главного бухгалтера

ООО "Сопапэкс"

Подписано в печать

15.04.2004

     
   ——————————————————————————————————————————————————————————————————
————————————————————
——