"Главбух". Приложение "Учет в сфере образования", N 1, 2004

СТРУКТУРА ФИНАНСОВОЙ СЛУЖБЫ ВУЗОВ

Эффективная работа финансового блока образовательного учреждения - это четко работающая система планирования и бюджетирования, своевременное проведение платежей, получение запланированных доходов. Однако универсальной структуры финансовой службы не существует - слишком отличаются учреждения образования и по масштабам деятельности, и по источникам финансирования. Тем не менее есть общие черты и закономерности, поскольку задачи, которые решают разные финансовые службы, во многом схожи.

Задачи финансовой службы

В основные задачи финансовой службы входит:

- управление активами, проведение платежей и сбор средств;

- финансовое прогнозирование и бюджетирование, контроль над исполнением финансовых планов;

- ведение всех видов учета;

- формирование внутренней (управленческой) отчетности;

- подготовка внешней (бухгалтерской, налоговой) отчетности.

То есть под контролем финслужбы находится оплата счетов, выплата зарплат и стипендий. Ее сотрудники занимаются подготовкой отчетов об исполнении смет доходов и расходов, разработкой финансовых планов, анализируют планы инвестиций, проводят работу по привлечению негосударственных источников финансирования и грантов. Кроме того, специалисты службы должны отслеживать, соответствуют ли финансовые операции и внешняя отчетность нормам действующего законодательства.

Деятельность финансовой службы образовательного учреждения имеет свою специфику. Во-первых, поступления из внебюджетных источников финансирования очень неравномерны, что требует повышенного внимания при организации бюджетирования. Во-вторых, из-за наличия нескольких центров прибыли (факультетов) и многочисленных центров затрат (кафедр и подразделений НИЧ) необходим высокий уровень управленческого учета. А ведь при этом обязательно еще вести раздельный учет расходов, финансируемых за счет бюджетов различных уровней, и расходов от ведения платной образовательной деятельности. Часто в учебном заведении суммы, поступившие на оплату обучения, делятся на централизованные внебюджетные средства и внебюджетные средства образовательных подразделений. В этом случае нужно вести бухгалтерский и управленческий учет, принимая во внимание такое разделение. Финансовая служба должна на регулярной основе, а также по отдельным запросам предоставлять руководителям подразделений их "бюджетную позицию" - справку о фактическом выполнении доходных частей бюджета и смет расходов в разрезе бюджетных и внебюджетных источников финансирования.

Очень важна работа по сбору платы за обучение. Обычно она поступает два раза в год, до начала семестра. Финансовая служба совместно с учебно-методическим управлением разрабатывает положение о платных образовательных услугах, в котором детально прописывает процедуру сбора платы, рассматривает предельные сроки задолженности, возможности получения скидок и отсрочек.

Другой важный участок организации управленческого учета - обеспечение руководства необходимой информацией, в том числе различными прогнозами. Для этого необходимо располагать данными по структуре себестоимости доходной части бюджета. Это позволит давать, например, прогнозы о том, что "если вместо 30 студентов определенной специальности будет принято 40 студентов, плата за электроэнергию возрастет на 15 процентов".

Принципы подготовки оптимальной структуры

финансовой службы

Структура финансовой службы образовательного учреждения должна отвечать целому ряду требований.

Во-первых, функции ее подразделений не должны дублироваться. Это позволит оперативно обрабатывать информацию и сократить время на ее проверку. Кроме того, необходимо правильно распределить полномочия и ответственность: каждый отвечает за собственный участок. Создание на факультетах "мини-бухгалтерий" в большинстве случаев оказывается экономически неоправданным. Например, используя современные компьютерные программы кадровой службы и расчета заработной платы, один работник централизованной бухгалтерии может начислить зарплату нескольким сотням преподавателей и работникам обслуживающего персонала, а также стипендию студентам <*>, подготовив при этом все необходимые платежные документы. Причем сделает при этом меньше ошибок, чем несколько расчетчиков в отдельных подразделениях.

     
   ————————————————————————————————
   

<*> Описание программ, предназначенных для расчета стипендий, см. в рубрике "Автоматизация" на с. 76.

Во-вторых, во внутренней документации должны быть четко прописаны учетные и отчетные процедуры. Их основное назначение - установить правила ведения учетов, сроки подготовки управленческих отчетов и ответственных за них. Должны быть указаны и варианты замещения ответственных сотрудников.

В-третьих, очень важно ограничить количество прямых подчиненных. Прямой выход на руководителя более чем 6 - 7 его сотрудников - повод для организации дополнительных подразделений.

В-четвертых, необходимо предусмотреть оперативное взаимодействие финансовой службы с другими подразделениями компании. При подготовке многих документов и отчетов не обойтись без полной информации по вузам. Например, учебно-методическое управление располагает данными о количестве студентов и расписании работы преподавателей. Все подразделения ведут табели учета рабочего времени. Эти и многие другие проблемы можно решить, разработав внутреннее Положение о взаимодействии подразделений по представлению необходимой информации в финансовый отдел.

Наконец, очень важно обеспечить полноту выполнения задач финансовым отделом. Например, сбор платы за обучение не рекомендуется доверять деканатам факультетов. Оптимальным будет оприходование полученных средств в централизованной бухгалтерии, где данные заносят в систему учета без промедления.

Анализ и практическая разработка

структуры финансовой службы

В числе первых надо решить вопрос о подчинении главного бухгалтера. Действующие нормативные документы по организации бухгалтерского учета направлены на подотчетность главного бухгалтера непосредственно первому лицу учреждения. В то же время неподконтрольность главного бухгалтера финансовому директору может привести к созданию в отделе двух "центров власти" с соответствующим снижением управляемости. Возможно два варианта действий. Первый - передать проректору по экономике право второй подписи на финансовых документах с сохранением в штатном расписании руководителя бухгалтерского отдела, ответственного за подготовку бухгалтерской и налоговой отчетности. При этом проректор по экономике несет полную административную и уголовную ответственность за подготовку внешней отчетности и за сохранность денежных средств. А ответственность руководителя бухгалтерского отдела, не имеющего права первой подписи, реализуется лишь в рамках трудового контракта.

Второй вариант - подчинить главного бухгалтера ректору в вопросах налоговой и бухгалтерской отчетности, а проректору по экономике - во всем, что касается подготовки и представления внутренней отчетности. На наш взгляд, такой вариант предпочтительнее.

Все остальные отделы финансовой службы должны быть подчинены непосредственно проректору по экономике.

Рассмотрим структуру финансовой службы образовательного учреждения на примере (см. Приложение).

Проректор по экономике подчиняется непосредственно ректору. Проректор определяет финансовую стратегию образовательного учреждения, информирует руководителей подразделений об их "бюджетной позиции", контролирует выполнение бюджетов доходов и смет расходов. В его обязанности входит утверждение финансовых процедур, координация бюджетных процессов и управленческий учет.

Кроме того, проректор разрабатывает и представляет на утверждение ректора и ученого совета должностные оклады профессорско-преподавательского состава и обслуживающего персонала.

Главный бухгалтер определяет учетную политику. Он руководит составлением налоговой и бухгалтерской отчетности, подчиняясь в этом ректору, а проректору по экономике - в вопросах подготовки и представления внутренней отчетности.

Кратко остановимся на некоторых подразделениях финансовой службы.

В рамках структуры финансового отдела рекомендуется использовать ряд подразделений, редко применяющихся в отечественной практике.

В первую очередь, это служба внутреннего аудита и финансового контроля. Служба внутреннего аудита контролирует ведение учета хозяйственных операций, инвентаризации активов и пассивов, подготовку отчетности, а также занимается аудитом подразделений. Служба финансового контроля анализирует полноту выполнения бюджетов, целевое использование выделенных средств и предоставляет соответствующие рекомендации. Обе службы подчиняются проректору по экономике.

Выделенный в отдельное подразделение отдел закупок обеспечивает максимальную эффективность потраченных университетом средств. Здесь разрабатывают все внутренние процедуры, касающиеся закупок - начиная от форм заявок на приобретение и заканчивая правильным отражением в учете оприходования товаров, материалов и услуг. Представители отдела также контролируют отражение в учете списания активов.

Отдел оплат обеспечивает своевременность и аккуратность проведения запланированных и утвержденных выплат на основании заявок, оформленных отделом закупок. Ведет учет всех банковских операций, проверяет исполнение бюджета денежных средств (Cash Flow).

Отдел работы со студентами отвечает за своевременность и полноту поступления средств за платные образовательные услуги и за начисление студентам стипендий. Руководит созданной при образовательном учреждении кассой взаимопомощи студентам (КВС). При необходимости помогает учащимся получить кредиты и займы на оплату образования. А также ведает распределением гуманитарной помощи и отражает в системе учета денежные поступления от студентов.

Работники отдела внебюджетных разработок контролируют поступление, расход и отражение в учете средств от заказчиков, спонсоров за научные исследования и разработки, которые ведутся всеми подразделениями. И следят за финансированием контрактных работ.

Бюджетный отдел (преобразованный из планового) занимается подготовкой бюджетов и прогнозов. Сотрудники собирают и обрабатывают информацию о выполнении бюджетов доходов и смет расходов по всем подразделениям.

И хотя, как было сказано вначале, универсального рецепта не существует, при создании структуры финслужбы мы рекомендуем придерживаться основных принципов, рассмотренных выше.

Приложение

     
                               ———————————————¬  
                       ————————+    Ректор    |
                       |       |              |
                       |       L——————T————————
   

¦ ¦ ¦ -------+-------¬ ¦ .....¦ Проректор ¦ ¦ . ¦ по экономике +--------T-------------¬ ¦ . L------T-------- ¦ ¦ ¦ . ¦ ¦ ¦ ¦ . -------+-------¬ ¦ ¦ ¦ . ¦ Зам. ¦ ------+----¬ ------+----¬ ¦ . ¦ проректора ¦ ¦Внутренний¦ ¦Финансовый¦ ¦ . ¦ по экономике ¦ ¦ аудит ¦ ¦ контроль ¦ ¦ . L------T-------- L----------- L--------- ———— ¦ . +----------------T-------------T-----¬

     
                 ——————+————¬  ———————+———————¬  ——————+————¬  ——————+————¬|
                 | Главный  |  |     Отдел    |  | Бюджетный|  |Работа со ||
                 |бухгалтер |  |    закупок   |  |   отдел  |  |студентами||
                 L—————T—————  L———————————————  L———————————  L———————————|  
         ——————————————+——————T—————————¬               ————————————————T———
   

------+-----¬ ------+----¬ ¦ --------+------¬ ------+------¬ ------+--------¬ ¦Подготовка ¦ ¦Заработная¦ ¦ ¦ Отдел ¦ ¦Внебюджетные¦ ¦Управленческий¦ ¦отчетности ¦ ¦ плата ¦ ¦ ¦ оплат ¦ ¦ разработки ¦ ¦ учет ¦ L------------ L----------- ¦ L--------------- L------------- L------------- ———— --------------T------+---------¬

     
   ——————+—————¬ ——————+————¬   ————————+——————¬
   |   Учет    | |   Учет   |   |  Подотчетные |
   | основных  | |материалов|   |     лица     |
   |  средств  | L———————————   L———————————————
   

L---------- ————

А.С.Рянский

Руководитель проекта

ООО "Юнайтед Парсел Сервис (РУС)"

Подписано в печать

16.02.2004

     
   ——————————————————————————————————————————————————————————————————
————————————————————
——