"Главбух", N 4, 2004

СРЕДНИЙ ЗАРАБОТОК:

КОГДА ПЛАТИТЬ И КАК РАССЧИТЫВАТЬ?

Расчет среднего заработка у бухгалтера обычно ассоциируется с выплатой отпускных. Однако существует еще около 30 случаев, когда предприятие должно платить не оклад, а именно средний заработок. Причем во всех этих случаях он определяется совсем по другим правилам, нежели отпускные. Именно об этом "неотпускном" расчете среднего заработка мы и решили рассказать. Тем более что с 1 января 2004 г. он должен применяться также при выплате больничных и пособий по беременности и родам. Поэтому даже те бухгалтеры, которые прежде пытались игнорировать сложный расчет, теперь будут вынуждены с ним разобраться.

Мы же объясним не только то, как определять средний заработок, но и как можно упростить расчет, не нарушив при этом требования трудового законодательства.

В каких случаях нужно платить

средний заработок

По общему правилу средний заработок начисляют в случае, если сотрудник на предприятии не находится, но работодатель обязан оплачивать это время в соответствии с требованиями Трудового кодекса РФ. Наиболее распространенные случаи, когда нужно платить средний заработок, мы перечислили в таблице на с. 67.

     
   —————————————————————————————————————————————T———————————————————¬
   | Основание для начисления среднего заработка|    Статья ТК РФ   |
   +————————————————————————————————————————————+———————————————————+
   |Отпуск (расчет проводится по особым         |        114        |
   |правилам)                                   |                   |
   +————————————————————————————————————————————+———————————————————+
   |Командировка                                |        167        |
   +————————————————————————————————————————————+———————————————————+
   |Дополнительный отпуск на время сдачи        | 173, 174, 175, 176|
   |экзаменов и подготовки диплома              |                   |
   +————————————————————————————————————————————+———————————————————+
   |Увольнение сотрудника по инициативе         | 178, 180, 296, 318|
   |организации, в связи с сокращением штата,   |                   |
   |ликвидацией предприятия или окончанием      |                   |
   |сезонных работ                              |                   |
   +————————————————————————————————————————————+———————————————————+
   |Перевод сотрудника на нижеоплачиваемую      |        182        |
   |работу                                      |                   |
   +————————————————————————————————————————————+———————————————————+
   |Медицинское обследование                    |   185, 212, 219   |
   +————————————————————————————————————————————+———————————————————+
   |Обучение на курсах повышения квалификации с |        187        |
   |отрывом от производства                     |                   |
   +————————————————————————————————————————————+———————————————————+
   |Вынужденный прогул из—за незаконного        |        394        |
   |увольнения                                  |                   |
   +————————————————————————————————————————————+———————————————————+
   |Невыполнение норм труда по вине предприятия |        155        |
   +————————————————————————————————————————————+———————————————————+
   |Временный простой                           |      157, 220     |
   +————————————————————————————————————————————+———————————————————+
   |Перевод на другую работу беременных и женщин|        254        |
   |с детьми до полутора лет                    |                   |
   +————————————————————————————————————————————+———————————————————+
   |Сдача крови                                 |        186        |
   +————————————————————————————————————————————+———————————————————+
   |Перерывы у кормящих матерей                 |        258        |
   +————————————————————————————————————————————+———————————————————+
   |Участие в работе комиссии по разрешению     |      171, 405     |
   |трудовых споров                             |                   |
   L————————————————————————————————————————————+————————————————————
   

Кроме того, как мы уже сказали, средний заработок теперь придется рассчитывать и при выплате пособия по нетрудоспособности или по беременности и родам. Это установлено п.1 ст.8 Федерального закона от 8 декабря 2003 г. N 166-ФЗ "О бюджете Фонда социального страхования РФ на 2004 год".

Прежде чем рассчитать сумму среднего заработка, следует определить время, за которое его нужно начислить. Для этого необходимо вести табель учета использования рабочего времени по форме N Т-12. Число дней, за которые положена такая выплата, и войдет в расчет. Но, конечно, при этом бухгалтер должен располагать соответствующими документами, скажем, приказами руководителя о направлении сотрудника в командировку, на медосмотр.

Сам расчет заработка можно оформить бухгалтерской справкой.

Кроме того, большинство бухгалтерских программ позволяет рассчитывать средний заработок автоматически.

Расчет среднего заработка

Мы уже сказали, что во всех случаях, кроме отпусков, средний заработок рассчитывается одинаково. Нужно сложить суммы, которые были начислены сотруднику за предыдущие 12 месяцев, и разделить результат на число дней, отработанных за этот период. Этот порядок установлен ст.139 Трудового кодекса РФ. Правило это распространяется на всех: штатных специалистов, совместителей, сотрудников с неполным рабочим днем. Главное определить, какие именно дни и выплаты расчетного периода нужно включать в расчет, а какие нет.

Какие дни включаются в расчет?

На первый взгляд может показаться, что все просто. Допустим, в ноябре работник находился в командировке. Чтобы начислить ему средний заработок, бухгалтеру нужно взять зарплату за ноябрь декабрь прошлого года и январь октябрь текущего. А потом эту сумму надо разделить на число дней, которые сотрудник отработал в этом периоде.

Однако, как нам разъяснили специалисты Минтруда России, это не совсем правильно. Дело в том, что ст.139 Трудового кодекса РФ гласит: месяцы нужно отсчитывать от дня, когда выплачивается средний заработок. Например, зарплата за ноябрь, в составе которой будет выплачен и средний заработок, выдается 5 декабря. Тогда ноябрьские дни тоже должны войти в расчет, поскольку этот месяц предшествует выплате. Кроме того, учесть придется и выплаты за четыре дня декабря. То есть здесь нужно использовать не календарные месяцы, а фактические. Понятно, что это неудобно. Ведь получается, что правильно рассчитать средний заработок бухгалтер сможет только 4 декабря. Да еще и выплаты за первый и последний месяц нужно брать не полностью, а пропорционально дням, вошедшим в расчетный период.

Избежать таких сложностей можно. Достаточно прописать в коллективном договоре, что при расчете среднего заработка используются календарные месяцы, предшествующие событию (в нашем случае событие это поездка в командировку). Такая возможность предусмотрена абз.6 ст.139 Трудового кодекса РФ. Тогда можно будет уже в ноябре начислять командировочные исходя из данных ноября октября.

Вот только коллективный договор есть не на каждом предприятии. Можно ли прописать такой порядок в другом документе, например в положении об оплате труда? Мы не советуем так делать, поскольку в ст.139 Трудового кодекса РФ упоминается именно коллективный договор. Поэтому, если бухгалтер заинтересован в подобной норме, ему лучше пойти к руководству и предложить составить такой договор.

Тут следует особо оговорить больничные и пособие по беременности и родам. Для этих выплат нет необходимости прописывать специальный порядок расчета среднего заработка в коллективном договоре. Пункт 1 ст.8 Закона N 166-ФЗ прямо говорит о том, что в этих случаях средний заработок нужно рассчитывать за последние 12 календарных месяцев.

Какие выплаты включаются в расчет

Статья 139 Трудового кодекса РФ говорит о том, что в расчет среднего заработка входят те начисления, которые предусмотрены системой оплаты труда, установленной на предприятии.

Поэтому, принимая решение о том, какие выплаты учитывать, а какие нет, бухгалтер должен посмотреть, что прописано в коллективном или трудовом договоре, положении об оплате труда, положении о премировании и т.д. Если человеку были выданы предусмотренные там суммы, то при расчете заработка их нужно учесть. Примерный перечень подобных начислений приведен в п.2 Положения об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 11 апреля 2003 г. N 213 (далее Положение). В частности, там есть заработная плата, премии, надбавки и доплаты к должностным окладам за квалификационный разряд, выслугу лет, ученую степень или звание, совмещение профессий, руководство бригадой. Обратите внимание: данный перечень является именно примерным. То есть если в нем не упомянута какая-либо выплата, но она предусмотрена системой оплаты труда, значит, ее учесть можно.

Кроме того, возможна такая ситуация: бухгалтер начислил работнику деньги на основании требований Трудового кодекса РФ. При этом ни трудовым договором, ни положением об оплате труда данная выплата не предусмотрена. Нужно ли такую сумму включать в расчет среднего заработка? Да, нужно, это также следует из ст.139 Трудового кодекса РФ.

Пример 1. Сотрудник ООО "Арго" Нилов А.Г. несколько дней работал сверхурочно. Это время организация оплатила ему в повышенном размере в соответствии с требованиями ст.152 Трудового кодекса РФ. При этом в трудовом договоре, который ООО "Арго" заключило с Ниловым, о том, что организация оплачивает сверхурочную работу по повышенным ставкам, ничего не сказано. Однако при расчете среднего заработка суммы, выплаченные за сверхурочную работу, все равно нужно учесть.

Какие суммы не учитываются?

Нередко предприятие выплачивает работникам разовые премии, приурочив их к какому-либо праздничному событию. Обычно такие премии не прописываются в положении об оплате труда или положении о премировании. Ведь работодатель заранее не может знать, какому работнику он выдаст премию, а какому нет. Так вот, если утвержденной системой оплаты труда какой-то вид премии не предусмотрен, значит, и при расчете среднего заработка он не учитывается. Так ответил Минтруд России на частный запрос. Этот ответ содержится в Письме Центрального банка РФ от 1 сентября 2003 г. N 129-Т.

Нельзя включать в расчет среднего заработка и материальную помощь. Во-первых, она не является платой за труд. Во-вторых, не прописывается в трудовых договорах и не предусмотрена Трудовым кодексом РФ.

Еще существует перечень выплат, не учитываемых при расчете, независимо от того, что прописано в положении об оплате труда и Трудовом кодексе РФ. Этот перечень приведен в п.4 Положения. Так, не нужно включать в расчет:

сам средний заработок, выплачиваемый в случаях, установленных Трудовым кодексом РФ;

пособие по временной нетрудоспособности;

пособие по беременности и родам;

плату за дополнительные выходные дни по уходу за детьми-инвалидами и др.

Обратите внимание: из расчета нужно исключать не только сами суммы, но и дни, за которые они были выплачены. Кроме того, п.4 Положения требует в некоторых случаях исключать и те дни, за которые доход работнику не выплачивался. В частности, не нужно учитывать длительность:

простоя по причине, не зависящей от работника или работодателя;

забастовки, в которой человек не участвовал;

освобождения от работы в соответствии с законодательством РФ.

Итак, подсчитаны все суммы и количество дней расчетного периода. Разделив одну сумму на другую, бухгалтер получит среднедневной заработок. Останется только умножить его на число дней, которые нужно оплатить, и все выплата подсчитана. Однако это в теории. На практике, как правило, бухгалтер сталкивается с всевозможными трудностями. О самых распространенных случаях мы расскажем подробно.

Расчетный период отработан не полностью

Ситуация, когда человек на протяжении всех 12 месяцев расчетного период трудился, не пропустив ни одного рабочего дня, маловероятна. Скорее всего, за это время он уже успел сходить в отпуск, вполне возможно, болел, брал дни "за свой счет", ездил в командировку... Как мы уже говорили, все те рабочие дни, когда сотрудник на предприятии не появлялся, из расчета нужно убрать. Если это время ему было оплачено, то суммы таких начислений также не учитываются.

Пример 2. ЗАО "Гудвин" направило своего экспедитора Смирнова А.Н. в командировку на пять рабочих дней с 8 по 12 сентября 2003 г. За это время в соответствии со ст.167 Трудового кодекса РФ предприятие должно начислить Смирнову средний заработок.

В положении об оплате труда ЗАО "Гудвин" прописано, что средний заработок рассчитывается исходя из 12 календарных месяцев, предшествующих событию. Таким образом, в расчетный период бухгалтер должен включить сентябрь декабрь 2002 г. и январь август 2003 г.

Смирнов трудится пять дней в неделю. Чтобы подсчитать число рабочих дней в расчетном периоде, бухгалтер ЗАО "Гудвин" воспользовался календарем рабочего времени за 2002 и 2003 гг., где были такие данные:

     
   ———————————T—————————T——————————T——————————T——————————T——————————¬
   | Сентябрь | Октябрь |  Ноябрь  |  Декабрь |  Январь  |  Февраль |
   |  2002 г. | 2002 г. |  2002 г. |  2002 г. |  2003 г. |  2003 г. |
   +——————————+—————————+——————————+——————————+——————————+——————————+
   |    21    |    23   |    20    |    21    |    20    |    19    |
   +——————————+—————————+——————————+——————————+——————————+——————————+
   |   Март   |  Апрель |    Май   |   Июнь   |   Июль   |  Август  |
   |  2003 г. | 2003 г. |  2003 г. |  2003 г. |  2003 г. |  2003 г. |
   +——————————+—————————+——————————+——————————+——————————+——————————+
   |    20    |    22   |    19    |    20    |    23    |    21    |
   L——————————+—————————+——————————+——————————+——————————+———————————
   

Общее число рабочих дней составило:

21 + 23 + 20 + 21 + 20 + 19 + 20 + 22 + 19 + 20 + 23 + 21 = 249.

В октябре 2002 г. Смирнов находился в отпуске 19 рабочих дней. В марте 2003 г. пять рабочих дней проболел. А в июне 2003 г. был в учебном отпуске в течение 17 рабочих дней. Таким образом, фактически в расчетном периоде он отработал 208 дней (249 19 5 17).

Оклад экспедитора в течение всего этого периода составлял 3600 руб. Однако полностью эту сумму Смирнов получал только девять раз за расчетный период. Поскольку, как мы уже сказали, октябрь, март и июнь он полностью не отработал.

Сумма отпускных, начисленных в октябре 2002 г. исходя из среднего заработка, составила 2900 руб. А за отработанное время в этом месяце Смирнову выдали только 626 руб. В марте его оклад составил 2700 руб. и 800 руб. больничные. А в июне за время учебного отпуска Смирнову был выдан средний заработок 3000 руб. и 540 руб. зарплаты.

Отпускные, оплату учебного отпуска и больничные из расчета нужно исключить. Таким образом, сумма заработка, принимаемого в расчет, равна 36 266 руб. (3600 руб. х 9 мес. + 626 руб. + 2700 руб. + 540 руб.).

Выходит, среднедневной заработок составляет 174,36 руб/дн. (36 266 руб. : 208 дн.). И за время сентябрьской командировки Смирнову нужно выплатить 871,8 руб. (174,36 руб/дн. х 5 дн.).

А если в расчетном периоде сотрудник не получал зарплату или вообще не работал? Тогда средний заработок нужно рассчитывать исходя из выплат за предыдущий период, равный расчетному. Например, если расчетный период 2003 г., но в это время сотрудница находилась в отпуске по уходу за ребенком, то средний заработок надо исчислять на основании данных 2002 г.

Вполне возможно, что сотрудник, которому надо начислить средний заработок, еще не отработал на предприятии 12 месяцев. Тогда в расчет нужно брать лишь те месяцы, когда он уже трудился. Ну и, наконец, возможна третья ситуация: сотрудник только устроился на работу, зарплата ему еще не начислялась, а предприятие сразу направило его в командировку. Бухгалтер соответственно столкнулся с необходимостью рассчитать средний заработок. Здесь его нужно определять исходя из оклада, который начислен за те дни, которые в этом месяце отработал сотрудник. Так сказано в п.6 Положения. Либо исходить из тарифной ставки, установленной штатным расписанием или прописанной в трудовом договоре (п.7 Положения).

В расчетном периоде выплачивались премии

Мы уже отмечали, что в расчет среднего заработка включаются те поощрительные выплаты, которые предусмотрены положением о премировании или системой оплаты труда на предприятии. Вообще премии можно разделить на два вида ежемесячные и те, которые выплачиваются за определенный период. Ежемесячные включаются в доход каждого месяца полностью. А премии за период учитываются только в доле, приходящейся на каждый конкретный месяц. Кроме того, существует особый порядок учета вознаграждений по итогам работы за год или единовременного вознаграждения за выслугу лет. Их нужно брать в размере 1/12 за каждый месяц расчетного периода, независимо от того, когда это вознаграждение было начислено (п.14 Положения).

Кроме того, нужно учитывать, что если расчетный период отработан не полностью, то начисленные премии и вознаграждения учитывают пропорционально отработанному времени. Исключение составляет только тот случай, когда премии выплачиваются ежемесячно их корректировать не нужно. Это установлено абз.5 п.14 Положения.

Пример 3. Дополним условия примера 2.

В марте 2003 г. ЗАО "Гудвин" начислило Смирнову А.Н. вознаграждение по итогам работы за 2002 г. 4200 руб., а в апреле ему начислили квартальную премию 1800 руб. Все эти виды поощрительных выплат предусмотрены положением о премировании.

Квартальная премия распределяется между январем, февралем и мартом. То есть доход Смирнова за каждый из этих месяцев нужно увеличить на 600 руб. (1800 руб. : 3 мес.). А годовая премия относится к периоду январь декабрь 2003 г. То есть на каждый месяц этого года приходится по 350 руб. (4200 руб. : 12 мес.). Поскольку расчетный период составляет 12 месяцев, а премия также выплачена за 12 месяцев, то это вознаграждение учитывается при расчете среднего заработка полностью.

Таким образом, всего сумма премий, приходящихся на расчетный период, равна 6000 руб. (1800 + 4200). Однако из-за того, что Смирнов отработал расчетный период не полностью, всю сумму премий включить в доходы не удастся.

Напомним, что в расчетном периоде 249 рабочих дней. Смирнов отработал из них только 208 дней. Значит, величина премии, которую можно учесть, равна 5012,05 руб. (6000 руб. : 249 дн. х 208 дн.).

Выходит, среднедневной заработок Смирнова А.Н. с учетом премий составит 198,45 руб/дн. ((36 266 руб. + 5012,05 руб.) : 208 дн.). И за командировку сотрудник получит 992,25 руб. (198,45 руб/дн. х 5 дн.).

А вот если сотрудник не полностью отработал расчетный период только потому, что недавно поступил в организацию, то премии корректировать не нужно. Это разъяснено в абз.6 п.14 Положения.

Повысилась зарплата

Естественно, рост оплаты труда автоматически приводит и к повышению среднего заработка. Ведь сотрудник стал получать больше, и соответственно в расчет нужно брать уже увеличенный оклад.

Кроме того, если зарплата в течение расчетного периода выросла не только у конкретного работника, а у всех сотрудников предприятия, то суммы, начисленные до повышения окладов, также нужно увеличить. Это установлено п.15 Положения. Эта норма распространяется на все случаи выплаты среднего заработка, за исключением больничных и пособий по беременности и родам (п.1 ст.8 Закона N 166-ФЗ).

Итак, зарплата повысилась у всех сотрудников предприятия, филиала или структурного подразделения. Чтобы правильно сделать индексацию заработка, бухгалтер должен рассчитать специальный коэффициент, используя такую формулу:

К = Ос : Ом,

где К коэффициент пересчета; Ос новый оклад или тарифная ставка сотрудника в том месяце, когда ему нужно начислить средний заработок; Ом старый оклад работника в том месяце, за который нужно сделать пересчет.

На этот коэффициент нужно увеличить заработок за те месяцы расчетного периода, которые повышение не затронуло. Теперь предположим, что работник постоянно получает оклад плюс премию, установленную в процентах от оклада. Тогда при увеличении оплаты труда на предприятии премия также корректируется на коэффициент пересчета.

Пример 4. Сотрудница ООО "Чайка" Росина О.П. с 15 по 23 января 2004 г. (семь рабочих дней) находилась на курсах повышения квалификации. Согласно положению об оплате труда, применяемому на предприятии, расчетный период для среднего заработка составляет 12 календарных месяцев, предшествующих событию. То есть в данном случае он будет равен 2003 г.

Все рабочие дни в течение 2003 г. Росина отработала, периодов и сумм, исключаемых из расчета среднего заработка, у нее нет. В январе июне Росина получала по 5000 руб. ежемесячно. В июле и октябре в ООО "Чайка" было повышение окладов, поэтому с июля заработок Росиной вырос до 6000 руб., а с октября до 7000 руб. Этот же заработок Росина должна получить и в январе 2004 г. месяце, когда ее направили на курсы повышения квалификации.

Коэффициент пересчета оклада за январь июнь 2003 г. равен 1,4 (7000 руб. : 5000 руб.), а за октябрь декабрь - 1,17 (7000 руб. : 6000 руб.).

Таким образом, общий доход за расчетный период, учитываемый при определении среднего заработка, составит 84 060 руб. (5000 руб. х 1,4 х 6 мес. + 6000 руб. х 1,17 х 3 мес. + 7000 руб. х 3 мес.).

В 2003 г. было 250 рабочих дней. Следовательно, среднедневной заработок Росиной равен 336,24 руб. (84 060 руб. : 250 дн.). И за время учебы ей будет начислено 2353,68 руб. (336,24 руб. х 7 дн.).

Ну а если зарплата на предприятии повысилась уже после расчетного периода, но еще до того, как работника отправили в командировку, на курсы и др.? То есть до того, как потребовалось определить средний заработок. В такой ситуации, определив заработок по всем правилам, его также нужно будет повысить, скорректировав на коэффициент, расчет которого мы привели в предыдущем разделе.

Пример 5. Изменим условия предыдущего примера. Предположим, что в 2003 г. зарплата Росиной оставалась неизменной 5000 руб. А с 1 января 2004 г. она в связи с увеличением окладов на предприятии поднялась до 7000 руб. Коэффициент равен 1,4 (7000 руб. : 5000 руб.).

Тогда среднедневной заработок Росиной составит:

(5000 руб. х 12 мес. : 250 дн. х 1,4) = 336 руб.

За время обучения бухгалтер ООО "Чайка" должен будет начислить этой сотруднице 2352 руб. (336 руб. х 7 дн.).

Если зарплату сотруднику подняли в тот период, за который он должен получить средний заработок, то действуют следующим образом. С даты повышения оклада средний заработок рассчитывают по повышенной ставке.

А.В.Анищенко

Аудитор

Подписано в печать

11.02.2004

     
   ——————————————————————————————————————————————————————————————————
————————————————————
——