"Главбух", N 4, 2004

КАК ОПТИМИЗИРОВАТЬ НАЛОГООБЛОЖЕНИЕ

РАСХОДОВ ПО ПЕРЕВОЗКЕ СОТРУДНИКОВ

С точки зрения особенностей налогообложения случаи, когда фирма подвозит своих сотрудников до работы, можно разделить на несколько категорий. К первой относятся ситуации, в которых перевозка связана с технологическими особенностями деятельности предприятия. Ко второй поездки до вахтовых поселков. К третьей категории перевозки, напрямую с производственной необходимостью не связанные.

В каких случаях затраты на перевозку уменьшают налогооблагаемый доход фирмы? Нужно ли со стоимости поездки платить НДФЛ, соцналог и пенсионные взносы? Ответы на эти и многие другие вопросы, связанные с налогообложением затрат на проезд работников, вы найдете в нашей статье. Но главное, здесь предложены схемы, которые позволят оптимизировать учет так, чтобы и организации, и сотрудникам пришлось заплатить минимум налогов.

Организация перевозит работников

по производственной необходимости

Причины, по которым сотрудников привозят на предприятие, могут быть разные. Самая распространенная из них: организация расположена вдали от маршрутов общественного транспорта, и работники просто-напросто не могут добраться до нее "своим ходом". Другая причина работа на предприятии организована в несколько смен. Ведь те, кто трудится в ночную смену или заступает рано утром, не могут доехать до фирмы на общественном транспорте по ночам он просто не ходит. А бывает, сотрудники все же могут добраться до работы на автобусе или электричке. Но расписание движения этого транспорта таково, что на место, где расположена организация, он пребывает намного раньше или, наоборот, намного позже начала смены.

Чтобы привезти сотрудников на работу, предприятия либо покупают услуги транспортных компаний, либо используют собственные автомобили. И в первом, и во втором случае организация тратит деньги. Можно ли на такие суммы уменьшить налогооблагаемый доход? Для фирм, уплачивающих налог на прибыль, ответ на этот вопрос дан в п.26 ст.270 Налогового кодекса РФ. Там сказано, что расходы на перевозку сотрудников до работы и обратно уменьшают налогооблагаемую прибыль, если они связаны с технологическими особенностями производства. Что это за особенности, при которых необходимо возить сотрудников, Кодекс не уточняет. За разъяснениями мы обратились в департамент налогообложения прибыли МНС России. Там нам сказали, что речь идет о случаях, когда:

подразделение находится вдали от основного предприятия;

на предприятии организовано многосменное производство и работников перевозят ночью.

Пример 1. ЗАО "Сталевар" самостоятельно строит новый цех на участке, удаленном от маршрутов общественного транспорта. Рабочих возят на автобусе от проходной предприятия до места стройки и обратно. Перевозку осуществляет транспортная фирма. Стоимость ее услуг составляет 59 000 руб. в месяц (в том числе НДС 9000 руб.).

Бухгалтер ЗАО "Сталевар" списал эти расходы такими проводками:

Дебет 08 Кредит 60

50 000 руб. (59 000 9000) списаны расходы по перевозке строителей на стоимость строящегося цеха;

Дебет 19 Кредит 60

9000 руб. отражен НДС.

Поскольку перевозка сотрудников вызвана производственной необходимостью, в налоговом учете бухгалтер списывает соответствующие расходы (50 000 руб. в месяц) на стоимость стоящегося здания. Эти затраты будут уменьшать налогооблагаемую прибыль ЗАО "Сталевар" по мере того, как бухгалтер станет начислять по цеху амортизацию.

В то же время чиновники считают, что налогооблагаемый доход нельзя уменьшить на стоимость перевозки, когда предприятие далеко расположено или расписание транспорта не позволяет сотрудникам прибыть на работу вовремя. По мнению специалистов МНС России, такая перевозка не имеет никакого отношения к технологическим особенностям производства.

Конечно, эта позиция далеко не бесспорна. Ведь если из-за проблем с транспортом люди вовремя не окажутся на своих рабочих местах, фирме вряд ли удастся поддерживать нормальный технологический процесс. Но отстаивать такую точку зрения, скорее всего, придется в суде. Каков будет его исход, предсказать трудно пока что судебная практика по таким спорам не сложилась. Чтобы избежать такого конфликта, многие фирмы указывают в путевых листах, что автомобили перевозят не сотрудников, а, скажем, материалы или готовую продукцию. Такие расходы можно беспрепятственно учесть при расчете налогооблагаемой прибыли. Основанием для этого служит пп.6 п.1 ст.254 Налогового кодекса РФ.

Теперь предположим, что предприятие применяет упрощенную систему налогообложения. Напомним, что такие фирмы имеют право уменьшить свои доходы лишь на те виды затрат, которые перечислены в п.1 ст.346.16 Налогового кодекса РФ. Перевозка сотрудников, вызванная технологическими причинами, там не упомянута. Вместе с тем при "упрощенке" можно исключать из налогооблагаемого дохода сумму, истраченную на содержание служебного транспорта и аренду имущества. Таким образом, "упрощенцы" вправе не облагать налогом стоимость перевозки сотрудников на собственных и арендованных автомобилях.

Гораздо хуже обстоят дела, если работников фирмы, перешедшей на "упрощенку", перевозит транспортная компания. Стоимость таких услуг при расчете единого налога учесть не удастся этого не позволяет сделать уже упомянутая ст.346.16 Налогового кодекса РФ. Но многие предприятия используют все ту же хитрость: в договоре с транспортной организацией прописывают, что она возит не людей, а материалы, продукцию и т.п. На такие затраты можно уменьшить налогооблагаемый доход, это следует из п.2 ст.346.16 Налогового кодекса РФ.

Надо ли удерживать из стоимости перевозки, вызванной производственной необходимостью, налог на доходы физических лиц? Нет, этот налог в данном случае не уплачивают. Дело в том, что, перевозя сотрудников, предприятие только лишь обеспечивает свою бесперебойную работу. Люди же никакого дохода при этом не получают, следовательно, объекта налогообложения не возникает. Такой же позиции придерживаются и в департаменте налогообложения доходов и имущества физических лиц МНС России. Причем там считают, что в доход работников можно не включать и стоимость тех перевозок, которые, по мнению департамента налогообложения прибыли МНС России, не связаны с технологическими особенностями производства. Например, если сотрудников приходится довозить до работы из-за перебоев в движении транспорта.

Единый социальный налог и пенсионные взносы на стоимость "технологической" перевозки также не начисляют. Правда, для этого нужно соблюсти одно условие. Такие перевозки не должны упоминаться в трудовых договорах. В противном случае будет очень сложно убедить налоговиков в том, что стоимость проезда не имеет никакого отношения к вознаграждениям за труд. Ведь, согласно п.1 ст.236 Налогового кодекса РФ, соцналогом (а значит, и взносами в ПФР) облагаются выплаты, предусмотренные трудовыми и гражданско-правовыми договорами.

Перевозка сотрудников,

работающих по вахтовому методу

При вахтовом методе люди не могут каждый день возвращаться с места работы домой. И законодательство обязывает предприятия, которые устанавливают для своих сотрудников такие условия, выплачивать несколько компенсаций. Одна из них предусмотрена в п.2.5 Основных положений о вахтовом методе организации работ, которые утверждены Постановлением Госкомтруда СССР, Секретариата ВЦСПС и Минздрава СССР от 31 декабря 1987 г. N 794/33-82. Там сказано, что организация обязана оплатить проезд людей от пункта сбора до вахтового поселка.

Истраченные на это суммы уменьшают налогооблагаемую прибыль. Об этом говорит п.12.1 ст.264 Налогового кодекса РФ. Более того, он позволяет списать на расходы стоимость проезда работников от дома до пункта сбора. Но только при одном условии: такая перевозка должна быть прописана в коллективном договоре.

Перейдем к налогу на доходы физических лиц. Пункт 3 ст.217 Налогового кодекса РФ гласит, что этим налогом не облагаются все виды компенсаций, установленных законодательством. Как мы уже сказали, Основные положения о вахтовом методе обязывают работодателя компенсировать сотрудникам стоимость проезда от места сбора до поселка. Таким образом, эта сумма налогом на доходы физических лиц не облагается.

То же самое можно сказать о едином социальном налоге и обязательных пенсионных взносах. Компенсации, которые надо выплачивать по закону, освобождены от ЕСН и пенсионных взносов. Эта льгота прописана в пп.2 п.1 ст.238 Налогового кодекса РФ.

Иначе обстоят дела с проездом от места жительства сотрудников до пункта их сбора. Это работодатель компенсировать не обязан. Поэтому, если он все же оплатил работнику такой проезд, со стоимости надо удержать налог на доходы физических лиц. А кроме того, придется начислить на эту сумму единый социальный налог и взносы в Пенсионный фонд РФ.

Пример 2. В ОАО "Ремстрой" организована работа вахтовым методом. В коллективном договоре указано, что предприятие оплачивает проезд работников от места жительства до вахтового поселка. Чтобы перевезти 15 рабочих на вахту, ОАО "Ремстрой" арендовало два автобуса. Первый автобус собрал сотрудников и доставил до места сбора. Стоимость его аренды составила 11 800 руб. (в том числе НДС 1800 руб.). Второй автобус перевез работников в вахтовый поселок. За аренду этой машины заплатили 17 700 руб. (в том числе НДС 2700 руб.).

Бухгалтер ОАО "Ремстрой" списал расходы на аренду автобусов такими проводками:

Дебет 20 Кредит 60

25 000 руб. (11 800 1800 + 17 700 2700) списана стоимость аренды;

Дебет 19 Кредит 60

4500 руб. (1800 + 2700) отражен НДС по аренде;

Дебет 60 Кредит 51

29 500 руб. (11 800 + 17 700) перечислена арендная плата транспортной компании;

Дебет 68 субсчет "Расчеты по НДС" Кредит 19

4500 руб. принят НДС к вычету.

Средства, истраченные на аренду (25 000 руб.), бухгалтер списал на прочие расходы, уменьшающие налогооблагаемый доход. А на стоимость проезда от дома до места сбора он начислил ЕСН и пенсионные взносы.

Чтобы упростить пример, допустим, что ОАО "Ремстрой" не вправе применять регрессивную шкалу ставок по единому социальному налогу и пенсионным взносам. Бухгалтер сделал в учете такие проводки:

Дебет 20 Кредит 69 субсчет "Расчеты по ЕСН"

4200,80 руб. (11 800 руб. х 35,6%) начислен единый социальный налог на стоимость проезда от места жительства работников до места сбора;

Дебет 69 субсчет "Расчеты по ЕСН" Кредит 69 субсчет "Расчеты по пенсионному обеспечению"

1652 руб. (11 800 руб. х 14%) начислены пенсионные взносы на стоимость проезда от места жительства работников до места сбора.

Помимо этого стоимость проезда от места жительства работников до пункта сбора была включена в их налогооблагаемый доход.

Организация перевозит сотрудников

без производственной необходимости

Ну а если предприятие бесплатно перевозит своих работников от дома до работы и обратно, хотя этого не требуют ни особенности производства, ни закон? Можно ли в таком случае стоимость поездок исключить из налогооблагаемой прибыли? Да, можно. Для этого надо только указать в трудовых договорах, что фирма обязуется за свой счет доставлять людей на работу и отвозить домой. Так сказано в уже упомянутом п.26 ст.270 Налогового кодекса РФ.

По налогу на доходы физических лиц в данном случае льгот нет. Значит, придется его удерживать. Вот только как определить налогооблагаемую базу доход сотрудника? Из п.1 ст.211 Налогового кодекса РФ следует, что эта сумма рассчитывается исходя из рыночных цен на услуги по перевозке. Здесь самый простой выход принять за рыночную цену перевозки стоимость проезда общественным транспортом. Налоговой инспекции вряд ли удастся доказать, что это не так. Дело в том, что ст.40 Налогового кодекса позволяет чиновникам контролировать уровень цен, которые предприятие посчитало рыночными, лишь в нескольких случаях. В рассматриваемой ситуации такой контроль возможен только при том условии, что организация и перевозимые работники будут признаны взаимозависимыми лицами по решению суда (п.2 ст.20 и п.2 ст.40 Налогового кодекса РФ).

Кроме того, надо определить, какой доход приходится на каждого сотрудника. Но, согласитесь, подсчитать, сколько раз за месяц каждый работник ездил на автобусе фирмы, довольно сложно. У этой проблемы несколько решений. Первое. Можно организовать учет поездок. Разумеется, это потребует усилий, но зато застрахует фирму от претензий со стороны налоговиков. Второе решение. Бухгалтер может распределить доходы от бесплатной перевозки равномерно между всеми работниками. Этот вариант не такой трудоемкий, как первый. Однако тут свои проблемы: сотрудники не захотят платить налог с услуг, которыми не пользовались.

Наконец, третий путь самый рискованный вообще не удерживать НДФЛ, ссылаясь на то, что у бухгалтерии нет возможности рассчитать точный доход каждого сотрудника. Конечно, налоговики с таким доводом не согласятся. Но вполне возможно, что предприятие отстоит свою правоту в арбитражном суде. Например, ФАС Волго-Вятского округа в Постановлении от 12 июля 2001 г. N А11-456/2001-К2-411 указал, что организация не должна удерживать налог с сотрудников, которых бесплатно возят на работу. А все потому, что налоговый инспектор не смог доказать, сколько человек было перевезено в течение определенного времени.

Что касается ЕСН и пенсионных взносов, то с ними почти такая же ситуация, как и с НДФЛ: тоже никаких льгот нет, а начислять платежи нужно исходя из рыночной цены (п.4 ст.237 Налогового кодекса РФ). Отличие же состоит в следующем. У организации есть бесспорное право не платить единый социальный налог и пенсионные взносы даже в том случае, если бесплатная перевозка сотрудников не оправдана производственной необходимостью. Для этого достаточно исключить упоминание о таких перевозках из трудовых и коллективных договоров. Правда, тогда расходы на перевозку не удастся исключить из налогооблагаемой прибыли. Такое правило установлено п.3 ст.236 Налогового кодекса РФ. Следовательно, сначала лучше проанализировать, какой вариант более выгоден: платить налог на прибыль и при этом экономить на ЕСН и пенсионных взносах или наоборот.

И еще один важный момент. Перевозя сотрудников от дома до работы за свой счет (при отсутствии в этом производственной необходимости), предприятие, по сути, оказывает им безвозмездную услугу. Такие операции облагаются налогом на добавленную стоимость (пп.1 п.1 ст.146 Налогового кодекса РФ). Как и в случае с налогом на доходы физических лиц, НДС нужно рассчитывать исходя из рыночных цен перевозки. Понятно, что и здесь проще всего взять за основу расценки на проезд в общественном транспорте.

М.С.Балдаева

Ассистент отдела общего аудита

ООО "РайтОН Аудит"

Подписано в печать

11.02.2004

     
   ——————————————————————————————————————————————————————————————————
————————————————————
——