"Главбух". Приложение "Учет в строительстве", N 1, 2004

СТРУКТУРА ФИНАНСОВОЙ СЛУЖБЫ СТРОИТЕЛЬНОЙ КОМПАНИИ

В рыночных условиях эффективность деятельности строительной компании во многом зависит от работы финансовой службы. В этой статье мы расскажем о том, каким образом сформировать структуру финансовой службы.

Задачи финансовой службы

В основные задачи финансовой службы входит:

- подготовка финансового обоснования проектов для получения подряда на строительство;

- финансовое прогнозирование и бюджетирование, контроль за исполнением финансовых планов;

- ведение всех видов учета;

- формирование внутренней (управленческой) отчетности;

- подготовка внешней (бухгалтерской, налоговой) отчетности;

- управление оборотными активами и привлечение необходимых заемных средств.

Финансовая служба строительной компании занимается подготовкой документации для участия в конкурсах на подряд. Для решения этой задачи необходимо правильно рассчитать себестоимость проекта, спрогнозировать ее изменения, провести предварительные переговоры о привлечении заемных оборотных средств под оптимальные проценты.

Часто победа в конкурсе на крупный подряд зависит от способности финансовой службы оперативно определить резервы снижения плановых накоплений и накладных расходов, что позволяет подготовить наиболее выгодное для заказчика и в то же время не убыточное для компании предложение.

В любой строительной компании составляются проектные бюджеты. Именно они ложатся в основу бюджета доходов и расходов всей компании. Контроль за исполнением финансовых планов по проектам ведется ежедневно.

Отличительной особенностью деятельности строительных компаний является их зависимость от привлеченных заемных средств. Высокая себестоимость строительных проектов не позволяет реализовывать их за счет собственных средств компаний. Поэтому для эффективного управления финансами в строительстве используются кредитные линии и поэтапная оплата от заказчиков.

Для своевременного и достаточного обеспечения компании оборотными средствами финансовая служба должна проводить постоянный мониторинг финансового состояния компании. Эта практика позволяет в большинстве случаев получить кредит под минимальные проценты.

Правильно построенная структура финансовой службы обеспечивает эффективное выполнение поставленных перед нею задач.

Принципы подготовки оптимальной

структуры финансовой службы

Структура финансовой службы строительной компании должна отвечать целому ряду требований.

Во-первых, функции ее подразделений не должны дублироваться. Это позволяет более оперативно обрабатывать информацию и сократить время на ее проверку. Необходимо обеспечить правильное распределение полномочий и ответственности - каждый сотрудник должен отвечать за собственный участок.

Во-вторых, во внутренней документации должны быть четко прописаны учетные и отчетные процедуры. Их основное назначение - установить правила ведения учетов, сроки подготовки управленческих отчетов и определить ответственных за их подготовку. Должны быть указаны и варианты замещения ответственных сотрудников.

В-третьих, очень важно ограничить количество прямых подчиненных.

В-четвертых, необходимо обеспечить оперативное взаимодействие финансовой службы с другими подразделениями компании. Для многих документов и отчетов финансовой службы необходимо использование информации от подразделений, не входящих в ее структуру. Отдел главного механика, например, готовит документы по использованию автотранспорта, по расходу топлива. Все отделы готовят табели учета рабочего времени, предложения по премированию. Без своевременного представления таких данных в финансовую службу срывается график подготовки и представления как внутренней, так и внешней отчетности. Эту проблему можно решить, разработав внутреннее Положение о взаимодействии подразделений компании по представлению необходимой информации в финансовый отдел.

Наконец, очень важно обеспечить полноту выполнения задач финансовым отделом. Нельзя допускать делегирование части функций финансового отдела другим подразделениям компании. В большинстве случаев это приводит к негативным результатам. Например, при выдаче зарплаты работникам линейных подразделений не надо назначать мастера участка исполняющим обязанности кассира, выдавать ему ведомость и деньги. Правильнее будет временно направить на объект одного из кассиров.

Важно также обеспечить однозначность отношений подчиненности. Следует по возможности избегать появления должностных позиций "двойного подчинения".

Анализ типовой структуры

финансовой службы

В зависимости от масштабов деятельности компании отдельные ее задачи выполняют либо отделы, либо отдельные сотрудники. В качестве примера приведем типовую структуру финансовой службы строительной компании.

Типовая структура финансовой службы

строительной компании

     
                             ——————————————¬  
               ——————————————+ Генеральный +————————————T———————————¬
               |             |   директор  |           —+¬          |
               |             L——————T———————           |?|          |
               |             ———————+——————¬           LT—          |
               |             | Заместитель |            |           |
               |             |по экономике +—¬          |           |
               |             | (финансовый | |          |           |
               |         ——¬ |  директор)  | |          |           |
               |         |?+—+——————T——————— |          |           |  
     ——————————+———————T—+——————————+——————¬ |——————————+————————¬  |  
   ——+Главный бухгалтер|    |    Группа    +—+|     Начальник    |  |
   | L——————————————————    |взаиморасчетов| ||сметно—договорного|  |
   |                        L——————————————— ||      отдела      |  |
   |                                         |L—————————T—————————  |
   | ——————————————————¬    ———————————————¬ |——————————+————————¬  |
   +—+ Отдел подготовки|    | Группа работы+—+|    Экономисты,   |  |
   | |    отчетности   |    |   с банками  | ||     сметчики     |  |
   | L——————————————————    L——————————————— ||договорного отдела|  |
   |                                         |L———————————————————  |
   |                                         |                    ——+
   | ———————————————————¬   ———————————————¬—+¬         ——————————|?|
   +—+   Группа учета   |   |    Группа    ++?|         |         L——
   

¦ ¦ стройматериалов ¦ ¦ программистов¦L-- ¦ ¦ L------------------- L--------------- ¦ ¦ -------------------¬ ----------+--------¬ +-+ Группа учета ¦ ¦ Начальник ¦ ¦ ¦ основных средств ¦ ¦ планового отдела ¦ ¦ L------------------- L---------T------- ———— ¦ -------------------¬ ----------+--------¬ +-+ Группа расчетов ¦ ¦ Экономисты по ¦ ¦ ¦ с персоналом ¦ ¦ планированию ¦ ¦ L------------------- L----------------- ———— ¦ -------------------¬ +-+ Группа расчетов ¦ ¦ ¦ с поставщиками ¦ ¦ L----------------- ———— ¦ -------------------¬ ¦ ¦ Бухгалтер по ¦ L-+ автопарку и ГСМ ¦ L----------------- ————

Рассмотрим приведенную в примере типовую структуру. На наш взгляд, она построена неэффективно, так как слишком размыта. Так, подразделения, ответственные за работу финансового блока, напрямую подчинены генеральному директору. В прямом подчинении заместителя по экономике находятся только группа взаиморасчетов, отвечающая за выписку, оплату и отражение в учете счетов к получению, и группа работы с банками, а также группа информатизации. То есть заместитель по экономике контролирует только движение денежных средств, расчеты с дебиторами и кредиторами и отвечает за работу с финансовыми учреждениями. А вот основная обязанность заместителя по экономике - координирование работы всего финансового блока - выполнена быть не может. Постоянная занятость генерального директора решением производственных вопросов приводит к ослаблению контроля за работой подразделений финансового блока.

Обратите внимание также на прямое подчинение главного бухгалтера компании ее генеральному директору. Это обусловлено и рекомендациями нормативных документов по организации бухгалтерского учета, и персональной ответственностью главного бухгалтера перед законом. Подчиненность главного бухгалтера гендиректору предусмотрена и уставными документами большинства компаний. Однако полная независимость бухгалтера от финансового директора означает нарушение принципа однозначности отношений подчиненности. Ведь главный бухгалтер является ответственным за подготовку целого ряда отчетов финансового отдела, а также за обеспечение ведения управленческого учета.

Очень распространена ошибка прямого подчинения обслуживающей финансовый отдел группы программистов непосредственно финансовому директору. Такое решение означает принятие финансовым директором на себя ответственности за область деятельности, которая находится вне рамок его компетенции. Поэтому отношения финансового отдела с группами программирования и системных администраторов должны ограничиться позициями пользователей и постановщиков задач.

Вывод: такая финансовая служба в целом будет работать недостаточно эффективно. Следовательно, необходимо изменить ее структуру.

Реструктуризация финансовой службы

В первую очередь необходимо решить вопрос с подчинением главного бухгалтера. Возможно два варианта действий. Во-первых, можно передать финансовому директору право второй подписи на финансовых документах с сохранением в штатном расписании руководителя бухгалтерского отдела, ответственного за подготовку бухгалтерской и налоговой отчетности. При этом финансовому директору передается вся полнота административной и уголовной ответственности за подготовку внешней отчетности и за сохранность денежных средств. А ответственность руководителя бухгалтерского отдела, не имеющего права первой подписи, реализуется лишь в рамках трудового контракта.

В качестве другого выхода возможен вариант, при котором главный бухгалтер подчиняется генеральному директору в вопросах налоговой и бухгалтерской отчетности. А в вопросах подготовки и представления внутренней отчетности главбух подчиняется финансовому директору.

Все остальные отделы должны быть переподчинены непосредственно финансовому директору. Исключение - это группа программистов, которая должна быть выведена в отдельное подразделение общей структуры компании.

Обратите внимание: появление в структуре финансового отдела групп, занятых исключительно управленческим учетом, не всегда оправданно. Все основные показатели управленческого учета, необходимые для подготовки отчетов по исполнению бюджетов, должны строиться автоматически. Зато целесообразным видится подчинение финансовому директору юридического отдела.

Эффективная структура финансовой службы

строительной компании

     
                             ——————————————¬  
               ——————————————+ Генеральный |
               |             |   директор  |
               |             L——————T———————
   

¦ -------+------¬

¦ -- - - -+ Финансовый +------------T-----------¬

¦ ¦ ¦ директор ¦ ¦ ¦

¦ L------T------- ¦ ¦

     
     ——————————+—————+—¬     ———————+——————¬  ——————————+————————¬  |  
   ——+Главный бухгалтер|— — —+    Отдел    +—¬|  Плановый отдел  |  |
   | L——————————————————     | проведения  | |L———————————————————  |
   |                         |  расчетов   | |                      |
   |                         L—————————————— |                      |
   | ———————————————————¬   ———————————————¬ |———————————————————¬  |
   +—+Группа подготовки |   |    Расчеты   +—+| Сметно—договорный+——+
   | |    отчетности    |   | с заказчиками| ||       отдел      |  |
   | L———————————————————   L——————————————— |L———————————————————  |
   | ———————————————————¬   ———————————————¬ |                      |
   +—+   Учет ТМЦ и ОС  |   |    Расчеты   +—+———————————————————¬  |
   | L———————————————————   |с поставщиками| || Юридический отдел+———
   

¦ L--------------- ¦L----------------- ———— ¦ -------------------¬ ----------------¬¦ L-+ Группа расчетов ¦ ¦ Расчеты с +- ¦ с персоналом ¦ ¦субподрядчиками¦ L------------------- L-------------- ————

Что мы получили в результате изменения структуры финансовой службы? Финансовая служба замыкается теперь на финансового директора, который непосредственно отвечает за результаты ее деятельности. Внутренними документами оформлено "двойное подчинение" главного бухгалтера. Плановый и сметно-договорной отделы подчиняются финдиректору. Программисты по поддержке финансовых приложений перешли в подчинение руководителя службы технической поддержки. Такая структура выглядит более управляемой и эффективной, нежели предыдущий вариант.

Конечно, не может быть универсальной организационной структуры финансового отдела. В строительстве это выражено еще сильнее, чем в других отраслях. Структура заказов, процент генподрядных и субподрядных работ, масштабы деятельности оказывают большое влияние на формирование потоков финансовой информации и на структуру финансового отдела. Но мы рекомендуем придерживаться основных принципов ее формирования, рассмотренных выше.

А.С.Рянский

Руководитель проекта

ООО "Юнайтед Парсел Сервис (РУС)"

Подписано в печать

02.02.2004

     
   ——————————————————————————————————————————————————————————————————
————————————————————
——