"Учет.Налоги.Право", N 4, 2004

ПЕРВИЧКА: СЕМЬ РАЗ ПРОВЕРЬ, ОДИН РАЗ УЧТИ

При анализе первичных документов за год нужно верно определить период, к которому они относятся. Сложности возникают, если документы за декабрь выписаны январем.

Подводя итоги за 2003 г., бухгалтер еще раз просматривает всю первичную документацию, поступившую в бухгалтерию.

В результате проверки может оказаться, что по каким-то расходам есть не вся первичка. Или же документы по операциям прошлого года датированы этим годом.

Документов нет, расходы есть?

Если по хозяйственной операции есть не все первичные документы, а расходы учтены, нужно определиться: оставить все как есть или же не учитывать расход для целей налогообложения прибыли. Принимать решение нужно в зависимости от ситуации.

К примеру, работник на подотчетные средства приобрел канцелярские товары. К авансовому отчету приложен товарный чек, а кассовый затерялся. Если организация учитывает доходы и расходы методом начисления, то учесть такие расходы для налога на прибыль она вправе. Пункт 1 ст.252 НК РФ требует документального подтверждения расходов. Товарный чек их подтверждает. Доказывать факт оплаты в данном случае не нужно.

Теперь рассмотрим обратную ситуацию. Например, есть кассовый чек, но нет товарного чека, где бы указывались купленные товары. Здесь несколько сложнее. Дело в том, что кассовый чек по ст.313 НК РФ не является первичным документом, необходимым для ведения налогового учета (подробнее об этом читайте на с. 5 этого номера). Поскольку для налогового учета используются те же первичные документы, что и для бухгалтерского, советуем в этой ситуации воспользоваться положениями ст.9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете". В ней перечислены обязательные реквизиты для первичных документов. Организация может составить свой акт с использованием этих реквизитов и на основании его учесть расходы. Напомним эти реквизиты:

- наименование документа (акт);

- дата составления документа;

- наименование организации, от имени которой составлен документ;

- содержание хозяйственной операции (перечень купленных товаров);

- измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

- наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

- личные подписи этих лиц.

Обратите внимание: отсутствие первичных документов является грубым нарушением правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения, за что предусмотрен штраф по ст.120 НК РФ. Если отсутствие первички не повлияло на сумму налога, штраф будет 5000 руб. Если же из-за этого организация занизила налоговую базу, ей могут предъявить штраф в размере 10 процентов от суммы неуплаченного налога, но не менее 15 000 руб.

Сначала расход, потом документы

Часто первичные документы за приобретенные товары (работы или услуги) поступают в организацию с опозданием. Как учесть расходы по документам, которые поступят в организацию после окончания налогового периода? Например, услуга оказана в 2003 г., а первичка поступила в организацию только в январе этого года.

В этом случае бухгалтеру необходимо проверить, какой датой выписаны документы. Если на них стоит прошлогодняя дата, понятно, расходы должны быть учтены в расчете налога на прибыль за 2003 г.

Гораздо сложнее разобраться, в каком периоде учитывать расходы, если бумаги поступают в 2004 г. и датированы этим годом. Обратимся к ст.272 НК РФ. Пункт 1 ее гласит, что расходы признаются в том периоде, к которому они относятся и в котором они возникли исходя из условий сделок.

Но для некоторых расходов (например, услуг сторонних организаций, арендных платежей) ст.272 НК РФ (п.7) устанавливает иное правило. Такие расходы признаются на дату расчетов по условиям договора, или на дату поступления документов, на основании которых производится расчет, либо на последний день отчетного (налогового периода).

Итак, п.7 ст.272 предлагает несколько вариантов. На наш взгляд, налогоплательщику лучше прописать порядок учета подобных расходов в своей учетной политике в целях налогообложения. Если же в учетной политике на 2003 год нужного положения нет, то рекомендуем учесть прошлогодний расход по документам, выписанным в этом году, в 2004 г. Учесть расход в 2003 г. организация не могла, поскольку на момент учета не выполнялось условие п.1 ст.252 НК РФ - документальное подтверждение. В 2004 г. эти расходы будут учтены в составе внереализационных как убытки прошлых налоговых периодов, выявленные в текущем периоде (пп.1 п.2 ст.265 НК РФ).

Отметим, что по этому вопросу существует и другая точка зрения - независимо от даты на документах расходы прошлого года нужно учитывать прошлым годом. Она основана на том, что норма п.1 ст.272 - общая, а п.7 той же статьи Кодекса лишь уточняет, но не меняет ее. Соответственно в первую очередь нужно смотреть на период расхода, а не на дату документа.

Из-за неясности Кодекса бухгалтеру придется самому решать, как поступить. Напомним лишь, что все неясности Кодекса он может обернуть в пользу организации и будет прав (п.7 ст.3 НК РФ).

Клименкова Л.В.

Эксперт "УНП"

Хохлова О.Ю.

Эксперт "УНП"

Подписано в печать

02.02.2004

     
   ——————————————————————————————————————————————————————————————————
————————————————————
——