"Главбух". Приложение "Учет в торговле", N 1, 2004

СТРУКТУРА ФИНАНСОВОЙ СЛУЖБЫ ТОРГОВОГО ПРЕДПРИЯТИЯ

В рыночных условиях эффективность деятельности торговой компании зависит прежде всего от качества работы финансовой службы. В большинстве случаев банкротство компании происходит из-за неправильного ценообразования, расточительного расходования средств, неконтролируемого роста кредиторской задолженности, недостатка оборотных средств и т.д. Правильная постановка деятельности финансовой службы позволяет изначально уберечь компанию от таких проблем. В этой статье мы расскажем о том, каким образом сформировать оптимальную структуру финансовой службы.

Структура финансового отдела

     
   —————————————————————————————————————————————————————————————————¬
   |                      Финансовый директор                       |
   L———————————————————————————————T—————————————————————————————————
   

-----------------T-------+---------T---------------¬

     
   ———————+——————¬ ————————+———————¬ ————————+——————¬ ———————+——————¬
   |   Главный   | |   Финансовый  | |   Казначей   | |Администратор|
   |  бухгалтер  | |    аналитик   | |   (кредиты,  | | ERP—системы |
   |             | |(управленческий| |   валютные   | |             |
   |             | |     учет)     | |   операции)  | |             |
   L——————T——————— L———————————————— L———————T——————— L——————————————
   

¦ --------+------¬ ¦ ¦ Бухгалтер ¦ ¦ ¦ по банку ¦ ¦ L------------- ———— +--------------T-------------T--------------T--------------¬

     
   ———————+——————¬ ——————+—————¬ ——————+—————¬ ———————+——————¬ ——————+————¬
   |Зам. главного| |    Зам.   | |  Старший  | |  Бухгалтер  | |Бухгалтер—|
   |  бухгалтера | |  главного | | бухгалтер | |  по налогам | |  кассир  |
   | (реализация,| | бухгалтера| |по расчетам| |  (расчеты с | |          |
   |дебиторы, ОС)| |(экспортный| |     с     | |региональными| |          |
   |             | |    НДС)   | |кредиторами| |  и местными | |          |
   |             | |           | L—————T—————— |  бюджетами) | |          |
   |             | |           | ——————+—————¬ |             | |          |
   |             | |           | | Бухгалтер | |             | |          |
   |             | |           | |по расчетам| |             | |          |
   |             | |           | |     с     | |             | |          |
   |             | |           | |кредиторами| |             | |          |
   L—————————————— L———————————— L———————————— L—————————————— L———————————
   

Формирование структуры финансовой службы

Организационная структура финансовой службы - это, прежде всего, набор функций, которые выполняют сотрудники подразделения. На функциограмме показаны основные задачи финслужбы (см. Приложение 1).

Приложение 1

     
                              ———————————¬
                              |  Задачи  |
                              |финансовой|
                              |  службы  |  
   ——————————————————————————¬L—————T———————————————————————————————¬
   |      Бюджетирование     +——————+—————+    Работа на внешних    |
   |                         |      |     |    финансовых рынках    |
   L——————————————————————————      |     L——————————————————————————
   

--------------------------¬ ¦ --------------------------¬ ¦ Оценка и планирование ¦ ¦ ¦ Выработка и реализация ¦ ¦ финансового состояния +------+-----+ инвестиционной политики ¦ ¦ предприятия ¦ ¦ ¦ компании ¦ L-------------------------- ¦ L------------------------ ———— --------------------------¬ ¦

¦ Оперативное управление +------+ --------------------------¬

¦ финансами предприятия ¦ ¦ ¦Бухгалтерский, налоговый,¦

L-------------------------- +-----+ финансовый ¦

     
   ——————————————————————————¬      |     |  и управленческий учет  |
   |   Экономический анализ  +———————     L——————————————————————————
   

L------------------------ ————

Каждой из задач отвечает конкретная должностная позиция. Таким образом, именно перечень и объем поставленных перед службой задач определяют ее оптимальную структуру. Причем в крупных компаниях за каждое направление отвечает отдельное подразделение. В то время как в компании со штатом 30 - 50 человек один сотрудник может решать сразу несколько поставленных задач.

Исходя из этого, типичная структура финансовой службы может выглядеть таким образом (см. Приложение 2).

Приложение 2

Типовая структура финансовой службы

     
                        ——————————————————————¬
                        | Финансовый директор |
                        L—————————T——T—————————
   

- - - - - - - - - - - - - - -¬ ¦ ¦ -- - - - - - - - - - - - - - ¬ ¦ --------------------------¬ ¦ ¦ --------------------------¬ ¦ ¦ Финансовый аналитик ¦¦ ¦ ¦ ¦¦ Планово-экономический ¦ ¦ ¦ (бюджетирование и оценка¦ ¦ ¦ ¦ отдел ¦ ¦ ¦ финансового состояния ++-+ +-++ (бюджетирование и оценка¦ ¦ ¦ предприятия, ¦ ¦ ¦ ¦ финансового состояния ¦ ¦ ¦ экономический анализ) ¦¦ ¦ ¦ ¦¦ предприятия, ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ экономический анализ) ¦ ¦ L--------------------------¦ ¦ ¦ ¦L------------------------ ———— ¦ --------------------------¬ ¦ ¦ --------------------------¬ ¦

¦ Финансовый менедже𠦦 ¦ ¦ ¦¦ Финансовый отдел ¦

¦ ¦ (оперативное управление ¦ ¦ ¦ ¦ (оперативное управление ¦ ¦

¦ финансами предприятия, ¦¦ ¦ ¦ ¦¦ финансами предприятия, ¦

¦ ¦ работа на внешних +--+ +--+ работа на внешних ¦ ¦

¦ финансовых рынках, ¦¦ ¦ ¦ ¦¦ финансовых рынках, ¦

¦ ¦разработка инвестиционной¦ ¦ ¦ ¦разработка инвестиционной¦ ¦

¦ политики) ¦¦ ¦ ¦ ¦¦ политики) ¦

¦ L-------------------------- ¦ ¦ L-------------------------- ¦

     
     ——————————————————————————¬| |  | |——————————————————————————¬
   | |       Бухгалтерия       |  |  |  |       Бухгалтерия       | |
     |     (бухгалтерский,     ++——  +—++     (бухгалтерский,     |
   | |  налоговый, финансовый  |     |  |  налоговый, финансовый  | |
     |  и управленческий учет) ||    | ||  и управленческий учет) |
   | L——————————————————————————     |  L————T————————————————————— |
                                |    | |     |    ————————————————¬
   |                                 |       |    |     Группа    | |
                                |    | |     L————+управленческого|
   |                                 |            |     учета     | |
                                |    | |          L————————————————
   

¦ ¦ --------------------------¬ ¦

¦ ¦ ¦¦Группа внутреннего аудита¦

¦ L--+ (характерна ¦ ¦

¦ ¦¦для холдинговых структур)¦

¦ L-------------------------- ¦

малая торговая компания ¦ ¦ крупная торговая компания

L- - - - - - - - - - - - - - - L- - - - - - - - - - - - - - -

Необходимо также отметить, что значительное влияние на структуру финансовой службы оказывают степень и характер ее взаимодействия с другими подразделениями торговой компании.

Взаимодействие финансовой службы

с другими подразделениями

При выполнении ряда своих функций финансовая служба опирается на данные, полученные из других отделов. Поэтому эффективная деятельность финслужбы невозможна без тесного взаимодействия с ними.

Так, одна из важнейших задач финансовой службы - бюджетирование. То есть построение финансовых планов и контроль за их выполнением. Однако в торговой компании процесс бюджетирования имеет ряд характерных особенностей. Это связано с тем, что в основе доходной части ее бюджета лежит план продаж. Его составляет служба сбыта или коммерческая дирекция (в холдингах или крупных организациях). Этот план, в котором учитывают весь ассортимент товаров, направляют в финансовую службу, где его переводят в количественное выражение денежного эквивалента.

За ценовую политику и ее изменения отвечает либо служба маркетинга, либо служба продаж или сбыта.

Следующий этап бюджет закупок товара или поставок. Он согласовывается со службой снабжения и за него отвечает руководитель данного направления или менеджер по снабжению. На этом этапе функция финансовой службы - оценить финансовый разрыв или избыток денежных средств и разработать варианты решения задачи, например, путем привлечения кредитных ресурсов для предоплаты товара.

Еще один финансовый план - бюджет коммерческих расходов - формируется и предоставляется в финансовую службу руководителем отдела логистики.

Затем следует бюджет трудовых ресурсов, или штатное расписание с окладами всего персонала, бюджет административных расходов - расходы на офис и прочие не учтенные в предыдущих бюджетах расходы. Отвечают за их правильное и своевременное составление руководители направлений или ответственные менеджеры. Возможно, что часть данных предоставляет в качестве помощи сама финансовая служба, основываясь на статистических данных предыдущих периодов и планах развития фирмы. Воедино сводятся все бюджеты, после чего финансовая служба формирует бюджет доходов и расходов.

С момента принятия бюджета руководством компании финансовая служба контролирует исполнение платежей - как доходной, так и расходной части. На данном этапе финансовая служба работает в тесном взаимодействии с бухгалтерией: получение информации, визирование при установлении приоритетности платежей... В частности, финансовый контролер должен проверять счета на предмет наличия в бюджете.

Одна из важнейших функций финансовой службы в процессе бюджетирования торгового предприятия - представление отчета по исполнению бюджета. Необходимо установить его регулярность, разработать форму и назначить комиссию по рассмотрению причин отклонений от плана. Все причины и отклонения описывают в сопроводительной аналитической записке, которую раз в квартал направляют руководителю компании.

Конечно, состав и численность сотрудников финансовой службы зависят и от многих других факторов: размера компании, ширины номенклатуры ее товарной продукции, стиля управления компанией и многих прочих нюансов. Поэтому оптимальной может считаться только та структура финансовой службы, которая идеально обеспечивает оперативность и полноту выполнения задач.

Рассмотрим одно из структурных построений на примере.

Пример. ООО "Луис Дрейфус Восток" торгует сельхозпродукцией и является дочерней компанией западной корпорации. Структура финансового отдела имеет следующий вид.

В структуре финансового отдела ООО "Луис Дрейфус Восток" выделена отдельно позиция казначея. Такая должность существует далеко не на всех торговых предприятиях. Например, нет смысла вводить ее в организации, которая осуществляет свою деятельность за счет собственных средств.

Еще одна отличительная черта данного структурного построения - позиция администратора ERP (системы управления ресурсами предприятия). Обычно этот сотрудник находится в подчинении у начальника отдела информационных технологий.

Приведем краткое описание структуры финансовой службы ООО "Луис Дрейфус Восток".

Главный бухгалтер отвечает за правильное ведение бухгалтерского и налогового учета в соответствии с действующим законодательством. У него есть два заместителя. Один из которых целиком и полностью отвечает за вопросы, связанные с экспортным НДС, сбор и подачу документов на возмещение НДС, подготовку документации для судов. Это связано с внешнеторговой деятельностью компании.

Второй заместитель авторизует документы по отгрузке продукции, занимается расчетами с дебиторами, книгой продаж, подготовкой данных для декларации по НДС...

Так как организация работает с большим количеством поставщиков товаров и услуг, есть два бухгалтера по расчетам с кредиторами. Они отвечают за ежедневный оборот документов по товарам и услугам, ежемесячное формирование книги покупок, ежеквартальную сверку с кредиторами.

Бухгалтер по налогам определяет налогооблагаемую базу по налогам, по которым существует деление между региональными и местными бюджетами. Он отвечает за правильное и своевременное начисление налогов и сверку с московской и региональными налоговыми инспекциями.

Финансовый аналитик занимается управленческой отчетностью, то есть определением прибыльности отдельных контрактов и финансового результата по компании в целом. Кроме того, в его задачи входит оценка представленных соответствующими службами бюджета продаж, бюджета закупок и других финансовых планов.

Казначей ведет ежедневные переговоры с банками по кредитам, конверсионным операциям, паспортам экспортных сделок, а также формирует ежедневный и ежемесячный отчет по денежной позиции компании. Этот сотрудник предоставляет информацию бухгалтеру по банку о текущих ежедневных платежах и получает от него сведения о поступлениях.

Администратор ERP системы обслуживает систему учета, в которую ежедневно вносят деловую и финансовую информацию.

Роль бухгалтерии в структуре финансовой службы

В структуре финансовой службы бухгалтерия отвечает за осуществление платежей, учет дебиторской и кредиторской задолженности, подготовку отчетности и статистических данных, отражающих итоги финансово-хозяйственной деятельности предприятия. А также взаимодействует с регулирующими органами. Решая большинство этих задач, бухгалтерия действует в составе финансового отдела и, следовательно, должна подчиняться финансовому директору.

Однако нельзя забывать о праве главного бухгалтера распоряжаться денежными средствами на расчетном счете. Также необходимо учитывать персональную ответственность (административную, уголовную) главного бухгалтера за использование денежных средств предприятия. Исходя из этого, он может не согласиться с финансовым директором в некоторых вопросах, например в отношении легитимности платежей.

Следовательно, более правильным, на наш взгляд, будет подчинение главного бухгалтера непосредственно генеральному директору предприятия. Это должно быть закреплено в уставных и должностных документах компании. Но поскольку необходимо своевременно предоставлять адекватную информацию бухгалтерского учета другим подразделениям финансовой службы, главный бухгалтер обязан подчиняться финансовому директору, что также должно быть прописано в должностных документах компании.

А.В.Газина

Вице-президент

по финансам

промышленного холдинга

"Авента"

Подписано в печать

22.01.2004

     
   ——————————————————————————————————————————————————————————————————
————————————————————
——