"Аудиторские ведомости", N 2, 2004

ЮРИДИЧЕСКИЙ И ФАКТИЧЕСКИЙ АДРЕСА ОРГАНИЗАЦИИ:

ОПЫТ АУДИТОРСКИХ ПРОВЕРОК

В практике аудиторской деятельности нередко возникает ситуация, когда организация где-то находится, занимает какое-то помещение, в котором стоят стулья, столы, компьютеры, за которыми работают работники; по адресу нахождения организации поступают документы, приходят клиенты, но место нахождения организации, зафиксированное в учредительных документах, не совпадает с действительным адресом организации (ее реальным месторасположением). Рассмотрим, какие последствия могут быть в такой ситуации для организации.

Место нахождения юридического лица

Положения ст.52 ГК РФ обязывают определять в учредительных документах юридического лица место его нахождения. Данное требование повторяется и в специальных законах, например в ст.11 Федерального закона от 26.12.1995 N 208-ФЗ "Об акционерных обществах" (с изменениями и дополнениями от 13.06.1996, 24.05.1999, 07.08.2001, 21.03.2002, 31.10.2002, 27.02.2003) закреплено, что устав общества должен содержать сведения о месте нахождения общества. В соответствии со ст.54 ГК РФ место нахождения юридического лица определяется местом его государственной регистрации. Такое же правило повторено в законодательстве об обществах с ограниченной ответственностью и акционерных обществах (ст.4 Федерального закона от 08.02.1998 N 14-ФЗ "Об обществах с ограниченной ответственностью", с изменениями и дополнениями от 11.07.1998, 31.12.1998, 21.03.2002 и ст.4 Закона N 208-ФЗ соответственно). Государственная регистрация осуществляется по месту нахождения его постоянно действующего исполнительного органа, а в случае отсутствия постоянно действующего исполнительного органа - иного органа или лица, имеющих право действовать от имени юридического лица без доверенности.

Где находится постоянно действующий исполнительный орган, указывается учредителями в заявлении о государственной регистрации (ст.8 Федерального закона от 08.08.2001 N 129-ФЗ, с изменениями и дополнениями от 23.06.2003, 05.12.2003 "О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей").

В Информационном письме Московской регистрационной палаты от 10.09.1998 N МРП/8-16862 даются следующие рекомендации:

адрес должен быть конкретным (с указанием индекса, улицы, дома и помещения);

в уставе должно быть указано, какой конкретно орган управления размещается по месту нахождения юридического лица;

должны быть указаны основания для размещения этого органа управления (договор купли-продажи помещения, свидетельство о праве собственности, ином вещном праве, договор аренды и т.д.);

в учредительных документах не допускается использование иных терминов, определяющих место нахождения юридического лица, кроме как "место нахождения";

в качестве места нахождения может быть указан только один адрес.

Указанное Информационное письмо носит рекомендательный характер, но, по нашему мнению, его рекомендации стоит учитывать.

На наш взгляд, указывать в качестве юридического адреса адрес жилого помещения нельзя, так как в соответствии с п.3 ст.288 ГК РФ размещение в жилых домах промышленных производств не допускается. Размещение собственником в принадлежащем ему жилом помещении предприятий, учреждений, организаций допускается только после перевода такого помещения в нежилое.

При государственной регистрации организации не допускается требование гарантийных писем и иных документов, подтверждающих его местонахождение, указанное в учредительных документах организации. Ни в ст.12 Закона N 129-ФЗ, которая содержит перечень документов, представляемых при государственной регистрации создаваемого юридического лица, ни в ст.14 этого Закона, в которой содержится перечень документов, представляемых при регистрации юридического лица, создаваемого путем реорганизации, не поименована необходимость предоставления документа, подтверждающего указанное учредителями место расположения юридического лица. Статья 9 данного Закона закрепляет положение о том, что регистрирующий орган не вправе требовать представления других документов, кроме документов, установленных Законом N 129-ФЗ. Ответственность за ущерб, который может быть причинен третьим лицам ввиду недостоверности указанного в учредительных документах места нахождения организации, будут нести учредители данной организации.

Перечень документов, которые должна представить организация в налоговый орган, указан в ст.84 НК РФ: заявление, копии с заверенных свидетельства о регистрации, учредительных документов, иных документов, необходимых при государственной регистрации, а также других документов, подтверждающих создание организации. Следовательно, перечень документов, которые могут затребовать налоговые органы, ограничен перечнем документов, необходимых при регистрации. Такой же позиции придерживается и арбитраж. Например, Федеральный арбитражный суд Московского округа в Постановлении от 10.07.2000 N КА-А40/2818-00 обязал налоговую инспекцию, когда она затребовала документы, подтверждающие местонахождение, поставить организацию на учет без всяких дополнительных документов. При этом суд заметил, что налоговые органы могут требовать только те документы, которые указаны в НК РФ, и расширять этот перечень не могут.

Почтовый адрес - это конкретный адрес (индекс, город, улица, дом, помещение), по которому с юридическим лицом осуществляется связь. В государственном реестре не предусмотрена фиксация почтового адреса юридического лица. Место нахождения юридического лица отождествлено с его почтовым адресом (ст.5 Закона N 129-ФЗ). Запрета на использование дополнительного почтового адреса в законодательстве также нет. В качестве почтового адреса могут использоваться и жилые помещения, в которых проживает учредитель (участник или акционер) или руководитель (единоличный исполнительный орган) юридического лица. Однако в настоящее время использование почтового адреса теряет свой смысл. Кроме того, пользование бесплатным почтовым адресом может быть истолковано налоговыми органами как бесплатное получение услуги.

Место хранения документов - конкретный адрес, по которому осуществляется хранение документов юридического лица, перечисленных в Законе.

Сведения о порядке хранения документов ООО и о порядке предоставления обществом информации участникам общества и другим лицам в соответствии со ст.12 Закона N 14-ФЗ должны содержаться в уставе общества. В уставе указывается конкретный адрес хранения документов. Общество хранит документы по месту нахождения его единоличного исполнительного органа или в ином месте, известном и доступном участникам общества (ст.50 Закона N 14-ФЗ). Закон не запрещает хранить документы в другом месте (ином, чем помещение, находящееся по юридическому адресу), например в помещении другой организации по договору хранения. В качестве места хранения документов может использоваться жилое помещение.

В соответствии со ст.89 Закона N 208-ФЗ акционерное общество может хранить документы, в том числе внутренние документы (а бухгалтерские документы вполне можно назвать внутренними), только по месту нахождения его исполнительного органа в порядке и в течение сроков, которые установлены федеральным органом исполнительной власти по рынку ценных бумаг. Специальные нормы о реестре акционеров составляют исключение из общего правила. Реестр может вести другая специализированная организация по договору.

Вопрос о месте нахождения юридического лица крайне важен для организации. От места нахождения зависит место регистрации и место постановки на налоговый учет. Кроме того, необходимо учитывать следующее.

Круглая печать ООО должна содержать указание на место нахождения общества (ст.2 Закона N 14-ФЗ). То же правило повторено в ст.2 Закона N 208-ФЗ.

Место нахождения организации должно быть указано в следующих документах, которыми оформляются результаты общего собрания учредителей: сообщения о проведении общего собрания акционеров (ст.52 Закона N 208-ФЗ); бюллетень для голосования (ст.60 Закона N 208-ФЗ). Отметим, что в случае спора учредителей между собой (правомерности решения общего собрания учредителей) будет иметь значение, правильно ли были оформлены данные документы. Если интересы акционеров на общем собрании акционеров представляет доверенное лицо, то в доверенности на голосование должен быть указан адрес этого доверенного лица (ст.57 Закона N 208-ФЗ). Аналогичное правило закреплено в Законе N 14-ФЗ.

Место расположения акционерного общества указывается в документах, оформляющих куплю-продажу акций. В предложении акционерам о приобретении у них акций лицом, которое до этого приобрело 30% и более обыкновенных акций общества, должен содержаться адрес или место нахождения этого юридического лица (ст.80 Закона N 208-ФЗ).

Если в договоре не указано место его заключения, то договор признается заключенным в месте нахождения юридического лица, направившего оферту (ст.444 ГК РФ).

Если место исполнения не определено законом, иными правовыми актами или договором, не явствует из обычаев делового оборота или существа обязательства, то исполнение должно быть произведено (ст.316 ГК РФ):

по денежному обязательству: если кредитором является юридическое лицо - в месте его нахождения в момент возникновения обязательства; если кредитор к моменту исполнения обязательства изменил место нахождения и известил об этом должника - в новом месте нахождения кредитора с отнесением на счет кредитора расходов, связанных с переменой места исполнения;

по всем другим обязательствам: если должником является юридическое лицо - в месте его нахождения.

Если место передачи товара договором розничной купли-продажи по образцам или заключенного с условием о его доставке покупателю не определено, то договор считается исполненным с момента доставки товара покупателю по месту нахождения юридического лица - покупателя (ст.ст.497, 499 ГК РФ).

По общему правилу (при судебных спорах) иск предъявляется в арбитражный суд субъекта Российской Федерации по месту нахождения или месту жительства ответчика (ст.35 Арбитражно-процессуального кодекса Российской Федерации от 24.07.2002 N 95-ФЗ, АПК РФ). В соответствии со ст.121 АПК РФ лица, участвующие в деле, и иные участники арбитражного процесса извещаются арбитражным судом о времени и месте судебного заседания или проведения отдельного процессуального действия путем направления копии судебного акта. Извещения направляются арбитражным судом по адресу, указанному лицом, участвующим в деле, либо по месту нахождения организации (филиала, представительства юридического лица, если иск возник из их деятельности). Место нахождения организации определяется местом ее государственной регистрации, если в соответствии с федеральным законом в учредительных документах не установлено иное.

Но, даже если копия судебного акта, направленная арбитражным судом по последнему известному суду месту нахождения организации, не вручена в связи с отсутствием адресата по указанному адресу, о чем орган связи проинформировал арбитражный суд, это все равно будет считаться надлежащим извещением (ст.123 АПК РФ). Дело будет, скорее всего, рассмотрено без этого лица. Так что добросовестному предпринимателю (юридическому лицу) выгодно своевременно оформлять изменения в учредительных документах в связи с изменением своего места расположения, подавать сведения в налоговые органы об этом. В ином случае может оказаться, что судебное дело будет рассмотрено и без него на вполне законных основаниях, причем он, например, не сможет использовать правила исковой давности.

Остановимся на том, что влечет за собой несовпадение юридического адреса (адреса, указанного в учредительных документах) и фактического расположения организации (адреса, по которому находятся работники организации).

В соответствии со ст.11 НК РФ обособленное подразделение организации - любое территориально обособленное от нее подразделение, по месту нахождения которого оборудованы стационарные рабочие места <*>. Признание обособленного подразделения организации таковым производится независимо от того, отражено или не отражено его создание в учредительных или иных организационно-распорядительных документах организации, и от полномочий, которыми наделяется указанное подразделение. При этом рабочее место считается стационарным, если оно создается на срок более одного месяца.

     
   ————————————————————————————————
   

<*> Следует обратить внимание на то, что понятие "рабочие места" используется во множественном числе. В судебной практике известны случаи, когда удавалось выигрывать у налоговых органов дела, если обособленное подразделение состояло всего из одного человека.

Статья 55 ГК РФ устанавливает, что филиал может выполнять любую деятельность, предусмотренную в уставе организации (в том числе и производство), представительство создается только для представительских функций. Создание и филиала, и представительства должно быть отражено в уставе организации. Филиал и представительство действуют на основании положения о них. Руководители представительства или филиала действуют на основании доверенности. Место нахождения организации по фактическому адресу (расположение рабочих мест), если юридический адрес (расположение руководящих органов организации) с ним не совпадает, и есть "обособленное подразделение организации".

В соответствии со ст.83 НК РФ организация должна встать на учет в налоговых органах также и по месту нахождения каждого из ее обособленных подразделений, причем постановка на учет в налоговом органе в качестве налогоплательщика организации осуществляется независимо от наличия обстоятельств, с которыми НК РФ связывает возникновение обязанности по уплате того или иного налога.

Если у организации есть сомнения, что считать местонахождением обособленного подразделения и в какую из налоговых инспекций следует подавать заявление о постановке на учет, решение должен принять налоговый орган (п.9 ст.83 НК РФ). В любом случае организация должна сообщать в налоговые органы о создании каждого обособленного подразделения в соответствии с п.2 ст.23 НК РФ, при этом не имеет значения, создан ли филиал на территории, где организация уже состоит на учете, или в другом месте.

Нарушение налогоплательщиком установленного срока подачи заявления о постановке на учет в налоговом органе влечет применение налоговой ответственности, предусмотренной ст.116 НК РФ. Ведение организацией деятельности без постановки на учет влечет применение ответственности, установленной ст.117 НК РФ.

Еще одно нарушение при исследовании месторасположения организации заключается в том, что организация использует адрес без документов или использует документы, содержащие определенные юридические пороки. К документам, подтверждающим право на адрес, относятся договор аренды помещения, свидетельство о праве собственности на помещение, гарантийное письмо.

По договору аренды нежилых помещений арендодатель обязуется передать во временное владение и пользование или во временное пользование арендатору здание или сооружение (ст.650 ГК РФ). К договорам аренды нежилых помещений должны применяться правила, касающиеся договоров зданий и сооружений. Аргументация этого дана в Информационном письме Президиума Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации от 01.06.2000 N 53. Договор аренды нежилого помещения должен быть заключен в письменной форме путем составления одного документа, подписанного сторонами. Хотя, как известно, в соответствии с нормами ст.434 ГК РФ договор в письменной форме может быть заключен путем обмена документами посредством почтовой, телеграфной, телетайпной, телефонной, электронной или иной связи, позволяющей достоверно установить, что документ исходит от стороны по договору. При заключении договора аренды нежилого помещения данный вариант письменного заключения договора не допускается.

Несоблюдение формы договора аренды нежилого помещения влечет его недействительность. Это - тоже более жесткое правило по сравнению с общим. При несоблюдении письменной формы договора сделка купли-продажи товара или поставки может считаться действительной, но при обращении в случае спора в суд стороны смогут сослаться в подтверждение сделки и ее условий на свидетельские показания, хотя и будут иметь право приводить письменные и другие доказательства (например, представить суду полученную по договору некачественную продукцию). При несоблюдении формы договора аренды нежилого помещения договор признается ничтожным.

Договор аренды нежилого помещения, заключенный на срок не менее года, подлежит государственной регистрации и считается заключенным с момента такой регистрации.

Для бухгалтера соблюдение или несоблюдение правил о форме договора аренды, его регистрации означает, что бухгалтер может отнести в состав затрат, уменьшающих налогооблагаемую базу по налогу на прибыль, расходы, связанные с договором аренды, заключенным на срок до одного года, только если договор заключен в письменной форме; если договор заключен сроком на год и более - то только после даты его государственной регистрации.

В договоре аренды должны быть указаны данные, позволяющие определенно установить имущество, подлежащее передаче арендатору в качестве объекта аренды. При отсутствии этих данных в договоре условие об объекте, подлежащем передаче в аренду, считается не согласованным сторонами, а соответствующий договор не считается заключенным (ст.607 ГК РФ). Если договор не заключен, то расходы по нему не уменьшают налогооблагаемую прибыль. Поэтому бухгалтер должен проконтролировать, чтобы указанное в договоре помещение было поименовано как можно более конкретно (адрес, этаж, номера комнат, площадь), а лучше, чтобы к договору была приложена копия поэтажного плана помещения.

Следующий тонкий момент связан с тем, что право сдачи имущества в аренду принадлежит его собственнику. Арендодателями могут быть также лица, управомоченные законом или собственником сдавать имущество в аренду (ст.608 ГК РФ). Поэтому, прежде чем заключить договор, желательно попросить у арендодателя копию свидетельства о праве собственности на данное помещение (надлежащим образом оформленный договор аренды). Нельзя взять помещение в аренду у субарендатора, если в первоначальном договоре аренды указано, что арендатор не имеет права сдавать помещение в субаренду. Если иное не предусмотрено договором аренды, то прекращение договора аренды влечет прекращение заключенного в соответствии с ним договора субаренды (ст.618 ГК РФ).

Особенно осторожным следует быть при аренде у государственных или муниципальных учреждений. Как правило, все они являются только балансодержателями помещений, а управомоченным органом является Минимущество России (Департамент имущества Москвы). Есть, конечно, исключения, например, государственные высшие учебные заведения могут сдавать помещения в аренду без согласия Минимущества России на основании ст.27 Федерального закона от 22.08.1996 N 125-ФЗ "О высшем и послевузовском профессиональном образовании" (с изменениями и дополнениями от 10.07.2000, 07.08.2000, 27.12.2000, 30.12.2001, 25.06.2002, 24.12.2002, 10.01.2003, 05.04.2003, 07.07.2003).

Договор аренды помещения должен предусматривать размер арендной платы. При отсутствии согласованного сторонами в письменной форме условия о размере арендной платы договор аренды здания или сооружения считается незаключенным (ст.654 ГК РФ). Нередко бывает, что во время действия договора увеличивается арендная плата. Это событие можно назвать изменением договора, и, если договор зарегистрирован в государственных органах, это изменение также должно быть зарегистрировано (ст.452 ГК РФ). В противном случае суммы увеличения арендной платы не могут быть приняты для уменьшения налогооблагаемой прибыли.

Наконец, передача помещения арендодателем и принятие его арендатором осуществляются по передаточному акту или иному документу о передаче, подписываемому сторонами (ст.655 ГК РФ). При прекращении договора необходимо составить акт, подтверждающий возвращение арендодателю помещения.

Заметим, что при составлении договора аренды помещения, которое будет использовано организацией под офис, можно указать, что предполагается использовать данное помещение в том числе для размещения постоянно действующего исполнительного органа. Тогда вопросов о законности места нахождения юридического лица (использования арендованного помещения в качестве юридического адреса) не возникнет.

Нам представляется, что пользование юридическим адресом без документов может повлечь за собой налоговые санкции за недоплату налога на прибыль. В соответствии с п.3 ст.423 ГК РФ договор предполагается возмездным, если из закона, иных правовых актов, содержания или существа договора не вытекает иное, а согласно п.8 ст.250 НК РФ с 1 января 2002 г. внереализационными доходами налогоплательщика признаются, в частности, доходы в виде безвозмездно полученного имущества (работ, услуг) или имущественных прав. Поэтому налоговые органы могут посчитать, что данная услуга (предоставление юридического адреса) приносит доход организации, и доначислить налог на прибыль.

Наличие помещения, но отсутствие договора на предоставление помещения влечет за собой признание предоставления данного имущества в качестве внереализационного дохода организации в соответствии с п.8 ст.250 НК РФ. Следовательно, организация имеет недоплату в бюджет по налогу на прибыль. При получении безвозмездно имущества (работ, услуг) оценка доходов осуществляется исходя из рыночных цен, определяемых с учетом положений ст.40 НК РФ, но не ниже остаточной стоимости - по амортизируемому имуществу и затрат на производство (приобретение) - по товарам (работам, услугам). Информация о ценах должна быть подтверждена налогоплательщиком - получателем имущества (работ, услуг) документально или путем проведения независимой оценки.

Однако возможно, что расходы по оплате телефонной связи (другие подобные расходы, например установка кондиционеров, покупка компьютеров, мебели и т.п.) могут быть сняты из затратной части, уменьшающей налогооблагаемую базу по налогу на прибыль, так как нет документов, подтверждающих правомерность пользования услугами телефонной связи (установки и использования компьютеров, кондиционеров и т.д.).

Некоторые специалисты при исследовании вопроса о безвозмездном использовании имущества ссылаются на п.7 ст.3 НК РФ, согласно которому все неустранимые сомнения и противоречия трактуются в пользу налогоплательщика, и утверждают, что бесплатное предоставление (получение) имущества не является оказанием (получением) услуги, и поэтому ни НДС, ни внереализационные доходы у пользователя помещения не возникают. По нашему мнению, подобная ситуация спорна. Лучше избегать судебных споров, так как в любом случае это неизбежно приводит к дополнительным судебным издержкам организации.

Следует обратить внимание на необходимость правильного оформления использования помещений при некоторых видах лицензируемой деятельности. Например, в Положении о лицензировании деятельности по строительству зданий и сооружений I и II уровней ответственности в соответствии с государственным стандартом (утверждено Постановлением Правительства Российской Федерации от 21.03.2002 N 174) в качестве одного из требований лицензирования указывается необходимость наличия у юридического лица принадлежащих ему на праве собственности или на ином законном основании зданий, помещений, строительных машин, транспортных средств, механизированного и ручного инструмента, технологической оснастки, передвижных энергетических установок, средств обеспечения безопасности, средств контроля и измерений. Если организация не имеет на законном основании здания, другого помещения, то это затруднит получение лицензии, а если лицензия выдана, то может повлечь за собой аннулирование выдачи лицензии.

Необходимость наличия склада и специального оборудования для организации, занимающейся деятельностью по заготовке и реализации лома цветных металлов, предусмотрена в Положении о лицензировании заготовки, переработки и реализации лома цветных металлов, утвержденном Постановлением Правительства Российской Федерации от 23.07.2002 N 552.

Говоря об адресах, принадлежащих организации, необходимо обратить внимание организации на то, что в некоторых договорах поставки указывается адрес доставки (адрес склада), а договора аренды склада не существует. Какие налоговые риски подобная ситуация может повлечь за собой, было рассмотрено выше. Кроме того, это может быть расценено как передача за аренду склада наличных денежных средств.

При оформлении договора аренды склада следует учитывать, что аренда склада на срок год и более должна быть зарегистрирована в государственных органах; если на складе планируется организация рабочих мест, то возникает обособленное подразделение и, следовательно, необходимость постановки его на налоговый учет.

Если организация имеет склад, то она должна обеспечить складской учет. Документы при этом оформляются в соответствии с Постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 N 132 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету торговых операций".

Если организация заключает договор хранения товара с другой организацией, то она должна использовать формы первичной документации, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 09.08.1999 N 66 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету продукции, товарно-материальных ценностей в местах хранения".

О.В.Попова

Ведущий аудитор

ООО "Финаудитсервис"

Подписано в печать

15.01.2004

     
   ——————————————————————————————————————————————————————————————————
————————————————————
——