"Главбух", N 2, 2004

НОВАЯ ФОРМА ТРУДОВОЙ КНИЖКИ

С 2004 г. организации должны заполнять трудовые книжки по новым правилам. Причем речь идет не только о тех книжках, которые будут оформляться впервые и на новых бланках. Касается это и старых трудовых книжек. Новые правила Минтруд России изложил в своем Постановлении от 10 октября 2003 г. N 69. Кроме того, с 2004 г. вводятся новые формы документов, в которых учитывают бланки трудовых книжек. Наш материал поможет разобраться во всех нововведениях, а также решить старые проблемы, возникающие при заполнении трудовых книжек.

В каких случаях оформляется новая трудовая книжка?

Вообще трудовые книжки фирма должна вести по сотрудникам, которые отвечают двум условиям. Первое - данная организация является для них основным местом работы. Второе - сотрудник проработал здесь свыше пяти дней. Это правило установлено ст.66 Трудового кодекса РФ.

Что касается новых трудовых книжек, то сейчас их надо заводить для тех, кто начал работать только в 2004 г. Если же у работника уже есть трудовая книжка, обмену она не подлежит. Но записи в нее нужно вносить по новым правилам.

Кроме того, предприятие должно завести работнику новую книжку в том случае, если старая потеряна. Разумеется, тогда сотруднику придется восстанавливать документы, подтверждающие его стаж. Для этого подойдут справки с предыдущих мест работы или же копия трудовой книжки. В новой трудовой книжке в этой ситуации надо указать, сколько лет, месяцев и дней проработал человек. Уточнять, в каких организациях он трудился, не нужно. Об этом сказано в п.7.2 Постановления N 69.

Как заполнять трудовые книжки

согласно новым правилам

В трудовой книжке делаются записи о приеме сотрудника на работу (даже если ему еще предстоит пройти испытательный срок) и увольнении, сведения о награждении и учебе. Рассмотрим, как оформлять книжку во всех этих случаях.

Прием на работу

Допустим, нужно оформить новую трудовую книжку. Сначала заполняют титульный лист. Здесь указывают сведения о работнике - его фамилия, имя, отчество и дата рождения. Инструкция позволяет вносить такие данные на основании любого документа, удостоверяющего личность, в том числе военного билета, загранпаспорта, водительских прав. Напомним: ранее подобные сведения можно было брать только из паспорта или свидетельства о рождении.

На титульном листе книжки записывают также сведения об образовании, профессии и специальности. Как и раньше, это делается на основании документов об образовании и квалификации (диплома, аттестата, свидетельства), "заверенных надлежащим образом", - так говорится в п.2.1 Инструкции N 69. Что это значит, нам разъяснили в Минтруде России. Здесь имеется в виду, что записи об образовании надо вносить только на основании оригиналов документов. Исключение - случаи, когда бумаги потеряны. Тогда можно использовать копии, заверенные в образовательном учреждении. Еще годятся копии, которые заверены на предыдущем месте работы, куда в свое время сотрудник предъявлял оригиналы документов.

И наконец, на титульном листе следует поставить печать предприятия. Сам работник и кадровик, который отвечает за ведение трудовой книжки, ставят здесь свои подписи.

Теперь перейдем к самой книжке, разделу "Сведения о работе". При приеме на работу сотрудник кадровой службы должен указать не только полное наименование организации, но и сокращенное (если такое есть). В графе 1 ставят порядковый номер записи, а в графе 2 - дату, когда ее внесли. Как мы уже сказали, трудовая книжка оформляется после того, как человек проработал в организации более пяти дней. Но при этом в книжке записывают дату, указанную в приказе о приеме на работу. Сама запись приводится в графе 3. А в графе 4 трудовой книжки дают ссылку на документ, на основании которого делается запись.

Оговорим такую довольно распространенную ситуацию. Фирма оформила приказ о приеме человека на работу. Потом он принес трудовую книжку. В этот момент выяснилось, что сначала данная организация приняла человека, а только потом он уволился с предыдущего места работы. Как следует поступить в этом случае? Мы советуем приказом оформить сотрудника на несколько дней по совместительству. Затем издать приказ об увольнении работника. И сразу же выписать третий приказ - о приеме его на основную работу. На основании данного документа внести запись в трудовую книжку.

Работа по совместительству

А как заполнять книжку, если человек трудится в организации на условиях совместительства? В этом случае делать записи необязательно. Но если сотрудник хочет, чтобы в книжке была указана работа по совместительству, то нужно поступить таким образом. Человеку выдают копию приказа о приеме на работу по совместительству. Он относит эту бумагу в организацию, которая является основным местом работы. Там и будет внесена запись в трудовую книжку. Об этом сказано в ст.66 Трудового кодекса РФ.

Сведения об учебе

Если работник получает еще одну профессию, это также необходимо отразить в его трудовой книжке. Запись делают на основании диплома или удостоверения. При этом указывают название профессии и присвоенный разряд. Время обучения в книжке не указывают.

Награждение работника

Раздел "Сведения о награждении" должна заполнять та организация, где находится трудовая книжка. Здесь все как обычно: сотрудник кадровой службы пишет полное название предприятия-работодателя и сокращенное, если оно есть. Указывают порядковый номер записи, дату. Делают саму запись (кто наградил работника, за какие достижения и какими наградами) и приводят ссылки на документы.

Увольнение работника

При прекращении трудового договора надо указывать соответствующие статьи Трудового кодекса и пункты этих статей. Тут до сих пор перед организациями стояла такая проблема. Случаи, когда прекращается трудовой договор, перечислены в ст.77 Трудового кодекса РФ. Однако детально эти ситуации описываются в ст.ст.78 - 84. Как быть? Это наконец-то разъяснила Инструкция N 69.

В целом действует такое правило: ссылаться нужно на соответствующий пункт ст.77 Трудового кодекса РФ. Так, если работник увольняется по собственному желанию, основанием является п.3 ст.77 Трудового кодекса РФ. Есть только два исключения - при увольнении по инициативе работодателя нужно сослаться на соответствующий пункт ст.81 Трудового кодекса РФ. Если же сотрудник увольняется по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон, кадровик укажет один из пунктов ст.83.

Пример. Волков Семен Федорович 19 января 2004 г. устроился на работу в ООО "Северянка" токарем 3-го разряда. В этот же день руководитель организации подписал приказ N 7 о приеме Волкова на работу. Петрова А.М., начальник отдела кадров, внесла записи в трудовую книжку Волкова.

В марте 2004 г. Волков устроился по совместительству на работу в ООО "Фокус". При этом он захотел, чтобы в его трудовую книжку внесли соответствующую запись. Для этого Волков принес в ООО "Северянка" копию приказа о приеме на работу в ООО "Фокус" по совместительству (N 20 от 2 марта 2004 г.).

В сентябре 2004 г. Волков прошел переподготовку в ООО "Северянка" и получил вторую профессию - механика 3-го разряда. Получение новой профессии подтверждает удостоверение от 13 сентября 2004 г. N 15.

В ноябре Волков подал в ООО "Северянка" заявление об увольнении по собственному желанию. Приказом N 115 от 15 ноября 2004 г. он был уволен с работы на основании п.3 ст.77 Трудового кодекса РФ.

В трудовую книжку были внесены следующие записи.

     
   ———————T————————————————T———————————————————————T—————————————————¬
   |   N  |      Дата      |  Сведения о приеме на |  Наименование,  |
   |записи+—————T—————T————+  работу, переводе на  |   дата и номер  |
   |      |число|месяц| год|   другую постоянную   |  документа, на  |
   |      |     |     |    | работу, квалификации, |    основании    |
   |      |     |     |    |увольнении (с указанием| которого внесена|
   |      |     |     |    |  причин и ссылкой на  |      запись     |
   |      |     |     |    | статью, пункт закона) |                 |
   +——————+—————+—————+————+———————————————————————+—————————————————+
   |   1  |       2        |           3           |        4        |
   +——————+—————T—————T————+———————————————————————+—————————————————+
   |      |     |     |    |Общество с ограниченной|                 |
   |      |     |     |    |ответственностью (ООО) |                 |
   |      |     |     |    |"Северянка"            |                 |
   +——————+—————+—————+————+———————————————————————+—————————————————+
   |   1  |  19 |  01 |2004|Принят на работу       |Приказ от        |
   |      |     |     |    |токарем 3—го разряда   |19.01.2004 N 7   |
   +——————+—————+—————+————+———————————————————————+—————————————————+
   |   2  |  02 |  03 |2004|Принят на работу по    |Приказ от        |
   |      |     |     |    |совместительству в     |02.03.2004 N 20  |
   |      |     |     |    |Общество с ограниченной|                 |
   |      |     |     |    |ответственностью (ООО) |                 |
   |      |     |     |    |"Фокус" токарем        |                 |
   |      |     |     |    |3—го разряда           |                 |
   +——————+—————+—————+————+———————————————————————+—————————————————+
   |   3  |  13 |  09 |2004|Установлена вторая     |Удостоверение от |
   |      |     |     |    |профессия "механик" с  |13.09.2004 N 15  |
   |      |     |     |    |присвоением            |                 |
   |      |     |     |    |3—го разряда           |                 |
   +——————+—————+—————+————+———————————————————————+—————————————————+
   |   4  |  15 |  11 |2004|Уволен по собственному |Приказ от        |
   |      |     |     |    |желанию, п.3 ст.77     |15.11.2004 N 115 |
   |      |     |     |    |Трудового кодекса      |                 |
   |      |     |     |    |Российской Федерации   |                 |
   +——————+—————+—————+————+———————————————————————+—————————————————+
   |      |     |     |    |Начальник отдела кадров|                 |
   |      |     |     |    |Петрова А.М. (подпись) |                 |
   +——————+—————+—————+————+———————————————————————+—————————————————+
   |      |     |     |    |М.П.                   |                 |
   L——————+—————+—————+————+———————————————————————+——————————————————
   

Исправления и сокращения

Записи в трудовой книжке зачеркивать нельзя. Поэтому исправляют ошибки таким образом. Под неправильной записью ставят следующий порядковый номер и дату. Затем пишут, что запись за предыдущим номером недействительна. После этого вносят правильную запись. При этом указывают дату и номер приказа, на основании которого она делается.

В трудовой книжке исправление выглядит таким образом:

     
   ———————T—————T—————T————T———————————————————————T—————————————————¬
   |  ... | ... | ... | ...|          ...          |       ...       |
   +——————+—————+—————+————+———————————————————————+—————————————————+
   |   3  |  05 |  01 |2004|Уволен по собственному |Приказ от        |
   |      |     |     |    |желанию, п.4 ст.77     |05.01.2004 N 3   |
   |      |     |     |    |Трудового кодекса      |                 |
   |      |     |     |    |Российской Федерации   |                 |
   +——————+—————+—————+————+———————————————————————+—————————————————+
   |   4  |  05 |  01 |2004|Запись за номером 3    |                 |
   |      |     |     |    |недействительна        |                 |
   +——————+—————+—————+————+———————————————————————+—————————————————+
   |   5  |  05 |  01 |2004|Уволен по собственному |Приказ от        |
   |      |     |     |    |желанию, п.3 ст.77     |05.01.2004 N 3   |
   |      |     |     |    |Трудового кодекса      |                 |
   |      |     |     |    |Российской Федерации   |                 |
   L——————+—————+—————+————+———————————————————————+——————————————————
   

Если же нужно исправить запись об увольнении или переводе сотрудника, то нужно действовать так. Указать, какая запись недействительна. Затем написать "восстановлен на прежней работе". Запись в трудовой книжке будет выглядеть так:

     
   ———————T—————T—————T————T———————————————————————T—————————————————¬
   |  ... | ... | ... | ...|          ...          |       ...       |
   +——————+—————+—————+————+———————————————————————+—————————————————+
   |   4  |  20 |  01 |2004|Уволен по собственному |Приказ от        |
   |      |     |     |    |желанию, п.3 ст.77     |20.01.2004 N 5   |
   |      |     |     |    |Трудового кодекса      |                 |
   |      |     |     |    |Российской Федерации   |                 |
   +——————+—————+—————+————+———————————————————————+—————————————————+
   |   5  |  21 |  01 |2004|Запись за номером 4    |Приказ от        |
   |      |     |     |    |недействительна,       |21.01.2004 N 6   |
   |      |     |     |    |восстановлен на прежней|                 |
   |      |     |     |    |работе                 |                 |
   L——————+—————+—————+————+———————————————————————+——————————————————
   

Однако в этом случае работник вправе потребовать дубликат трудовой книжки без ошибочной записи. Тогда в правом верхнем углу первой страницы дубликата делается надпись "Дубликат". На титульном листе прежней трудовой книжки пишут "Взамен выдан дубликат" и указывают его серию и номер.

А вот на титульном листе зачеркивания допускаются. При смене фамилии, имени, отчества исправления в титульный лист вносятся на основании документов - паспорта, свидетельства о рождении, браке, расторжении брака. Когда же сотрудник получил дополнительное образование, новые сведения просто дописывают (на основании диплома или свидетельства) в титульный лист рядом со старыми. При этом название, номер и дату документов, на основании которых вносятся изменения, указывают на внутренней стороне обложки трудовой книжки.

Сокращения теперь делать в трудовой книжке запрещено. Скажем, нельзя писать "пр." вместо "приказ", "расп." вместо "распоряжение" или "пер." вместо "переведен". Даты следует записывать тоже полностью, например 20.01.2004.

Учет трудовых книжек

Кадровая служба по-прежнему обязана вести так называемую приходно-расходную книгу по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним. Однако теперь у этой книги новая форма, которая утверждена Инструкцией N 69. В приходно-расходной книге указывают серию и номер каждого бланка трудовой книжки, а также его стоимость.

Инструкцией N 69 утверждена форма еще одного документа - книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ней. Здесь работник кадровой службы также покажет серию и номер трудовой книжки (и вкладыша). В данной книге отражают прием сотрудника на работу: указывают дату и номер приказа, на основании которого принят человек. При увольнении в книгу также вносится запись. А именно: ставят дату выдачи книжки на руки сотруднику, а он, в свою очередь, подтверждает это своей подписью.

Е.А.Савина

Эксперт журнала "Главбух"

Подписано в печать

14.01.2004

     
   ——————————————————————————————————————————————————————————————————
————————————————————
——