"Бухгалтерский учет и налоги в торговле и общественном питании", N 1, 2004

УЧЕТ И РАСЧЕТЫ ПО ДЕПОНИРОВАННЫМ

СУММАМ ЗАРАБОТНОЙ ПЛАТЫ

Не полученная работниками предприятий торговли и общественного питания в установленный срок заработная плата считается депонированной, должна учитываться отдельно и выдаваться по первому требованию их получателям.

В соответствии с п.9 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного Решением Совета директоров Центробанка России 22 сентября 1993 г. N 40, организации имеют право хранить в своих кассах наличные денежные средства сверх установленных лимитов только для оплаты труда, выплаты пособий по государственному социальному страхованию и стипендий не свыше трех рабочих дней (для организаций, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях - до пяти дней), включая день получения наличных денег в банке.

По истечении указанных сроков кассир обязан:

1) в платежной (расчетно-платежной) ведомости против фамилии лиц, которым не произведены выплаты заработной платы, пособий по социальному страхованию или стипендий, поставить штамп или сделать отметку от руки "Депонировано";

2) составить реестр депонированных сумм;

3) в конце ведомости сделать надпись о фактически выплаченных и подлежащих депонированию суммах, сверить их с общим итогом по ведомости и скрепить надпись своей подписью (если деньги выдавались не кассиром, а другим лицом, то на ведомости дополнительно делается надпись: "Деньги по ведомости выдавал (подпись)");

4) записать в кассовую книгу фактически выплаченную сумму и поставить на ведомости штамп "Расходный кассовый ордер N ___".

Депонированные суммы заработной платы на следующий день, после истечения сроков их хранения, должны быть сданы на расчетный счет предприятия, открытый в учреждении банка. На сданные суммы оформляется расходный кассовый ордер (форма N КО-2), форма которого утверждена Постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. N 88 "Об утверждении Унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации".

Таким образом, депонирование производится только по тем суммам, по которым наличные средства, предназначенные для выдачи работникам, были получены в учреждении банка, но не выплачены по причине отсутствия работника на работе, неприбытия его для получения либо в случае, когда работник отказался получать деньги. При этом причины, по которым средства не получены, значения не имеют.

В бухгалтерском учете для учета сумм депонированной заработной платы предназначен отдельно открываемый к счету 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами" субсчет "Расчеты по депонированным суммам".

Исходя из этого, при закрытии расчетно-платежной (платежной) ведомости суммы невыплаченной заработной платы отражаются в учете записью по дебету счета 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" и кредиту счета 76, субсчет "Расчеты по депонированным суммам".

Пример 1. Всего за октябрь 2003 г. работникам торговой организации по отдельной расчетно-платежной ведомости начислено заработной платы на сумму 256 000 руб.

Из начисленной суммы заработной платы произведены удержания на сумму 38 100 руб., в том числе:

- налог на доходы - 31 200 руб.;

- алименты - 5700 руб.;

- удержания в счет возмещения ущерба, причиненного недостачей имущества, - 1200 руб.;

- аванс, выданный 16 октября 2003 г. за первую половину месяца, - 52 000 руб.

Всего к выдаче на руки согласно ведомости - 165 900 руб.

В бухгалтерском учете до даты выплаты заработной платы за вторую половину октября 2003 г. (например, до 5 ноября) должны быть оформлены следующие записи по счетам учета:

дебет счета 44 "Расходы на продажу" кредит счета 70 - 256 000 руб. - сумма начисленной заработной платы за вторую половину октября 2003 г.;

дебет счета 44 кредит счета 69 "Расчеты по социальному страхованию и обеспечению" - 91 648 руб. (256 000 руб. - 35,8%) - отчисления с начисленной заработной платы в виде единого социального налога (размер отчислений - 35,6 процента, для целей примера примем, что предприятие не пользуется правом на использование "регрессивной" шкалы налогообложения), страховых взносов на обязательное пенсионное страхование (в составе единого социального налога) и страховых взносов на обязательное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (размер отчислений - 0,2 процента согласно Федеральному закону от 27 декабря 2002 г. N 183-ФЗ "О страховых тарифах на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний", а также Постановлению Правительства РФ от 31 августа 1999 г. N 975 "Об утверждении Правил отнесения отраслей (подотраслей) экономики к классу профессионального риска" (в редакции изменений и дополнений), согласно которому предприятия торговли и общественного питания отнесены к 1 классу профессионального риска);

дебет счета 70 кредит счета 68 "Расчеты по налогам и сборам", субсчет "Расчеты по налогу на доходы физических лиц" - 31 200 руб. - налог с доходов, причитающийся к уплате по принадлежности с сумм заработной платы за отчетный месяц;

дебет счета 70 кредит счета 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям", субсчет "Расчеты по возмещению вреда" - 1200 руб. - сумма, причитающаяся к удержанию с работников организации в возмещение вреда;

дебет счета 70 кредит счета 76, субсчет "Расчеты по алиментам" - 5700 руб. - сумма алиментов, подлежащая к удержанию с заработной платы работников организации за отчетный месяц.

За вычетом суммы аванса, выданного 16 октября 2003 г. за первую половину месяца (при выдаче была оформлена запись по дебету счета 70 и кредиту счета 50), кредитовое сальдо по счету 70 составит 165 900 руб. (256 000 руб. - 31 200 руб. - 1200 руб. - 5700 руб. - 52 000 руб. ), что равно графе "К выдаче на руки" расчетно-платежной ведомости.

В установленный для выдачи заработной платы за вторую половину месяца день (5 ноября 2003 г.) в учреждении банка получены наличные средства для выплаты заработной платы.

До 10 ноября одним из работников заработная плата не получена.

Показатели по данному работнику согласно расчетно-платежной ведомости:

- начислена заработная плата - 2400 руб.;

- удержан налог на доходы - 221 руб.;

- удержаны алименты на содержание несовершеннолетнего ребенка - 545 руб.;

- сумма аванса, выданного 16 октября 2003 г. за первую половину месяца, - 500 руб.

Причитается к выдаче на руки - 1134 руб.

При закрытии расчетно-платежной ведомости в бухгалтерском учете должны быть оформлены следующие записи по счетам учета:

дебет счета 70 кредит счета 50 "Касса" - 164 766 руб. (165 900 руб. - 1134 руб.) - сумма выданной заработной платы за текущий месяц;

дебет счета 70 кредит счета 76, субсчет "Расчеты по депонированным суммам" - 1134 руб. - суммы невыданной заработной платы отнесены на депонент.

Таким образом, депонированию подлежат не начисленные суммы заработной платы в пользу работников, не получивших ее вовремя, а суммы, причитающиеся к выплате им на руки (графа 20 "Сумма, к выплате" расчетно-платежной ведомости (форма N Т-49, утвержденная Постановлением Госкомстата России от 6 апреля 2001 г. N 26 "Об утверждении Унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты"); графа 4 "Сумма, руб." платежной ведомости (форма N Т-53, утвержденная тем же Постановлением Госкомстата России).

Следует также заметить, что если предприятие торговли или общественного питания организация задерживает выплату заработной платы или производит частичную выдачу заработной платы, невыданные суммы к депонированным не относятся.

Для отнесения сумм к депонированным необходим тот факт, что заработная плата выдавалась всем сотрудникам, но не была выдана отдельным из них, отсутствующим по каким-либо причинам в то время, когда в организации была организована выдача заработной платы.

Если общеустановленные сроки для выплаты заработной платы наступили, заработная плата начислена, а средства для выплаты заработной платы по каким-либо причинам (в том числе отсутствие временно свободных средств) в учреждении банка не получены, то не выплаченные в установленный срок суммы заработной платы депонироваться не должны.

Напомним, что согласно ст.136 ТК РФ заработная плата выплачивается не реже чем каждые полмесяца в день, установленный правилами внутреннего трудового распорядка организации, коллективным договором или непосредственно трудовым договором, заключенным с работником.

Оплата отпуска в соответствии с положениями той же ст.136 ТК РФ должна производиться не позднее чем за три дня до его начала.

При увольнении работника выплата всех причитающихся в окончательный расчет сумм заработной платы производится в день увольнения работника (ст.140 ТК РФ). Если работник в день увольнения не работал, то соответствующие суммы должны быть выплачены не позднее следующего дня после предъявления уволенным работником требования о расчете.

В случае оспаривания работником сумм, начисленных ему в окончательный расчет при расторжении трудового договора, работодатель обязан в день увольнения выплатить не оспариваемую работником сумму.

Если организацией получены наличные средства для оплаты отпуска или производства окончательных расчетов при увольнении работника, а в установленный срок (с соблюдением трехдневного срока для выплаты) работник не явился за получением заработной платы, то невыданные суммы заработной платы также должны быть отнесены к депонированным.

Суммы депонированной заработной платы после закрытия расчетно-платежной ведомости подлежат сдаче на расчетный счет организации. При этом на сданные суммы составляется отдельный расходный кассовый ордер и оформляется запись по дебету счета 51 и кредиту счета 50.

При сдаче таких средств на расчетный счет в назначении платежа указывается "депонированная заработная плата", что обязывает банковское учреждение учитывать данные средства отдельно.

Не востребованная работниками депонированная заработная плата хранится до истечения срока исковой давности, то есть в течение трех лет, и выдается по первому требованию работника.

Выдача депонированных сумм отдельным работникам наличными осуществляется по расходному кассовому ордеру, а если получателей несколько, то может составляться отдельная платежная ведомость.

При выдаче денег отдельному лицу кассир требует предъявления паспорта или иного документа, удостоверяющего личность. Наличные денежные средства выдаются только лицу, указанному в расходном кассовом ордере или ведомости. В случае если депонированные суммы выдаются по доверенности, в ордере указываются фамилия, имя и отчество получателя и лица, которому доверено получение денег, а в ведомости перед распиской получателя кассир производит надпись "По доверенности". Оформленная в установленном порядке доверенность остается у кассира, который прилагает ее к расходному кассовому ордеру или ведомости.

Для погашения сумм заработной платы, отнесенных на расчеты с депонентами, предприятиями торговли и общественного питания могут быть также использованы безналичные перечисления на счета в кредитных учреждениях (на основании заявления работника) или натуральная форма оплаты труда (по соглашению между работником и работодателем).

На выданные суммы депонированной заработной платы в бухгалтерском учете оформляются следующие записи:

дебет счета 76, субсчет "Расчеты по депонированным суммам" кредит счета 50 - выдача депонированных сумм из кассы предприятия;

дебет счета 76, субсчет "Расчеты по депонированным суммам" кредит счета 51 - перечисление депонированных сумм на лицевые счета работников в кредитных учреждениях;

дебет счета 76, субсчет "Расчеты по депонированным суммам" кредит счета 90 "Продажи", субсчет "Выручка" - погашение депонированных сумм путем натуральной оплаты труда.

Согласно ст.131 ТК РФ доля заработной платы, выплачиваемой в неденежной форме, не может превышать 20 процентов от общей суммы заработной платы. Во всех случаях не допускается выплата заработной платы в виде спиртных напитков, наркотических, токсических, ядовитых и вредных веществ, оружия, боеприпасов и других предметов, в отношении которых установлены запреты или ограничения на их свободный оборот.

В случае смерти работника не полученная ко дню его смерти заработная плата в соответствии со ст.141 ТК РФ выдается совместно проживающим с ним членам семьи, а также лицам, находившимся вследствие нетрудоспособности на иждивении умершего.

По истечении сроков исковой давности невостребованные суммы депонированной заработной платы в соответствии с п.78 Положения по ведению бухгалтерского учета списываются на основании данных проведенной инвентаризации и приказа (распоряжения) руководителя организации и относятся на финансовые результаты деятельности.

При этом в бухгалтерском учете оформляется запись по дебету счета 76, субсчет "Расчеты по депонированным суммам" и кредиту счета 91 "Прочие доходы и расходы", субсчет "Прочие доходы".

В соответствии с Письмом Минфина России от 24 июля 1992 г. N 59 "О рекомендациях по применению учетных регистров бухгалтерского учета на предприятиях" аналитический учет расчетов с депонентами в части сумм своевременно не выданной заработной платы ведется в реестре (разработочная таблица N 11) или в книге учета депонированной заработной платы (форма N 8-а).

Книга (форма N 8-а) открывается на год. Для каждого депонента в ней отводится отдельная строка, по которой указывается табельный номер, фамилия, имя и отчество, депонированная сумма, а в дальнейшем делается отметка о ее выдаче. Для отметок о выдаче сумм предусмотрены двенадцать граф по количеству месяцев, отметки о выдаче производятся в соответствующей графе, в зависимости от того, в каком месяце была произведена выплата причитающейся суммы. Суммы, оставшиеся на конец года неоплаченными, переносятся в новую книгу, открываемую на следующий год.

Реестр (РТ-11) является первичным документом и одновременно учетным регистром. Он ведется порядком, схожим с книгой учета депонированной заработной платы, с той лишь разницей, что он, во-первых, составляется кассиром, а, во-вторых, заполняется отдельно за каждый период депонирования зарплаты.

При его первом заполнении записываются табельный номер, фамилия, имя и отчество и депонированная сумма. Для отметок об оплате, которые делаются работниками бухгалтерии, предусмотрена специальная графа.

В конце реестра показывается итоговая сумма произведенных выплат, относящаяся к данному месяцу. По истечении квартала или года невыплаченные суммы переносятся в открываемые в бухгалтерии новые реестры.

Если предприятия торговли и общественного питания отказываются от выполнения указанных в данной публикации правил обособленного бухгалтерского учета депонированной заработной платы, они могут быть привлечены к административной ответственности, предусмотренной ст.15.11 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях от 30 декабря 2001 г. N 195-ФЗ.

В случае если неведение бухгалтерского учета депонированных сумм заработной платы приведет к искажению соответствующей статьи (строки) форм бухгалтерской отчетности не менее чем на 10 процентов, на должностных лиц организации может быть наложен административный штраф в размере от 20 до 30 минимальных размеров оплаты труда. Исходя из положений ст.5 Федерального закона от 19 июня 2000 г. N 82-ФЗ "О минимальном размере оплаты труда" сумма штрафа может составить от 2000 до 3000 руб.

С отраженных в установленном порядке сумм депонированной заработной платы предприятия торговли и общественного питания в установленном порядке должны произвести уплату по принадлежности сумм единого социального налога, страховых взносов на обязательное пенсионное страхование, а также страховых взносов на обязательное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний. При этом исполнение указанных обязанностей не зависит от того, будут ли до установленного срока уплаты обязательных платежей выплачены суммы заработной платы или нет.

Уплата сумм единого социального налога должна быть произведена не позднее 15-го числа следующего месяца (п.3 ст.243 НК РФ), страховых взносов на обязательное пенсионное страхование - ежемесячно в срок, установленный для получения в банке средств на оплату труда за истекший месяц, или в день перечисления денежных средств на оплату труда со счетов организации на счета работников, но не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем, за который производится уплата платежей (п.2 ст.24 Федерального закона от 15 декабря 2001 г. N 167-ФЗ "Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации").

Начисленные на суммы заработной платы (в том числе депонированные) страховые взносы на обязательное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний должны перечисляться по принадлежности ежемесячно в срок, установленный для получения (перечисления) в банках (иных кредитных организациях) средств на выплату заработной платы за истекший месяц (п.4 ст.22 Федерального закона от 24 июля 1998 г. N 125-ФЗ "Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний").

Суммы исчисленного к удержанию налога на доходы физических лиц в соответствии с п.6 ст.226 гл.23 НК РФ предприятия обязаны перечислять по принадлежности не позднее дня фактического получения в банке наличных денежных средств на выплату дохода, а также дня перечисления доходов со счетов в банке на счета работников либо по их поручениям на счета третьих лиц в банках.

Учитывая изложенные положения НК РФ, суммы налога на доходы, приходящиеся на депонированные суммы заработной платы, должны быть перечислены в бюджет одновременно со всеми другими суммами налога.

За несвоевременную уплату исчисленных с заработной платы сумм налогов и обязательных платежей предприятия торговли и общественного питания могут быть привлечены к налоговой ответственности, предусмотренной ст.ст.120 и 122 НК РФ, административной ответственности, предусмотренной ст.15.11 КоАП РФ, а в части страховых взносов на обязательное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний - к ответственности, предусмотренной ст.ст.19 и 22.1 Закона N 125-ФЗ.

Статьей 236 ТК РФ установлена материальная ответственность работодателя за задержку выплаты заработной платы в виде выплаты компенсации (процентов) в размере не ниже одной трехсотой действующей за время задержки ставки рефинансирования Центробанка России от не выплаченных в срок сумм за каждый день задержки, начиная со следующего дня после установленного срока выплаты по день фактического расчета включительно.

Конкретный размер выплачиваемой работнику денежной компенсации определяется коллективным договором или же непосредственно трудовым договором.

Учитывая, что депонирование заработной платы производиться только в случае неполучения заработной платы по инициативе работника, то требовать выплаты компенсации в соответствии со ст.236 ТК РФ за время "депонирования" работники не вправе.

Если только по требованию работника отнесенные на депонент суммы заработной платы будут задержаны, то тогда можно требовать выплаты компенсации. Однако, учитывая, что трудовым законодательством конкретные сроки выплаты депонированной заработной платы не установлены, то, по мнению автора, требовать выплаты компенсации работники вправе со дня, следующего за предъявлением требования о выплате сумм и ближайшей принятой в организации даты выплаты заработной платы (за первую половину месяца, за вторую половину месяца).

Если средства на выплату заработной платы в установленный на предприятии срок не получены вовсе, то начисленные суммы заработной платы не относятся к депонированным, и по ним по общепринятым ст.236 ТК РФ производится начисление компенсации.

Пример 2. Согласно коллективному договору предприятия общественного питания заработная плата выплачивается работникам дважды в месяц - 15-го числа каждого месяца заработная плата выплачивается за первую половину месяца, и 5-го числа следующего месяца выплачивается заработная плата за вторую половину месяца.

За несвоевременную выплату заработной платы предусмотрена уплата денежной компенсации в размере 1/300 ставки рефинансирования за каждый день задержки.

Работнику организации за октябрь 2003 г. начислено заработной платы в сумме 4200 руб. Согласно расчетно-платежной ведомости к выплате на руки работнику причитается сумма в размере 3650 руб.

Предположим, что:

1) 15 октября и 5 ноября 2003 г. заработная плата работникам не выплачивалась. Фактически заработная плата выплачивалась 10 ноября 2003 г., но работник не получил заработную плату по причине болезни, в связи с чем она депонирована.

В этом случае работник пользуется правом на получение компенсации за период с 6 по 10 ноября 2003 г. включительно и ее размер составит 9 руб. 73 коп. (3650 руб. х 16% / 300 х 5 дней), где 16% - действующая ставка рефинансирования, 5 дней - время задержки выплаты заработной платы с 6 по 10 ноября включительно.

2) Из п.1 примера работник обратился за выплатой заработной платы 25 ноября 2003 г. Заработная плата фактически выплачена работнику 15 декабря 2003 г.

В этом случае, по мнению автора, работник должен получить компенсацию за период с 6 (день, следующий за 5 декабря - ближайшей датой для выплаты заработной платы, принятой в организации) по 15 декабря 2003 г. включительно. Сумма компенсации составит 19 руб. 47 коп. (3650 руб. х 16% / 300 х 10 дней).

3) 5 ноября 2003 г. работникам выплачивалась заработная плата за октябрь 2003 г. Работник не получил заработную плату по причине болезни, в связи с чем она была депонирована. За выплатой заработной платы работник обратился 10 ноября 2003 г. Фактически заработная плата выплачена работнику 17 ноября, то есть после ближайшей даты для выплаты заработной платы (15 ноября 2003 г.).

По мнению автора, работник вправе требовать выплаты компенсации за два дня задержки - 16 и 17 ноября, и сумма компенсации составит 3 руб. 89 коп. (3 650 руб. х 16% / 300 х 2 дня).

Положениями коллективного договора или непосредственно трудового договора с работником могут быть предусмотрены иные правила расчета компенсации за несвоевременное удовлетворение работодателем требований работника о выплате ему депонированной заработной платы. Расчет компенсации может производиться со дня, следующего за днем, когда работник обратился за выплатой компенсации, или же со дня, следующего после истечения трехдневного (или иного) срока для получения средств в учреждении банка, оформления соответствующих первичных документов и выплаты сумм.

С.В.Самойлов

Подписано в печать

16.12.2003

     
   ——————————————————————————————————————————————————————————————————
————————————————————
——