"Практическая бухгалтерия", N 12, 2003

В НОВЫЙ ГОД С НОВОЙ ТРУДОВОЙ

Недавно на свет появилась Инструкция, как заполнять трудовые книжки со следующего года. Что же нового она с собой принесла?

Больше полугода потребовалось Минтруду, чтобы разработать новую Инструкцию по заполнению трудовых книжек. Она утверждена Постановлением Министерства труда и социального развития РФ от 10 октября 2003 г. N 69. Напомним, что со следующего года на работников, которые только начинают свою деятельность, трудовые надо выписывать на новых бланках (Постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. N 225).

Переоформлять уже выданные трудовые книжки не придется, они действуют и после Нового года. Только вот заполнять их опять-таки надо по новым правилам. Это связано с тем, что старая Инструкция по заполнению трудовых книжек больше не действует.

Азбука кадровиков

Никаких грандиозных изменений новая Инструкция не внесет. В основном она повторяет Правила ведения и хранения трудовых книжек (утверждены Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. N 225). Как и прежде, трудовую книжку надо оформлять на всех работников, которые поступают на работу впервые. На это дается семь дней со дня зачисления сотрудника в штат. Внешне новый бланк трудовой книжки мало чем отличается от прежнего: появился российский герб, раздела для сведений о назначении пенсий больше нет, а разделы о награждениях и поощрениях объединены.

Отметим, что выдавать трудовые и вносить в них записи могут только фирмы. Предприниматели же лишены такого права. Остановимся на наиболее важных моментах, затронутых в Инструкции.

Оформляя трудовую, в первую очередь нужно заполнить раздел "Сведения о работнике", а именно его Ф.И.О., дату рождения и образование. Данные берут из документов, удостоверяющих личность (паспорт, удостоверение личности, водительские права и др.), а также из оригинала или нотариальной копии диплома (аттестата).

Как и раньше, больше всего "писанины" приходится на раздел "Сведения о работе". Здесь надо делать записи:

- о поступлении на работу;

- о переводе сотрудника на другую постоянную работу;

- о повышении или изменении квалификации;

- об увольнении.

Основанием для таких записей служит приказ руководителя организации. Кроме того, в этом разделе нужно фиксировать сведения о воинской службе, о службе в системе МВД России или в таможенных органах. Сотрудник фирмы должен быть ознакомлен с каждой записью в трудовой книжке. Для этого он должен поставить подпись в своей личной карточке, которую ведут по форме N Т-2 (утверждена Постановлением Госкомстата России от 6 апреля 2001 г. N 26). Однако на практике никто этого не делает. Причина банальна и проста - за это нарушение не наказывают. К тому же ознакомить работника со всеми его перемещениями можно и непосредственно перед проверкой трудовой инспекции (подробнее о порядке проведения таких проверок мы писали в ноябрьском номере журнала в статье "Чего ждать от трудинспектора"). Благо, они обычно об этом предупреждают.

Помимо инспектора ошибку в трудовой может обнаружить сам работник или бухгалтер. Если вы нашли ошибку, ничего не зачеркивайте. Исправлять неправильные записи нужно, признавая их недействительными и указывая верные данные.

Пример 1. Внося в трудовую книжку Шашагина А.С. запись под номером 5 о его приеме на работу, бухгалтер неверно указал название должности. Ошибка была исправлена следующим образом:

- под номером 6 бухгалтер вписал фразу: "Запись N 5 считать недействительной";

- под номером 7 бухгалтер в трудовой сделал правильную запись.

Подобным образом вы можете исправить и неверную запись, сделанную на прежнем месте работы сотрудника (например, вписали меньший стаж работы). Однако для этого понадобятся документы с прежнего места работы, подтверждающие ошибочность записи: справка или приказ руководителя.

Как показывает практика, больше всего ошибок возникает, когда делают запись об увольнении. Зачастую при этом используют общепринятые сокращения: вместо слова "пункт" пишут "п.", вместо "Трудового кодекса" употребляют аббревиатуру "ТК" и др. По закону делать этого нельзя. К примеру, если работник увольняется из-за того, что фирма банкрот, в трудовой надо написать: "Уволен в связи с ликвидацией организации, пункт 1 статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации". Хотя, если вы этого не сделаете, штрафовать вас будут вряд ли.

Как, впрочем, и за то, что вы не вносите данные в раздел "Сведения о награждениях". Отметим, что в нем все так же положено делать записи о вручении работнику государственных наград, почетных грамот, о присвоении званий, а также о различных поощрениях, предусмотренных коллективным договором.

Дисциплинарные взыскания в трудовой не фиксируют. Единственное исключение из этого правила сделано для увольнений по "плохим" основаниям (ст.81 ТК РФ): прогул, неисполнение трудовых обязанностей без уважительных причин, прибытие пьяным на работу, хищение, разглашение тайны и др.

Выдавая уволенному работнику трудовую книжку, проследите, чтобы он в ней расписался. Подпись означает согласие с внесенными записями. Однако бывают случаи, когда работник уволился, закрыл за собой дверь и про свою книжку забыл. Чтобы вас потом не обвинили в несвоевременной выдаче трудовой, отправьте работнику письмо от фирмы с предложением ее забрать или же дать согласие на пересылку книжки по почте.

Учет, опять учет

Как мы уже говорили, сотруднику, принятому на работу впервые, трудовую книжку надо оформить в течение недели. Поэтому небольшой запас книжек целесообразно иметь на каждом предприятии. Тем более что об этом говорится в п.44 Правил ведения и хранения трудовых книжек (Постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. N 225). В налоговом учете затраты на трудовые учитывают как прочие расходы. Они уменьшают налог на прибыль в том отчетном периоде, когда фирма купила книжки.

Помимо Инструкции Минтруд утвердил и книги по учету трудовых книжек на предприятии. Их две:

- приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек;

- книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Первую из них надо вести в бухгалтерии. В ней следует записывать все операции, связанные с получением и выдачей трудовых книжек. Заметьте, они являются документами строгой отчетности, которые в бухучете отражают на забалансовом счете 006 "Документы строгой отчетности". Нетрудно догадаться, что данные на этом счете будут дублировать данные в приходно-расходной книге.

Вторую книгу ведут для учета движения трудовых книжек. Обычно этим занимаются кадровики, если же таковых на фирме нет, крайней становится бухгалтерия. В книге учета движения трудовых регистрируют все трудовые книжки сотрудников фирмы.

Отметим, что за выданную новую трудовую книжку работник должен заплатить. Сумма равна затратам на ее приобретение.

Пример 2. ООО "Пассив" 20 января 2004 г. через подотчетное лицо приобрело 15 бланков трудовых книжек. Стоимость одного бланка - 39 руб. (в том числе НДС - 6 руб.).

Подотчетник представил в бухгалтерию накладную и счет-фактуру.

Документ. Приходно-расходная книга по учету бланков

трудовых книжек и вкладышей в них

     
   ————T————————————————T——————————T—————————————T—————————————————————————T—————————————————————————¬
   | N |      Дата      |  От кого |  Основание  |          Приход         |          Расход         |
   |п/п+—————T—————T————+ получено |(наименование+——————————————————T——————+——————————————————T——————+
   |   |число|месяц| год| или кому |  документа, |    количество    | сумма|    количество    | сумма|
   |   |     |     |    | отпущено |  N и дата)  +————————T—————————+(руб.)+————————T—————————+(руб.)|
   |   |     |     |    |          |             |трудовых|вкладышей|      |трудовых|вкладышей|      |
   |   |     |     |    |          |             | книжек |  (серия |      | книжек |  (серия |      |
   |   |     |     |    |          |             | (серия | и номер)|      | (серия | и номер)|      |
   |   |     |     |    |          |             |и номер)|         |      |и номер)|         |      |
   +———+—————+—————+————+——————————+—————————————+————————+—————————+——————+————————+—————————+——————+
   | 1 |  2  |  3  |  4 |     5    |      6      |    7   |    8    |   9  |   10   |    11   |  12  |
   +———+—————+—————+————+——————————+—————————————+————————+—————————+——————+————————+—————————+——————+
   | 1 |20   |01   |2004|ООО       |Накладная    |15 шт., |    —    |  495 |        |         |      |
   |   |     |     |    |"Альянс"  |N 12 от      |серия   |         |      |        |         |      |
   |   |     |     |    |          |20.01.2004   |ТК,     |         |      |        |         |      |
   |   |     |     |    |          |             |номера с|         |      |        |         |      |
   |   |     |     |    |          |             |0010001 |         |      |        |         |      |
   |   |     |     |    |          |             |по      |         |      |        |         |      |
   |   |     |     |    |          |             |0010015 |         |      |        |         |      |
   +———+—————+—————+————+——————————+—————————————+————————+—————————+——————+————————+—————————+——————+
   | 2 |20   |01   |2004|Инспектору|Накладная    |        |         |      |15 шт., |    —    |  495 |
   |   |     |     |    |отдела    |N 35 от      |        |         |      |серия   |         |      |
   |   |     |     |    |кадров    |20.01.2001   |        |         |      |ТК,     |         |      |
   |   |     |     |    |Базиной   |             |        |         |      |номера с|         |      |
   |   |     |     |    |          |             |        |         |      |0010001 |         |      |
   |   |     |     |    |          |             |        |         |      |по      |         |      |
   |   |     |     |    |          |             |        |         |      |0010015 |         |      |
   L———+—————+—————+————+——————————+—————————————+————————+—————————+——————+————————+—————————+———————
   

Документ. Книга учета движения трудовых книжек

и вкладышей в них

     
   ————T————————————————T——————————T—————————T—————————————T———————————————T——————————————T——————————————T———————————T————————————T—————————¬
   | N |   Дата приема  | Фамилия, |  Серия  |  Должность, |  Наименование |   Дата и N   |   Расписка   |Получено за| Дата выдачи| Расписка|
   |п/п|   на работу,   |    имя   | и номер |  профессия, |  места работы |    приказа   |ответственного|заполненные|   на руки  |работника|
   |   |   заполнения   |и отчество| трудовой|специальность|  (с указанием |(распоряжения)|     лица,    |  трудовые |  трудовой  |    в    |
   |   | трудовой книжки| владельца|  книжки |  работника, |  структурного |   или иного  |принявшего или| книжки или| книжки при |получении|
   |   |  или вкладыша  | трудовой |   или   | который сдал|подразделения),|    решения   | заполнившего |  вкладыши | увольнении | трудовой|
   |   |      в нее     |  книжки  | вкладыша|   трудовую  |  куда принят  | работодателя,|   трудовую   |   в них   |(прекращении|  книжки |
   |   +—————T—————T————+          |  в нее  |  книжку или |    работник   | на основании |    книжку    |   (руб.)  |  трудового |         |
   |   |число|месяц| год|          |         | на которого |               |   которого   |              |           |  договора) |         |
   |   |     |     |    |          |         |  заполнена  |               |  произведен  |              |           |            |         |
   |   |     |     |    |          |         |   трудовая  |               |     прием    |              |           |            |         |
   |   |     |     |    |          |         |  книжка или |               |   работника  |              |           |            |         |
   |   |     |     |    |          |         |вкладыш в нее|               |              |              |           |            |         |
   +———+—————+—————+————+——————————+—————————+—————————————+———————————————+——————————————+——————————————+———————————+————————————+—————————+
   | 1 |  2  |  3  |  4 |     5    |    6    |      7      |       8       |       9      |      10      |     11    |     12     |    13   |
   +———+—————+—————+————+——————————+—————————+—————————————+———————————————+——————————————+——————————————+———————————+————————————+—————————+
   | 1 |26   |01   |2004|Нестрогаев|Серия ТК,|Менеджер     |ООО "Пассив",  |Приказ N 9—к  |Базина        |     33    |            |         |
   |   |     |     |    |Максим    |N 0010001|             |отдел продаж   |от 26.01.2004 |              |           |            |         |
   |   |     |     |    |Алексеевич|         |             |               |              |              |           |            |         |
   L———+—————+—————+————+——————————+—————————+—————————————+———————————————+——————————————+——————————————+———————————+————————————+——————————
   

Бухгалтер "Пассива" сделал в учете записи.

Дебет 71 Кредит 50

- 585 руб. (39 руб. x 15 шт.) - выданы деньги под отчет;

Дебет 26 Кредит 71

- 495 руб. - учтены расходы по приобретению трудовых книжек;

Дебет 19 Кредит 71

- 90 руб. (6 руб. x 15 шт.) - отражен входной НДС;

Дебет 68 субсчет "Расчеты по НДС" Кредит 19

- 90 руб. - произведен налоговый вычет по НДС;

Дебет 20 Кредит 26

- 495 руб. - списаны общехозяйственные расходы;

Дебет 006 "Бланки строгой отчетности"

- 495 руб. ((39 руб. - 6 руб.) x 15 шт.) - трудовые книжки приняты на учет как документы строгой отчетности.

В тот же день, когда все полученные книжки были оприходованы, бухгалтер передал их в отдел кадров по накладной и внес необходимую информацию в приходно-расходную книгу.

26 января фирма приняла на работу Нестрогаева М.А., который до этого нигде не работал.

В отделе кадров на него завели новую трудовую книжку, а затем заполнили книгу учета движения трудовых книжек.

Стоимость этой книжки (33 руб.) Нестрогаев оплатил наличными в кассу. Были сделаны такие проводки:

Дебет 50 Кредит 91

- 33 руб. - внесены в кассу деньги за трудовую книжку;

Кредит 006 "Бланки строгой отчетности"

- 33 руб. - отражена выдача трудовой книжки.

В завершение отметим, что трудовая инспекция довольно рьяно относится к заполнению трудовых. Поэтому, если вы вдруг узнали, что к вам едет ревизор, в первую очередь уделите внимание трудовым книжкам. Для них это один из самых "любимых" пунктов в плане проверки. Сумма штрафа за неправильное ведение книжек - от 500 до 5000 руб. Такая ответственность предусмотрена в Кодексе об административных правонарушениях (ст.5.27).

В.Середняков

Аудитор

Подписано в печать

27.11.2003

     
   ——————————————————————————————————————————————————————————————————
————————————————————
——