"Расчет", N 12, 2003

ЗАКРЫВАЕМ ГОД

Конец года - это время, когда каждая фирма должна сделать инвентаризацию остатков. Ревизии подлежит все: от основных средств до расчетов с дебиторами и кредиторами.

Основная цель инвентаризации - сопоставить имущество и обязательства, которые отражаются в балансе, с их фактическим наличием. Документы, необходимые для ее оформления, приведены в Постановлении Госкомстата России от 18 августа 1998 г. N 88.

В первую очередь инвентаризации подлежит имущество фирмы. В него входят основные средства, касса и товарно-материальные ценности. Отметим, что инвентаризацию можно не проводить, если предыдущая прошла не раньше 1 октября. Помимо имущества нужно также сверить расчеты с дебиторами и кредиторами.

Обратите внимание: инвентаризацию основных средств можно проводить один раз в три года (п.27 Приказа Минфина от 29 июля 1998 г. N 34н).

Инвентаризация имущества

Перед началом инвентаризации составляется приказ о ее проведении по форме N ИНВ-22. Он оформляется в одном экземпляре и подписывается руководителем фирмы. В приказе указываются:

- состав инвентаризационной комиссии;

- имущество или обязательства, которые будут инвентаризироваться;

- дата начала и дата окончания инвентаризации.

В состав комиссии нужно включить представителей от руководства и бухгалтерии и материально-ответственного работника.

В ходе проверки все имущество фирмы подлежит пересчету. Это можно сделать путем арифметического подсчета, взвешивания или обмера. После проведения инвентаризации оформляется инвентаризационная опись или акт.

Акт инвентаризации составляется по расходам будущих периодов (форма N ИНВ-11), отгруженным товарам (форма N ИНВ-4) и при проверке денег в кассе (форма N ИНВ-15).

При инвентаризации другого имущества оформляется опись. Она составляется отдельно на каждый вид имущества. Например, при инвентаризации основных средств опись составляется по форме N ИНВ-1, при инвентаризации материалов - по форме N ИНВ-3 и т.д. Эти документы оформляются в двух экземплярах. Первый остается в бухгалтерии, второй передается работнику, ответственному за сохранность имущества.

Обратите внимание: перед началом инвентаризации с материально ответственного работника берется расписка. В ней он должен указать, что все поступившее имущество оприходовано, выбывшее - списано, а все первичные документы по нему сданы в бухгалтерию. Дать расписку работник должен на первой странице описи.

После окончания проверки все описи и акты должны подписать члены инвентаризационной комиссии. Если данные этих документов будут отличаться от данных бухгалтерского учета, составляется сличительная ведомость. Это надо сделать, если вы обнаружите недостачу или излишек имущества.

Для сличительных ведомостей предусмотрены две формы: N ИНВ-18 (для основных средств) и N ИНВ-19 (для товарно-материальных ценностей). При этом составлять сличительную ведомость при инвентаризации денег в кассе не нужно. В этом случае излишек или недостача отражаются сразу в акте.

Ведомость также оформляется в двух экземплярах. Один экземпляр остается в бухгалтерии, второй передается работнику, ответственному за сохранность ценностей.

Итоговые данные по инвентаризации имущества отражаются в специальной форме N ИНВ-26. Она есть в Постановлении Госкомстата России от 27 марта 2000 г. N 26. Если в результате инвентаризации обнаружено имущество, которое не числится на счетах бухучета, его нужно оприходовать на баланс. Такая операция отражается проводкой:

Дебет 01 (10, 41, 50...) Кредит 91-1

- оприходован излишек имущества.

Если выявлена недостача, в учете она отражается так:

Дебет 94 Кредит 01 (10, 41, 50...)

- отражена недостача ценностей;

Дебет 20, 44 Кредит 94

- отражена недостача ценностей в пределах норм естественной убыли (если они установлены);

Дебет 73 субсчет "Расчеты по возмещению материального ущерба" Кредит 94

- отнесена на виновных лиц недостача сверх норм естественной убыли;

Дебет 91-2 Кредит 94

- списана недостача сверх норм естественной убыли при отсутствии виновных лиц (или если во взыскании отказано судом).

Пример. В конце 2003 г. ООО "Пассив" провело инвентаризацию склада сырья и материалов. При пересчете банок для косметических кремов был обнаружен их излишек ценой в 10 000 руб., который не числится в бухучете.

Кроме того, при инвентаризации была обнаружена недостача оливкового масла. Его стоимость составила 4000 руб. Она была взыскана с начальника склада Петрова П.С.

В учете бухгалтер "Пассива" сделал такие проводки:

Дебет 10 Кредит 91-1

- 10 000 руб. - оприходованы неучтенные банки;

Дебет 94 Кредит 10

- 4000 руб. - отражена недостача оливкового масла;

Дебет 73 субсчет "Расчеты по возмещению материального ущерба" Кредит 94

- 4000 руб. - списана недостача за счет Петрова.

Инвентаризация расчетов с дебиторами и кредиторами

Перед началом инвентаризации расчетов с дебиторами и кредиторами оформляется акт сверки. Специального бланка для такого документа нет, поэтому составить его можно в произвольной форме. Например, он может выглядеть так:

     
   ——————————————————————————————————————————————————————————————————————¬
   |                         Акт сверки расчетов                         |
   |        между ООО "Пассив" и ЗАО "Актив" на 31 декабря 2003 г.       |
   |                                                                     |
   |от 31 декабря 2003 г.                                                |
   +———————————————————————————————————T—————————————————————————————————+
   |   Образование задолженности ЗАО   |   Погашение задолженности ЗАО   |
   |     "Актив" перед ООО "Пассив"    |    "Актив" перед ООО "Пассив"   |
   +——————————T——————————————T—————————+——————————T————————————T—————————+
   |   дата   |     сумма    |основание|   дата   |    сумма   |основание|
   +——————————+——————————————+—————————+——————————+————————————+—————————+
   |11.11.2003|800 000 руб.  |накладная|09.12.2003|800 000 руб.|платежное|
   |          |              |N 118    |          |            |поручение|
   |          |              |         |          |            |N 113    |
   +——————————+——————————————+—————————+——————————+————————————+—————————+
   |17.12.2003|750 000 руб.  |накладная|     —    |      —     |    —    |
   |          |              |N 134    |          |            |         |
   +——————————+——————————————+—————————+——————————+————————————+—————————+
   |Итого     |1 550 000 руб.|    —    |     —    |800 000 руб.|    —    |
   +——————————+——————————————+—————————+——————————+————————————+—————————+
   |Итого  долг ЗАО "Актив" перед ООО "Пассив" по состоянию на 31 декабря|
   |2003 г. составляет 750 000 руб.                                      |
   +—————————————————————————————————————————————————————————————————————+
   |Директор ООО "Пассив"          Директор ЗАО "Актив"                  |
   |               /Сидоров А.Г./             /Васильев В.С./            |
   L——————————————————————————————————————————————————————————————————————
   

Акт оформляется по каждому дебитору и каждому кредитору в двух экземплярах. Первый экземпляр остается в бухгалтерии, второй направляется фирме, с которой производилась сверка.

После этого можно приступать к инвентаризации. Порядок ее проведения точно такой же, как и при инвентаризации имущества.

По итогам инвентаризации составляется акт по форме N ИНВ-17. В нем указываются:

- счета, на которых числится задолженность;

- суммы долга, как согласованные, так и не согласованные с дебиторами (кредиторами);

- суммы долга, по которым истек срок исковой давности. Напомним, что срок исковой давности составляет три года.

И акты сверки, и акт инвентаризации фирма должна хранить в своем архиве в течение пяти лет.

Выявленная в ходе инвентаризации задолженность с истекшим сроком исковой давности подлежит списанию с баланса. Для этого руководитель фирмы должен написать приказ. Этот документ можно составить так:

     
   —————————————————————————————————————————————————————————————————¬
   |                                                    ООО "Пассив"|
   |                                                                |
   |                             Приказ                             |
   |             о списании просроченной задолженности              |
   |                                                                |
   |от 31 декабря 2003 г.                                       N 45|
   |                                                                |
   |    На основании  Акта  инвентаризации расчетов с покупателями и|
   |поставщиками от 31 декабря 2003 г.  в связи с  истечением  срока|
   |исковой давности приказываю списать дебиторскую задолженность по|
   |товарам,  поставленным в адрес ЗАО "Актив" по накладной N 114 от|
   |11 сентября 2000 г., в сумме 12 000 руб.                        |
   |                                                                |
   |Генеральный директор ООО "Пассив"            /Трофимов А.В./    |
   L—————————————————————————————————————————————————————————————————
   

В бухгалтерском учете при этом составляются такие проводки:

Дебет 91-2 Кредит 62, 76

- списана дебиторская задолженность с истекшим сроком исковой давности;

Дебет 63 Кредит 62, 76

- списана дебиторская задолженность, по которой ранее был создан резерв по сомнительным долгам;

Дебет 60, 76 Кредит 91-1

- списана кредиторская задолженность.

Обратите внимание: МНС и Минфин придерживаются противоположных точек зрения по поводу того, как списывать безнадежные долги: с учетом НДС или без. Подробнее об этом читайте на с. 121.

Как провести реформацию баланса

В конце года каждая фирма должна провести реформацию баланса. Сделать это надо 31 декабря. Реформация баланса - это составление итоговых проводок по счетам:

- 90 "Продажи";

- 91 "Прочие доходы и расходы";

- 99 "Прибыли и убытки".

Сальдо по этим счетам на 1 января следующего года должно быть равно нулю.

Пример. В учете ЗАО "Актив" на 31 декабря 2003 г. числятся:

- выручка от реализации с учетом НДС (счет 90-1) - 600 000 руб.;

- НДС с выручки (счет 90-3) - 100 000 руб.;

- себестоимость реализованной продукции (счет 90-2) - 300 000 руб.;

- прочие доходы (счет 91-1) - 100 000 руб.;

- прочие расходы (счет 91-2) - 120 000 руб.

Для расчета прибыли бухгалтер "Актива" сделал следующие проводки:

Дебет 90-1 Кредит 90-9

- 600 000 руб. - списана сумма выручки;

Дебет 90-9 Кредит 90-2

- 300 000 руб. - списаны затраты;

Дебет 90-9 Кредит 90-3

- 100 000 руб. - списан НДС;

Дебет 91-1 Кредит 91-9

- 100 000 руб. - списаны прочие доходы;

Дебет 91-9 Кредит 91-2

- 120 000 руб. - списаны прочие расходы.

После этих проводок сальдо по кредиту счета 90-9 составит 200 000 руб. (600 000 - 100 000 - 300 000). Это прибыль "Актива" по обычным видам деятельности.

Кроме того, фирмой получен убыток от прочих операций. Он определяется как сальдо по дебету счета 91-9 и равен 20 000 руб. (120 000 - 100 000).

В итоге прибыль "Актива" за 2003 г. составит:

200 000 руб. - 20 000 руб. = 180 000 руб.

В учете эти операции бухгалтер "Актива" отразит так:

Дебет 90-9 Кредит 99

- 200 000 руб. - отражена прибыль по обычным видам деятельности;

Дебет 99 Кредит 91-9

- 20 000 руб. - отражен убыток по прочим операциям.

По итогам 2003 г. налог на прибыль "Актива" составил 40 000 руб.

Начисление налога отражается следующей записью:

Дебет 99 Кредит 68 субсчет "Расчеты по налогу на прибыль"

- 40 000 руб. - начислен налог на прибыль.

Заключительной проводкой года будет:

Дебет 99 Кредит 84

- 140 000 руб. (200 000 - 20 000 - 40 000) - отражена чистая прибыль фирмы за 2003 г.

Чистую прибыль фирма может направить:

- на выплату дивидендов учредителям или участникам фирмы;

- на создание или пополнение резервного капитала;

- на погашение убытков прошлых лет.

Обратите внимание: распределение чистой прибыли проводится только на основании решения общего собрания учредителей (акционеров) фирмы.

Если по итогам года получен убыток, он отражается проводкой:

Дебет 84 Кредит 99

- отражен чистый (непокрытый) убыток за год.

С.Шилкин

Эксперт "Расчета"

Подписано в печать

23.11.2003

     
   ——————————————————————————————————————————————————————————————————
————————————————————
——