"Новая бухгалтерия", N 6(12), 2003

ДЕНЬГИ - ТАЛОН - БЕНЗИН

Многие организации используют в своей деятельности автотранспорт. Об особенностях учета приобретения бензина по талонам и его использования читайте ниже.

Организации могут приобретать горюче-смазочные материалы (ГСМ) на автозаправочных станциях за наличный расчет (АЗС) или по талонам.

Для приобретения ГСМ по талонам организация заключает договор купли-продажи с продавцом ГСМ, который организует отпуск автомобильного топлива через определенную сеть АЗС. Перечень АЗС, отпускающих ГСМ по талонам данного продавца, приводится в договоре (с указанием их адресов).

Оплатив определенное договором количество бензина соответствующей марки, организация получает талоны, по которым водители будут заправлять автомобили на АЗС.

Бухгалтерский учет движения талонов

Бухгалтерский учет оплаченных и полученных организацией талонов должен обеспечивать ведение учета по видам ГСМ и местам их нахождения. Учет талонов на ГСМ целесообразно организовать на счете 10 "Материалы" <*>.

     
   ————————————————————————————————
   

<*> Такой порядок учета талонов на ГСМ изложен в "Комментарии к новому Плану счетов бухгалтерского учета" под редакцией руководителя Департамента методологии бухгалтерского учета и отчетности Минфина России А.С. Бакаева (М.: "Информационное агентство "ИПБ-БИНФА", 2002). В рабочем плане счетов целесообразно предусмотреть к субсчету 3 "Топливо" счета 10 "Материалы" необходимое количество субсчетов второго порядка. Например, 10/3-1 "Талоны на бензин", 10/3-2 "Талоны на бензин, выданные под отчет", 10/3-3 "Бензин в баках автомобилей". По каждому субсчету необходимо организовать аналитический учет по видам бензина и по материально-ответственным лицам. Аналогичным образом следует поступить, если кроме бензина приобретаются талоны на дизельное топливо или сжиженный газ. Оплата предусмотренного договором количества бензина отражается по кредиту счета 51 "Расчетный счет" в корреспонденции со счетом 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками". Полученные талоны приходуются с кредита счета 60 в дебет субсчета 10/3-1 "Талоны на бензин" следующими проводками: Дебет 10/3-1 - Кредит 60 - оприходованы приобретенные талоны на бензин; Дебет 19 - Кредит 60 - отражена сумма НДС, уплаченная продавцу. Для получения, хранения и выдачи талонов водителям приказом руководителя назначается материально-ответственное лицо. Получив талоны, материально-ответственное лицо на основании товаро-сопроводительных документов поставщика составляет приходный ордер по форме N М-4 (утверждена Постановлением Госкомстата России от 30.10.1997 N 71а) и сдает приходные документы в бухгалтерию организации. В приходном ордере необходимо указать марку бензина, серию и номера полученных талонов, номинал талонов в литрах и стоимость талона в рублях исходя из стоимости бензина, указанного в договоре и счете на оплату. Пример заполнения приходного ордера по форме N М-4 приведен на с. 27. Типовая межотраслевая форма N М-4 ПРИХОДНЫЙ ОРДЕР N _96____ ---------¬ ¦ Коды ¦ +--------+ Форма по ОКУД ¦ 0315003¦ +--------+ Организация _ООО_"ФОЛД"_____________________ по ОКПО ¦41423955¦ L------- ———— Структурное подразделение _Отдел_транспортного_обеспечения________

     
   ———————————T—————T—————T——————————————————T—————————T——————————————————T———————————————¬
   |Дата сос— |Код  |Склад|     Поставщик    |Страховая| Корреспондирующий|Номер документа|
   |тавления  |вида |     +——————————————T———+ компания|        счет      +————————T——————+
   |          |опе— |     | наименование |код|         +———————T——————————+сопрово—|пла—  |
   |          |рации|     |              |   |         | счет, |код анали—|дитель— |теж—  |
   |          |     |     |              |   |         |субсчет|тического |ного    |ного  |
   |          |     |     |              |   |         |       |учета     |        |      |
   +——————————+—————+—————+——————————————+———+—————————+———————+——————————+————————+——————+
   |05.12.2003|  03 |  03 |ЗАО           |   |         | 10/3—1|          | 47/25—Т| 1218 |
   |          |     |     |"Нефтепродукт"|   |         |       |          |        |      |
   L——————————+—————+—————+——————————————+———+—————————+———————+——————————+————————+———————
   

     
   ——————————————————T———————————T——————————T—————T———————T———————T———————T—————T——————¬
   |   Материальные  |  Единица  |Количество|Цена,| Сумма | Сумма | Всего |Номер|Поряд—|
   |     ценности    | измерения +—————T————+руб. |  без  |  НДС, |   с   |пас— |ковый |
   +—————————T———————+———T———————+по   |при—|коп. | учета |  руб. | учетом|порта|номер |
   |наимено— |номен— |код|наиме— |до—  |нято|     |  НДС, |  коп. |  НДС, |     |по    |
   |вание,   |клатур—|   |нова—  |ку—  |    |     |  руб. |       |  руб. |     |склад—|
   |сорт,    |ный    |   |ние    |мен— |    |     |  коп. |       |  коп. |     |ской  |
   |размер,  |номер  |   |       |ту   |    |     |       |       |       |     |карто—|
   |марка    |       |   |       |     |    |     |       |       |       |     |теке  |
   +—————————+———————+———+———————+—————+————+—————+———————+———————+———————+—————+——————+
   |    1    |   2   | 3 |   4   |  5  |  6 |  7  |   8   |   9   |   10  |  11 |  12  |
   +—————————+———————+———+———————+—————+————+—————+———————+———————+———————+—————+——————+
   |Талоны на|       |   |  шт.  | 100 | 100| 7,90|7900,00|1580,00|9480,00|     |      |
   |бензин   |       |   |       |     |    |     |       |       |       |     |      |
   |А—92     |       |   |       |     |    |     |       |       |       |     |      |
   |номиналом|       |   |       |     |    |     |       |       |       |     |      |
   |10 л     |       |   |       |     |    |     |       |       |       |     |      |
   |серия КТ |       |   |       |     |    |     |       |       |       |     |      |
   |с        |       |   |       |     |    |     |       |       |       |     |      |
   |N 136101 |       |   |       |     |    |     |       |       |       |     |      |
   |по       |       |   |       |     |    |     |       |       |       |     |      |
   |N 136200 |       |   |       |     |    |     |       |       |       |     |      |
   +—————————+———————+———+———————+—————+————+—————+———————+———————+———————+—————+——————+
   |         |       |   |       |     |    |     |       |       |       |     |      |
   +—————————+———————+———+———————+—————+————+—————+———————+———————+———————+—————+——————+
   |         |       |   |       |     |    |     |       |       |       |     |      |
   L—————————+———————+———+———————+—————+————+—————+———————+———————+———————+—————+———————
   

Итого ¦ 100¦ х ¦7900,00¦1580,00¦9480,00¦ L----+-----+-------+-------+------ ————

Начальник

транспортного

Принял _обеспечения___ _Соколов______ _Соколов_Л.П.__________

должность подпись расшифровка подписи

Сдал _Экспедитор______ _Елизаров_____ _Елизаров_О.Б._________

должность подпись расшифровка подписи

Пример 1. ООО "Фолд" заключило договор купли-продажи с продавцом ГСМ и оплатило 9480 руб. (в том числе НДС 1580 руб.) за талоны на бензин А-92 по цене 9 руб. 48 коп. за 1 л (в том числе НДС - 1 руб. 58 коп.).

5 декабря 2003 г. получены оплаченные талоны номиналом 10 л каждый в количестве 100 шт. и оформлен приходный ордер N 96.

Эти операции отражены следующими бухгалтерскими проводками:

Дебет 60 - Кредит 51

- 9480 руб. - перечислена оплата за талоны на ГСМ;

Дебет 10/3-1 - Кредит 60

- 7900 руб. - оприходованы талоны на бензин;

Дебет 19 - Кредит 60

- 1580 руб. - отражена сумма НДС, уплаченная продавцу.

Таким образом, по счету 10/3-1 "Талоны на бензин" оприходованы 100 шт. талонов на бензин А-92 номиналом 10 л и стоимостью 79 руб. каждый (без НДС).

Оплаченный поставщику НДС нельзя списать на расчеты с бюджетом одновременно с оприходованием талонов.

Его следует принимать к вычету по мере использования талонов для заправки автомобилей, т.е. одновременно с проводкой по дебету счета 10/3-3 "Бензин в баках автомобилей" и кредиту счета 10/3-2 "Талоны на бензин, выданные под отчет".

Талоны выдаются водителям по требованиям-накладным по форме N М-11 либо по лимитно-заборной карте по форме N М-8 (утверждены Постановлением Госкомстата России от 30.10.1997 N 71а).

Выданные талоны отражаются по кредиту счета 10/3-1 "Талоны на бензин" в корреспонденции со счетом 10/3-2 "Талоны на бензин, выданные под отчет". К счету 10/3-2 организуется также аналитический учет движения талонов по видам бензина и по материально-ответственным лицам (водителям).

Выдавая водителям талоны на бензин, в разделе путевого листа "Движение горючего" необходимо указать соответствующее количество бензина <**>.

     
   ————————————————————————————————
   

<**> Подробнее о порядке заполнения путевого листа автомобиля см. статью Е. Капковой "Не заполнишь - не поедешь" в журнале "Новая бухгалтерия", N 4(10) за 2003 г.

Правила отражения количества выданного горючего изложены в применяющемся в настоящее время Приложении 7 к Инструкции о порядке расчетов за перевозки грузов автомобильным транспортом Минфина СССР N 156, Госбанка СССР N 30, ЦСУ СССР N 354/7 и Минтранса РСФСР N 10/998 от 30.11.1983 N 156/354/7.

Согласно этим правилам при выдаче талонов на бензин в этом разделе путевого листа записываются серии и номера выданных талонов.

Хотя эти правила были предназначены для автохозяйств, эксплуатирующих грузовой транспорт, но, по нашему мнению, их вполне можно применять и для отражения выдачи бензина для служебных легковых автомобилей.

На лицевой стороне путевого листа служебного легкового автомобиля также предусмотрен специальный раздел для отражения движения топлива. Для легковых автомобилей применяется бланк путевого листа по форме N 3, который утвержден Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 N 78.

Получив талоны, водители заправляют автомобили бензином на АЗС, перечисленных в договоре. Приняв от водителя талон с указанным в нем количеством топлива, подлежащего отпуску, оператор АЗС выдает водителю кассовый чек.

В соответствии с требованиями к ККМ, используемым для торговли нефтепродуктами и газовым топливом, в чеке должны быть указаны: наименование топлива, его количество, номер топливо-раздаточной колонки, вид оплаты (по талонам).

Как было отмечено выше, талоны на бензин выдаются персонально каждому водителю с соответствующей отметкой в путевом листе. Кроме этого необходимо обеспечить учет фактически израсходованного количества бензина каждым автомобилем.

Следовательно, аналитический учет на каждом субсчете необходимо вести по каждому водителю и закрепленному за ним автомобилю.

Для организации аналитического учета можно использовать данные продавца талонов, если представление отчета о фактическом количестве заправленного бензина предусмотрено договором.

Кроме того, в отчете весьма желательно отразить серию и номер использованных талонов. Без такой информации сопоставить, какой водитель и в каком количестве заправил автомобиль, будет невозможно, а значит, будет невозможно правильно определить и списать фактически израсходованное количество бензина.

Если продавец талонов необходимую информацию не предоставляет, в организации целесообразно разработать собственную специальную форму отчета за выданные водителям талоны.

В этом отчете должны быть указаны Ф.И.О. отчитывающегося водителя, количество выданных талонов и их реквизиты, количество фактически заправленного горючего с приложением чеков ККМ.

По нашему мнению, в качестве основы для разработки такого отчета можно принять бланк авансового отчета.

Разработанную учетную форму необходимо зафиксировать в приказе об учетной политике, оформив ее в виде приложения к приказу.

При наличии такого отчета и чеков ККМ, подтверждающих фактическую заправку автомобиля, бензин, учтенный на счете 10/3-2 "Талоны на бензин, выданные под отчет", списывается с кредита этого счета в дебет счета 10/3-3 "Бензин в баках автомобилей".

Пример 2. Продолжим пример 1.

Полученные ООО "Фолд" 100 шт. талонов на бензин А-92 номиналом 10 л и стоимостью 79 руб. каждый (без НДС) оприходованы на счете 10/3-1 "Талоны на бензин".

В соответствии с заданием водителю автомобиля "Газель-330210-1214" Никифорову П.Д. по требованию-накладной от 8 декабря 2003 г. выданы 5 талонов, о чем сделаны соответствующие записи в путевом листе.

В этот же день водитель заправил автомобиль 50 л бензина, в подтверждение чего представил отчет с приложением чека ККМ, выданного АЗС.

Эти операции отражаются следующими бухгалтерскими проводками:

Дебет 10/3-2 - Кредит 10/3-1

- 395 руб. - выданы водителю под отчет талоны на бензин;

Дебет 10/3-3 - Кредит 10/3-2

- 395 руб. - на основании отчета отражена фактическая заправка автомобиля;

Дебет 68 - Кредит 19

- 79 руб. - принята к вычету сумма НДС, приходящаяся на заправленное количество бензина (395 руб. х 20%).

Списание бензина на затраты организации

Списание бензина на расходы, связанные с производством и реализацией, производится с кредита счета 10/3-3 в дебет счетов учета затрат только в фактически израсходованном количестве, которое зависит от фактического пробега автомобиля за определенный период времени.

Фактический расход ГСМ определяется исходя из установленных норм потребления топлива (в литрах на 100 км пробега) и фактического пробега автомобиля (в километрах), определяемого по показаниям спидометра, и фиксируется в специальных разделах путевого листа.

Путевой лист грузового автомобиля (формы N 4-с или N 4-п) является основным первичным документом для расчетов за перевозки грузов, списания ГСМ на расходы по обычным видам деятельности, начисления заработной платы водителю, а также подтверждает производственный характер произведенных расходов.

Путевой лист служебного легкового автомобиля (форма N 3) служит основным первичным документом для списания ГСМ на расходы, связанные с управлением организацией.

Нормы расхода ГСМ приводятся заводами-изготовителями в технической документации (например, в сервисной книжке) на конкретную марку автомобиля (его модификацию) для условий эксплуатации в городском цикле, по загородным дорогам, в зимнее время и т.д.

Помимо этого можно применять и руководящий документ Минтранса России N Р3112194-0366-03 "Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте" <***>.

     
   ————————————————————————————————
   

<***> О том, обязательно ли применять эти нормы, см. статью И. Чвыкова "Нормотворчество - заразная болезнь" в журнале "Новая бухгалтерия" N 4(10) за 2003 г.

В нем содержатся значения базовых норм расхода топлива для автомобилей различных марок и типов, нормы расхода топлива на работу специального оборудования, установленного на автомобилях, поправочные коэффициенты, используемые для учета дорожно-транспортных, климатических и других особенностей эксплуатации.

Если фактический расход бензина на конкретный автомобиль превышает нормы Минтранса России и организация хочет избежать возможных споров с налоговыми органами, ей следует оформить документы, подтверждающие экономическую обоснованность такого превышения.

Для этого можно порекомендовать провести контрольный замер расхода топлива для конкретных условий эксплуатации (например, в городе).

В этом случае приказом руководителя назначается комиссия из технических специалистов, которая проводит контрольный замер и оформляет его результаты актом. Акт будет служить основанием для приказа об утверждении нормы расхода топлива (примерная форма акта приведена на с. 24).

     
   —————————————————————————————————————————————————————————————————¬
   |                                                       Утверждаю|
   |                                             Директор ООО "Фолд"|
   |                                        Васильев (Васильев Ф.С.)|
   |                                           "15" сентября 2003 г.|
   |                                                                |
   |                              Акт                               |
   |              контрольного замера расхода топлива               |
   |              для автомобиля "Газель—330210—1214"               |
   |                                                                |
   |    Комиссия, назначенная Приказом по ООО "Фолд" от  1  сентября|
   |2003  г.  N  35—6,  в  составе   начальника отдела транспортного|
   |обеспечения Соколова  Л.П.,  механика  Сидорова  С.С.,  инженера|
   |Белякова И.Ф., водителя Тимофеева С.В. составила настоящий акт в|
   |том,  что в период  с  3  по  10  сентября  2003  г.  проводился|
   |контрольный  замер  расхода  топлива (бензин А—92) на автомобиле|
   |"Газель—330210—1214", государственный       номерной        знак|
   |Е123КТ 77 RUS.                                                  |
   |    Контрольный замер проводился при выполнении перевозок грузов|
   |в  городских  условиях (город с населением более 3 млн человек).|
   |Заправка автомобиля производилась из мерной емкости.            |
   |    В результате контрольного замера получены следующие данные: |
   |    1. На начало контрольного замера в баке было 11,5 л  бензина|
   |(замер произведен полным сливом топлива).                       |
   |    2. Показание спидометра  перед  началом  замера  3  сентября|
   |2003 г. — 31 254 км.                                            |
   |    3. Показание спидометра после окончания замера  10  сентября|
   |2003 г. — 32 010 км.                                            |
   |    4. За период с 3 по 10 сентября 2003  г.  в  бак  автомобиля|
   |залито 178 л бензина А—92.                                      |
   |    5. На конец контрольного замера 10 сентября 2003 г.  в  баке|
   |осталось 18,6   л   бензина   (замер  произведен  полным  сливом|
   |топлива).                                                       |
   |    6. Фактический  пробег  с 3 по 10 сентября 2003 г.  составил|
   |756 км (путевые листы N N 3265, 3298, 3314, 3335, 3356, 3371).  |
   |    7. Расход   бензина  на  пробег  756  км  составил  170,9  л|
   |(11,5 л + 178 л — 18,6 л).                                      |
   |    8. В результате контрольного замера расход топлива на 100 км|
   |пробега составил 22,6 л (170,9 л: (756 км : 100 км).            |
   |                                                                |
   |    Подписи членов комиссии:                                    |
   |    Руководитель отдела                                         |
   |    транспортного обеспечения       Соколов      (Соколов Л.П.) |
   |    Механик                         Сидоров      (Сидоров С.С.) |
   |    Инженер                         Беляков      (Беляков И.Ф.) |
   |    Водитель                        Тимофеев     (Тимофеев С.В.)|
   L—————————————————————————————————————————————————————————————————
   

В бухгалтерском учете организации израсходованные ГСМ включаются в расходы по обычным видам деятельности в соответствии с Положением по бухгалтерскому учету "Учет материально-производственных запасов" ПБУ 5/01, утвержденным Приказом Минфина России от 09.06.2001 N 44н, в оценке одним из четырех возможных способов, который должен быть зафиксирован в приказе об учетной политике: по себестоимости единицы запасов, по средней себестоимости, по себестоимости первых по времени закупок (ФИФО), по себестоимости последних по времени закупок (ЛИФО).

Наиболее распространенным способом оценки является метод списания по средней себестоимости.

Стоимость фактически израсходованных ГСМ списывается в бухгалтерском учете в дебет счетов учета затрат (20 "Основное производство", 26 "Общехозяйственные расходы", 44 "Расходы на продажу") с кредита счета 10/3-3 "Бензин в баках автомобилей".

Применение конкретного счета учета затрат зависит от направленности использования автомобилей. Например, если грузовой автомобиль перевозил грузы по заказам сторонней организации, то затраты на ГСМ отражаются на счете 20, а если легковой автомобиль использовался для служебных поездок, связанных с управлением организацией, то затраты отражаются на счете 26.

Пример 3. Продолжим пример 2.

Согласно путевому листу N 3561 за 7 декабря 2003 г. фактический пробег автомобиля "Газель-330210-1214" составил 136 км.

Установленная приказом норма расхода бензина А-92 для этого автомобиля составляет 22,6 л на 100 км.

Фактический расход бензина составил 30,7 л (136 км х 22,6 л : 100 км) на сумму 242 руб. 53 коп. ((395 руб. : 50 л) х 30,7 л).

Списание фактического расхода бензина отражено бухгалтерской проводкой.

Дебет 20 - Кредит 10/3-3

- 242 руб. 53 коп. - списан фактический расход бензина.

Как правило, в баках автомобилей всегда имеется количество бензина (или иного топлива), которое представляет собой переходящий остаток на следующий месяц (квартал). Этот остаток нужно и далее учитывать на счете 10/3-3 "Бензин в баках автомобилей" (в аналитическом учете по материально-ответственным лицам (водителям)).

Количество бензина в баках автомобилей должно соответствовать данным бухгалтерского учета. Для этого целесообразно периодически проводить фактический замер топлива. По нашему мнению, такой замер целесообразно проводить не реже одного раза в квартал.

Израсходованные ГСМ включаются в расходы при исчислении налога на прибыль в соответствии с правилами гл.25 НК РФ.

Согласно п.1 ст.252 НК РФ расходами организации, принимаемыми для целей налогообложения, признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты, осуществленные (понесенные) налогоплательщиком. При этом под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме.

Расходы на приобретение ГСМ для автомобилей, которые используются в основной деятельности организации, относятся к материальным расходам организации (пп.5 п.1 ст.254 НК РФ), а для служебных автомобилей, которые используются в управлении организацией, - к прочим расходам, связанным с производством и (или) реализацией (пп.11 п.1 ст.264 НК РФ).

Необходимым условием для отнесения расходов на ГСМ на уменьшение налоговой базы по налогу на прибыль является наличие правильно оформленных первичных документов, подтверждающих фактические суммы на приобретение ГСМ и производственные цели эксплуатации автомобиля (оформленные в установленном порядке путевые листы и т.п.).

И.Чвыков

АКДИ "Экономика и жизнь"

Подписано в печать

20.11.2003

     
   ——————————————————————————————————————————————————————————————————
————————————————————
——