"Нормативные акты для бухгалтера", N 22, 2003

<КОММЕНТАРИЙ

К ПОСТАНОВЛЕНИЮ МИНТРУДА РОССИИ ОТ 10.10.2003 N 69

"ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ЗАПОЛНЕНИЮ

ТРУДОВЫХ КНИЖЕК">

С 1 января 2004 г. вводятся в действие новые трудовые книжки. Они предназначены для тех, кто впервые начинает трудовую деятельность. Людям, на которых трудовые книжки уже заведены, ни менять, ни переоформлять эти документы не придется.

Опубликованным Постановлением Минтруд России утвердил:

- Инструкцию по заполнению трудовых книжек (далее - Инструкция);

- форму приходно-расходной книги для учета бланков трудовых книжек и вкладышей;

- форму книги учета движения трудовых книжек и вкладышей.

Старая Инструкция о порядке ведения трудовых книжек отменена. Это означает, что теперь все записи, которые вносятся в ранее выданные трудовые книжки, нужно оформлять по новым правилам. Учитывая, что на многих (особенно на небольших) предприятиях бухгалтерам часто приходится выполнять функции кадровой службы, в комментарии мы расскажем об особенностях заполнения новых трудовых книжек, а также о ведении учетных документов.

Как заполнять трудовую книжку

Новая трудовая книжка состоит из титульного листа и двух разделов: сведения о работе и сведения о награждениях. С учетом этой структуры и построена Инструкция, подготовленная Минтрудом. Общее впечатление, которое производит новый документ, вполне благоприятно. Инструкция конкретна, не содержит ничего лишнего, снабжена примерами, которые помогут правильно отразить в книжке любые события, связанные с трудовой деятельностью человека.

Напомним, что оформлять трудовые книжки и делать в них какие бы то ни было записи могут только организации. Предприниматели лишены этого права.

В трудовой книжке каждого сотрудника, проработавшего в организации более пяти дней, записи делаются обязательно, если человек был зачислен в штат. Сведения о совместительстве могут быть отражены в трудовой книжке по желанию работника (п.3.1 Инструкции).

Если до приема на работу человек не имел трудового стажа, организация обязана открыть ему новую трудовую книжку. После 1 января 2004 г. для этого нужно использовать образцы, утвержденные Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225. Напомним, что этим же Постановлением были утверждены Правила ведения и хранения трудовых книжек.

Сведения о работнике

В трудовую книжку вносятся следующие сведения о работнике:

- фамилия, имя, отчество, дата рождения (число, месяц, год). Эти данные берутся из паспорта или другого документа, удостоверяющего личность (военный билет, загранпаспорт, водительские права);

- образование. Ту или иную запись можно сделать только на основании оригинала или нотариально заверенной копии диплома, аттестата, удостоверения и т.п. Если образование не закончено, основанием может послужить студенческий билет, зачетная книжка, справка об обучении и т.п.

Если работник сменил фамилию (имя, отчество), то первоначальные данные зачеркиваются, а поверх них вписываются новые сведения. Одновременно на внутренней странице обложки делается отметка о документе, на основании которого внесено исправление (паспорт, свидетельство о браке и т.д.). Заметим, что это единственный случай, когда прежние записи можно зачеркивать. В других разделах все ошибочные данные сохраняются в первоначальном виде, а после них под очередным порядковым номером вносится правильная запись.

Если допущенная ошибка выявлена после того, как человек сменил место работы, то исправить ее можно на том предприятии, где в данный момент находится трудовая книжка. Для этого с прежнего места работы сотрудник должен принести документы, подтверждающие ошибочность записи (справку, выписку из приказа и т.п.).

Сведения о работе

В этом разделе отражаются сведения:

- о поступлении на работу;

- о переводе на другую постоянную работу;

- о повышении или изменении квалификации;

- об увольнении.

Здесь же фиксируются сведения о воинской службе, о службе в системе МВД России или в таможенных органах.

Трудовую книжку оформляют в течение недели после зачисления работника в штат. Сведения о приеме на работу вносят на основании трудового договора и приказа руководителя. Наименование должности (специальности) указывается в соответствии со штатным расписанием. Использовать для этого тарифно-квалификационные справочники не обязательно. Но если профессия работника дает ему право на какую-либо льготу, то сослаться на справочник придется.

Если в период работы организация сменила свое наименование, об этом делается отдельная запись в графе 3. В графе 4 дается ссылка на соответствующий документ работодателя с указанием его номера и даты (п.3.2 Инструкции). На наш взгляд, аналогично нужно поступать и в том случае, когда меняется организационно-правовая форма предприятия или когда происходит его реорганизация.

С каждой записью, внесенной в трудовую книжку, работодатель обязан знакомить сотрудника под расписку в его личной карточке, где эта запись дублируется. В настоящее время личные карточки ведутся по форме N Т-2, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 06.04.2001 N 26.

Сведения об увольнении заносят в книжку в последний день работы. Записывая причину увольнения, нужно использовать точные формулировки Трудового кодекса с указанием конкретной статьи и пункта. Никаких, даже общеупотребительных сокращений, в трудовой книжке делать нельзя. Например, если трудовой договор расторгается из-за сокращения численности организации, то отметка "уволен по п.2 ст.81 ТК РФ" будет считаться неправильной. Такая запись должна иметь вид: "уволен в связи с сокращением штатов, пункт 2 статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации".

Получив трудовую книжку на руки, уволенный работник должен в ней расписаться. Тем самым он подтвердит, что согласен с внесенными в нее данными. Бывает, что уволенный сотрудник не может (или не хочет) получить трудовую книжку. Тогда ему следует направить официальное письмо с предложением явиться за ней или дать согласие на пересылку книжки по почте (без согласия работника отправлять книжку почтой запрещено). С момента, когда такое письмо направлено, организация освобождается от ответственности за несвоевременную выдачу трудовой книжки.

Рассмотрим порядок заполнения трудовой книжки на примере.

Пример 1. 1 декабря 2004 г. ООО "Витязь" приняло на работу в должности бухгалтера С.М. Гордееву. В июне 2005 г. сотрудница окончила курсы, организованные Институтом экономики и антикризисного управления, и получила аттестат профессионального бухгалтера. В августе 2005 г. фирма была преобразована в ЗАО "Виктория", и в этом же месяце Гордееву назначили на должность заместителя главного бухгалтера. В апреле 2006 г. сотрудница вышла замуж за военного и сменила фамилию с Гордеевой на Троицкую. В июне 2006 г. ее мужа перевели на другое место службы, и сотрудница подала заявление об увольнении по собственному желанию. 30 июня был подписан приказ о ее увольнении.

Указанные изменения в трудовой книжке работницы отражены так:

     
   ———————————————————————————T—————————————————————————————————————¬
   |    Замена фамилии.       |           Трудовая книжка           |
   |    Свидетельство о браке |                                     |
   |    VI—ИК N 015693        |             ТК N 0000123            |
   |    от 14.04.2005         |                                     |
   |    Инспектор отдела      |Фамилия _—Гордеева—__Троицкая________|
   |    кадров: Плучик        |Имя _Светлана________________________|
   |                          |Отчество _Михайловна_________________|
   |                          |Дата рождения _14 мая 1976 года______|
   |                          |                (число, месяц, год)  |
   |                          |Образование _высшее__________________|
   |                          |_____________________________________|
   |                          |Профессия, специальность _экономист__|
   |                          |_____________________________________|
   |                          |Дата заполнения                      |
   |                          |"_16_" _августа_ 20_04_ г.           |
   |                          |Подпись владельца книжки _Гордеева___|
   |                          |                                     |
   |                          |                        Подпись лица,|
   |                          |                       ответственного|
   |                          |         М.П.            за ведение  |
   |                          |                      трудовых книжек|
   |                          |                      _Чемезова______|
   |                          |                        (разборчиво) |
   L——————————————————————————+——————————————————————————————————————
   

СВЕДЕНИЯ О РАБОТЕ ТК N 0000123

     
   ———————T————————————————T——————————————————————————T—————————————¬
   |   N  |      Дата      |     Сведения о приеме    |Наименование,|
   |записи+—————T—————T————+    на работу, переводе   | дата и номер|
   |      |число|месяц| год|   на другую постоянную   |  документа, |
   |      |     |     |    |   работу, квалификации,  | на основании|
   |      |     |     |    |  увольнении (с указанием |   которого  |
   |      |     |     |    |     причин и ссылкой     |   внесена   |
   |      |     |     |    | на статью, пункт закона) |    запись   |
   +——————+—————+—————+————+——————————————————————————+—————————————+
   |   1  |        2       |             3            |      4      |
   +——————+—————T—————T————+——————————————————————————+—————————————+
   |...   |...  |...  |... |...                       |...          |
   +——————+—————+—————+————+——————————————————————————+—————————————+
   |      |     |     |    |Общество с ограниченной   |             |
   |      |     |     |    |ответственностью "Витязь" |             |
   +——————+—————+—————+————+——————————————————————————+—————————————+
   |   3  |  01 |  12 |2004|Принята на работу на      |Приказ N 56—к|
   |      |     |     |    |должность бухгалтера      |от 01.12.2003|
   |      |     |     |    |Инспектор отдела кадров:  |             |
   |      |     |     |    |Дейнека                   |             |
   +——————+—————+—————+————+——————————————————————————+—————————————+
   |   4  |  30 |  06 |2005|Присвоена квалификация    |Аттестат     |
   |      |     |     |    |профессионального         |N 265 от     |
   |      |     |     |    |бухгалтера                |22.06.2004   |
   |      |     |     |    |Инспектор отдела кадров:  |             |
   |      |     |     |    |Дейнека                   |             |
   +——————+—————+—————+————+——————————————————————————+—————————————+
   |      |     |     |    |По решению учредителей    |Протокол N 2 |
   |      |     |     |    |общество с ограниченной   |от 19.08.2004|
   |      |     |     |    |ответственностью "Витязь" |             |
   |      |     |     |    |реорганизовано в закрытое |             |
   |      |     |     |    |акционерное общество      |             |
   |      |     |     |    |"Виктория"                |             |
   +——————+—————+—————+————+——————————————————————————+—————————————+
   |   5  |  28 |  08 |2005|Назначена на должность    |Приказ N 31—к|
   |      |     |     |    |главного бухгалтера       |от 28.08.2004|
   +——————+—————+—————+————+——————————————————————————+—————————————+
   |   6  |  28 |  08 |2005|Запись за номером 5       |             |
   |      |     |     |    |недействительна           |             |
   +——————+—————+—————+————+——————————————————————————+—————————————+
   |   7  |  28 |  08 |2005|Назначена на должность    |Приказ N 31—к|
   |      |     |     |    |заместителя главного      |от 28.08.2004|
   |      |     |     |    |бухгалтера                |             |
   |      |     |     |    |Инспектор отдела кадров:  |             |
   |      |     |     |    |Плучик                    |             |
   +——————+—————+—————+————+——————————————————————————+—————————————+
   |   8  |  30 |  06 |2006|Уволена по собственному   |Приказ N 18—к|
   |      |     |     |    |желанию в связи с         |от 30.06.2005|
   |      |     |     |    |переводом мужа на работу в|             |
   |      |     |     |    |другую местность, пункт 3 |             |
   |      |     |     |    |статьи 77 Трудового       |             |
   |      |     |     |    |кодекса Российской        |             |
   |      |     |     |    |Федерации                 |             |
   |      |     |     |    |Инспектор отдела кадров:  |             |
   |      |     |     |    |Плучик                    |             |
   |      |     |     |    |С записями в трудовой     |             |
   |      |     |     |    |книжке ознакомлена:       |             |
   |      |     |     |    |Троицкая                  |             |
   +——————+—————+—————+————+——————————————————————————+—————————————+
   |...   |...  |...  |... |...                       |...          |
   L——————+—————+—————+————+——————————————————————————+——————————————
   

Сведения о награждении

В раздел "Сведения о награждении" вносятся записи о вручении работнику государственных наград, почетных грамот, о присвоении званий, а также о различных поощрениях, предусмотренных коллективными договорами.

Обратите внимание: если организация регулярно выплачивает своим сотрудникам премии и вознаграждения, предусмотренные системой оплаты труда (положением о заработной плате, коллективным договором, трудовым договором), то отражать их в трудовой книжке не нужно.

Дисциплинарные взыскания в трудовой книжке не фиксируются. Единственное взыскание, для которого сделано исключение, - увольнение. Основания для такого "взыскания" установлены ст.81 Трудового кодекса. Среди них:

- неоднократное неисполнение трудовых обязанностей без уважительных причин;

- прогул (отсутствие на рабочем месте без уважительных причин более четырех часов подряд в течение рабочего дня);

- разглашение охраняемой законом тайны (в т.ч. - коммерческой), которая стала известна работнику в связи с исполнением им трудовых обязанностей;

- хищение, растрата или уничтожение имущества, установленное вступившим в силу приговором суда или постановлением органа, уполномоченного на применение административных взысканий;

- принятие руководителем организации, его заместителями или главным бухгалтером необоснованного решения, которое нанесло организации имущественный ущерб, и т.д.

Учет трудовых книжек

Типографские образцы трудовых книжек, технические и защитные требования, которым они должны отвечать, а также порядок обеспечения работодателей новыми бланками утверждены Приказом Минфина России от 30.09.2003 N 87н. Как только этот документ пройдет государственную регистрацию, мы опубликуем его с подробным комментарием. А пока отметим, что распространением новых трудовых книжек смогут заниматься фирмы и предприниматели, отвечающие определенным требованиям и заключившие соответствующие договоры с типографиями Гознака. Работодатели будут покупать у них бланки книжек и вкладышей по свободным ценам.

Как уже говорилось, сотруднику, принятому на работу впервые, организация обязана оформить трудовую книжку в течение недели. Поэтому хотя бы небольшой запас книжек должен быть на каждом предприятии. Кстати, такая обязанность закреплена за работодателями п.44 Правил ведения и хранения трудовых книжек. На наш взгляд, это обстоятельство позволяет организациям списывать стоимость книжек как текущие затраты, а не как расходы будущих периодов. Необходимость заблаговременной покупки бланков сразу же делает эти расходы экономически обоснованными. Ждать, пока все приобретенные книжки будут выданы новым сотрудникам, не нужно.

В бухгалтерском учете затраты на приобретение трудовых книжек признаются расходами, связанными с управлением организацией, и отражаются на счете 26 "Общехозяйственные расходы". В налоговом учете они относятся к прочим расходам и списываются в уменьшение налоговой базы как косвенные, то есть в том отчетном периоде, в котором были произведены (если используется метод начисления) или оплачены (если применяется кассовый метод). Суммы НДС, уплаченные распространителю книжек, организация может предъявить к вычету из бюджета.

Фирма обязана обеспечить учет и хранение полученных бланков. Для этого открываются две книги, формы которых утверждены опубликованным Постановлением Минтруда:

- приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек;

- книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Приходно-расходная книга

Приходно-расходная книга, где отражаются все операции, связанные с получением и выдачей книжек и вкладышей, ведется в бухгалтерии. Здесь же хранятся и новые бланки. Трудовые книжки признаются документами строгой отчетности, поэтому операции, занесенные в книгу, дублируются на забалансовом счете 006 "Бланки строгой отчетности". Новые бланки выдаются под отчет работнику, ответственному за ведение трудовых книжек. При этом в книге указываются номера и серии книжек или вкладышей.

Пример 2. 12 января 2004 г. фирма "Альянс" приобрела у распространителя 20 бланков новых трудовых книжек по цене 36 руб. за штуку (в т.ч. НДС - 6 руб.). Трудовые книжки покупались на условиях 100-процентной предоплаты. От распространителя получены накладная и счет-фактура с выделенной суммой НДС. В учете "Альянса" отражены следующие проводки:

Дебет 60 Кредит 51

- 720 руб. (36 руб. x 20 шт.) - оплачены бланки новых трудовых книжек;

Дебет 26 Кредит 60

- 600 руб. - отражены расходы по приобретению трудовых книжек;

Дебет 19 Кредит 60

- 120 руб. - учтен входной НДС;

Дебет 68 субсчет "Расчеты по НДС" Кредит 19

- 120 руб. - принят к вычету НДС по приобретенным трудовым книжкам;

Дебет 006

- 600 руб. - трудовые книжки приняты на учет как документы строгой отчетности.

В этот же день, после того как все полученные книжки были оприходованы, 5 штук бухгалтерия передала инспектору отдела кадров по накладной.

Как эти операции отражаются в приходно-расходной книге, показано на стр. 61.

Приходно-расходная книга по учету бланков

трудовой книжки и вкладыша в нее

     
   ———T—————————————————T————————————T—————————————T—————————————————————————T—————————————————————————¬
   | N|       Дата      |   От кого  |  Основание  |          Приход         |          Расход         |
   |  +—————T—————T—————+  получено  |(наименование+——————————————————T——————+——————————————————T——————+
   |  |число|месяц| год |  или кому  |  документа, |    количество    | сумма|    количество    | сумма|
   |  |     |     |     |  отпущено  |  N и дата)  +————————T—————————+(руб.)+————————T—————————+(руб.)|
   |  |     |     |     |            |             |трудовых|вкладышей|      |трудовых|вкладышей|      |
   |  |     |     |     |            |             | книжек |  (серия |      | книжек |  (серия |      |
   |  |     |     |     |            |             | (серия | и номер)|      | (серия | и номер)|      |
   |  |     |     |     |            |             |и номер)|         |      |и номер)|         |      |
   +——+—————+—————+—————+————————————+—————————————+————————+—————————+——————+————————+—————————+——————+
   | 1|  2  |  3  |  4  |      5     |      6      |    7   |    8    |   9  |   10   |    11   |  12  |
   +——+—————+—————+—————+————————————+—————————————+————————+—————————+——————+————————+—————————+——————+
   | 1|  12 |  01 |2004 |ООО         |Накладная N 8|20 серия|    —    |  600 |        |         |      |
   |  |     |     |     |"Снабсервис"|от 12.01.2004|ТК,     |         |      |        |         |      |
   |  |     |     |     |            |             |номера с|         |      |        |         |      |
   |  |     |     |     |            |             |0010001 |         |      |        |         |      |
   |  |     |     |     |            |             |по      |         |      |        |         |      |
   |  |     |     |     |            |             |0010020 |         |      |        |         |      |
   +——+—————+—————+—————+————————————+—————————————+————————+—————————+——————+————————+—————————+——————+
   | 2|  12 |  01 |2004 |Инспектору  |Накладная    |        |         |      |5 серия |    —    |  150 |
   |  |     |     |     |отдела      |N 41 от      |        |         |      |ТК,     |         |      |
   |  |     |     |     |кадров      |12.01.2001   |        |         |      |номера с|         |      |
   |  |     |     |     |Сомовой     |             |        |         |      |0010001 |         |      |
   |  |     |     |     |            |             |        |         |      |по      |         |      |
   |  |     |     |     |            |             |        |         |      |0010005 |         |      |
   L——+—————+—————+—————+————————————+—————————————+————————+—————————+——————+————————+—————————+———————
   

Книга учета движения трудовых книжек

Вторая книга предназначена для учета движения трудовых книжек. В ней регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при их зачислении в организацию, а также новые трудовые книжки и вкладыши, выданные работникам впервые. Книгу учета должны вести кадровики. Но если кадровой службы на предприятии нет, то эта обязанность обычно тоже возлагается на бухгалтерию.

Получая первую трудовую книжку, вновь принятый работник должен за нее заплатить. Сумма, которую фирма вправе получить с сотрудника, равна затратам на приобретение книжки. Подробнее о том, как отразить расчеты с работниками в бухгалтерском и налоговом учете, мы расскажем в комментарии к упомянутому Приказу Минфина России. А сейчас рассмотрим порядок ведения книги учета в кадровом подразделении организации.

Пример 3. Воспользуемся условиями примера 2. Предположим, что 15 января 2004 г. на работу в "Альянс" был принят водитель Симонов В.С. До поступления на фирму трудового стажа у Симонова не было, поэтому в отделе кадров на него завели новую книжку из только что поступившей партии. Стоимость трудовой книжки (30 руб.) Симонов оплатил наличными в кассу.

Образец оформления книги учета движения трудовых книжек приведен на стр. 61.

Книга учета движения трудовых книжек

и вкладышей в них по ЗАО "Альянс"

     
   ————T————————————————T—————————T—————————T—————————————T———————————————T——————————————T——————————————T———————————T————————————T—————————¬
   | N |   Дата приема  | Фамилия,|  Серия  |  Должность, |  Наименование |   Дата и N   |   Расписка   |Получено за| Дата выдачи| Расписка|
   |п/п|   на работу,   |  имя и  | и номер |  профессия, |  места работы |    приказа   |ответственного|заполненные|   на руки  |работника|
   |   |   заполнения   | отчество| трудовой|специальность|  (с указанием |(распоряжения)|     лица,    |  трудовые |  трудовой  |    в    |
   |   | трудовой книжки|владельца|  книжки |  работника, |  структурного |   или иного  |принявшего или| книжки или| книжки при |получении|
   |   |  или вкладыша  | трудовой|   или   | который сдал|подразделения),|    решения   | заполнившего |  вкладыши | увольнении | трудовой|
   |   |      в нее     |  книжки | вкладыша|   трудовую  |  куда принят  | работодателя,|   трудовую   |   в них   |(прекращении|  книжки |
   |   +—————T—————T————+         |  в нее  |  книжку или |    работник   | на основании |    книжку    |   (руб.)  |  трудового |         |
   |   |число|месяц| год|         |         | на которого |               |   которого   |              |           |  договора) |         |
   |   |     |     |    |         |         |  заполнена  |               |  произведен  |              |           |            |         |
   |   |     |     |    |         |         |   трудовая  |               |     прием    |              |           |            |         |
   |   |     |     |    |         |         |  книжка или |               |   работника  |              |           |            |         |
   |   |     |     |    |         |         |вкладыш в нее|               |              |              |           |            |         |
   +———+—————+—————+————+—————————+—————————+—————————————+———————————————+——————————————+——————————————+———————————+————————————+—————————+
   | 1 |  2  |  3  |  4 |    5    |    6    |      7      |       8       |       9      |      10      |     11    |     12     |    13   |
   +———+—————+—————+————+—————————+—————————+—————————————+———————————————+——————————————+——————————————+———————————+————————————+—————————+
   | 1 |  15 | 01  |2004|Симонов  |Серия ТК,|Водитель     |ЗАО "Альянс",  |Приказ N 4—к  |Сомова        |     30    |            |         |
   |   |     |     |    |Виктор   |N 0010001|             |транспортный   |от 15.01.2004 |              |           |            |         |
   |   |     |     |    |Сергеевич|         |             |участок        |              |              |           |            |         |
   L———+—————+—————+————+—————————+—————————+—————————————+———————————————+——————————————+——————————————+———————————+————————————+——————————
   

Н.С.Буданцева

Аудитор

Подписано в печать

14.11.2003

     
   ——————————————————————————————————————————————————————————————————
————————————————————
——