"Главбух". Приложение "Учет в туристической деятельности", N 4, 2003

ДОРОЖНЫЕ ЧЕКИ ДЛЯ ЗАГРАНКОМАНДИРОВОК

Сотруднику турфирмы, который выезжает в командировку за границу, бухгалтер должен выдать аванс в иностранной валюте. Однако вывозить наличные деньги не всегда удобно - они могут быть потеряны или украдены. Поэтому некоторые фирмы предпочитают использовать дорожные чеки. Ведь эти чеки именные, поэтому если один человек их потерял - другой не сможет получить по ним деньги.

В нашей статье мы расскажем о том, как турфирма может приобрести дорожные чеки, каким образом отразить в бухучете приобретение чеков и выдачу их сотрудникам. Поговорим и о том, нужно ли возвращать в банк неиспользованные дорожные чеки после приезда сотрудника из служебной командировки.

Что такое дорожные чеки и как

их можно использовать

Многие российские банки, имеющие соответствующую лицензию на совершение банковских операций в иностранной валюте, продают дорожные чеки международных платежных систем, таких как American Express, Visa, Citicorp. Эмитентами этих чеков являются иностранные юридические лица, а российские банки заказывают чеки у членов или агентов соответствующих международных платежных систем за границей и ввозят в Россию. Об этом сказано в Письме Центрального банка РФ от 7 декабря 1994 г. N 124, Минфина России от 6 декабря 1994 г. N 160 "О ввозе в Российскую Федерацию уполномоченными банками дорожных чеков иностранных эмитентов".

Чтобы вывезти за границу дорожные чеки, командированный сотрудник должен иметь справку по форме N 0406007, которую банк выдаст турфирме при покупке чеков. В ней указываются сведения о российском паспорте командированного лица, а на таможне гражданин обычно предъявляет только загранпаспорт. Однако, как указано в Письме ГТК России от 9 августа 1996 г. N 01-15/14363 "О вывозе наличной иностранной валюты физическими лицами", в данном случае не должно возникнуть проблем: чеки не могут быть изъяты, если у гражданина нет с собой российского паспорта.

Предъявив справку по форме N 0406007, сотрудник может вывезти за границу любую сумму иностранной валюты. Ограничение на ее вывоз в сумме, эквивалентной 10 000 долл. США, не распространяется на средства, предназначенные для оплаты командировочных расходов. Такие разъяснения приведены в п.2 Письма ГТК России от 24 мая 2000 г. N 13-15/13704 "О применении совместного Положения Банка России и ГТК России от 12.01.2000 N 105-П и N 01-100/1 (соответственно)".

Как приобрести дорожные чеки

Чтобы купить дорожные чеки, турфирме нужно обратиться в уполномоченный банк, где у нее открыт валютный счет. При этом согласно п.3.2 Положения о порядке покупки и выдачи иностранной валюты для оплаты командировочных расходов, утвержденного Центральным банком РФ от 25 июня 1997 г. N 62 (далее - Положение ЦБ РФ N 62), купить дорожные чеки для оплаты командировочных расходов можно только в пределах и за счет средств на текущем валютном счете турфирмы в уполномоченном банке.

Основанием для покупки дорожных чеков является заявка, которая оформляется по форме, приведенной в Приложении 1 к Положению ЦБ РФ N 62. Чтобы ее заполнить, турфирме понадобятся следующие документы:

- приказ (распоряжение) о норме суточных командируемому сотруднику;

- приказ о командировании сотрудника за границу, в котором должны быть указаны его фамилия, имя и отчество, предполагаемая дата выезда в служебную командировку и дата возвращения (или же планируемый срок командирования), страна командирования.

В банк нужно сдать два экземпляра заявки - оригинал и копию. На основании оригинала заявки банк откроет досье "Командировочные расходы", а заполненную копию вернет турфирме с отметкой о дате приема оригинала.

После сдачи заявки, но не ранее чем за 10 рабочих дней до даты отъезда командированных работников за рубеж, банк выдаст турфирме дорожные чеки и справку по форме N 0406007.

Что нужно сделать,

если сроки командировки изменились

Если турфирма отложила зарубежную командировку сотрудника на срок, не превышающий даты представления в банк отчета за использованные дорожные чеки, указанной в графе 12 заявки, то она должна представить в банк новую заявку. В ней указывается сумма дорожных чеков, полученных ранее по предыдущей заявке.

Новая заявка оформляется аналогично ранее представленной. При этом в графе 4 указываются дата и номер нового приказа о командировке сотрудника за рубеж, а в графе 12 - новая дата представления отчета.

Так же поступают и в том случае, когда дата начала командировки сотрудника не изменилась, просто турфирма решила продлить срок командировки. Тогда в графе 4 новой заявки ставят дату и номер приказа о продлении срока командировки.

Бывает, что сроки командировки изменились после того, как турфирма подала в банк заявку на получение дорожных чеков, но до того, как эти чеки были получены. В этом случае турфирма также должна представить в банк новую заявку.

Данные разъяснения приведены в п.6.12 Положения ЦБ РФ N 62, а также в п.9 Информационного письма Центрального банка РФ от 11 марта 2003 г. N 22 "Обобщение практики применения нормативных актов Банка России по вопросам валютного регулирования и валютного контроля".

Как отразить в учете операции

с дорожными чеками

С точки зрения гражданского законодательства чек является ценной бумагой (ст.143 Гражданского кодекса РФ). Однако в данном случае организация приобретает дорожные чеки не для получения прибыли или извлечения иных доходов, а для оплаты командировочных расходов своих сотрудников. Поэтому эти чеки нельзя рассматривать как финансовые вложения. Они будут считаться денежными документами. В бухучете дорожные чеки будут отражаться на счете 50 "Касса" (субсчет "Денежные документы"). При этом турфирма должна вести учет чеков в иностранной валюте и в рублях. Такое требование содержится в Положении по бухгалтерскому учету "Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте" ПБУ 3/2000, утвержденном Приказом Минфина России от 10 января 2000 г. N 2н.

За покупку дорожных чеков банк удерживает с турфирмы вознаграждение. Его сумма включается в состав операционных расходов. Об этом сказано в п.11 Положения по бухгалтерскому учету "Расходы организации" ПБУ 10/99, утвержденного Приказом Минфина России от 6 мая 1999 г. N 33н.

Пример 1. Турфирма "Сольтур" (туроператор) решила направить менеджера Русланову Р.М. в служебную командировку в Испанию. Предполагаемая дата вылета из Москвы в Мадрид - 10 ноября 2003 г., а возвращения из Мадрида в Москву - 20 ноября 2003 г.

Вместо наличной иностранной валюты Руслановой Р.М. решили выдать дорожные чеки. Чтобы их приобрести, бухгалтер турфирмы "Сольтур" подготовил следующие документы:

1) приказ о командировании Руслановой Р.М. за пределы РФ;

2) приказ (распоряжение) о норме суточных Руслановой Р.М. Эта норма составит 570 долл. США (57 USD x 10 дн.).

Кроме того, для оплаты проживания за 10 суток Руслановой Р.М. нужно выдать 1000 долл. США (100 USD x 10 дн.). Руководство турфирмы "Сольтур" решило выдать Руслановой Р.М. дорожные чеки международной платежной системы VISA на сумму 1600 долл. США.

Бухгалтер турфирмы подал в банк заявку на приобретение дорожных чеков 3 ноября 2003 г., дорожные чеки были приобретены 5 ноября 2003 г. и выданы Руслановой Р.М. 6 ноября 2003 г.

За покупку для турфирмы дорожных чеков банк удержал с нее вознаграждение - 1 процент от стоимости чеков.

Курс доллара США, установленный Центральным банком РФ, составлял:

- на 5 ноября - 30,90 руб.;

- на 6 ноября - 31,15 руб.

Бухгалтер турфирмы "Сольтур" сделал в учете следующие проводки.

5 ноября 2002 г.:

Дебет 76 субсчет "Расчеты с банком по покупке дорожных чеков"

Кредит 52 субсчет "Текущий валютный счет"

- 49 934,4 руб. ((1600 USD + 1600 USD x 1%) x 30,90 руб/USD) - списаны банком денежные средства с текущего валютного счета турфирмы "Сольтур" на оплату дорожных чеков и комиссионного вознаграждения;

Дебет 50 субсчет "Денежные документы" Кредит 76 субсчет "Расчеты с банком по покупке дорожных чеков"

- 49 440 руб. (1600 USD x 30,90 руб/USD) - получены дорожные чеки;

Дебет 91 субсчет "Прочие расходы"

Кредит 76 субсчет "Расчеты с банком по покупке дорожных чеков"

- 494,4 руб. (49 934,4 - 49 440,0) - списано комиссионное вознаграждение банка.

6 ноября 2002 г.:

Дебет 71 Кредит 50

- 100 руб. - выданы Руслановой Р.М. суточные за 20 ноября 2003 г.;

Дебет 71 Кредит 50 субсчет "Денежные документы"

- 49 840 руб. (1600 USD x 31,15 руб/USD) - выданы дорожные чеки Руслановой Р.М.;

Дебет 50 субсчет "Денежные документы" Кредит 91 субсчет "Прочие доходы"

- 400 руб. (49 840 - 49 440) - отражена положительная курсовая разница, возникшая в связи с хранением в кассе дорожных чеков, стоимость которых выражена в иностранной валюте.

Вернувшись из командировки, сотрудник должен представить в бухгалтерию турфирмы авансовый отчет, приложив к нему все оправдательные документы, в том числе и об уплате комиссионного вознаграждения за обналичивание дорожных чеков. Расходы, связанные с оплатой проезда, проживания и суточных, включаются в состав расходов организации по обычным видам деятельности, а расходы, связанные с оплатой услуг банков, - в состав операционных расходов.

Пример 2. Продолжим пример 1. Вернувшись из командировки, Русланова Р.М. 21 ноября 2003 г. представила в бухгалтерию турфирмы "Сольтур" авансовый отчет о своих расходах. Суточные составили 570 долл. США, расходы на проживание - 900 долл. США, комиссионное вознаграждение банка за обналичивание дорожных чеков - 10 долл. США (другие расходы мы не будем рассматривать).

Курс доллара США, установленный Центральным банком РФ на 21 ноября 2003 г. (дату утверждения авансового отчета командированного сотрудника), составил 31,2 руб.

Бухгалтер турфирмы "Сольтур" сделал в учете следующие проводки:

Дебет 26 Кредит 71

- 100 руб. - списаны суточные за последний день командировки Руслановой Р.М.;

Дебет 26 Кредит 71

- 45 864 руб. ((570 USD + 900 USD) x 31,2 руб/USD) - списаны расходы по оплате проживания и суточных в иностранной валюте;

Дебет 91 субсчет "Прочие расходы" Кредит 71

- 312 руб. (10 USD x 31,2 руб/USD) - списаны расходы по обналичиванию дорожных чеков;

Дебет 50 субсчет "Денежные документы" Кредит 71

- 3744 руб. ((1600 USD - 570 USD - 900 USD - 10 USD) x 31,2 руб/USD) - возвращены неиспользованные дорожные чеки в кассу турфирмы;

Дебет 71 Кредит 91 субсчет "Прочие доходы"

- 80 руб. (1600 USD x (31,20 руб/USD - 31,15 руб/USD)) - отражена курсовая разница по расчетам с Руслановой Р.М. в иностранной валюте.

Нужно ли возвращать неиспользованные чеки в банк

Если по каким-либо причинам командировка не состоялась, то неиспользованные дорожные чеки и справки по форме N 0406007 турфирма должна сдать в уполномоченный банк. Сделать это нужно в течение пяти рабочих дней начиная с даты предполагавшегося отъезда сотрудника за рубеж. Такое требование содержится в п.6.2 Положения ЦБ РФ N 62.

Если же работник съездил в командировку, но у него остались неиспользованные дорожные чеки, то он должен сдать их в кассу турфирмы, а турфирма должна сдать их в уполномоченный банк в течение 10 рабочих дней с момента возвращения чеков в ее кассу (п.6.3 Положения ЦБ РФ N 62).

Согласно п.6.4 Положения ЦБ РФ N 62 не позднее даты, определенной банком в графе 12 заявки, турфирма должна представить в банк два экземпляра отчета по форме, утвержденной в Приложении 5 к Положению ЦБ РФ N 62. Без этого отчета банк не купит у турфирмы неиспользованные дорожные чеки. Оригинал отчета банк подшивает в досье, а копию с отметкой о дате приема оригинала возвращает турфирме.

Пример 3. Вернемся к условию примера 1, но предположим, что командировка Руслановой Р.М. была отменена. Сотрудница вернула дорожные чеки в кассу турфирмы "Сольтур" 10 ноября 2003 г., когда курс Центрального банка РФ составлял 31,2 руб. за доллар США.

Турфирма вернула дорожные чеки в банк 11 ноября 2003 г., когда курс Центрального банка РФ составлял 31,3 руб. за доллар США. Валютные средства, полученные от продажи дорожных чеков, банк зачислил на специальный транзитный валютный счет турфирмы "Сольтур", а 13 ноября 2003 г. банк продал данную валюту по биржевому курсу - 30,8 руб. за доллар США, при этом курс Центрального банка РФ составлял 31,1 руб. за доллар США.

Бухгалтер турфирмы "Сольтур" отразил данные операции в учете следующими проводками.

10 ноября 2003 г.:

Дебет 50 Кредит 71

- 100 руб. - возвращены суточные, выданные Руслановой Р.М. в рублях за последний день предполагаемой командировки;

Дебет 50 субсчет "Денежные документы" Кредит 71

- 49 920 руб. (1600 USD x 31,2 руб/USD) - возвращены дорожные чеки Руслановой Р.М. в кассу турфирмы;

Дебет 71 Кредит 91 субсчет "Прочие доходы"

- 80 руб. (1600 USD x (31,20 руб/USD - 31,15 руб/USD)) - отражена курсовая разница по расчетам с подотчетным лицом.

11 ноября 2003 г.:

Дебет 76 субсчет "Расчеты с банком по продаже дорожных чеков"

Кредит 50 субсчет "Денежные документы"

- 50 080 руб. (1600 USD x 31,3 руб/USD) - возвращены в банк дорожные чеки, купленные для командировки Руслановой Р.М.;

Дебет 50 субсчет "Денежные документы" Кредит 91 субсчет "Прочие расходы"

- 160 руб. (1600 USD x (31,3 руб/USD - 31,2 руб/USD)) - отражена курсовая разница, связанная с движением дорожных чеков;

Дебет 52 субсчет "Специальный транзитный валютный счет"

Кредит 76 субсчет "Расчеты с банком по продаже дорожных чеков"

- 50 080 руб. (1600 USD x 31,3 руб/USD) - зачислена на специальный транзитный валютный счет иностранная валюта от продажи банку дорожных чеков, приобретенных ранее на оплату командировочных расходов.

13 ноября 2003 г.:

Дебет 57 субсчет "Иностранная валюта, переданная для продажи"

Кредит 52 субсчет "Специальный транзитный валютный счет"

- 49 760 руб. (1600 USD x 31,1 руб/USD) - списана со специального транзитного валютного счета иностранная валюта для продажи;

Дебет 91 субсчет "Прочие расходы"

Кредит 52 субсчет "Специальный транзитный валютный счет"

- 320 руб. (1600 USD x (31,3 руб/USD - 31,1 руб/USD)) - отражена курсовая разница по специальному транзитному валютному счету;

Дебет 51 Кредит 57 субсчет "Иностранная валюта, переданная для продажи"

- 49 280 руб. (1600 USD x 30,8 руб/USD) - зачислена на расчетный счет турфирмы выручка от продажи валюты;

Дебет 91 субсчет "Прочие расходы"

Кредит 57 субсчет "Иностранная валюта, переданная для продажи"

- 480 руб. (1600 USD x (31,1 руб/USD - 30,8 руб/USD)) - списан убыток от продажи иностранной валюты.

Н.Н.Шишкоедова

Доцент кафедры

"Бухгалтерский учет и аудит"

Курганского социально-экономического

института

Подписано в печать

31.10.2003

     
   ——————————————————————————————————————————————————————————————————
————————————————————
——