"Практическая бухгалтерия", N 11, 2003

НОВАЯ РАБОТА - НОВЫЕ ПРОБЛЕМЫ

Каждый бухгалтер хотя бы раз в жизни менял место работы. Как принять дела у прежнего бухгалтера? Каким документам нужно уделить особое внимание? Как избежать ответственности за прежние "грехи" фирмы? Все эти вопросы вызывают головную боль у каждого бухгалтера, который устраивается на новую работу.

Разбираться с чужой и незнакомой бухгалтерией - дело долгое и хлопотное. Ведь в кратчайший срок вам необходимо ознакомиться с деятельностью новой фирмы, спецификой ее бухгалтерского учета и т.д. От того, как вы организуете прием дел у прежнего бухгалтера, будет зависеть ваша дальнейшая работа.

Самое простое решение - пригласить аудиторов. На дату увольнения старого главбуха аудиторская фирма проведет проверку, предоставит руководителю отчет о финансовом состоянии организации и предупредит о выявленных нарушениях. По результатам отчета аудиторов и будет составлен акт о приеме-передаче дел главного бухгалтера. Однако услуги аудиторских фирм стоят недешево, и не каждая организация готова будет выложить "кругленькую" сумму только из-за того, что уволился главбух. В этом случае вам придется оформлять прием дел самостоятельно.

С чего начать?

Четких рекомендаций о том, как нужно принимать дела, нет. Лучше всего составить акт сдачи-приемки документов. Для чего нужен этот документ?

Во-первых, принимая дела по акту, вы получите общую характеристику бухгалтерского и налогового учета фирмы.

Во-вторых, акт поможет вам составить первую бухгалтерскую или налоговую отчетность на новом месте работы. Из этого документа будет понятно, откуда возникли те или иные цифры в отчетности.

В-третьих, оформленный акт служит своеобразной границей, разделяющей деятельность уволившегося и нового главного бухгалтера.

За какой период принимать документы?

Перед тем как составить акт, определитесь, за какой период времени вы будете принимать документы. По закону они должны храниться на фирме не менее пяти лет. Однако в большинстве случаев принять и проверить всю бухгалтерию за этот период у вас не будет ни времени, ни возможности.

Лучше всего посмотреть те документы, которые будут необходимы для формирования будущей бухгалтерской и налоговой отчетности.

Так, принять по акту вы должны:

- документы за последний отчетный период (квартал, полугодие, 9 месяцев или год);

- документы, которые подтверждают ведение бухгалтерского учета с момента составления последней бухгалтерской отчетности до дня оформления акта приема-передачи дел.

Если вы устраиваетесь на работу, например, в ноябре 2004 г., вам нужно принять документы, которые подтверждают остатки и обороты по счетам бухгалтерского учета, отраженным в балансе и Отчете о прибылях и убытках, за 9 месяцев 2004 г., а также документы за октябрь.

А вот если вы устраиваетесь на работу в апреле 2004 г., достаточно просмотреть и принять документы, которые подтверждают данные бухгалтерского учета, отраженные в отчетности за I квартал 2004 г.

В аналогичном порядке могут приниматься документы налоговой отчетности. Однако бухгалтеру нужно учитывать, что у разных налогов разный отчетный (налоговый) период. Например, по НДС - это либо месяц, либо квартал. По налогу на прибыль это может быть квартал, полугодие, 9 месяцев или год.

Оформляем акт

Специальный бланк акта сдачи-приемки бухгалтерских документов Госкомстат России не утвердил. Поэтому его составляют в произвольной форме.

Акт - это опись принятых документов и обнаруженных нарушений. Его подписывают бухгалтер, передающий дела, бухгалтер, их принимающий, а также руководитель фирмы или сотрудник, которого он назначит.

В акте надо указать расхождения между данными бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетностью.

Документ. Акт сдачи-приемки документов

     
   ———————————————T—————————————T———————————————T——————————————————————————————T———————————¬
   |     Счет     | Наименование|     Данные    |       Данные регистров       | Выявленные|
   |бухгалтерского|    счета    | бухгалтерского|     бухгалтерского учета     |расхождения|
   |     учета    |             |    баланса    |    и первичных документов    |   между   |
   |              |             |  за 9 месяцев |    на 30 сентября 2003 г.    |  данными  |
   |              |             |    2003 г.    +————————————T—————————————————+  баланса  |
   |              |             |               |Наименование|      Сумма      | и данными |
   |              |             |               |  регистра  |                 |   учета   |
   |              |             |               | (первичного|                 |           |
   |              |             |               | документа) |                 |           |
   +——————————————+—————————————+———————————————+————————————+—————————————————+———————————+
   |       1      |      2      |       3       |      4     |        5        |     6     |
   +——————————————+—————————————+———————————————+————————————+—————————————————+———————————+
   |01            |Основные     |35 420 627 руб.|Ведомость   |35 466 152 руб. —|Нет        |
   |              |средства     |               |учета       |первоначальная   |           |
   |              |             |               |основных    |стоимость ОС;    |           |
   |              |             |               |средств,    |35 420 627 руб. —|           |
   |              |             |               |инвентарные |остаточная       |           |
   |              |             |               |карточки    |стоимость ОС     |           |
   |              |             |               |(форма      |                 |           |
   |              |             |               |N ОС—6)     |                 |           |
   +——————————————+—————————————+———————————————+————————————+—————————————————+———————————+
   |02            |Амортизация  |    45 525 руб.|Ведомость по|    45 525 руб.  |Нет        |
   |              |основных     |               |начислению  |                 |           |
   |              |средств      |               |амортизации,|                 |           |
   |              |             |               |инвентарные |                 |           |
   |              |             |               |карточки    |                 |           |
   |              |             |               |(форма      |                 |           |
   |              |             |               |N ОС—6)     |                 |           |
   +——————————————+—————————————+———————————————+————————————+—————————————————+———————————+
   |10            |Материалы    |   154 962 руб.|Ведомость по|   154 962 руб.  |Нет        |
   |              |             |               |учету       |                 |           |
   |              |             |               |материалов  |                 |           |
   +——————————————+—————————————+———————————————+————————————+—————————————————+———————————+
   |19            |НДС по       |     8 985 руб.|Книга       |     6 920 руб.  |—2 065 руб.|
   |              |приобретенным|               |покупок,    |                 |           |
   |              |ценностям    |               |журнал      |                 |           |
   |              |             |               |регистрации |                 |           |
   |              |             |               |счетов—     |                 |           |
   |              |             |               |фактур      |                 |           |
   +——————————————+—————————————+———————————————+————————————+—————————————————+———————————+
   |50            |Касса        |     1 789 руб.|Кассовая    |     1 789 руб.  |Нет        |
   |              |             |               |книга и     |                 |           |
   |              |             |               |отчет       |                 |           |
   |              |             |               |кассира     |                 |           |
   +——————————————+—————————————+———————————————+————————————+—————————————————+———————————+
   |51            |Расчетный    |    49 528 руб.|Банковская  |    49 828 руб.  |  +300 руб.|
   |              |счет         |               |выписка     |                 |           |
   +——————————————+—————————————+———————————————+————————————+—————————————————+———————————+
   |...           |...          |...            |...         |...              |...        |
   L——————————————+—————————————+———————————————+————————————+—————————————————+————————————
   

Также в акте следует указать:

- дату его оформления;

- название фирмы и ее реквизиты;

- реквизиты документов, которые по нему передаются.

Конечно, это не исчерпывающий перечень информации. При необходимости акт можно дополнить и другими данными (например, можно указать первичные документы, которые отсутствуют в бухгалтерии).

Как правило, передача дел проводится лишь формально, на словах, или не проводится вовсе. В такой ситуации новый главный бухгалтер имеет право самостоятельно составить и подписать односторонний акт приема дел. Главное, чтобы на оформленном документе была подпись руководителя фирмы.

Обратите внимание: зачастую главный бухгалтер является материально ответственным лицом. Поэтому перед тем, как его уволить, руководитель фирмы обязан провести инвентаризацию. Таково требование ст.12 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете".

Если инвентаризация проводилась, то ее результаты можно приложить к акту сдачи-приемки. Напомним, документы, которые нужно оформить при инвентаризации, утверждены Постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. N 88. Если инвентаризации не было, то прежний бухгалтер не будет нести ответственности за выявленную впоследствии недостачу материальных ценностей.

Е.Озерская

Эксперт ПБ

Подписано в печать

30.10.2003

     
   ——————————————————————————————————————————————————————————————————
————————————————————
——