"Учет.Налоги.Право", N 38, 2003

ТРУДНОСТИ ПРИ ЗАПОЛНЕНИИ ФОРМЫ N ОС-1

С этого года организации используют для учета основных средств новые унифицированные формы. Но, как показывает практика, вопросов, связанных с их применением, в частности с заполнением формы N ОС-1, возникает очень много.

В первую очередь определимся, с какой именно даты должны применяться новые формы по учету основных средств, к которым относится и форма N ОС-1 "Акт о приеме-передаче объекта основных средств (кроме зданий, сооружений)". Все новые формы утверждены Постановлением Госкомстата России от 21.01.2003 N 7. Останавливаемся на этом вопросе не случайно: между датой утверждения документа и датой вступления его в силу - период больше двух месяцев.

Документ с новыми формами официально был опубликован 13 марта 2003 г. Следовательно, согласно п.4 Постановления Госкомстата России от 20.08.2001 N 59, он вступает в силу через 10 дней после опубликования, то есть 23 марта этого года. Поэтому переписывать старые формы по основным средствам, принятым к учету до 23 марта этого года, не нужно.

Теперь перейдем непосредственно к вопросам по заполнению формы N ОС-1.

Отсутствие информации

Трудности начинаются с первой страницы документа. Первое, что нужно указать в Акте о приеме-передаче объекта основных средств, - это информацию об организации-получателе и организации-сдатчике. Естественно, с указанием всех данных организации-получателя (то есть своих собственных) проблем не возникает. А вот с данными организации-сдатчика могут быть сложности.

Как известно, Акт о приеме-передаче объекта основных средств составляется, когда организация приобретает основное средство по договорам купли-продажи, мены, дарения или лизинга (если основное средство числится по договору на балансе лизингополучателя). Все необходимые данные можно взять из договора.

Зачастую основные средства организации покупают в розницу. И тогда у организации-получателя на руках нет договора, из которого можно было бы взять все необходимые данные об организации-сдатчике. Есть только чек контрольно-кассового аппарата и товарный чек, в которых имеется не вся информация об организации-сдатчике, необходимая для заполнения акта (например, нет банковских реквизитов).

Кроме того, форма Акта о приеме-передаче основных средств предусматривает, что факт передачи объекта подтверждается подписью руководителя и печатью организации-сдатчика. Согласитесь, мало кто, направляя сотрудника в магазин для покупки, например, компьютера, снабжает его бланками акта по форме N ОС-1. Но, даже имея с собой акт или же предоставив его для подписи позже, организация-покупатель зачастую получает отказ. Ведь организация торговли, продав товар и выдав при этом все необходимые документы, выполнила перед покупателем свои обязанности. Что же делать в этом случае?

Считаем, что необходимо заполнить только те строки, информация по которым известна. По остальным же проставить прочерки, поскольку необходимая информация отсутствует. Оштрафовать за невнесение в первичный документ отсутствующих данных организацию нельзя. Статья 120 НК РФ к грубым нарушениям правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения относит отсутствие первичных документов. Акт по форме N ОС-1 у организации есть и составлен по форме, утвержденной Госкомстатом России, как того требует Закон о бухгалтерском учете.

Для налогового учета

Но будут ли в этом случае расходы организации на приобретение основного средства документально подтверждены для целей налогообложения прибыли согласно п.1 ст.252 НК РФ? Будут, поскольку у организации есть кассовый чек и товарный чек, подтверждающие факт покупки именно этого основного средства.

Если же на основное средство нет ни товарного чека (а в кассовом чеке не указан товар), ни накладной, то стоит побеспокоиться и постараться заполучить необходимые для заполнения формы N ОС-1 данные от передающей стороны, подпись ее руководителя и поставить печать. Иначе расходы на покупку основного средства налоговики могут посчитать документально не подтвержденными.

Здесь параллельно возникает еще один вопрос. Формы бланков для учета основных средств утверждены Госкомстатом России для целей бухгалтерского учета (п.2 ст.9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете"). Можно ли их в принципе использовать для налогового учета как первичные документы, наличие которых требует ст.313 НК РФ?

Считаем, что можно. Бланки можно дополнить необходимыми данными для налогового учета. Например, в Акте о приеме-передаче объекта основных средств в разд.2, где указываются первоначальная стоимость, срок полезного использования и способ начисления амортизации, можно вписать и данные для налогового учета (кстати, обратите внимание, согласно указаниям по заполнению формы N ОС-1, этот раздел заполняется только в одном экземпляре, который остается у получателя). Если же расхождений между данными бухгалтерского и налогового учета нет, то можно сделать пометку о том, что данные для налогообложения прибыли аналогичные <*>.

     
   ————————————————————————————————
   

<*> Вносить в унифицированные формы дополнительные реквизиты позволяет Порядок применения унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденный Постановлением Госкомстата России от 24.03.1999 N 20. Форму N ОС-1 с изменениями лучше утвердить как приложение к учетной политике для целей налогообложения.

Когда составлять

Немаловажный вопрос, который возникает при заполнении акта: на какую дату его составить? Сроком составления первичного документа считается момент совершения хозяйственной операции (п.4 ст.9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете"). В указаниях по применению акта уточнено, что по основным средствам, не требующим монтажа, он составляется в момент покупки. Если же приобретается основное средство, которое невозможно ввести в эксплуатацию без монтажа, то акт составляется только после приема основного средства из монтажа и сдачи в эксплуатацию.

Обратите внимание, что данные, вносимые в поля "дата составления" и "дата принятия к бухгалтерскому учету", должны совпадать.

Раздел 1 заполняют не все

Следующий вопрос связан с заполнением разд.1. Указания по применению формы N ОС-1 разрешают не заполнять этот раздел в том случае, если основные средства приобретены через сеть розничной торговли, а также если они были изготовлены для собственных нужд. И это правильно, ведь в этом разделе указывается информация по основным средствам, бывшим в эксплуатации (фактический срок эксплуатации, дата последнего капитального ремонта и т.д.). Тогда остается неясным, почему разрешение не заполнять данный раздел не распространяется на случаи, когда основные средства приобретаются у организаций оптовой торговли или же предприятий-производителей, которые реализуют свою продукцию.

По нашему мнению, все же лучше максимально заполнить этот раздел исходя их той информации, которая известна. Например, дату выпуска основного средства и договорную стоимость можно узнать всегда. А в остальных графах проставить прочерки.

Пример. ООО "Первый" по договору купли-продажи товаров купило у ООО "Второй" телефонный факсимильный аппарат. Передача товара состоялась 6 октября 2003 г. Договорная стоимость аппарата - 21 000 руб., в том числе НДС - 3500 руб. Других расходов на приобретение аппарата у организации не было. Организация установила одинаковые для бухгалтерского и налогового учета срок полезного использования и метод начисления амортизации. Заполним фрагмент акта приема-передачи основного средства по форме N ОС-1.

Унифицированная форма N ОС-1

УТВЕРЖДАЮ УТВЕРЖДАЮ

Руководитель организации-сдатчика Руководитель организации-получателя

_Директор__ _Иванов___ _Иванов А.А._________ _Директор__ _Петров___ _Петров В.В._________

должность подпись расшифровка подписи должность подпись расшифровка подписи

"_6_" _октября_ 20_03_ г. "_6_" _октября_ 20_03_ г.

М.П. М.П.

     
                                                                                            ———————————¬
                                                                                            |    Код   |
                                                                                            +——————————+
                                                                              Форма по ОКУД |          |
                                                                                            +——————————+
   Организация—получатель _ООО "Первый", Москва, Ленинский пр—т, 6, т. 123—45—67___ по ОКПО |          |
                                        наименование                                        L———————————
   

________________________________________________________________________________ адрес, телефон, факс _ЗАО "КБ "Гута-банк", р/с 40702810300100007000, к/с 30101810200000000111,_______ -----------¬ банковские реквизиты ¦ ¦ _БИК 044583355___________________________________________________________________________+----------+ наименование структурного подразделения ¦ ¦ Организация-сдатчик _ООО "Второй", Санкт-Петербург, Васильевский пр-д, 1________ по ОКПО L--------- ———— наименование

________________________________________________________________________________

адрес, телефон, факс

_Северо-Западный банк Сбербанка России, Московское ОСБ N 1877,__________________ -----------¬

банковские реквизиты ¦ ¦

_р/с 40702810655100200300, к/с 30101810500000000222, БИК 044030633_______________--------+----------+

наименование структурного подразделения ¦ ¦ ¦

Основание для составления акта _Договор купли-продажи телефонного аппарата_______¦ номер ¦ 111 ¦

приказ, распоряжение, договор (с указанием его +-------+----------+

вида, основных обязательств) ¦ дата ¦29.09.2003¦

____________________________________________________-----T-----------------------+-------+----------+

¦ ¦принятия к бухгалтерскому учету¦06.10.2003¦

____________________________________________________¦Дата+-------------------------------+----------+

¦ ¦списания с бухгалтерского учета¦ ¦

____________________________________________________L----+-------------------------------+----------+

Счет, субсчет, код аналитического учета ¦ 01 ¦

+----------+

     
                     ——————————————————T——————————————————¬                         по ОКОФ |  3222130 |
                     | Номер документа | Дата составления |  ——————T————————————————————————+——————————+
                     +—————————————————+——————————————————+  |     | амортизационной группы |     3    |
                 АКТ |        4        |    06.10.2003    |  |     +————————————————————————+——————————+
                     L—————————————————+———————————————————  |Номер|            инвентарный |    101   |
                                                             |     +————————————————————————+——————————+
            О ПРИЕМЕ—ПЕРЕДАЧЕ ОБЪЕКТА ОСНОВНЫХ СРЕДСТВ       |     |              заводской | 7961А021 |
                    (КРОМЕ ЗДАНИЙ, СООРУЖЕНИЙ)               L—————+—————————————T——————————+——————————+
                                                                   |Государствен—|  номер   |     —    |
                                                                   |ная регистра—+——————————+——————————+
                                                                   |ция прав на  |  дата    |     —    |
                                                                   |недвижимость |          |          |
   Объект основных средств _Телефонный факсимильный аппарат _______L—————————————+——————————+———————————
   

наименование, назначение, модель, марка _Canon L360__________________________________________________________________________________________ Место нахождения объекта в момент приема-передачи _ООО "Первый"______________________________________ _____________________________________________________________________________________________________ Организация-изготовитель _CANONPLAZA_________________________________________________________________ наименование ___________________________________________________________________________-------------T-----------¬ ¦Доля в праве¦ - ¦ Справочно: 1. Участники долевой собственности ____________-___________¦общей собст-+-----------+ ¦венности, % ¦ - ¦ ___________________________________________________________________________L------------+---------- ———— 2. Иностранная валюта <*> ______________ _________ __________ _____________

наименование курс на дату сумма

     
   ————————————————————————————————
   

<*> Заполняется в случае, когда стоимость объекта основных средств при приобретении была выражена в иностранной валюте.

2-я страница формы N ОС-1

1. Сведения о состоянии объекта 2. Сведения об объекте основных

основных средств на дату передачи средств на дату принятия к

бухгалтерскому учету <*>

     
   ——————————————————————————T————————T————————T—————————T——————T————————T—————————T———————T——————————————¬
   |         Дата            |Факти—  |Срок по—|Сумма    |Оста— |Стои—   |Первона— |Срок   |Способ начис— |
   +———————T————————T————————+ческий  |лезного |начис—   |точная|мость   |чальная  |полез— |ления аморти— |
   |выпуска|ввода в |послед— |срок    |исполь— |ленной   |стои— |приобре—|стоимость|ного   |зации         |
   | (год) |эксплуа—|него    |эксплу— |зования |аморти—  |мость,|тения   |на дату  |исполь—+————————T—————+
   |       |тацию   |капи—   |атации  |        |зации    |руб.  |(дого—  |принятия |зования|наимено—|норма|
   |       |(перво— |тального|(лет,   |        |(износа),|      |ворная  |к бухгал—|       |вание   |     |
   |       |началь— |ремонта |месяцев)|        |руб.     |      |стои—   |терскому |       |        |     |
   |       |ная)    |        |        |        |         |      |мость), |учету,   |       |        |     |
   |       |        |        |        |        |         |      |руб.    |руб.     |       |        |     |
   +———————+————————+————————+————————+————————+—————————+——————+————————+—————————+———————+————————+—————+
   |   1   |   2    |    3   |    4   |    5   |    6    |   7  |   8    |    1    |   2   |    3   |  4  |
   +———————+————————+————————+————————+————————+—————————+——————+————————+—————————+———————+————————+—————+
   |2003   |   —    |    —   |    —   |    —   |    —    |   —  | 21 000 |  17 500 |48 мес.|линейный|2,08%|
   +———————+————————+————————+————————+————————+—————————+——————+————————+—————————+———————+————————+—————+
   |       |        |        |        |        |         |      |        |         |       |        |     |
   +———————+————————+————————+————————+————————+—————————+——————+————————+—————————+———————+————————+—————+
   |       |        |        |        |        |         |      |        |         |       |        |     |
   L———————+————————+————————+————————+————————+—————————+——————+————————+—————————+———————+————————+——————
   

     
   ————————————————————————————————
   

<*> Аналогичные данные для налогового учета.

Другие характеристики _Laser, 6 ppm, 600 dpi, 400 p mem,_____

_copier USB (7961A021)____________________________________________

Л.В.Клименкова

Эксперт "УНП"

Подписано в печать

13.10.2003

     
   ——————————————————————————————————————————————————————————————————
————————————————————
——